制度-企业信用(合同)管理制度

信用（合同）管理制度为了加强合同的管理，保证合同依法签订、切实履行、有效监控，避免因合同管理不当造成的损失，维护公司的权益，根据《中华人民共和国民法典》及《A公司章程》的规定，结合公司实际情况，制定本制度。相关部门可根据本制度指定操作细则。目录信用（合同）管理机构及岗位职责 2信用（合同）法律法规学习制度 5合同签订授权委托管理及合同签订审核制度 6合同履行、变更、解除及撤销管理制度 9合同印章和合同档案管理制度 11供应商风险评估、授信及应急管理制度 13应收账款与商账追收管理制度 14失信违约行为追究制度 15附则 17信用（合同）管理机构及岗位职责一、信用（合同）管理机构的职能1.公司信用（合同）管理机构的职能由总经办承担，办负责制定、解释企业信用（合同）管理制度，并根据政策和实际情况发起制度修订。2.负责宣传合同法律法规，组织信用（合同）法律法规学习，培训管理人员和业务人员，依法保护本企业的合法权益。3、负责监督完善合同签订授权委托管理、合同签订审核以及合同履行并参与相关流程。4、负责合同印章及合同档案管理。5、参与客户风险评估、授信及应急管理，对客户评级授信提出建议。5、参与应收账款管理，负责进入法律流程的催账程序。6、负责失信违约行为的追究。二、参与信用（合同）管理工作的人员岗位责任制度1、法定代表人的主要职责（1）加强信用管理工作，支持信用（合同）管理机构开展工作，解决信用管理工作中的重大问题；（2）授权委托特定人员对外签订合同；（3）决定对企业合同经办人员进行考核、奖惩；（4）定期了解合同的签订、履行情况。2、信用（合同）管理机构负责人的主要职责（1）组织合同法律法规的宣传、培训、合同管理研讨会、案例评析会；（2）组织制定企业信用政策、信用管理制度，组织实施信用管理工作考核；（3）严格企业合同专用章的使用流程；（4）制止企业或个人利用合同进行违法活动；（5）组织建立标准的失信违约行为追究程序；协调与供销、财务、技术等部门的关系。3、信用（合同）管理员的主要职责协助合同经办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。审查或根据需要草拟合同，防止不完善或不合法的合同出现。检查合同履行情况，协助合同经办人员处理合同执行中的问题和纠纷。合同台帐，做好合同统计、归档工作，汇总合同签订、履行以及合同纠纷处理情况。发现不符和法律规定的合同行为，及时向信用（合同）管理机构负责人报告。参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。参与商账追收。4、供销部门的主要职责依法依规签订、变更、解除、撤销本部门的合同。严格审查本部门所签订的合同，根据流程提交有关部门会审。对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向信用（合同）管理机构信用（合同）管理员通报。本部门合同的登记、统计、归档工作。参加本部门合同纠纷的处理。配合企业信用（合同）管理机构做好信用（合同）管理工作。5、财务、技术部门的主要职责加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议。解决合同履行中有关技术方面的问题。依法签订、变更、解决技术合同。本部门合同的登记、统计和归档工作。配合企业信用（合同）管理机构做好信用（合同）管理工作。信用（合同）法律法规学习制度由信用（合同）管理机构负责信用（合同）法律法规学习获得的组织安排及相关操作细则的制定。组织企业人员进行合同法律法规学习，指定法律学习的内容、时间安排计划表，组织人员学习，并做好学习记录。3、各部门负责人要带头参加法律法规学习。4、参与信用（合同）管理工作的相关部门负责人和信用（合同）管理有关人员要定期组织活动，结合工作中碰到的实际问题，学习新法规，解决新问题，组织研讨会，案例分析会，并做好书面记录。合同签订授权委托管理及合同审核签订制度一、合同签订授权委托管理制度1、由信用（合同）管理机构负责合同签订授权委托管理，包括“法人委托书”的审核、办理，监督等管理工作。2、信用（合同）由法定代表人授权总经理最终审核后签署，超过一定金额的采购合同，由法定代表人本人签署。3、除总经理外的其他人员因特殊情况需对外签约者，经法定代表人批准，可办理一事一委托的临时“法人授权书”（纸质或电子审批流程）；未取得“法人授权书”的其他人员一律不得对外签订合同。4、凡持有“法人授权书”对外签订合同者，必须严格遵守企业制定的信用（合同）管理规定。5、受委托人必须严格按授权范围和授权权限签订合同，如因超越授权范围和授权权限发生的纠纷，其经济及法律责任由受委托人承担。二、合同审核签订制度合同签订前实行审合制度，合同审合组织设在公司内部，形成部门会审，审合人员由董事长/总经理、信用（合同）管理机构负责人、业务分管负责人、信用（合同）管理员、合同经办人、供销、财务、技术等部门或人员负责组成。