房地产会议制度(十七)

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房地产公司会议制度(十七)

1.目的和范围:会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在于标准各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从而有利于持续有效的制度化改良。其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参与的会议。

2.职责

2.1总经理/副总经理

2.1.1主持经理例会、公司专题会议、治理评审会议、全体员工大会;

2.1.2指定专人追踪经理例会事项的落实状况;

2.1.3经理例会后,指定专人整理睬议记录,形成并发放会议纪要;

2.1.4参与相关会议。

2.2总经理室

2.2.1总经理秘书负责经理例会的通知、召集;总经理室有关人员参与经理例会。

2.2.2总经理室通知召开公司员工大会;

2.2.3组织召开公司专题会议;

2.2.4负责组织与质量治理体系有关的会议;

2.2.5总经理室副主任负责经理例会和公司专题会议的会议记录、会议纪要发放、会议布置工作执行状况的追踪、落实和反应等工作。

2.3各部门

2.3.1经理例会前向总经理室递交本部门工作周记，部门正职经理和工程部正职经理参与经理例会，布置执行会议安排工作;

2.3.2部门经理主持召开本部门周会，负责周会精神在本部门内部的沟通;

2.3.3业务主管部门负责业务专题会议的召开，并组织相关部门参与;指定专人做会议记录，发放会议纪要、追踪落实会议布置工作;

2.3.4部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参与外部会议(高级员工由总经理批准);

2.3.5人力资源部负责公司员工大会等会议的详细会务安排。

3.工作流程

3.1会议类别

3.1.1例会，包括经理例会、各部室周会、工程部例会、施工监理例会等;

3.1.2专题会议，包括公司专题会议和部门业务专题会议(针对业务专题由业务主管部门牵头组织有关人员召开，如图纸会审会议、开标评标会议、合同评审会议等);

3.1.3与质量治理体系有关的会议，包括内外审首末次会议，内、外部审核会议，治理评审会议等;

3.1.4全体员工大会，包括各种发动大会、年初规划发动会、年终总结表彰会等;

3.1.5其他内部会议;

3.1.6外部会议：指公司员工外出参与的由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议。

3.2会议组织流程

3.2.1例会

3.2.1.1经理例会

A.经理例会由总经理/副总经理主持，总经理秘书负责召集，原则上每两周一次。与会人员为各部室正职经理、总经理室有关人员以及总经理指定的其他员工。原则上每三个月召开一次经理例会扩大会议，与会人员范围扩大至公司本部以及各分支机构的全部中、高级职员。

B.在例会前，各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份(分发至总经理、两位副总、记录存档各一份)。周记包括“本周工作主要状况”、“存在的问题及改良意见”、“下周主要工作规划”三个栏目。总经理室指定专人追踪上次经理例会事项的落实状况，并整理成“经理例会落实状况”一式四份(分发范围同部门工作周记)。

C.在经理例会上，由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中的事项;总经理主持争论各部室周记“存在的问题及改良意见”栏目中提出的问题，并确定改良意见;总经理主持争论会上提出的其他问题。

D.在经理例会后，由总经理室副主任整理睬议记录，形成会议纪要。会议纪要送呈副总经理批阅后，准时发放至各与会者手中。与会者应向本部门员工传达会议精神，安排落实会议布置工作。会议纪要必需编号，标明“机密”字样，注明会议时间、地点、参与人员、缺席人员。经理例会纪要共分“上次例会未完事项”和“本周例会事项”两个栏目。总经理室保存经理例会纪要、各部室周记、“经理例会落实状况”，并按年度整理成册，按规定，每两年向公司图书档案室移交一次。

3.2.1.2各部室周会

由各部室经理负责主持召开，会议内容包括传达经理例会精神、安排执行经理例会上布置的工作、通报本周工作主要状况、争论存在的问题及改良意见、安排下周主要工作规划等等。原则上每隔一至二周一次，与会人员为各部室全体员工。各部室周会应形成书面纪要或以周记的形式表达，以适当的形式(如在部门办公室的看板上张贴)在部门内部传递，并在当周经理例会前送呈总经理室。

3.2.1.3工程部例会和工程部参加的施工监理例会

工程部例会和工程部参加的施工监理例会的有关制度参见《施工治理程序》。

3.2.2专题会议

3.2.2.1公司专题会议

总经理/副总经理依据公司业务运作的需要确定公司专题会议议题、议程时间、地点、与会人员等，由总经理室依据总经理的意见负责召集有关人员召开专题会议，并负责会议记录、会议纪要发放(发

放范围：每一位与会者)和会议布置工作的追踪落实等。公司专题会议依据详细状况不定期进行。总经理室保存专题会议纪要，并按年度整理成册，定期送公司图书档案室存档。

3.2.2.2业务专题会议

由业务主管部室负责召集，与会者为各有关部室人员。会议应形成书面纪要分发至全部与会部门的主管手中，并由专人对会议布置的工作进展追踪。业务专题会议依据业务开展状况不定期进行，必要时可针对同一专题进行屡次会议，形成系列纪要。会议纪要的发放和存档同3.2.2.1的有关规定。

3.2.3与质量治理体系有关的会议

与质量治理体系有关的会议，包括内外审首末次会议、内外部审核会议、治理评审会议等，其有关规定参见《工作改良治理程序》。

3.2.4全体员工大会

员工大会由总经理/副总经理主持，总经理室通知召开，并布置有关部室预备会议资料，人力资源部负责详细会务安排。员工大会不形成会议纪要，但总经理室应保存会议有关材料，并定期整理归档。

3.2.5其他内部会议

其他内部会议的有关制度参照上述适用的条款执行。

3.2.6外部会议

公司员工外出参与由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议，必需征得部门主管同意，如需出差，必需根据《人力资源治理》办理出差申请手续。员工外出开会期间，必需做好会议记录，返回公司后，必需在一周内整理有关资料，向部门主管或总经理室提交报告，必要时召集有关会议进展传达。

3.3会议纪要及其他会议文件的归档

会议纪要及其他会议文件归档参照《档案治理》的有关规定执行。

4.相关文件