电子政务平台的技术研究及应用 - 电子政务教程

电子政务平台的技术研究及应用-电子政务教程【摘要】为了加快海南大学信息化建设步伐，推进学校校园网数字化建设，海南大学启动了教育电子政务平台。该系统的启用大大提高了学校公文的流转速度，使得学校行政办公文件的处理效率大大地提高，根本实现了办公“无纸化〞。本文将结合实际经验谈谈教育电子政务平台在海南大学的根本应用，并提出一些意见与倡议。【关键词】电子政务设计应用

一、教育电子政务平台的启用背景

为进一步推动电子办公和文件信息交换等系统的应用和教育政务信息资源的开发利用，逐步建立覆盖全国的教育电子政务网络体系，教育部于2008年发展“教育电子政务试点项目〞建设，选择网络根底和软硬件条件较好、具有一定创新意识的1－2个地市(区)和2－3所地方高校，作为试点项目的候选单位。

海南省教育厅响应教育部的号召，为推动海南省教育电子政务信息化建设，实现信息共享和电子公文传输，于2008年举办第二期"教育行政办公系统"高级管理员培训班，各市县教育局、学校等单位的40名网络中心技术员加入了学习。海南省教育厅决定在2008年1月1日正式启用海南省教育电子政务系统，教育行政部门和学校将通过教育部"教育行政办公系统"发展电子办公与信息交换工作，实现无纸化办公。

海南大学作为海南省唯一的一所重点综合性大学，为贯彻海南省教育厅的加快高校信息化建设步伐；推进高校校园网和高校图书馆数字化建设，构建高校校园网资源共享平台，大力扩充网络资源库，实现资源共享，推进高校多媒体教学和网络教学，也制定了相应的数字化校园规划，并把教育电子平台的应用作为推动数字化校园建设的第一步。海南大学于2008年初就开始着手准备教育电子政务平台的建设工作，在硬件方面和软件方面都下了大的工夫。在硬件条件上，首先整和儋州、城西和海甸三个校区的网络，实现了校园网一体化，三个校区网络互通，并购买专门的一台效劳器用于教育电子政务平台。在软件方面，屡次组织人员到海南省教育厅加入培训，认真学习教育电子政务平台的各项功能。并到海南省其他已经应用了这套系统的单位去参观学习。

海南大学在2008年底开始在学校小范围内进行了教育电子政务平台的试运行。并对相关人员进行了系统的操作培训。经过3个月的试运行与屡次的培训，于2008年2月底在全校范围内正式启用电子教育政务平台。从试运行到现在，教育电子政务平台已经运行了近半年的时间了，总体上来说效果还是很好，使用的人员反映也不错，但系统也存在着一些缺乏。本人作为海南大学电子教育政务平台的管理人员，主要负责整套系统的推广和技术支持，现结合自己的工作经验，谈谈对这个系统应用的心得与体会，希望自己的这些心得与体会能对同行在本系统的应用有所帮忙。

二、教育电子政务平台的实际应用

教育电子政务平台是一个综合性的应用平台，包括行政办公与事务处理、公文与信息交换、信息发布与管理、统一用户平台和电子签章等系统，根本可以满足目前各级教育行政管理以及学校的业务需求。该平台可与其它如人事、财务、教务教学等业务系统进行应用整合。

海南大学的教育电子政务平台运行在学校的校园网上，从平台运行平安的因素考虑，非校园网接入的用户目前不能使用该平台。其推广应用工作主要由校长办公室统一组织协调，网络与教育技术中心负责平台的运行保障、技术指导、运行维护等工作。为保障系统的正常使用，我们要求每个二级单位指定专人负责此系统的公文处理工作，并对该名负责人进行专门的培训。该平台主要用在海南大学行政办公与事务处理上，依托这个平台完成文件的起草、审批、成文及分发，并应用这个平台的其他一些功能。海南大学教育电子政务平台的用户现阶段主要分为两大类：一类是单位用户，他们的权限是文件的起草、收发等；一类是个人用户，他们的权限主要是文件的审批。通过两类用户的相互配合来完成整个文件的流转过程。

我们在教育电子平台中使用最多的就是办公与事务处理，它也是这个平台最核心的局部。它主要是实现文件的起草、审批、成文及分发的一个过程。在这个平台上我们把所有的文件主要分成两大类：一类是收文，它包括外收文和内收文两局部。外收文是指学校的校长办公室和党委办公室通过这个平台从海南省教育厅和海南省教育工委接收文件。内收文是指学校的校长办公室和党委办公室通过这个平台接收学校内部各个机关处室及二级学院的文件。另一类是发文，它包括外发文和内发文两局部。外发文是指学校

