人事行政工作讲解

1如何认识人事行政部门人事行政部门职责人事行政部门在公司中的角色和地位23如何做好本部门工作4如何发挥本部门作用5目录第一页，共32页。一、如何认识人事行政部门第一阶段：人事管理主要内容是进行人事档案的日常管理，办手续的部门，员工在企业的存在不被看作资源，被动跟进的，琐碎的次要部门，容易被忽略的部门。

人事行政部门的三个阶段第二页，共32页。第二阶段：单向人力资源管理这个阶段，企业中开始出现人力资源部，负责企业的人事政策制定，根据上级要求进行人员招聘及管理，并参与企业战略规划的实施。但在企业战略目标的形成过程中，往往把对人力资源问题的考虑排除在外。这是一个需要时才觉得重要的部门。企业虽然意识到人力也是一种资源，但并不认为是重要的战略性资源，而人力资源部门的工作也往往处于一种被动状态。人事行政部门的三个阶段第三页，共32页。第三阶段：人力资源战略与战略人力资源管理这个阶段，企业战略目标的实现越来越依赖于其快速应变能力和团队合作精神，人成为竞争力的关键，人力资源部门以前是企业战略的被动接受者，现在他们已成为企业战略的制定者和推行者。企业开始制定人力资源战略并实施战略人力资源管理，即一方面企业为实现其目标而制定具体的人力资源行动，同时还将人力资源管理与企业战略目标联系起来，以改进员工绩效与组织绩效。人力资源部门将关注的重点转移到企业文化建设、员工职业生涯规划、薪酬体系与激励制度、人力资源开发等方面的工作上。人事行政部门的三个阶段第四页，共32页。做为企业管理的战略伙伴，人力资源部门不仅要了解企业的经营、了解业务部门对人才的要求、了解员工的要求，还需要了解客户的需要。将人力资源策略与企业的经营策略结合起来，去支持企业实现经营目标。具备企业经营的知识可以使人力资源从业人员加入至决策的团队中，具备人力资源管理实务的能力会提高人力资源开发的效益从而有助于提高企业最终的经营业绩，具备企业管理能力能够帮助人力资源从业者实现人力资源管理创新。人事行政部门的三个阶段第五页，共32页。★此题既考核考生对《教程》中团结互助职业道德规范的理解，又考察考生对自己本职工作的态度和要求。1、制度建设1）组织修订公司相关管理制度和工作流程并监督执行。2）负责各部门工作计划的督办、协调及落实，并监督实施公司各项行政制度细则。2、人力资源规划基于公司业务发展战略，盘点企业现有人才的数量、结构、分布、利用情况及发展潜力和流动比率状况，为保证未来企业在人力资源数量及结构上的合理供给为公司设定科学的人力资源发展规划。3、计划制定组织制定本部门的工作计划，并定期对计划执行情况进行分析总结，并处理执行过程中所遇到的相关问题。二、人事行政部部门职责第六页，共32页。4、岗位管理负责制定优化公司岗位体系，组织撰写完成各岗位的岗位说明书；建立规范的岗位职级体系；建立岗位任职资格要求体系。管理本公司员工的晋升、降职、离职及退出工作；5、招聘管理基于人力资源发展规划及日常业务需求，完成公司的招聘工作；负责制定招聘计划包括：招聘方式，招聘渠道，招募及甄选，新员工入职手续办理及试用期考核等工作；6、薪酬管理结合同行业市场行情，当地有关法律政策及公司组织运营架构制定和完善薪酬福利方案及薪酬调整。二、人事行政部部门职责第七页，共32页。7、绩效管理负责制订绩效管理办法及流程，组织和指导各部门开展绩效考核，并监督考核信息的真实性和考核过程的公平性；负责汇总员工考核结果；8、培训发展根据公司内各个部门及店铺培训需求提报，基于科学的培训需求分析，进行培训课程的安排；负责具体安排讲师（讲师安排），组织培训课程实施；通过科学有效地测评工具，完成对培训效果的测评并基于测评结果修改（调整）培训体系；二、人事行政部部门职责第八页，共32页。9、团队及企业文化建设负责公司的企业文化建设及宣贯公司价值理念，并组织团队活动。10、劳动合同管理负责根据国家及地方劳动法律关系，办理员工劳动合同，社会保障等工作。11、员工职业规划负责员工职业规划建立畅通的沟通渠道，受理员工投诉，及时了解员工想法和建议。12、负责公司考勤管理工作。二、人事行政部部门职责第九页，共32页。14、文件及档案管理负责公司行政档案编号及管理，统一下发本公司各项文件及存档，并起草各类公文。15、日常管理工作1）负责固定资产的管理及公司财产的安全防盗工作；2）负责公司办公物资耗材的计划、购买、管理及发放工作；3）负责公司办公环境卫生管理工作；4）公司日常接待工作及接机、住宿、饮食等行程安排；二、人事行政部部门职责第十页，共32页。5）负责公司办公设备的运行维护工作；6）负责食堂管理工作。7）负责公司各项费用及门店相关费用结算工作。8）负责公司各种重要会议的会务组织工作。16、部门管理协调部门内外各项资源，管理部门的日常事务和团队工作；开展本部门招聘、绩效管理、培训等工作。二、人事行政部部门职责第十一页，共32页。1、助手和参谋作用：

