学校物品采购管理制度

学校物品采买管理制度第一章总则第一条为了规范学校采买行为，提高学校采买效率，明确岗位职责，有效降低采买成本，知足学校对优质资源的需求，维护公然、公正、公正的市场竞争环境，根据有关法律、法例规定，联合我校实际，拟订本制度。第二条学校总务处、教导处、实训处、财务室等部门，为执行其职能或为师生教育教学服务，使用财政性资本获取货物、工程和服务的，合用本制度。第三条学校采买推行集中采买和分别采买相联合，采买项目必须严格执行区教育局有关审批、批准、备案管理等基本程序。第二章管理机构第四条成立学校采买领导小组，由学校校长任组长,分管财务后勤的副校长、纪检副校长、工会主席任副组长,成员由总务处、财务室、教导处、专职采买员和两名教师代表组成。领导小组组长对学校采买负总责，详细事务由总务处牵头组织展开，纪检副校长、工会主席和教师代表等负责监察检查。第五条学校采买领导小组的主要职责是：传达上级有关文件精神，对各部门的政府采买申请进行审批，对部门采买行为推行过程监察检查，对发现的问题实时进行纠正，检查办理交易活动的投诉和纠葛。第三章岗位设置及职责第六条实施归口管理，明确岗位职责。学校应该明确采买管理领域内部控制的决议、管理、执行、监察各块的职责。明确财务室为管理部门，总务处、教导处为采买执行部门。财务室应该牵头成立本单位政府采买内部控制制度，明确学校部门在政府采买工作中的职责与分工，成立政府采买与估算、财务（资本）、财产、使用等业务机构或岗位之间交流协调的工作体制，共同做好编制政府采买估算和实施计划、确定采买需求、组织采买活动、履约查收、回复询问质疑、配合投诉办理及监察检查等工作。第七条加强内部监察。学校财务审计、纪检监察等部门要发挥监察作用，加强对采买执行和看管工作的惯例审计和专项审计。通畅问题反应和受理渠道，经过检查、查核、设置监察电话或信箱等多种途径查找和发现问题，有效剖析、预判、管理、处理风险事项。第八条合理设岗，加强权责对应。合理设置岗位，明确岗位职责、权限和责任主体，细化各流程、各环节的工作要求和执行标准。（一）界定岗位职责。学校应该联合自己特点，比较政府采买法律、法例、规章及制度规定，仔细梳理不同环节、岗位需要重点控制的风险事项，区分风险等级，成立制度规则、风险事项等台账，合理确定岗位职责。（二）不相容岗位分别。学校应该成立岗位间的制衡体制，特殊环节波及的岗位应由不同的人员担当：1.请购部门（采买需求编制岗位及人员与采买需求内部审核岗位及人员）；审批部门（采买文件编制岗位及人员与采买文件的复审、审核的岗位及人员）；3.采买（采买合同签署岗位及人员与采买查收的岗位及人员）；4.查收登记（采买查收岗位及人员与财产管理的岗位及人员）。（三）有关业务多人参与。采买人、集中采买机构关于评审现场组织、单调根源采买项目议价、合同签署、履约查收等有关业务，原则上应该由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。（四）实施定期轮岗。采买人、集中采买机构和看管部门应该按规定成立轮岗交流制度，按照政府采买岗位风险等级设定轮岗周期，原则上不超过三年，风险等级高的岗位原则上不超过二年。第四章政府采买业务管理第九条学校使用财政性资本采买的货物、工程和服务都属于政府采买范围，必须执行政府采买制度。在依法拟订的集中采买目录以内的或许采买限额标准以上的货物、工程和服务执行集中采买，对采买目录以外或许采买限额标准以下的货物、工程和服务执行分别采买。第十条政府采买程序。政府采买程序包括下列主要步骤：采买需求论证，政府采买估算编制及审批，汇编政府采买计划，确定并执行采买方式，订立及执行采买合同，查收，结算。第十一条采买需求论证。编制年初估算时，财务室应组织召开各部门会议，传达年初估算精神，对各部门提出的采买申请进行审核。对确需采买的项目报经教代会审核，教代会着重从学校是否有相应的财力支撑和采买的必要性方面进行论证。第十二条政府采买估算编制及审批。学校按区教育局计财股的要求，在编制年度估算时，应同时编制政府采买估算。申请采买的货物、工程和服务必须切合国家有关规定，并考虑其经济性和实用性。没有编制估算的采买原则上不批准，确因特殊情况必须采买的，须经上级同意。第十三条汇编政府采买计划。学校根据采买估算，对采买的货物或许服务对市场作充分的调研，汇总编制采买需求计划。第十四条确定并执行采买方式。学校在重庆政府采买管理系统上申报采买，经主管部门、财政部门审核同意并下达采买方式，详细采买方式为：公然招标、邀请招标、竞争性谈判采买、单调根源采买、询价采买、竞争性磋商采买；学校根据详细的采买方式委托集中采买代理机构执行采买。第十五条采买方式更改申请及审批。