哈尔滨枢纽改造工程合同管理实施细则

哈尔滨枢纽改造工程合同管理实施细则哈枢指财2011]第53号第一章总:则第一条为加强哈尔滨枢纽改造工程建设期间的合同管理工作，规范合同行为，依法维护合同双方的合法权益，依据《中华人民共和国合同法》、《铁路合同管理方法》（铁政法〔2005〕178号）、《哈尔滨铁路局合同管理方法》（哈铁企〔2007〕41号）等法律法规以及《铁路建设项目管理指南（试行）》（建建〔2007〕72号）等相关规定，结合本建设项目实际，制定本实施细则。其次条本实施细则所称合同是指哈尔滨枢纽改造工程指挥部（以下简称指挥部）与同等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，具体包括建设工程合同、托付合同、询问、选购 合同、借款合同、保险合同以及其它各类民事合同（或协议）。合同分为重大建设合同和一般建设合同。其中重大建设合同是指5000万元及以上的施工合同、1000万元及以上的物资设备选购 合同、300万元及以上的征地拆迁合同、50万元及以上的其他合同；一般建设合同是指5000万元以下的施工合同、1000万元以下的物资设备选购 合同、300万元以下的征地拆迁合同、50万元以下的其他合同。重大建设合同由路局审核，一般建设合同由指挥部审核（哈铁企网电（2009）第826号）。第三条签订和履行合同应遵守国家法律、法规和政策，敬重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益，坚持同等、自愿、公允和诚恳信用原则，严格依据合同约定行使权利、履行义务。其次章合同管理机构和职责第四条指挥部合同管理实行归口管理、分工负责。安排财务部是指挥部的合同归口管理部门，指挥部其他相关部门是合同承办部门，依据其职责职能具体承办主要相关合同业务如下：1.综合部：人员聘用、对外宣扬、后勤保障、法律事务和办公用品等合同；2.安排财务部：融资、财务等合同；3.工程管理部：勘察设计、询问、评估、工程承包、征地拆迁、三电迁改等合同；4.平安质量部：监理、质量监督、检测试验等合同；5.物资设备部：甲供物资设备选购 代理服务和甲供物资设备选购 等合同；6.未尽事宜另行规定。第五条指挥部设立合同管理领导小组指挥部是合同管理主体，指挥部设立合同管理领导小组。指挥长为领导小组组长，负责合同管理中的重大决策和各部门的协调工作；分管领导和各部门负责人为小组成员，帮助指挥长做好各专业合同管理工作。合同管理领导小组负责合同管理的领导工作，主要负责指导有关制度的制订和监督执行，审定合同有关事宜。指挥部安排财务部、承办部门和法律顾问（如有时）应在指挥部授权范围内履行合同管理职责。第六条安排财务部合同管理基本职责1.负责合同管理日常工作，定期向相关领导汇报合同管理状况；2.组织学习、宣扬并贯彻执行国家有关合同管理的法律、法规和规章，结合实际制定合同管理实施细则；3.负责指导其它部门的合同管理工作，负责审查合同文本，参与合同的论证、审查、谈判和签订履行、变更、解除等工作,督促合同的履行，并刚好反馈合同履行状况；4.建立合同专用章运用制度，统一管理合同专用章；5.建立合同管理台账，各部门所承办的合同在签订后，统一将合同正本及相关资料送指挥部安排财务部归档统一管理；6.负责合同检查工作，向合同管理领导小组提出改进看法；7.帮助办理法定代表人的法人授权托付书手续；8.负责组织合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作；9.协作各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项；第七条合同承办部门主要职责6.合同签订后全面履行合同，建立合同履行状况台帐，仔细做好合同标的物的交接、验收，确保标的物的质量、数量符合合同要求，交接、验收均应有合同当事人共同签字确认的书面记录；7.保存好合同文本及履行、变更、终止、解除等有关资料（含合同当事人之间往来的电传、电报、信件、信函等相关资料），合同履行完毕或合同履行期满时，应刚好书面对物资设备部报送合同履约状况；9.主动接受安排财务部指导，刚好向安排财务部通报合同签订和履行中发生的问题，必要时干脆向指挥部领导报告。第八条安排财务部配备合同管理人员，负责合同的日常管理工作。基本职责：1.负责审查签订的合同文本；2.指导合同具体承办人做好相关调查论证工作，参与合同的谈判、起草、签订，帮助办理合同变更、解除以及合同纠纷处理等事项；3.会同合同承办部门办理有关合同的文书、签章，妥当保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料，负责管理合同专用章、建立合同台账、合同档案；4.监督检查本单位合同履行状况，向领导提出有关合同管理的看法和建议，汇总分析报送有关合同管理状况及合同统计资料。第九条每份合同须由合同承办部门确定合同承办人。合同承办人由指挥部正式人员担当，临时借、聘人员不得担当合同承办人。承办人须依法律、法规及本实施细则进行工作，对自合同成立起至合同履行完毕全过程负责，期间发生的相关问题，承办人应刚好与本部门、安排财务部和法律顾问（如有）协商，并以承办人为主解决问题。