采购执行工作表格与模板

采购相关表格与模板（一）请购单请购部门申请人员物资用途物资详细信息序号名称型号、规格数量预计单价预算合计合计（人民币大写：——万——仟——佰一^一元一角一分）部门意见及签名签名（盖章）：日期：一年一月一日采购主管意见及签名签名（盖章）：日期：一年一月一日（二）询价单（—）购——字第号名称编号规格说明单位数量说明报价须知交货期限□需于一年—月—日以前交清口订购后—天内交清交货地点付款办法□交货验收合格后付款口试车检验合格后付款订购方法□分项订购口总金额为准报价期限报价截止日期报价单请于——年—月—日—时以前惠予报价以便洽购为荷报价保留时效请保留报价有效期间至询价截止日期起10天以上（三）采购交期控制制度模板第1章总则第1条目的为了达到如下目的，特制定本制度。在必要的时间内准时获得生产经营活动必需的原材料，维持正常的生产活动。减少因采购交期延误造成的公司损失。第2条适用范围在采购过程中对采购交期确定、交期控制、采购跟催的相关事项，均依照本制度进行处理。第2章合理确定交货期限第3条合理确定采购物流方式采购人员需在签订合同之前，合理确定交货方式、运输方式、运输路线等，并提供承运商建议，确保不因物流因素导致交期延误。第4条合理规划进货时间采购人员在与供应商进行洽谈时，应事先估计供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间，以便在合适的时间进货，既能够确保准时供应请购部门，又能确保库存成本最小化。第5条明确交期违约责任采购人员在进行采购洽谈时，应在明确交货期限的基础上，与供应商达成对交期违约责任的共识，并以合同条款的方式在采购合同中体现。第3章采购进度控制第6条及时掌握备货进度采购部人员在同供应商确定交货期限后，采购人员应及时要求供应商提供生产计划或者生产日程表，采购人员根据其提供的计划和日程表掌握并督促进度。采购人员应及时与供应商进行沟通，了解其备货进展，防止出现交期延误或者提前交货。采购人员发现供应商供货进度可能会影响正常的交货期限时，应及时采取措施，消除进度滞后。第7条期中跟催通常情况下，采购人员应注意是否能按照规定时间收到验收报表，未及时收到验收报表的情况下应采取电话查询的方式进行跟催。对于重要物资采购，除要求供应商按时报送进度表之外，还应前往供应商工厂进行实地访问查证，此查证工作应于合约或者订单中明确。第8条验收入库进度控制为了提高物资供应效率，采购专员和质检专员在进行物资验收时，应尽量简化检验步骤，提高检验效率，减少入库手续。进行物资采购时，应优先选择通过本公司质量评估验证的供应商，对质量有保障的优秀供应商提供的物资可实行“免检”处理，以缩短验收入库时间。第4章交期延误管理第9条交期延误原因分析采购专员除对具体采购业务进行交期控制外，还需定期根据采购经验，对交期延误原因进行总结。常见交期延误原因包括下表中所示的3种。交期延误常见原因分析表原因具体内容供应商责任供应商接单量超过产能，生产计划不合理，出现采购和供应危机，质量管理不当本公司责任采购部供应商选择错误，业务手续不完整，价格决策不合理，进度掌握与督促不力，经验不足，频繁更换供应商、条件过于严苛等采购专员采用了紧急订购方式，选择了错误的订购对象，跟催不积极等原因其他部门责任请购前置时间不足，技术资料不齐备，设计变更或标准调整，订购数量过少，点收、检验延误，请购错误等其他原因采供双方沟通不良，未能掌握一方或者双方的产能变化，联络未得到落实，技术资料不充分，质量标准沟通不一，未达成单价、付款、交期的共识等造成延误偶发不可抗拒因素，如自然灾害，经济、政治、法律因素的变动等造成延误第10条交期延误处理针对不同原因的交期延误，采购人员应采取相应的解决方案。因供应商原因导致的交期延误，采购人员应及时进行催货，要求供应商根据合同条款承担违约责任。因本公司采购部原因造成的交期延误，应加强采购人员交期意识，提高采购人员业务素质，并对相关责任人进行批评。对公司造成严重损失的，应记失职一次，并处一定数额的罚款。因双方沟通不畅造成的交期延误，采购部首先应加强内部控制，改进采购工作业务水平，加强同供应商沟通，建立完善、畅通的沟通机制。因偶发不可抗因素造成的交期延误，应与供应商协商进行处理。自然灾害造成的损失应寻求保险公司进行赔偿；其他偶发因素造成的损失，应和供应商协商解决，力求将双方损失减小到最低