医疗行业行政文秘的时间管理方案

第五讲行政文秘时间管理

广东众行管理顾问有限企业提供医疗行业行政文秘的时间管理方案第1页课程程序

1．分析时间2．诊疗工作环境，提升工作效率3．马上改变4.跨越时间管理陷阱医疗行业行政文秘的时间管理方案第2页一.分析时间天天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效工作分解困难任务，逐一击破在上班路上大致计划一下当日工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志—记忆往往是不可靠。医疗行业行政文秘的时间管理方案第3页诊疗工作环境，提升工作效率办公室里弥漫4大效率毒素：声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰医疗行业行政文秘的时间管理方案第4页讨论：怎样排除办公室4大效率毒素？医疗行业行政文秘的时间管理方案第5页办公室“排毒4味丸”第一味：依据工作需求和程序从新安排办公桌第二味：保障公共空间和私人空间独立第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练降低声音干扰医疗行业行政文秘的时间管理方案第6页小办公室排毒案例办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人秘书1人下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等医疗行业行政文秘的时间管理方案第7页小办公室排毒案例（续）个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接收主管安排）下属：单项（个人任务）医疗行业行政文秘的时间管理方案第8页小办公室排毒案例（续）主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立接待空间，以确保不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其它同事下属：不受干扰个人办公空间医疗行业行政文秘的时间管理方案第9页效率教授挑错办公室（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大声音干扰。假如使用隔板，情况将大大缓解。为了确保照明，最好给每人配置照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人医疗行业行政文秘的时间管理方案第10页效率教授挑错办公室（图2）60分错误1

公共通道和私人空间交叉错误2接待空间在办公室尽头错误3秘书与主管座位离开太远错误4电脑显示器朝向不对，造成反光错误5办公室没有隔板，声音干扰严重错误6适合安放办公桌窗口位置被文件柜占据医疗行业行政文秘的时间管理方案第11页效率教授挑错办公室（图3）70分错误1公共通道过长错误2主管个人空间失去接待功效医疗行业行政文秘的时间管理方案第12页效率教授挑错办公室（图4）满分优点1充分利用有阳光窗口位置优点2私人空间和公共空间交叉降低优点3利用隔板阻断过多噪音优点4主管与秘书沟通方便优点5降低访客对其它人干扰医疗行业行政文秘的时间管理方案第13页办公室排毒DIY自我检测问题：我办公桌为何要放在这个位置？我工作空间和公共通道是否过近？我天天来往于办公桌与文件柜频率有多高？我遭受最主要办公干扰来自哪里？提出办公室改进提议。医疗行业行政文秘的时间管理方案第14页二.时间管理陷阱

猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒绝他人

“反正时间还早”——拖延

文件满桌病喋喋不休“电话粥”源源不停信息医疗行业行政文秘的时间管理方案第15页1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里

没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划经常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”医疗行业行政文秘的时间管理方案第16页2.不好意思拒绝他人

——接收请托比拒绝更轻易——拒绝请托会触怒请托者从而造成请托者报复——我想做一个广受爱戴人——我不知道怎样拒绝医疗行业行政文秘的时间管理方案第17页3．“反正时间还早”——拖延

帕金森定律工作会自动地膨胀占满全部可用时间。 时间管理陷阱隐含着你能够为一项工作安排过多时间，假如你给自己安排了充裕时间从事一项活动，你会放慢你节奏以使用掉全部分配时间。医疗行业行政文秘的时间管理方案第18页4．文件满桌病

安全感犹豫个性中途而废工作习惯个人喜好医疗行业行政文秘的时间管理方案第19页5．喋喋不休“电话粥”不分优先次序打电话没有充分准备就打主要电话电话谈话离题与喜欢人打电话，轻易失去对时间控制医疗行业行政文秘的时间管理方案第20页6．源源不停信息

纸张形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、汇报电子形式：电子邮件、互联网声音形式：面谈、电视、广播、电话医疗行业行政文秘的时间管理方案第21页三.怎样跨越时间陷阱

要事第一

以最终结果来开始行动（以终为始）

学会说“NO！”

办公桌上“5S”运动

恰当、有效地使用电话筛选信息医疗行业行政文秘的时间管理方案第22页1.要事第一“大石头”理论与“二八”定律

ABC法则

办事优先次序

并行工作法

医疗行业行政文秘的时间管理方案第23页2.以终为始

是必须要做吗？不完成会怎样？是自己想要吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？医疗行业行政文秘的时间管理方案第24页3.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间3.显示慎重4.表情应和颜悦色5.态度坚定医疗行业行政文秘的时间管理方案第25页3.学会说“NO！”6.指出拒绝理由7.拒绝是请托而不是他8.如有可能为他提供其它可行路径9.切忌透过第三者来拒绝医疗行业行政文秘的时间管理方案第26页4．办公桌上“5S”运动

整理整理清扫清洁涵养整理废纸篓作用文件存档系统“各就各位”摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面整齐而塞入一处下班前清理医疗行业行政文秘的时间管理方案第27页

5．有效、恰当地利用电话

选择打电话时间按照优先次序打电话清楚每个电话要讨论关键点对于自己花在每个电话时间，做到心中有数医疗行业行政文秘的时间管理方案第28页6．筛选信息快速处理妥善存放没有保留价值资料就销毁医疗行业行政文秘的时间管理方案第29页运筹他人时间医疗行业行政文秘的时间管理方案第30页时间管理矩阵图·危机·紧急问题·有限期任务、会议·准备事项·准备事项·预防工作·价值观澄清·计划·关系建立·真正休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、汇报·许多紧急事件·许多凑热闹活动·细琐、忙碌工作·一些电话·浪费时间事·“逃避性”活动·无关紧要信件·看太多电视紧急不紧急主要不主要医疗行业行政文秘的时间管理方案第31页五、时间管理工具

1．月历2．

行事历与甘特表3．

效率手册4．

商务通与订房卡