第十条必要时指挥部可聘请法律顾问，法律顾问隶属综合部，法律顾问的基本职责是：1.受理指挥部的法律询问；2.受托付起草合同文本；3.审查合同文本；4.受托付代理诉讼或仲裁；5.对指挥部人员进行法律学问培训。第三章合同签订第十一条合同签订一律采纳书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第十二条指挥部负责人依据《法人授权托付书》的托付范围对外签订合同。第十三条合同承办部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同对方当事人是否具有签订合同的主体资格，审查合同对方的主办（经办）人是否具有代理权及其权限，查验上述资料的真实性、合法性，并保存有关资料。合同条款等有关内容，由指挥部相关业务部门依据职责分工，负责合同内容的谈判、起草工作。合同条款等有关内容必需经合同管理领导小组审核。第十四条合同审查实行联签审查责任制度。在合同正式签订前，合同承办部门应当将拟签合同文本送相关业务部门负责人、安排财务部负责人联签后，由承办部门报请指挥部指挥长批准。第十五条合同审查由合同承办部门组织实施，可采纳会议审查或会签审查的方式进行。不论实行何种方式审查，均应做出审查记录，并妥当保存。第十六条合同审查内容第十七条在合同签订之前须要进行合同谈判的，经合同承办部门、安排财务部和法律顾问（如有）审查后，由安排财务部汇总形成合同审查纪要，在此基础上制订具体的合同谈判安排，用以指导合同谈判工作。第十八条合同谈判由指挥部负责人或其代理人和安排财务部的负责人共同参与，合同具体承办部门负责人及有关人员依据须要参与谈判并供应有关的技术资料。合同谈判要依据合同谈判安排进行。第十九条合同内容一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和居处，标的，数量，质量，价款或者酬金，履行期限，地点和方式，违约责任，解决争议的方法以及合同生效条件等。其次十条合同承办部门应保证最终签订的合同与通过联签审查的合同一样，并依据有关规定，办理合同签订的报批、备案、登记、鉴证或公证等手续。其次十一条正式签署的合同统一进行编码，并与合同审查记录及合同文本、电子文件以及附件等一起送交安排财务部归档备案。合同编码由安排财务部统一编码登记发放。合同编码方式：HSN20XX-XXX例如:指挥部2011年签订的第一份合同，其编码为HSN2011-001；其次份签订的是XX协议，其编码为HSN2011-002。合同、协议统一依次编码。其次十二条合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字，并加盖当事各方单位的合同专用章（或法人单位公章，我单位加盖合同专用章），同时需供应法定代表人身份证明书，授权代理人签字的，还应供应授权托付书。其次十三条签订合同正本、副本数按须要确定，正副本应区分标明，一般状况正本1份、副本数量依据涉及部门确定。合同签订后正本交安排财务部留存，其余副本刚好编号、承办部门分发。合同的发放均应进行登记。其次十四条须要经国家有关部门或上级主管机关批准、登记或备案的合同，履行相应的手续。其次十五条合同专用章管理合同专用章仅用于对外签订合同，并严格在授权范围内运用；合同专用章做到专人专管，严格印章运用，全部用章均需由经办人签字登记并建立运用台帐，禁止未经批准携带合同专用章外出签订合同；加盖合同专用章之前必需经指挥部负责人审查签字，未经签字的任何合同都不得加盖合同专用章；非合同的其他文稿不允许盖合同专用章，空白纸张不得盖合同专用章。第四章合同履行其次十六条依法成立的合同应全面履行，不得随意变更合同条款或解除。其次十七条合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变更时，必需做好资料的完整移交。承办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当收集和妥当保管。其次十八条合同承办人应当随时驾驭合同履行的动态。对于对方当事人提出的有关合同履行问题，应刚好起草书面说明回复对方，不得拖延，避开造成经济损失。其次十九条合同承办部门应严格依据合同约定检查和督促合同的履行，发觉对方不履行或者不完全履行合同时，合同承办人应主动与对方当事人协商，督促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的状况刚好书面报告指挥部负责人和安排财务部，并帮助在索赔期限内收集和保存证据，刚好索赔。第三十一条合同结算必需通过合同承办部门、财务部和相关部门进行。安排财务部门应当依照已生效合同的约定，刚好办理收付结算。对未经审批、签章的合同，不得办理收付结算。第五章合同变更和解除第三十二条合同变更是指合同标的、数量、质量、价款或者酬劳、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的变更。