区教育局计财股下达了采买方式之后原则上不得更改，但如果两次公然招标流标，在时间比较紧的情况下，学校能够向区教育局计财股申请由公然招标更改为竞争性谈判，或许两次竞争性谈判招标流标后合格供给商只有一家的情况下能够申请采买方式为单调根源采买。更改采买方式需区教育局计财股审核同意。第十六条订立及执行采买合同，查收，结算。学校与集中采买代理机构依法签署政府采买委托代理协议，明确代理采买的范围、权限和期限等详细事项。采买代理机构应该严格按照委托代理协议展开采买活动，不得超越代理权限。根据要求编制招标文件、组织开标。学校根据招标的结果编制采买合同，签署采买合同并交集中采买代理机构和区教育局、财政部门审核。实施采买、组织查收。查收无误后按照采买合同进行结算。第十七条政府采买服务管理。学校根据年初估算安排，在财政部门拟订的本级政府购置服务指导性目录内，按照财政部、民政部、工商总局拟订的《政府购置服务管理办法（暂行）》（财综〔2014〕96号）执行。第十八条采买查收管理。合同实施过程中和采买结束，学校应组织技术部门、纪检监察部门、工会代表和使用部门的有关人员进行检查查收。第十九条采买质疑回复与投诉管理。采买过程中出现供给商质疑和投诉，应按《政府采买质疑和投诉办法》（中华人民共和国财政部令第94号）解决，采买人负责供给商质疑回复，供给商投诉由上级部门依法办理。第五章风险评估及内控目标第二十一条明确责任主体。政府采买工作组织构造设置应按照统一领导、分级管理、目标一致、权责分明的原则，根据学校工作需要成立政府采买业务领导小组，由学校内部审计、工会代表和纪检部门发挥监察作用。请购部门为组织实施政府采买项目的责任部门，部门负责人为有关责任人，负责本部门需要办理政府采买项目的详细事项。每个采买项目都要确定详细负责人，以明确项目风险和确实做好内部控制，保证内控制度有效实行。第二十二条内控目标。以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，经过拟订制度、健全体制、完善举措、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采买内部运转和管控制度，做到拘束体制健全、权力运行规范、风险控制有力、监察问责到位。第二十三条对政府采买内控制度执行情况进行必要的绩效查核。充分调换各项目参与人员的积极性，将政府采买内控执行情况归入学校的绩效考评，敦促项目参与人提高认识，保障项目估算和政府采买政策的最终执行。第六章附则第二十四条本制度由学校负责解释。附件:学校学校物品采买操作流程说明学校物品采买报审流程学校物品采买采买操作流程说明为了提高学校采买效率、明确岗位职责、有效降低采买成本，知足学校对优质资源的需求，进一步规范物资采买流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。一、请购及其规定（一）请购单的要素完整的请购单应包括一下要素：请购的部门；请购物品所属项目；请购的用途；请购的物品名；请购的物品数量；请购的物品规格；请购物品的样品、图片或详尽参数资料等；请购的物品的需求时间；请购如有特殊需要请备注；请购单填写人；请购部门主管；请购单审核人；副校长审核；校长审核。（二）请购单及其提报规定1.请购单应按照要素填写完整、清晰，由学校领导审核批准后报采买部门；固定财产、平时零星采买和其他材料设施及工程项目分别按照规定格式进行填写提报；请购部门在提报请购单时应要求总务处署名，200元以上分管副校长署名，同时交一份给使用部门备份，波及的请购数量过多时，能够附件清单的形式进行提交；波及的请购物品金额：物品总计金额在1000元以上的后勤副校长必审批；总金额在10000元以上的（校长必审批），数额巨大项目，需上报校长办公会或行政会议论经过；遇急需的物资，领导不在的情况，能够电话或其他形式请示，征得同意后提报采买部门，署名确认手续后补；如果是单调根源采买或指定采买厂家及品牌的产品，请购部门必须作出版面说明。二、询价及其规定（一）询价应仔细审阅请购单的品名、规格、数量、名称，认识图纸及其技术要求，碰到问题应实时的与请购部门交流。（二）属于相同种类或属性近似的产品应整理、归类集中打包采买。（三）关于紧迫请购项目应优先办理。（四）所有采买项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不经过其代理或各样中介机构询价。（五）对同样规格的物品进行询价时，需比对2-3家大型供给商，并与请购部门进行协调，在同样质量的前提下，选用价低者。（六）碰到重要的物资或预估单次采买金额大于1万的采买情况，询价前应先向学校有关领导汇报基本情况，并上报学校行政会审核经过。（七）询价时关于相同规格和技术要求应付不同品牌进行询价。