公司公文处理办法模版模版VIP

公文处理办法第一条为实现公文处理工作标准化、规范化、制度化管理，提高公文处理的质量和效率，充分发挥公文在行政人事管理、公务活动及业务往来中的重要作用，特制订本规定。第二条本制度所称的公文，是指各单位对内、对外制发的报告、请示、批复、通报、规定等以红头文件或纪要、函件形式正式发布的纸质和电子文件。第三条各单位办公室是本单位公文处理的职能部门。第四条公文种类（一）决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销各所属（集团）公司、子公司不适当的决定事项。（二）通知：（三）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告：用于向上级单位或领导汇报工作，反映情况，答复上级单位或领导的询问。（五）请示：用于向上级单位或领导请示、批准的事项。（六）批复：用于答复各所属（集团）公司、子公司的请示事项。（七）意见：用于对本单位内部重要问题提出见解和处理办法。（八）规定：用于对本单位内部重要事项做出规范性要求。（九）函：用于对内、对外非直接隶属关系工作往来的询问或答复等。（十）会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。第五条常用公文的组成及格式常用公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附注、附件、版记（即主题词、抄送单位、印发单位和印发日期、印发份数）等组成。（一）发文标识1、文件式公文：由发文单位全称或规范化简称后面加“文件”组成。如*集团文件标识使用“上海*（集团）有限公司文件”，使用红色1号粗宋体字，单行排列。如单行不能排列，可适当调整字号或字间距。2、信3、纪要式公文：适用于会议纪要，标识由“会议纪要”组成，并注明纪要字号。纪要式公文标识用红色1号粗宋体字。（二）发文字号：发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下空1行，用4号宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下印一条红色反线，反线中间不加五星。1、文件式公文、信函式公文：均应注有〔××××〕×××号，如：沪鹏集发〔2010〕8号。一般首字为地区简称，如：沪（上海），第二、三字为本单位公文式简称，如：鹏集（*集团），尾字为文件别，如：人（人力资源）。2、纪要式公文；重要会议纪要应注明“××纪字〔××××〕××号，一般性会议纪要可不注明字号，但须注明纪要名称、期号和时间。3、各所属（集团）公司、子公司发文字号由本单位办公室统一编制确定。发文字号应统一、连续编排，不得出现漏号、重号。（三）签发人正式红头公文均应在发文编号右侧用4号黑标宋体字注明签发人姓名。（四）标题红色反线下空1行，用小2号粗宋体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（五）主送单位除“会议纪要”外的公文均应有明确的主送单位。向上级单位报送的请示、意见和报告，应将主送单位的全称或简称在首页标注。向上级单位的正式公文，不要以该单位的领导人为收文人，应以上级单位为收文单位，不编号的文件可以领导个人为收件人。向下行文或向平行单位行文，受文单位为主送单位。主送单位应于标题下空1行，左侧顶格用4号粗宋体字，多个主送单位不能单行排列，回行时仍顶格。（六）正文1、主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文使用4号标宋体字。2、正式公文结构层次分为：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1、＂，第四层用“（1）”，第五层用“①”。3、正文部分在页尾结束的，跨页不使用（此页无正文），应尽量增加或缩减行距，保证印章、版记页有正文内容。（七）附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用4号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（八）成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。（九）印章制文单位的名称已在标题中出现的，在文尾只标注日期，不再重复出现制文单位名称，文尾制文单位名称必须为全称，并与印章名称相符，任何部门、个人或不具备公开发文的单位文尾制文单位不得使用本部门、单位或个人名称。文尾用印应注意骑年盖月，上不压正文，并做到清晰、端正，不得使用倒印。会议纪要不加盖印章。（十）版记1、主题词：公文应当标注主题词。主题词是用于提示公文内容，便于公文检索查询的规范化用词“主题词”用小3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用4号粗宋体字；词目之间空1字。2、抄送抄送单位是指除主送单位外需同时告知或协办、执行的单位或领导。在主题词下一行，“抄送”两字和抄送内容用4号宋体字，后标全角冒号。发送上级单位或领导均使用“抄送”，不使用“抄报”。3、印发单位和印发时间公文印发单位均应为本单位办公室或行政部（室），并对公文格式、文体等负责，其他部门或个人均无权使用本单位或个人名义发布正式公文。印发单位及时间位于抄送单位之下，占1行位置；用4号宋体字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识，后注“印发”。4、版记中的反线版记中除最后一项要素下不加黑反线外其他各要素之下均加一条黑反线。5、版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。第六条发文办理程序发文办理程序是指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、登记、定密、缮印、用印、分发等过程。发文应建立《发文登记本》，由收文人签收。严格按照文件标明的范围及时、准确发文，不得遗漏、错发、积压。密级文件、重要文件指定专人递送。以电子邮件形式或通过OA系统制发的各类公文，主要受文单位、部门或个人应向制文单位发送收文回执，并做好文件分类归档工作。其他相关收文单位、部门或个人必须及时阅办。（一）拟稿部门或拟稿人起草公文后，在发文稿上标明拟稿部门、拟稿人、部门负责人（需会签的应先会签）后送本单位办公室。（二）办公（三）办公室审核后直接报送相关领导签署审批意见，并呈报签发人签字后，方可用印、制文、分发，特殊情况可也转交拟稿部门或拟稿人，由其按流程经相关领导审批后由办公室统一用印、制文、分发。（四）经批准具备发文编号资格的职能部门自行负责本部门公文的登记、编号、用印及分发等工作，除此之外，所有公文均应由本单位办公室负责。第七条收文办理程序（一）外来公文由前台文员或办公室指定专人负责签收。（二）公文收文应建立《收文登记本》，收文时要按规定签收，签收应用全名，并注明签收日期。重要的来件（如传真、电报、快件等）还应注明签收时间。（三）收到下级单位上报的需要办理的公文，应由办公室进行审核。审核的重点是：是否应由相关单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（四）公文签收后应填写《公文阅办单》并及时送交相关单位、部门或领导，应随到随清，及时准确分发，不得丢失损毁和搁置延误。（五）一般属阅知类公文自上而下流转，属请示、阅办类公文自下而上流转。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。（六）流转办结的公文根据《档案管理制度》规定由本单位办公室负责归档。第八条涉外公文涉外公文指对国外政府部门、国外企业、单位行文或*集团在国外进行业务经营或管理的分支机构、项目公司或子公司行文。（一）对国外政府部门、企业单位行文应注意：1、遵守国家法律法规；2、保守国家及企业机密；3、尊重对方国家习俗及相关禁忌；4、一般使用国际通用的英语行文，注意翻译内容的准确性、规范性。（二）驻外机构公文应参照本制度并结合当地国家相关规定或习俗制定本单位公文处理办法，报集团办公室审批备案后执行。第九条集团其它文件（合同、付款凭证、招投标、函、报告等）流转，按文件内容、授权范围予以审批。（一）集团各职能部门、所属公司、子公司负责处理本部门（或本单位）职责范围内的文件审批流转工作，对于需多部门处理的审批事项，由文件发起部门自行完成会签。