装饰公司经营档案管理办法

******装饰有限公司〔2009〕1号关于印发《******装饰有限公司经营档案管理暂行办法》的通知公司各部门：为了规范公司经营档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，现将《******装饰有限公司经营档案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。附件：1．卷内目录2．卷内备考表3．经营档案移交清单4．档案利用申请表5．档案盒封面标签尺寸及式样6．档案盒脊背标签尺寸及式样7．经营档案归档内容二○○八年三月七日《******装饰有限公司经营档案管理》暂行办法第一章总则为规范和加强******装饰有限公司（以下简称公司）经营档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司的生产和经营服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定本办法。经营档案实行统一管理，分级负责的原则。本办法所称的经营档案，是指公司在从事生产、经营活动中形成的合同、协议、意向文件、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）、工程资料、电子文档等可以有形地表示所载内容的所有材料。本办法所指经营档案管理包括档案材料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、移交、销毁等内容。第二章档案管理体制与职责弄资料室阳为公司经营档胡案的归口管理铁和执行部两室唱。丑总经办负责档兰案管理所需的也硬件设施。公资料人员间负责经营档案历管理工作，其谎主要职责为：秋（一）监督、呜检查和指导各氏分部门经营档洽案管理工作的论执行情况；讨（二）合同文喇件的盖章、登油记、编号；肤（三）项目计兼划表、可行性懒报告、项目建舞议、上级有关姐批复文件及报浩送文件资料的警收集、整理、押归档；奋（四）合同文零件、投标资料户、工程资料的坏收集、整理、奏归档；丢（五）经营档旱案的保管、统帮计和利用；喊（六）其它有香关资料收集、走整理、归档。济第三臭章解稠葬档案材料的立贴卷归档厅对与工程建设影有关的重要活吴动记载、工程鱼建设主要过程死和现状、具有穴保存价值的各新种载体的文件俩，均应收集齐哑全整理立卷后鹅归档。经营档扮案按以下性质脂进行分类管理剂：报（一）人事行删政类袋（二）生产物委采类餐（三）工程突合同徐类匙（四）市场营宗销类水（五）粮技术证资料屠类敌（六）其它相于关类市具体内容见附帮件取7驳。痰经营资料的移牙交今公司形成的经麦营资料，由公绸司各部门仰初步笛收集箭整理热分类参后，交由尚资料室逆归档；奸经营档案归档魔要求忘（一）归档的段文件材料应完型整、准确、系暮统。文件书写舞和载体材料能愚耐久保存，不梢能用热敏纸，动不能有铅笔、烛园珠笔、红墨叔水、纯蓝墨水作、复写纸等书队写的字迹。归孕档电子文件，捏应有相应的纸投质文件材料一兴并归档保存；就（二）归档的案文件资料应为贞原件。对于有嫩多方签字的文鄙件，应保证文液件的盖章为红存色；对于没有锹原件的文件资此料，应经暴部门智负责人签字认晶可；寇（三）合同签壮订后，指定专肚人负责该合同迅的履行及相关长资料的棋初步缓整理；梳按照时间顺序初先后编排，崖工程完工后所段有相关资料移海交资料室稍。渴归档资料按以搅下顺序进行装爸订叙（一）人事行哗政类美主要按如下顺容序进行存放：1.文书资料2.涉外资料刻3潜.锡日常管理形成坟文件系4勤.仔行政协调文件各5盛.星其他人事行政斗资料鸦（寒具体内容不明差，人事部可提监供意见酿）仰（二）生产物防采类晌（吴具体内容不明笨，工厂部、物翅采部可提供意孝见胸）敬（三）工程合恰同类咏A宪、投标资料装鱼订顺序：1．投标函珍2狐．法定代表人摘授权书钳3轨．投标人基本品情况声明4．承诺书句5接．公司资质证疑明文件该6封．其它有关资倒料。卧B忍、竣工资料装最订顺序：恭1虏．竣工验收报王告；衰2努．客工程施工合同芳；精3括．路工程承包合同坦；环4禁．知项目施工形成病文件剑；梦5康．工程项目监皆理文件；封6望．工程项目竣纱工图及竣工资统料；墙7遭．其它有关资柿料。扁C兰、其他工程资植料蛙（四）市场营军销类1.订单2.验收单3.采购函慎4沿.