（一）合同审核程序1、合同经办人员审核包括合同相对方的主体资格、资信证明，合同标的内容、履行方式等在内的合同内容，确认合同的真实性、合理性、可行性。在合同谈判基本冻结后，合同经办人选用合同范本或草拟商务条款后在合同管理电子平台发起合同审批流程，并按要求录入合同台账相关信息。调查报告和与合同相关的基本信息应作为合同评审时的可选附件之一，随初稿在合同管理平台上上传，进入审批流程。2、信用（合同）管理员应对合同的有效性、合法性和规范性进行审核，并按要求补充合同台账相关信息。根据必要，可审查合同相对方的主体资格、资信证明等，或要求合同经办人员提供与合同有关的信息和资料，包括：背景情况、谈判纪要、调查分析报告等材料。3、业务分管负责人从全公司业务角度出发对合同的真实性、合理性、可行性进行整体分析、评审。审核合同涉及到的价格、商务条款是否符合报价体系；对外支付类合同涉及金额的，审核支付内容的预算符合性及整体利润率。4、财务部门从财务收支、资金周转、成本控制、毛利率、付款条件、税率确定、单据回笼等相关条款等角度进行审核，并按要求补充合同台账相关信息。5、总经理应对合同的计划和预算的合理性和可执行性，以及与公司总体经营的符合性进行最终审批。超过一定金额的采购合同，提交法定代表人最终审批。（二）合同审核结果的处理审核部门应在合同电子管理平台上出具审核意见，如审核部门或人员提出修改建议的，合同经办人应根据审核方的修改建议与合同相对方再行谈判，并就新形成的合同文本重新发起审核；如无法就审核部门提出的修改建议与合同相对方达成一致，或合同经办部门认为无法采纳审核意见，合同经办部门应将审核意见提交有最终审批权的领导进行决策。（三）合同签订管理1、合同只能以“A公司”的名义落款，不得以部门或者其他名义落款。2、合同应当采用书面形式，合同文本国家或省已经发布示范文本的，应当采用合同示范文本。3、各部门的合同都应按统一规则编号，由信用（合同）管理机构统一制定合同编码规则。4、签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。5、合同文本应一式四份，但根据实际需要可以增加或减少文本数量，公司至少应持有一份正本。6、根据需要，合同可以电子件方式先行签署流转。除订单外，合同后续必须取得对方盖章原件。合同履行、变更、解除及撤销管理制度合同履约管理1、法定代表人全面负责合同的履行。合同经办部门和人员具体负责其订立合同的履行。涉及多个部门的，应当由合同经办部门牵头，并作为对外对接主要窗口，各部门密切配合，各司其职。2、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对合同相对方的履行能力实时监控。如发现问题，合同经办人要及时处理，必要时经分管负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。3、接收标的必须经过采购部门接受以及质量部门严格的验收程序，并按要求补充合同台账信息，对不符合质量的标的应在法定期限内及时提出书面异议。4、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。5、在合同履行过程中，需持合同相对方所开具发票付款时，必须先由合同经办人于电子信息平台发起报销流程，经审批通过后提交财务部进行向相对方付款。在合同履行过程中，需先行向对方付款时，必须先由合同经办人于信息平台发起付款流程，经审批后提交财务部向对方付款。6、凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。7、信用（合同）管理员负责监督检查合同履行流程，按时间顺序及时监督和规范合同签订与履行情况台帐的录入。二、合同的变更、解除和撤销1、合同履行过程中如确需变更、解除或撤销合同，由合同经办人与合同相对方协商解决，形成书面补充协议，并由合同经办部门按照本管理办法的要求，按合同审批流程补充发起审批。2、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，以合同经办部门为窗口书面形式通知合同相对方，同时积极采取补救措施，减少损失。3、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同经办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向信用（合同）管理机构报告。合同印章和合同档案管理制度一、合同印章管理制度1、由信用（合同）管理机构负责合同用印统一归口管理及相关操作细则的制定，具体包括信用（合同）管理机构负责合同专用章的刻印、登记、留样、发放和监督检查等管理工作。2、公司所有合同的签订均使用“A公司”合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。3、信用（合同）管理机构对合同专用章，应做到合法使用、专人保管。如遇工作需要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立即归还。