如何运用AO采集财政集中核算数据

如何运用AO采集财政集中核算数据

在运用AO2011系统对省直单位预算执行审计或会议费等专项审计进行计算机辅助审计时，由于省直单位在省级财务核算集中监管平台上备份出来的财务数据为多个（.txt）文件，因此，如何将备份出来的财务数据导入AO审计实施系统成为计算机审计的首要工作。经过不断探索与实践，笔者现将采集转换过程加以整理，供审计人员参考。取得原始数据库数据通过行政单位会计集中核算平台上的标准审计数据导出功能，可以按年份以txt格式导出财务备份数据。这里，导出的财务数据并非我们常见的备份文件，而是GSSM.TXT，JZPZ.TXT，KMYE.TXT，KJKM.TXT等多个txt文件。数据分析与整理（一）找出AO系统所需生成财务账套的3张表财务备份数据中有很多张表，大部分表对AO系统采集数据是没有用的，需要找出科目代码表、凭证表、科目余额表这3张表。通过对备份出的多个txt文件进行排序观察可知，主要财务数据存放在JZPZ.TXT（凭证表），KMYE.TXT（科目余额表），KJKM.TXT（科目代码表）这3张表中，但这3张表只有具体的数据，没有字段名称。通过观察，不难发现字段名称储存在GSSM.TXT（数据库表结构说明）这张表中，在这张表上可以找到JZPZ.TXT，KMYE.TXT，KJKM.TXT等多张表的字段名称。（二）为科目代码表、凭证表、科目余额表增加字段说明在EXCEL中打开GSSM.TXT，可以分别找到JZPZ.TXT，KMYE.TXT，KJKM.TXT的表结构说明字段。同样在EXCEL中打开JZPZ.TXT，在最上方增加一行，将GSSM.TXT中找到的KJKM.TXT的字段说明（如图1）。复制到新增的这一行中，由于是竖行转横行，这里选“选择性粘贴”，并在转置选项前打上勾。字段名称复制过来以后要将字段名称中的“，”和“，”全部去掉。这样就完成了字段说明的工作（如图2）。如法炮制，为JZPZ.TXT，KMYE.TXT也增加字段说明。（三）导入ACCESS将整理好的JZPZTXT，KMYETXT，KJKM.TXT3张表导入ACCESS中，作为一个数据库。（四）导入ACCESS时要注意的几点技术处理1.注意在ACCESS中导入三张表时，在导入文本向导的“高级”选项中将“科目编号”字段改成文本格式。2.由于KMYE.TXT表包括的所有科目的余额（如图3），因此需要进行分类汇总。在ACCESS中使用查询设计器，选择科目编号，期初余额这两个采集科目余额表时所需的关键字段，按照科目编号进行汇总，生成查询。然后将该查询以EXCEL的形式导出，再导回到ACCESS中，这样，科目余额表便完成了分类汇总工作。汇总后的科目余额表（如图4）所示：（五）由于JZPZ.TXT这张表的凭证日期导入进的数据类型并不是日期型，需进行更改。因此在表中新增加一字段“新凭证日期”，其数据类型为日期型，然后用ACCESS中的更新查询功能，使该字段的值等于原凭证日期。更新查询所用到的语句如下：UpdateJZPZset新凭证日期=mid（凭证日期，1，4）+'-'+mid（凭证日期，5，2）+'-'+mid（凭证日期，7，2）在AO系统中采集转换数据（一）登录AO系统打开审计项目，点击“采集转换”―“财务数据”―“财务软件数据库数据”―“采集数据”，根据具体情况建立相应的“电子数据名称”和“单位名称”。（二）在“数据导入向导”中添加数据源。数据源选择“ACCESS”。测试连接成功后选中转换已整理好的3张数据表即科目代码表、凭证表、科目余额表，选择下一步直接生成财务数据临时表。（三）财务数据中间表生成步骤。在导入的过程用“辅助导入”按钮，每一步只要根据AO提示的顺序逐步把3个数据表导入到AO中即可，在这个环节中主要有5个步骤。第一步，选择“会计年份”，保存后退出。第二步，导入科目余额表“KMYE”。按照余额方向的表示方式和期初余额字段等进行选择。第三步，导入会计科目表“KJKM”。第四步，科目设置。点批量生成，验证，保存即可。第五步，导入凭证表“JZPZ”。按照凭证日期、凭证流水号、凭证类型及发生额存储方式进行选择。这里注意凭证日期应选择“新凭证日期”字段，采集完成后点“关闭”。（四）会计期间及科目调整。如果有需要调整的地方则进行修改。然后选择“账表重建”进行财务账表重建，便完成了电子账簿的建立。数据核对在将备份数据采集导入AO审计系统以后，就要对AO中的财务数据的正确性和完整性进行检查。审计人员可以参考以下的方法进行数据核对：一是在AO审计系统中进行核对。即可以在AO的“审计分析”功能中查看资产负债表是否平衡；二是将AO系统中的电子账与从被审计单位取得的备份数据进行核对。比如可查看JZPZ.TXT（凭证表）的分录数和AO中凭证库的分录数是否一致；三是AO审计系统生成的表与纸质报表进行核对。