晶其他相关资料魔（份具体内容不明如，市场部可提污供意见荷）绘（五）左技术亩资料为类究1.主公司各项目设红计文件（电子见或者图纸的）陈2豆.坦相关报刊杂志渐3包.接各类技术书籍薄、光盘等间（六）其它相比关类纹1扛.暮审批许可类厦主要为公司的盗各类许可文件犯以及资质证书迈文件羞的原件电子文培件斯，洞需保存妥当，叛以备不时之需桨。妨2发.能保密性文件券指涉及保密性庆质丽，如公司的内弟部材料价格等唐的竟资料。牌经营档案资料乱装订要求译（一）档案材淘料一律采用左烂侧装订，沿装败订线长度方向瑞均布三个线穿旦孔，对页数较狂少的合同资料诊可用胶水粘贴鉴。如装订边较读窄，应进行修检补。文件装订加每册（件）不投超坚过碌5厘0倚张纸；刊（二）案卷内饱不应有金属物跨；派（三）案卷内袖文件材料用纸书幅面尺寸一般卫采段用感A饶4它型，大于此标晶准的折叠柿成咸A槽4袜型，小于此标宅准的，应粘贴绘在洞A勇4寸型纸张上；矩（四）外文资感料应保持原来驼的案卷及文件指排列顺序、文洒号及装订形式牵。案卷编目冈（一）卷内文炕件页号的编目慢1觉．卷内文件有司书写内容的页供面均应编写页枯号；匀2忍．页号编写位馒置：单面书写以文件在右下角策；双面书写文许件，正面在右乞下角，背面在际左下角；目3鸦．图样的页号转编写在右下角味，或标题栏外抄右下方；成套婶图样或印刷成许册的文件，不轧必重新编写页驰号，将其作为更一份文件，在伙备注中注明总娇页数；菊4起．各卷之间不俱连续编页号，想卷内目录、卷泳内备考表不编替写页号。耽（二）卷内目运录（附舌件乓1币）的编制厌1踪．序号：用阿推拉伯数字陷从须1赔起依次标注文蒜件的顺序，一磁个文件一个号叔；苍2扶．文件编号：物填写文件文号摧或图号，或设咬备、项目代号固；饥3循．责任者：填瓶写文件形成部即门或主要责任暂者；校4态．文件资料题慈名：填写文件帆标题全称，没躲有标题或标题乖不全的应根据吴其内容或形式捐进行拟写，保同证卷内文件的廉题名不重复；争归档文件资料要的题名及主要旅内容用中文填云写；陵5宪．日期：填写钉文件形成日期服，如同一类文均件组成的汇集沃文件，应填写简起止日期；注6重．页次：应填俭写每份文件首辛页上标注的页得号，成套图样枝或成册文件填狗写起止页号；渐7慎．备注：需要雨时填写；姻8讯．件数：填写林卷内文件的个怨数；撇9排．页数：填写柱卷内文件的总距页数；索1违0园．案卷题名：逗内容要简洁、城准确地揭示卷饥内文件的内容典；忽1摧1捎．谱立卷部门拉：椒填写素资料室海1享2韵．起止日期盖：纯本卷盒内最早皱和最晚形成的始文件资料的时库间跨度；巨1丽3绝．保管期限：症由早公司负责人决殃定，滚资料人员伪负责填写。煎（三）卷内备思考表（附恒件羡2亦）仙1黑．案卷题名：村与卷内目录案政卷题名一致；驶2止．本卷情况说奴明：卷内备考吊表要说明卷内寄文件的件数、取页数，不同载扎体文件的数量捉，说明卷内文包件的组卷情况考及修改、补充恨、移出、销毁漂、参照等情况啦和鉴定性意见奖（例：文字材确料您2放0蜻件域，计10考0温页，照苗片郑1只0圈张，附竭图梅1贸张）；孙3愉．立卷人：由段立卷人签字；如4花．检查人：由扮公司相关粪负责人签字；页5俘．卷内备考表目排在卷内所有嫩资料尾页之后威。食（四）案卷封将面和脊背的编纸制穗1长．卷盒封面（勤见附替件斗5逗）香的决“他题峡名扮”爹、券“君立卷沈部门漂”稻、罢“剥起止日赛期骤”掉，分别与卷内营目录的案卷题很名、立卷安部德室惕、起止日期相讯同。由立卷朝部门记负责填写（打贺印）；也2可．卷盒脊背（沉见附遥件撇6慌）应包含以下坏内容，即年度劣、合同性质、避合同名称、立蒜卷烂部泛室芬编号（吃立卷部门待用简称表示茅，如妖资料室点为闷“寸ZLS物”旁）。由揉立卷部庭室认负责填写（打裂印）。戏3检．填写（打印涂）的标签尺寸烘：标签尺寸应降不超过盒面绿碧色杠线。标签华字体、周边框借线应加粗打印眠成深黑色。灿（五）经营档载案移交清单的抹编制（见附曾件肉3稠）驰1瞒．序号：用阿趣拉伯数澡从筹1者起，依顺序一瘦个案卷一个号之；阔2犁．案卷编号：植填写脊背最下阴方的案卷编号丑；股3揭．案卷题名、途起止日期、卷常内页数、件数劳、保管期限等杀与案卷封面、罪卷内目录中填回写一致。罩（六）卷盒、绘卷内表格及制考作材料料1左．卷盒制作材仙料及规格：卷沫盒的外表常用栽规格为膨310mm禽×魄220mm哲，厚度分别为袍20mm五、欣40mm炎、支60mm茫三种，制作材瑞料用牛皮纸板控双裱压制；笛2拥．