第三十三条合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的，应当经各方当事人协商一样并签订书面协议。当事人协商一样的变更或者解除合同的协议，视同新合同，应当依据合同审查程序履行审查联签手续。第三十四条合同变更的原则：合同变更的批准必需按规定的程序进行；合同的变更均应签署补充协议，并依据合同约定的费用计算原则确定变更费用。第三十五条对方当事人要求变更或解除合同的，合同承办部门应当刚好报告指挥部负责人，通知安排财务部，审查对方当事人的理由是否正值。对于符合合同变更或解除条件，同意变更或解除的，依据审查联签程序与对方当事人签订变更或解除协议。因对方当事人变更或解除合同造成经济损失的，应当在变更协议中明确赔偿数额和方式，并刚好向对方当事人提出索赔。第三十六条合同的解除必需依据《合同法》及本实施细则的规定办理。对于特别状况下合同履行过程中的终止，指挥部合同承办部门应协同安排财务部刚好办理终止手续，并收集终止合同给指挥部带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好打算。第三十七条合同终止时，承办部门做好终止记录，收集履行合同过程中全部与合同有关的文件，做好经济往来和结算工作，办理解除合同的手续，并将资料交安排财务部保存。第三十八条合同签订时依据法律规定或者约定办理了批准、登记、公证等手续的，在变更、撤销或者解除合同时仍应需办理相应的批准、登记、公证等手续。第六章合同纠纷处理第三十九条合同中应当约定合同纠纷处理条款，对于涉外合同还应当明确选择合同适用的法律和语言。第四十条合同的纠纷处理优先采纳和解或调解方式处理。和解或调解不成的，可选择仲裁或诉讼。选择仲裁作为解决合同纠纷方式的，应当在合同中约定仲裁条款或者单独签订仲裁协议，明确约定仲裁事项和仲裁机构。选择诉讼方式解决合同纠纷的，应约定在哈尔滨铁路中级运输法院进行诉讼。合同纠纷的主要处理方式：1.和解或调解；2.仲裁或诉讼。第四十一条发生合同纠纷后指挥部合同承办部门或承办人员应刚好报告本单位负责人，并通报安排财务部，在其指导下妥当处理纠纷。必要时，相关业务部门和法律顾问（如有）应赐予帮助。第四十二条如在合同执行过程中发生纠纷，刚好报告合同领导小组，与合同履行有关的部门应刚好分析查明缘由，提出解决看法并通报安排财务部，刚好与对方协商解决；第四十三条须要经过诉讼、仲裁解决的合同纠纷，由安排财务部牵头登记、审查，由指挥部负责人或其托付代理人代理诉讼或仲裁，相关部门帮助处理。必要时，也可外聘律师代理诉讼或仲裁，诉讼或仲裁方案应当与有关业务部门协商一样并经合同管理领导小组同意。第四十四条合同纠纷解决后代理诉讼或仲裁的有关人员，应当在结束之日起10个工作日内向指挥部提交书面报告，并将案件有关材料装订送安排财务部存档。第七章合同监督与档案管理第四十五条合同管理应当接受上级主管部门的检查和监督。安排财务部定期或不定期地组织开展合同检查。第四十六条合同检查的主要内容：1.合同管理制度的建立与落实状况；2.合同管理档案、台账建立状况；3.合同的签订与履行状况；4.合同纠纷的处理状况。第四十七条合同检查人员履行合同检查职责时，被检查单位应当照实反映本单位合同管理状况，供应相关文件、资料，并对检查事项涉及的问题做出说明和说明。检查中发觉被检查单位存在合同管理漏洞，或者合同承办人员有失误，被检查单位应按要求予以改正，并将整改状况报告检查部门。对指挥部资产平安构成隐患的，检查人员有权向主管领导提出对责任人的处理建议。第四十八条安排财务部要建立合同管理台帐和档案，收集、整理各类合同的档案资料并进行归档管理，定期做好统计分析。第四十九条合同及与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐及其他形式的文件等均作为合同履行动态信息汇总归档的组成部分。第五十条合同履行完毕，合同承办部门应提交合同履行的工作报告。经审查后，刚好连同合同、结算书及一切往来文书、经济鉴证、变更记录、竣工验收证书等全部资料装订成册，移交指挥部综合部存档。涉及须要保密的内容，依据保密的规定办理。第八章奖惩规定第五十一条指挥部对在合同签订、履行过程中发觉重大问题，主动实行补救措施，避开重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避开或挽回重大经济损失的部门或个人，予以表彰和嘉奖。第五十二条在合同签订、履行过程中，对给指挥部造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报指责或行政处分；情节严峻的，指挥部向责任人追偿经济损失。第九章附则第五十三条本实施细则未尽事宜依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国铁路法》、《铁路合同管理方法》等法律法规及相关规定办理。第五十五条本细则由指挥部安排财务部负责说明，下发之日起执行。附件1-1.合同签订会签单附件1-2.会签看法附件附件2.合同执行状况检查表附件3.合同变更单附件4.合同管理签发台账附件5.合同管理统计台账

