植恩药业公司存货管理内控制度存货进销存与单据管理

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档植恩药业公司存货管理内控制度目录公司存货管理内控制度 1第一章总则 2第二章职责与分工 2第三章存货的进销存管理 4第四章存货单据管理 6第五章存货报表及其他规定 7第六章附则 8附录一：存货盘存月报表 9附录二：盘盈盘亏汇总表 10第一章总则为规范公司存货管理，确保公司资产的安全完整，强化内部控制，结合本公司的实际情况，特制定本制度。本制度适用于重庆植恩药业有限公司及下属各子公司、分公司。存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。具体来讲，存货包括各原辅料、在产品、半成品、库存商品、商品以及周转材料（不含一次性进费用的办公用品和低值易耗品）等。为加快存货周转、减少存货资金占用，物流部应根据产品生产周期及材料采购周期，结合销售预算情况，制定安全库存量。存货盘存实行永续盘存制，出库方式为先进先出，各分子公司可根据各自情况出具《存货管理细则》。第二章职责与分工物流部职责物流部是存货的实物归口管理部门，应确保实物流、单据流一致，对实物的安全完整负责，具体职责如下：负责存货入库的验收初审工作；负责审核存货出库手续是否完善；负责存货实物盘点，确保帐实相符；负责存货盘存盈亏差异原因分析，并上报盈亏处理；负责存货库龄清理，确保物资先进先出；负责清理存货实物状况，对呆滞积压临效物资及时上报处理；负责在系统中及时处理所有存货出入库业务单据，确保帐实一致；负责将所经手单据及时送达相关部门，并对自己留存单据及时装订存档，确保档案完整；负责对存货按要求存放并确保库房满足不同存货储存条件，以符合GMP/GSP对药品存放的管理要求；负责提供存货相关报表；负责根据存货流转及采购、生产情况，对主要存货制定安全库存量并定期维护。质量检验部职责负责需检验存货的入库质检工作；负责仓库存货日常抽检；生产部职责负责车间仓库及生产线中存货的管理及盘点；负责提供存货月底盘存报表；负责对生产过程中存货的异常情况及时上报处理。财务部职责负责制定存货管理制度并监督执行；负责参与存货抽盘并对抽盘过程中发现的问题及时与相关部门协调沟通，必要时予以通报；负责监督、检查、指导相关部门在系统中的存货业务处理；负责监督存货出入库单据签字手续是否完善；负责年中、年底对存货进行减值测试并按规定计提相关减值准备；负责按时上报存货日报表。第三章存货的进销存管理存货入库管理外购存货：对非公司确认供应商的供货，立即通知采购人员和现场质检员，并拒绝接收此批货物。为公司确认的合格供应商，库管员需核对供应商所供物料的合格证明（检验报告书或合格证）。进口物料必须有口岸药品检验所的质检报告；国家严格控制的易制毒品或剧毒物料必须有公安机关核发的准运证。核对包装规格型号及清点数量，与系统中的采购申请是否一致，对超交的接收按《采购及付款流程》相关规定执行。对初检合格的物料，库管员将物料分种类、批号放置在规定的位置，并及时填写《请检通知单》一式三份，通知质量检验部取样。并挂上黄色“待检”标志。属质检合格的物料，库管员根据质量保证部发放的绿色合格证和合格检验报告书，办理正式入库，库管员按物料批号顺序，逐一办理入库，并在系统中做相应处理，打印材料入库单。对已办理入库的物料，将货物贴上绿色合格证，换上合格状态标志牌，完善《货位卡》，卡上应详细记录物料名称、物料编码、规格、进货日期、数量、供货单位等相关内容。对质检不合格物料，移入不合格品区域，每件物料包装贴上红色“不合格证”，放置不合格标志牌，及时通知采购人员办理供应商退货。自制原材料或产成品入库。由生产部将已完工中间体、原材料或产成品交质量检验部检验合格后，到物流部办理入库。物流部清点生产部移交品种、规格型号及数量实物是否与系统相符，若无误，办理正式入库；若有误，以实物为准返回生产部修订。销售退货入库。需严格审核销售退货手续是否完善，对销售退货原则上须经质检合格后办理入库。存货出库管理现根据出库类别不同分别规范如下：销售出库。销售部根据客户要货情况在系统中制定销售订单，物流部根据经财务审核之后的销售订单在系统中进行相关处理。部门或公司领用出库。因研发、培训或客情需要领用存货，通过“其他出库”的方式在系统中处理，并根据领用用途选择不同的出库方式。