案卷内资料扁封面、卷内目装录、备考表采竭用羞A崭4汇纸，用白色纸波制作；廉第四满章喝菜朴档案资料的保蝇管香对所接收的档协案，阶应及时挡入库妥善保管例。域对收进、移出幅的档案必须进鼻行登记。更存放经营档案缘要用专用女的邀文件柜，有条巩件的姥话租可建立馋资料室鸭。档案库房要粱坚固，并具有抬防盗、防火、溜防水、防虫、划防光、防尘、对防有害气体的危专业要求。枯第五著章睁静扎档案资料的管窑理和利用荷黎定期对档案保寿管的状况进行耳全面检查，如峰遇特殊情况应膀随时检查，发匹现问题及时解斯决，以保证档默案的完整与安满全。格讨公司员工借阅挣、复印经营档麦案，阁需填写《档案跪利用申请表》嗽（见附绢件成4亮），册经对资料建负责人攻签字确认算后提供。量一些具有保密炸价值的文件，恰如需借阅，需屈经过公司最高氧负责人签字方偷可提供。图第六此章饭报召档案的移交与志销毁磁电公司经营档案六应讯按季度初步整犯理后惰及时舍移交典到资料室捆。间公司各部门指菊定专人负责接务收本部门的一镇切已形成晚和完成项目的纹经营档案，并较负责整理、归牧类后沫，器填好经营档案消移交清单，每俱季度冒末词一并育移交公司资料睛室进行保存。斗对超过保管期参限的档案，由肥公司主要负责身人阴进行档案鉴定段，对确无保存便价值的档案，瓣进行登记造册摆，经公司领导绳批准后销毁。坏销毁档案时，弃应指定两人以姥上负责监销、角防止档案遗失自或泄密。销毁感完毕后，监销思人员要在销毁部清册上签字，圾并将销毁清册集存档。察档案人员因工廉作需要调动时口，应在调离前钢办好交接手续鬼。谷第七阻章意碗室奖励与处罚辨经营档案的各遗项管理工作纳鹊入经济责任制怒考核，每年考坝核一次，与年妻度绩效奖挂钩维。奖公司各部门和错个人对经营档裹案伐的利用跨不负责任，有父下列情况之一炮的，根据情节担轻重，给予批仓评教育或行政府处分，违法者鄙由司法机关追碧究法律责任。裁（一）架对档案工作人然员履行职责有陷意刁难的；絮（二）岛利用借阅权利衬，非法为他人鉴提供档案的；秆（三）英隐匿、损毁、瞎丢失、擅自销架毁或涂改、伪闪造档案的；省（四）灾其它违反本档价案管理办法的只行为。舅第八排章凯州正附健四碧则飞本办法篇实施墨由羊公司伪负责解释。狸本办法自印发往之日起执行。穗附乘件棒1醋卷株成内态捡目寿括录跟立卷人尚起止日期酷保管期限示案卷题名理卷内共更件物页宿序号浅文件编号吧责任者谦文件材料题名何日期荐页次钥备注附件2卷内备考表表案卷题名求距F-38鼠0暗相关实施文件歪奔本案卷已编号期的文件材料共央毁张。牛其中：文字材横料共耗煎张、图样材料叹共偶荡张、照片鞭０态张。罚立卷人：释替凡***纱孕违检查人：夏鞋懒200光９鲜年够４趋月剃１３称日附件3著经营档案移交范清单疼序号塞文件题名谷件数正备注赏1恭2损3偷4职5森6递7袍8勉9职10韵11坊12林13齐14草15司16末17抖18沙19脚20预21移交日期：移交人：接受人：附件4旷档案利用申请削表茶借阅人汪借阅日期案档案名称刃利用类型迅查阅悦（芳始胖）档洞寿借出奋（皆尼眼）炊制在惠复制动（孟箭需）冬借阅期限裹临时踢（估随促）镰请际借怨（忌纳忆）艺个工作日旦帽留区长期梦（肌干那）究备注纳双倚负责人（签字挨）：祸档案利用申请族表覆借阅人优借阅日期朽档案名称啄利用类型币查阅伍（订捧势）泰信蛋借出降（针稼领）需背颂扭复制该（告您彼）梦借阅期限烈临时渡（掉湖贼）然田帐借顶（素么勺）滩个工作日兆连郑盼长期裹（亭需劳）挨备注揪今算负责人（签字弄）：附件5亭档案盒封面标氏签尺寸及式样半1讲．题名（合同终名称）：联通F-380相关文件143mm联通F-380相关文件13mm13mm冠2蜜．舟立卷部门践：47mm13mm工程部13mm工程部裤3汉．起止日期：47mm13mm09．3．1-09．4．1013mm09．3．1-09．4．10附件6盆档案盒脊背标暖签尺寸及式样18mm舱例护1洪：膛20mm顿脊背式样：18mm玉泉加油站奥运标识2008年工程部投标资料（支出）玉泉加油站奥运标识2008年工程部投标资料（支出）GCB08-012008年工程部合同（收入）玉泉加油站奥运标识GCB-012008年工程部竣工资料（支出）玉泉加油站奥运标识GCB8-012008年工程部竣工资料（收入）玉泉加油站奥运标识GCB08-0136mm146mm30mm顶例兔2宪：倾40mm房脊背式样：38mm36mm36mm146mm1