以海南大学的名义发文给海南省教育厅。内发文是学校通过这个平台向各个二级单位发送红头文件。我们这里的文件收发都是站在校长办公室和党委办公室的角度来看的，这表明文件的收发工作主要都是通过这两个部门来完成。文件的收发类型：海南大学的文件收发类型主要有下列几个，一个是各个二级单位的请示，报告类文件；二是各个职能部门的代拟稿文件；三是海南大学公文批阅类文件。其流程分别如下：

1.请示，报告类文件流程

我们可以看到整个流程的过程为：二级单位起草文件发送单位负责人批示退回二级单位发送校办秘书科发送校办主任批示退回校办秘书科发送校领导批示发送校办秘书科发送相关部门意见退回校办科秘书科发送相关部门办理，最后结束流程。在这个流程中，在文件的发送上我们设计的是让二级单位把文件以附件的方式发送。所以在此类文档的模板设置上我们选择的是模板类型是“html模板样式〞。因为我们学校在这整个在请示，报告类流程的处理中对上报的文件不会做任何修改，只是相关领导进行阅批，最后再要求相关部门按照批示进行办理。

2.职能部门代拟稿流程

职能部门代拟稿的整个流程和请示，报告类文件的流程差不多，唯一的区别就是在文件的发送方式上不同。请示、报告类文件是以附件的形式发送，而在职能部门代拟稿在发送方式上我们是通过教育电子政务平台中的自带的“word正文〞。因为我们学校在这类文件的整个处理过程中需要对其进行相应的修改，并且要求在这个word文档可以看到是谁修改了并且修改了什么内容，而这个系统的“word正文〞正好可以实现这些。它主要是将office中的word功能镶嵌在这个平台中。在此类文档的模板设置上我们选择的是模板类型是“word模板样式〞，然后在添加文件时通过点击“word正文〞，然后在word中输入文字，完成之后点击“保留提交到效劳器〞。

3.海南大学公文批阅类文件流程

公文批阅类的文件的流程主要是把海南省教育厅和海南省教育工委发送来的文件通过这个流程转发给校领导和相关部门的负责人进行批示。流程图如下：

海南省教育厅和海南省教育工委发送来的文件我们是通过“公文与信息交换〞“文件收发〞“收件箱〞“全部〞。这里面都是通过这个系统从海南省教育厅接收的文件，我们首先翻开一个需要转发的文件，然后点击“转入收文〞，转入之后就可以按照以上的流程进行发送了。现在海南省教育厅和海南省教育工委发送来的文件都是扫描后以图片的方式发送给我们学校，通过转发的方式发送给校领导看，他们需要一张一张图片的看，如果图片太多的话，非常的麻烦。所以校办在接收到海南省教育厅和海南省教育工委发送来的文件后，先把文件的图片下载，然后都粘贴到一个word文档中，最后在“收文登记〞“海南大学公文批阅类文件〞，把做好的word文档以附件的形式上传，再发送给校领导批示，这样的话就方便他们查看。等批示完毕之后再根据要求分发到全校各个二级单位。最后发送给学

校档案馆存档。

三、教育电子政务平台的问题与倡议

在此系统的实际应用过程中，我们也遇到过很多的问题，有些解决了，但有些由于软件本身的一些限制无法解决，这里我就谈下自己在使用过程中所遇到的一些问题。

1.账号设置

在此系统用户账号建立时，我们一开始在用户别名的设置上对单位用户是用他们单位的拼音的简写，而对可以填写批示意见的个人用户用的是他们姓名的拼音全拼。这样的设置到后来出了问题，因为现在我们学校里的人事调动比拟频繁，一个学院的的院长调到学校当副校长，而原来的副校长调到别的学校去了，则原来的个人账号的使用就出了问题，以前的副校长的账号是他本人姓名的拼音，那这个院长肯定不会用这个账号，他自己原来本身的账号也不能用了，因为里面的文件都是学院的文件。这个系统的设置是不能对这个用户别名进行修改，这样就造成了很大的不便。虽然最后我们通过另一种方式解决了，但比拟麻烦。个人倡议把用户别名这项设置可以修改，这样的话我们可以把每个用户别名用岗位的名称来定义，而不是个人的名称。

2．“固定流程〞与“发送给其他人员〞

在一个文件起草好了之后，点击发送后，弹出的对话框中有“固定流程〞和“发送给其他人员〞。在电子政务应用中较为普遍的现象是在发送文件时，没有找对发送的对象，有的单位起草完文件后“发送给其他人员〞直接发送给校办秘书科，有的甚至直接发送给了校领导。这样操作后，文件流程会发生混乱，导致文件最后无法收回、成文、归档。倡议在弹出的对话框中把“发送给其他人员〞这个选项屏蔽。

3.调用word时自动启动“修订〞功能

在文件的起草，要用的“word正文〞时，很多人员在没有关闭word中自动启动的“修订〞就开始输入文字，导致最后成文的文件中出现许多修订的内容，导致文件归档时，归档员无法将此文件打印出来存档。个人倡议该系统设置上第一次起草文件时不自动开启修订功能，之后的