采购部管理制度采购原则与采购程序采购员绩效评估

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购部管理制度 一、总则1、为规范公司日常采购工作，特制定本制度。2、本制度适用于公司的日常采购活动。二、采购原则1、严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、采购会审、合同会签制度物品采购，必须有相关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核后生效。3、职责分离采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货等问题的解决，应根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。4、一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购计划单所列要求规格型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购计划单以参考。5、廉洁制度所有采购人员必须做到：（1）、自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。（2）、加强学习，提高认识，增强法治观念。（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。（4）、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（6）、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新货品及市场信息。三、采购程序1、供应商的选择（1）、供应商必须证照齐全，具有相关资质。（2）、对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。（3）、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。（4）、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2、采购程序（1）、日常及其他零星物品的申请，由各使用部门应认真填写采购计划单后报采购部上级部门统一申请。对于较大数额物品的申请需要由总经理审批，最后交采购部门采购。（2）、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调财务及使用部门共同完成，报总经理审批。使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，行政部门负责合同风险条款的审查。采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。（4）、采购过程中发生变化时，需求部门应及时出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。（5）、行政部负责接收报告的出具。3、付款程序（1）、采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请，各主管签字，后附入库单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。（2）、发票：付款时必须索要发票，核对发票形式（普票或增值税发票）内容是否和合同约定一致，确认后交给财务部核销。四、违约处理（1）、货物出现延期后，采购部应及时通知相关部门。（2）、货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报部门经理，交采购部处理。采购部接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况及时报给供应商，要求供应商换货或退货。（3）、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成，由法院裁决。五、审计监督在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。六、绩效与评估1、制定采购绩效评估的目的，包括以下项目：确保采购目标之达成；提供改进绩效之依据；作为个人或部门的奖惩参考。作为升迁、培训的参考；提高采购人员的士气。2、采购绩效评估的指标采购人员绩效评估应以“5R”为核心，即适时、适质、适量、适价、适地，并用量化指标作为考核之尺度。2．1时间绩效由以下指标考核时间管理绩效：停工断料影响工时；紧急采购（如空运）的费用差额。2．2质量绩效由以下指标考核质量管理绩效：进料质量合格率；物资使用的不良率或退货率。2．3数量绩效呆滞物资金额；呆滞处理损失金额；库存金额；库存周转率。3、采购绩效评估的方式。采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。3．1绩效评估说明目标管理考核占采购人员绩效评估的70%；工作表现占绩效评估的30%；两次考核的总合即为采购人员之绩效，即：绩效分数=目标管理考核*70%+工作表现考核*30%3．