部门领料的审批权限在部门负责人及以上相关领导。存货盘点管理实物管理部门每月底最后一天必须将存货在系统中所有业务全部处理完毕，原则上，在所有存货处于静止状态对实物进行盘点。生产部根据各自生产情况，月底清理各存货实物形态，对已完工产成品及时办理入库，对各存货分门别类盘点后将相关报表及时报送财务部，并联系财务部人员来抽盘。第四章存货单据管理入库单据。对验收入库的单据必须有送货人、质检及收货人签字，一式四联，库管员、供应商（生产部）、质检、财务各一联。出库单据。正常客户销售出库单据。对已审核的销售订单必须有提货人、库管员签字；对逾期发货需有经审批同意的OA流程。一式四联，库管员、客户、承运单位、财务各一联。生产领料。由生产部提需求，物流部根据生产部经生产负责人签字的物料需求计划发放物资，相关单据一式三联，生产部、物流部、财务部各一联。员工福利购买。指公司处理临效物资员工购买的业务处理，购买人至出纳处缴款，出纳开具收据，购买人凭出纳及财务负责人签字的收据到销售内勤处取货，月底，出纳与销售内勤对帐；无误统一进行订单处理生成出库单及发票。科研领料。因科研项目需要领用的，需由科研项目负责人签字。部门领料。因公司或部门客情需要领用的，相关单据必须由部门负责人及以上领导签字审批方可。报废等物资出库。因各种原因需报废物资，物流部按公司要求提交OA流程，经各相关部门审核同意后作为处理报废物资依据。在签报废物资时需附上相关OA流程审批单。第五章存货报表及其他规定存货盘点表。物流部及生产部在每月底对存货进行盘点后需制作存货盘点表（格式见附录一），盘点表一式两联，财务和实物管理部门各一联。经签字确认后的存货盘点表各自按月装订存档。存货单据。物资出入库单据作为公司存货核算的重要原始单据之一,所有存货单据，均需交财务作为会计凭证的原始附件装订存档，物流部及生产部对各自留存单据均需整理后按月依序装订成册存档保管。对存货物资报废或折价变卖处理，必须按照公司资金审批权限，报相关部门签字完善后方可处理。存货盘盈盘亏处理，每月物流部及生产部需对各自负责存货盘点后，核对帐实差异并查找原因，对存货盈亏形成盘存盈亏报表（格式见附录二）上报相关领导签字确认后再进行系统处理。年中及年底，财务部需对存货进行减值测试，并按国家相关规定计提存货减值准备。第六章附则附录一：月度存货盘存明细表附录二：存货盘盈盘亏汇总明细表。本制度由财务部负责解释及修改。本制度自下发之日起执行。附录一：存货盘存月报表2014年月存货盘存明细表序号存货编码存货名称批号规格型号计量单位供应商代码供应商名称账存数量实存数量账务人员抽盘数量差异差异原因实物库管员财务抽盘人员：物流部负责人：财务部负责人：附录二：盘盈盘亏汇总表月份存货盘盈盘亏明细汇总表序号存货编码存货名称批号规格型号计量单位供应商代码供应商名称单价账存数量实存数量盈亏数量盈亏金额盈亏原因审批：物流部负责人：财务部负责人：精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档齐齐哈尔XX特殊钢有限公司存货管理制度第一章总则第一条 为加强公司存货管理，规范存货的采购、耗用、销售与核算等，根据国家有关规定，结合公司经营需要，制定本制度。第二条 本制度是公司经营管理制度的重要组成部分，适用于公司各个部门。第三条 存货在同时满足以下两个条件时，才能加以确认：（一）该存货包含的经济利益很可能流入企业；（二）该存货的成本能够可靠地计量。第四条 存货的范围的确认，以公司对存货是否具有法定所有权为依据。凡在盘存日，法定所有权属于公司的一切物品，不论其存放何处或处于何种状态，都应作为公司的存货。第五条 存货的分类：原材料、燃料、低值易耗品、产成品、包装物等。第二章存货的计量第六条 初始计量存货应当以其成本入账。存货成本包括采购成本、加工成本和其他成本。（一）采购成本存货的采购成本一般包括采购价格、进口关税和其他税金、运输费、装卸费、保险费以及其他可直接归属于存货采购的费用。（二）加工成本存货的加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造费用。1. 公司应当根据制造费用的性质，合理选择分配方法。可选用的分配方法通常有按生产工人工资、按生产工人工时、按机器工时、按耗用原材料的数量或成本、按直接成本（原材料、燃料、动力、生产工人工资及福利费之和）、按产成品产量等。