4、加盖合同用章时，应审查以下内容并建立使用台账：（1）按公司规定，各类型合同应流转的审核部门是否已审核；（2）按公司规定，应当由公司领导审批的合同是否已获批准。5、凡遇合同专用章遗失，应立即向信用（合同）管理机构报告，并依法在当地报纸上刊登遗失声明，办理相关证明材料，重新刻印。二、合同档案管理制度1、由信用（合同）管理机构负责合同档案管理及相关操作细则的制定，建立完整的合同档案。档案资料包括以下内容：合同签订及履行台账；谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；合同相对方的营业执照复印件；合同相对方履约能力证明资料复印件或分析报告（如有）；合同相对方的法定代表人或合同经办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；合同正本、副本及变更、解除、撤销合同的书面协议；标的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件；有关合同争议处理的协议书、和解书、调解书、裁决书和判决书等。档案内容如为纸质版本则按纸质材料进行整理，如为电子流程则不需另行制作纸质版本，但应当记录在档案清单中。2、信用（合同）管理员负责根据合同统一编号完善和保存合同档案管理台帐。3、合同经办人办理完毕签订、变更、履行、解除、撤销合同的各项手续后一个月内，应将合同档案资料移交信用（合同）管理员。4、合同档案的借阅需填写借阅申请单，标明借阅人、借阅客户名称、借阅用途，由档案管理员填写借阅时间、归还日期，录入台账。合同档案的缺失以及涉及商业秘密内容的泄漏要追究相关当事人的责任。供应商风险评估、授信及应急管理制度1、由采购部门负责供应商风险评估、授信及应急管理及相关操作细则的制定。2、供应商管理包含供应商资格认证、供应商选定、供应商资格取消等流程管理。3、供应商资格认证需考核供应商是否有一套适合的质量保证体系；是否有能力接受本体系的生产计划，能够满足生产量的要求；是否有相应的财力，技术和物力支持本公司的目前和将来的要求；产品的性能价格比，在成本上有竞争优势；交付情况，交付后服务的情况；以及供应商自我完善，持续改进情况，能够提供增值服务程序和创造性活动。4、采购部门负责采用对供应商进行在线或现场调查、向有关部门收集客户资信状况资料等方式掌握信息做出供应商选择后，根据制度发起质量、工艺、生产等相关部门人员对供应商信用评价评级会商，对供应商进行信用评价认证，评定A、B、C级别，并对供应商实行周期性台账管理及更新。5、合同经办人收集每位供应商包括业务类别、名称、住所、法定代表人、联系电话、信用情况的台账，并在合同履行中根据来料检验、收付款、质量认证等反馈意见，及时进行供应商台账的动态更新。6、对延迟付清款物或其他违约情形的供应商，视情节轻重给予信用评价的不良记录或降级；对恶意拖欠款物的供应商原则上要求采用即时清结（交付）的方式或列入黑名单，拒绝业务往来，取消供应商资格。应收账款与商账追收管理制度由财务部门负责对应收账款与商账追收管理及相关操作细则的制定。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核，明确应收账款账目，包括应收货款，分期应收账款和应收票据的数额、期限、应付款人等内容。3、财务部门建立应收账款账龄分析表，根据账期账龄将应收账款发送至销售部门经办人员核对并催收，销售部门按账龄区分合同期、逾期、最后通牒期、法律追账期和坏账期六级，对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，便于落实催讨责任。4、销售部门经办人员负责各阶段商账追收，通过电话联系、发函确认、实地催讨进行商账追收工作。5、销售部门经办人员应定期或不定期地对客户进行访问（电话或上门访问），访问客户时，如发现客户有异常现象，可能发生应收账款回收困难时，应尽快汇报主管领导后，设置账款风险预警，如已有相对明确证据发现坏账可能时，及时采取补救措施，如客户有其他财产可供作抵价时，征得客户同意立即协商并书面确认抵价物价值，妥为处理避免更大损失发生。6、销售部门经办人员负责收集商账追收的过程文件，包括不限于对账单、催款函、往来沟通记录、合同相对方财产信息等。7、信用（合同）管理机构参与逾期级别后的应收账款及账款风险预警的商账流程，根据销售部门需要，提供函件、合同、方案等业务支持，并主要负责法律追账期的追账流程。失信违约行为追究制度1、由信用（合同）管理机构与购销部门负责失信违约行为的责任追究及相关操作细则的制定。2、对方发生失信违法行为，可采取下列措施：提高合作条件；解除合同；取消合作资格；诉诸法律。3、本企业发生失信违法行为的可能表现形式与纠正措施：（1）表现形式：个人未经授权以企业名义对外签订合同并违约或骗取款物；产品合格率未达标；故意或过失拖欠货款；其他。纠正措施：及时书面告知对方，说明原由；依法赔偿对方损失；撤消过错当事人的职务、开除直至依法追究其法律责任。3