（八）除固定财产外单次采买金额在1万元以下项目能够自行采买；单次采买金额预算金额在1000元以上的所有项目都应要求起码三家上的供给商参与比价或招标采买，比价或招标项目应起码邀请四家以上单位参与；单次采买金额估算价钱在1万元以上的项目应由总务处组织招标，学校有关领导参与监察；单次采买金额估算价钱在10万元以上的项目由学校领导决定是否委托第三方机构代理招标。（九）比价采买或招标采买所邀请的单位均应具备一定资质和实力，拥有提供或达成我学校所需物资和项目的能力。（十）比价采买或招标采买应按照规定的格式或制定完整的招标文件格式进行询价。（十一）在询价时碰到特殊情况应书面报请学校领导批改。三、比价、议价（一）对厂商的供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。（二）关于合格供给商的价钱水平进行市场剖析，是否其他厂商的价钱最低，所报价钱的综合条件更为突出。（三）收到供给单位第一次报价或进行开标后应向学校领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价钱。（四）重要项目应经过一定的方法关于目标单位的实力，资质进行考证和审查，如经过进行实地考察认识供给商的各方面的实力等。（五）参照目标或理想中标价钱与拟合作单位或拟中标单位进行价钱及条件的进一步谈判。四、合同的签署合同是当事人或当事双方之间建立、更改、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。当前我们的采买工作主要波及教学仪器设施、易耗品及实训耗材产品买卖合同。（一）合同正文应包含的要素合同名称、编号、签署时间、签署地址；采买物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可切割的部分；包装要求；合同总额应含税，含运达学校的总价，特殊情况（如有的货物能够在合同中明确界定清楚卸货、搬运、安装、调试等费用）应注明；付款方式；交货日期；质量保证期；质量要求及规范；违约责任和解决纠葛的办法；供需方的信息；其他约定。（二）合同签署如波及到技术问题及学校机密的，注意保密责任；制定合同条款时一定要将各样风险降低到最低；为防备合同工程量追加或追加无依据，打包采买时要求供货方提供分项报价清单；遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场辅助清点；质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延伸产品质保期；详尽约定发票的提供时间及要求；针对不同的合同约定不同的付款方式，如设施类的合同一般应分按照预付款、查收款，调试服务款、质量保证金的次序明确付款额度、付款时间和付款条件等；与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款（多留质量保证金，一般5%）；违约责任一定要详尽、详细；比价/招标汇总表巡签完成后方可进行合同的签署工作；合同签定签应按照规定格式对合同草稿进行巡签审查；合同巡签审查通事后应由学校领导署名，加盖学校公章方可生效；签署的所有合同应实时报送学校党政办公室（存档）及财务部门（备查及付款）。五、付款及合同执行（一）付款规定所有已签署合同付款时应参照学校的有关规定执行；按照进度付款的采买项目必须保证质检合格方可付款；财务部门在接到付款审批单应在3天内付款，免得影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限缓期付款的应实时的通知总务处并汇报学校领导。（二）合同执行已签署合同由总务处项目负责人负责跟进，由总务处负责人进行监察，如出现问题，总务处应实时提出建议或补救举措，并实时通知请购部门及学校领导；已签署的合同在执行期间，应实时掌握合作单位关于合同义务和责任的执行情况，追踪并敦促其保质保量，准时履约；合同在执行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应实时磋商并签署补充合同。六、查收与入库学校所有的教学仪器设施及采买物品，入库前均应经过使用部门的查验或查收；合同标的物在运达学校后总务处应实时通知请购部门，由请购部门实时安排卸货与搬运；请购部门未实时查收的合同标的物，库房在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；请购部门已经查收的产品应实时进入后勤库房或部门库房，并实时出具入库清单；固定财产及服务按照学校财务规定不入库，但固定财产应由财产管理员达成登记签号等手续。学校物品采买报审流程一、零星耗材及配件采买流程需求部门及教师申