附件1-1合同签订会签单合同名称：

对方单位：

合同编码：

合同金额（大写）：

会签部门如需会签（打√）会签看法签名签字日期综合部

财务部

工程管理部

平安质量部

物资设备部

律师（如有）

总工程师

副指挥长（生产）

副指挥长（平安）

副指挥长（财务）

指挥长

承办部门：

部门主管：

承办人：

年

月

日

附件1-2会签看法附件

部门：

签字：

时间：

合同会签单填写说明一、本会签单由两部分组成，第一部分为如附件1-1所示的会签单；其次部分为附件1-2，它是附件1-1的补充。当须要签署具体看法时，可以填写在附件1-2中。二、由承办部门负责填写合同名称、对方单位、合同金额，并需部门负责人和合同承办人签字。三、会签部门的确定。由承办部门依据合同内容选定须要会签的部门，并在须要会签部门处打“√”。四、合同会签背景资料。为集思广益、规避合同风险，合同承办部门应随会签单供应如下内容：合同签订依据、合同版原来源、合同起草单位、合同标的额计算依据、概算（或费用）来源和指挥部费用限制指标、提请合同会签重点审查的主要内容等有助于合同会签的相关内容。五、会签部门会签看法要明确，不能模棱两可，会签看法在会签单上填不下的，可以在附件1-2填写具体看法。六、依据合同重要程度和涉及面，承办部门也可以会议评审形式会审，然后会签。七、领导审批完毕后，由承办部门送各部门阅知。物资设备部可定期检查会签后合同执行状况，并由指挥部领导对落实状况作出批示。

附件2合同执行状况检查表时间：

合同名称

合同编码

承办部门

承办人

生效及失效日期

合同金额

对方单位

合同执行状况注：应说明本年度（或本季度或本月度）安排进度和实际进度状况及其比例;本年度（或本季度或本月度）内所支付合同款项名称、金额、支付方式和支付时间（如与合同规定不符，应说明缘由）；假如发生合同变更，应说明缘由、变更生效形式、具体内容和执行状况。承办人：主要问题及其解决方案

承办人：下一年度（季度或月度）合同执行安排主要内容

承办人：承办部门看法

负责人：

附件3合同变更单