2. 在同一生产过程中，如果同时生产两种或两种以上的产品，如联产品、主产品和副产品，并且每种产品的加工成本不能直接区分，则这些加工成本应当按照合理的方法在各种产品之间进行分配。联产品的加工成本可选用的分配方法通常有售价法、实物数量法等。在分配主产品和副产品的加工成本时，通常先确定副产品的加工成本，将其差额确定为主产品的加工成本。（三）其他成本其他成本是指除采购成本、加工成本以外的，使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出，如为特定客户设计产品所发生的设计费用等。第七条 下列费用不应当包括在存货成本中，而应当在其发生时确认为当期费用：（一）非正常消耗的直接材料、直接人工及制造费用；（二）仓储费用（不包括在生产过程中为达到下一个生产阶段所必需的仓储费用）；第八条 其他方式取得的存货的成本（一）通过非货币性交易换入的存货的成本，应当按照《企业会计准则——非货币性交易》的规定确定。（二）投资者投入的存货的成本，应当按照投资各方确认的价值确定。（三）通过债务重组取得的存货的成本，应当按照《企业会计准则——债务重组》的规定确定。（四）接受捐赠的存货的成本，应当分别以下情况确定：1. 捐赠方提供了有关凭据的，按凭据上标明的金额加上应支付的相关税费确定；2. 捐赠方没有提供有关凭据的，应当参照同类或类似存货的市场价格估计的金额，加上应支付的相关税费确定。（五）盘盈的存货的成本，应当按照同类或类似存货的市场价格确定。第九条 发出存货的核算与摊销方法：（一）发出的存货成本采用加权平均法计算确定。（二）低值易耗品一般采用一次摊销法摊销。对于价值超过2000元，但不作为固定资产管理的备品备件，采用领用和报废时各摊销50%的方法进行摊销。第十条 存货在会计期末应当按照成本与可变现净值孰低计量。第三章存货的管理第十一条 存货的入库：（一）购进原材料等存货，入库前必须办理验收入库手续。1. 核对实物规格、型号，生产单位与采购合同一致；2. 观察包装完好程度，并清点实物数量；3. 完成实物品质检查；4. 完成上述工作后填制“入库单”一式三份。（二）验收中发现溢余时填制“溢余货物单”。（三）验收中发现毁损短缺时填制“毁损短缺货物处理单”。（四）按实收数量入库，并记录实物账卡。第十二条 存货的出库：（一）根据调拨单、领料单等发货指令发出存货之前，必须填制“出库单”，出库单是报告仓库已按发货指令将存货发出，并办妥交接签字手续的程序性凭据。凡未办理出库单手续者，一律不得发货。（二）出库单以仓库为主体，分年度编写和顺序编号，并按下列程序运作：1. 本单一式四份;2. 完成出库单全部内容，空白行应盖“以下空白”章；3. 发货并经清点完毕，应盖“存货已全部发出”章；4. 仓库内所有存货，没有调拨指令，均不准出库，禁止以白条抵库。第十三条 仓储要求（一）库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准，货架应达到安全要求。（二）仓库物资必须严格按照规定存放，每种存货应挂卡片，标明品名、规格、型号、产地、单位等，并标明现存数量。（三）仓库保管员应履行以下基本职责：1. 严格禁止无关人员进入仓库；因业务工作需要进入仓库的有关人员，保管人员必须亲自陪同；2. 定期检查消防器材，更新、补充消防物料；3. 保持库房清洁卫生，库容整齐、美观；4. 注意门锁安全，贵重物品应设内库存放；5. 经常核对账、卡、物，发现异常情况，及时上报处理。第十四条 实物账务（一）存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，必须按品种、规格登记，妥善保管，年终装订成册，至少保存五年。（二）记账应有合法依据，凭证必须完整无缺，并遵守以下记账规则：1. 根据入库单记收入，出库单记发出，有关指令资料作为其附件，分别顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询；2. 账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。账面记录，严禁挖、补、刮、擦和用涂改液；3. 账面记录采用“永续盘存制”，每次发