如何在企业管理中发挥基础档案管理效用,档案管理论文

如何在企业管理中发挥基础档案管理效用,档案管理论文对。企业来讲,企业基础档案的重要性是不言而喻的,它作为一种信息资源,作为企业的科研、技术、生产和经营等活动的真实记录,同时也是企业管理中的重要组成部分。假如没有信息、数字以及资料管理就很难在这个瞬息万变的市场中捕捉时机,另外,企业保卫知识产权的基础性措施之一也是基础档案管理。在发生知识产权的纠纷时,企业基础档案往往能起到非常重要。所以,在日常的工作中各企业应该注意各种档案材料的收集和积累,并且一定要根据要求进行科学的分类和整理,统一管理本企业各种载体、各种类型的基础档案,使基础档案得到有效利用。l、现前阶段基础档案管理存在的薄弱环节1.l对基础档案的重视程度不够长期以来,相当一部分基础档案人员都是处。默默无闻的工作状态中,部分领导也对基础档案工作的重视不够,以为基础档案工作不会对企业的生存发展起到什么作用,只是一般保管性、事务性的工作,只要做到不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了,甚至还出现了重要档案找不到根底的现象。l、2基础档案管理气力薄弱,管理手段落后大多数基础档案管理人员身兼数职,导致对基础档案工作的投入精神特别缺乏;或没有得到专业的培训、对基本常识不清楚,导致其业务水平比拟低;甚至有些基础档案管理人员没有任何从事管理基础档案工作的经历体验,抱着草草应对,应付了事的态度,只是在基础档案盒中归置放入日常的事务材料,以应付上级的验收检查。但是假如不能将重要的文件根据要求及时严格的整理归档,就会对今利用基础档案甚至企业发展造成非常严重的后果。2、基础档案管理对企业发展的重要性2.l企业基础档案是企业日常活动的资料库。档案记录着企业成长的点点滴滴,一个企业从创立到发展,牵涉到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信誉凭证、科技成果等大量资料,包括文件、图文、录音、影像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。它不仅仅仅是企业生产经营活动的简单记录,更能具体表现出出企业发展的规律和将来发展的方向。企业的日常活动,例如做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案比照,没有档案就无法进行。2、2有效的企业基础档案管理能够防患企业商业机密的外泄企业档案无不牵涉商业机密,在市场竞争日益剧烈的今天,企业与企业之间,国内企业与国外企业之间,收集信息,利用情报,获取对方的档案资料,是出奇制胜、打败对手、占领市场的重要手段之一。假如没有统一管理,听凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。相反,假如企业的档案得到公司的重视,管理上规范有序,管理人员的保密意识强,则能够有效地防止企业的商业机密外泄,保卫公司的利益。2、3基础档案管理能够简化工作程序,提高工作效率企业管理千头万绪,但不管是技术研究、人力资源、行政管理、业务经营、采购物流以及财务资金等等都与事务性工作离不开(签章盖印、信函交寄、文印收发、企业档案)。假如没有做好档案的收集和整理工作,一旦以后工作发生问题就无从查证。工作人员从一开场就要有档案记录保存的习惯,构成科学规范的档案管理流程,这样有程序有制度的逐级办理,有利。工作的明确分工,权责分明,进而有效提高工作效率。3、怎样更好地在企业管理中更好地发挥基础档案管理3.1强化企业工作人员的基础档案意识当下,在市场经济条件下,人们对基础档案工作的重要性及其作用还认识缺乏。这就要求企业领导者从全局出发,既重视基础档案的基础设施建设,又重视基础档案工作的深化管理和有效利用,使基础档案管理工作深人人心。促使基础档案人员和企业工作人员积极配合,通力合作,扬长避短。一方面企业工作人员严格根据程序认真积累文件材料,及时整理、鉴定和归档。基础档案人员则应对基础档案工作各个环节提出要求,指导和协助各部门做好立卷归档工作,发现和研究工作的新内容、新问题,正确树立基础档案的价值观、时效观、动态观,加强效益意识、信息意识、服务意识,在实践中要积极主动地探寻求索新的途径,使基础档案管理的水平得以提高,为企业的经济建设添砖加瓦。3.2全面提高基础档案人员的综合素质基础档案人员的技能和素质要求正随着我们国家市场经济体制的逐步建立而越来越高,基础档案的管理人员知识构造单一与传统的管理基础档案的方式方法,已经无法完全的适应时代发展的新要求。因而,全面提高基础档案人员的综合素质就显得尤为重要和迫切。3.2.l、倡导行业精神基础档案工作的行业精神是基础档案工作者所表现的烙尽职守,不图名利,无私奉献的行为风范它是推动基础档案人员自觉提高本身素质的源动力,一个人只要树立了正确的世界观、人生观和价值观,只要全身心投人到本职工作中,爱岗敬业,才能产生渴求知识,吸收能源的动机。所以引导广大基础档案人员不断加强职业道德修养,树立扎根基础档案工作,专心致志搞好基础档案工作的行业风气。3.2.2更新知识构造新时期基础档案工作也面临着机遇和挑战,一个好基础档案工作者,除有扎实的理论素养和深切厚重的基础档案专业基础知识外,还必须全面学习把握新知识,拓宽自个的知识领域,结合基础档案工作特点,把握并灵敏运用当代化技术和技能,不断提高综合分析能力和编研开发水平,进而成为有知识、-懂业务、会管理,胜任本职工作的行家里手。3.3适时有效地利用基础档案(l)超前性要及时准确地把握资料信息,将科研、生产、经营等实际工作严密相连,围绕工作热门、难点以及重点问题提供基础档案资料,为领导的科学决策提供根据。(2)系统性全面系统地提供基础档案信息,并主动为相关部门提供系统的完备的基础档案资料,尽可能地知足科研、管理和生产的需要。(3)实用性开发利用基础档案资源要根据本企业的特点进行,力求保质保量,及时高效为企业提供服务。(4)深人性基础档案工作者必须深人到企业经济建设领域,企业发展到哪里,基础档案工作就延伸到哪里,使之与生产、科研。建设项目同步进行。3.4深化基础档案管理实现科学化的基础档案管理的基础以及重要前提都是建立健全文件等资料的归档制度、做好文件等资料的归档工作需要构成制度明确职责并落实到位、但手基础档案工作的起点和基础者仔是收裳如、组卷好文件材料,要求每个部门与工作人员做起,进市一次全面的清理和整理,以保证各个类别材料齐全,完好。而组卷工作则应遵循:1)JlNll序原则,一个檀卷文件材料是一个类别的个部、井按构成时间顺序组卷:2)代表性原则,将最能反映工作大概情况的文件放在全部檀卷之首,而封面的标题应是最能准确揭示卷内文件材料的详细内容;3)美观原则,整洁干净,破损的材料加以修补,厚的材料组成两卷或数卷,太薄的材料几个类别能够组成一卷;4)内在联络原财,同类文件能够分声像、图片、文字等形式分别组卷、保管,一但相关基础档案标号要保持一致;5〕经常性原则,即坚待平日