2目标管理考核规定公司制定年度目标与预算；采购部根据公司营业目标与预算，提出本部门次年度之工作目标；采购部各级人员根据部门工作目标，制定个人次年度之工作目标；采购部个人次年度之工作目标经采购部经理审核后，；依据《KPI目标管理项目》逐月对采购人员进行绩效评估；《KPI目标管理项目》依个人自填、主管审核的方式进行。3．3工作表现考核规定依公司有关绩效考核之方式进行，参照《员工绩效考核管理方法》；工作表考核由直属主管每月对下属进行考核，并报上一级主管核准。3．4绩效评估奖惩规定依公司有关绩效奖惩管理规定给付款绩效资金；视公司整体工资制度规划而定；年度考核分数在80-90分之间者，应加强职位训练，以提升工作绩效。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购管理制度(20010526)(第二次修订版)一．总则：为规范公司原材料的采购供应，特将实施步骤规范如下：二．申购及检验部门:序号名称申购及检验部门1生产用原材物料技术部、供应部2生产用设备、零配件类设备部、供应部3办公用品、非生产用品行政人事部、供应部4广告、宣传类销售部三．供应部岗位职责：3．1负责企业所有原材物料、辅料、配件、设备、仪器等的调查、采购和购后服务工作。3．2按照《采购管理制度》采购物料。3．3负责分公司所需原材物料的调查、采购及购后工作；3．4负责原料、化工、五金、成品四大仓库的管理；3．5加强内外部各种原材物料的信息反馈工作；3．6负责合同评审、采购、服务的归口管理；3．7对分承包方的选择和评估；3．8对所有采购物料回厂後,造册登记《物料采购登记表》交供应部备档以便日后查询；3．9燃材物料回厂後，跟踪其质量及使用情况；3．10完成领导交办的其它事项。四.采购程序: 4．1佛山采购操作程序:各部门申报----分公司总经理汇总填制并签认《采购计划书》------交供应部传真至总公司采购。2分公司采购操作程序：各部门根据生产实际情况制订月计划并填具《申购单》（一式三份）---交供应部汇总、询价---报分公司总经理审批---采购员购买---检验合格后入库.4．3采购时效：a在分公司当地或周边地区购买，必须于7日前将采购计划--《申购单》上报至办公室；b日常突发性非计划内需在佛山地区或分公司周边以外地区采购的，必须于15日前将采购计划--《申购单》上报至办公室；c凡报佛山总公司的月采购计划每月一次，每月一日为计划日。突发性计划采购例外。d非分公司当地或非周边地区的采购时间为接到计划后10日内完成。4．3所有生产用原材、物料的采购计划必须由技术部,原料、化工仓申报，必须填具《申购单》必须填具《申购单》4．6供应部对所有首次供货的供应商均需进行调查，填制《分承包方评审表》,交由分公司总经理审核签认。防止盲目采购。其他供应商由供应部审核合格后经分公司总经理批准方可采购。对大宗物资的采购应由供应部会同相关部门对供应商进行全面调查。内容包括：生产规模、设备条件、技术力量、物资质量、价格、服务、供货能力等；必要时应由技术部到原料基地（矿山）选择确认。并报总经理批准方可采购。4．5化工、原料、五金三大仓库，于每月25日前提供仓储报表（《盘点表》），上报财务部门做每月结帐。根据仓存情况提供化工料，其他常用物资的周采购计划至供应部。4．6由供应部负责将物资质量信息反馈至供应商。并做出相应处理。4．7技术部应负责进厂原燃材料、化工料质量检验、确认。4．8非计划性采购的界定，指突发事故或生产计划突然改变而进行的采购行为:由相关部门部填写《申购单》---报分公司总经理审批---供应部购买---检验合格后办理入库手续.4．9责任：a在满足以上规定而没有完成采购任务，责任在采购员。c采购回厂后100天内没有使用，则由计划人原价购买。d属采购员超计划采购，则由采购员原价购买。e属质量问题而不能使用，则退货处理，否则由采购员原价购买。如果由计划人指定，而回厂后不能使用，则由计划人原价购买。五.进库：5．1入库前的检验控制程序：a质量检验：必须由计划人，设备、技术部及仓库管理员共同验收，凡不合格均不可办理入库手续。否则,根据情节对相关人员予以处罚。b入库手续的检验：所有材物料入库时均必须符合以上规定后方可办理相应入库手续。5．2库存量的管理方法：（压机配件及特殊物件例外）。a最低库存量:最低15天的耗用量。最低库存量到最低限时,由仓库管理员上报申购计划并填写《申购单》。b最高库存量：应根据生产及仓库实际情况予以执行，常规物资最高库存量为30--40天的耗用量。c所有设备常用配件及必备物资应根据实际生产运行情况以保持最低库存量。5．3报表：每月25日下午16时将《盘点表》交办公室,分公司总经理签阅后转交财务。六.结算程序：6.1采购结算程序：凭核准的《申购单》或采购计划、《入库单》、购物发票等凭证财务核准并签认后，经分公司总经理审批后交财务办理相应手续。6.2供应方结算程序：凭过磅单，进库验收单，发票，由采购员负责办理结算，财务核准后，经分公司总经理审批，交财务入帐按合同付款。6.3凡末按此操作程序办理，财务不得付款。七.合同管理：7．1如需与供应商签订长期合同,应做好前期合同评审并填具《分承包方评审表》后,依据公司统一《供应合同》为蓝本,如确需据情修改,应报总经理审核后方可改动,但基本原则性条款不得做出改动.7．2所有合同应由分公司总经理及供应部主管共同签订,并盖公司合同章.已签订合同原件应由供应部门统一编号后,交财务部存档。合同中如供应商无保证金,合同必须经总经理签字后方可