人事行政管理人员首先要从意识上进行转变，要明白自己不再是公司的管家，不但是和其他部门是伙伴合作关系，更重要和老板是战略合作关系，既然老板在设置这个部门，那么我们从事人员就要发挥应有的作用，在公司人事政策，人事关系等问题上，为了公司的整体利益，要为老板提供建议，成为老板的好助手和好帮手，只有这样，才能发挥该部门和人员的作用。三、人事行政部门管理者在公司中的角色和地位

第十二页，共32页。2、服务者和监督者：因为该部门的特殊性，决定了部门和人员的工作性质，主要是以下两个方面：（1）是为公司发展和员工生活等提供服务；（2）是作为一个职能部门，又对各部门的劳动与人事工作进行检查，并对违反者进行相应的处罚。三、人事行政部门管理者在公司中的角色和地位

第十三页，共32页。3、自律者和示范者：该部门和人员作为管理制度的制定者，又是执行者，我们首先要严于律己，打铁还要自身硬，如果自己不能严格要求自己，也就不能严格要求别人，对部门的威信就会产生很坏的影响。三、人事行政部门管理者在公司中的角色和地位

第十四页，共32页。4、运动员和教练员：人事行政部门的人员，虽然是一个管理部门，但也是一个团队，公司设立它的目的，是为了完成公司的目标，这就要求我们要像运动员一样和全体员工共同朝着公司目标冲刺，又要像教练员一样随时对员工给予指导和帮助，共同完成公司目标。三、人事行政部门管理者在公司中的角色和地位

第十五页，共32页。

因人事行政部门人员的主要工作是和公司人员打交道，所以对部门人员素质、知识、技能和资格等要求都较高，不仅要求我们服务意识强，而且要求能擅长于沟通和协调，对员工心理也要有一定程度的掌握，对相关的人事知识与技能也有一定要求。四、人事行政人员的素质要求第十六页，共32页。成就动机方面：积极主动地计划、安排，自己去创造机会，避免问题的发生。有很强的追求成功的愿望，想方设法地把问题做得最好。遇到问题懂得寻求别人的帮助，充分利用资源。为了确保工作的顺利完成，关注细节性的问题。

个性方面：要比较乐群、灵活；外向型性格，具较强亲和力，要善于倾听和富有全局观念，脾气要好。心胸豁达，思维活跃；敏感度高，善于观察和分析。四、人事行政人员的素质要求第十七页，共32页。

人际关系方面：善于倾听、理解别人，理解对方的潜在愿望。有客户服务的意识。有良好的沟通能力，表达能力。有和稀泥的本事，人力资源就是要将资本所有者与劳动者矛盾调和，保持融合状态，激发工作热情。

管理方面：能够因人而易调整自己的说话方式，把自己的想法通过各种途经来影响他人。敢于做决策，果断并强行执行。具有团队合作的意识，善于激励团队的气氛。具有团队领导的能力，了解人性，知人善任。既有能进行战略思考的素质，又有把琐碎小事做好的能力。四、人事行政人员的素质要求第十八页，共32页。个人特质方面：自信，坚持，不畏强势。随机应变，容易接受别人的意见，应时改变。控制力强，不随意暴露自己的情绪。掌握一定的心理学知识。要有中庸的态度，情绪不能让人看出波动。有一颗能够爱人的心，这样才会给能者上升的空间，才能给自己进取的时机。四、人事行政人员的素质要求第十九页，共32页。★此题既考核考生对《教程》中团结互助职业道德规范的理解，又考察考生对自己本职工作的态度和要求。最终要帮助解决企业“该来的不来，不该来的又来了；该走的不走，不该走的又走了”的不正常现象。

要发挥人事行政部门的作用，我们不仅要做好团队管理工作，还要做好系统管理工作，为企业建立5P人力资源管理系，即以识人为基础的人事管理系统，选人为先导的招聘选拔系统，育人为动力的培训系统，用人为核心的配置使用系统，留人为目的的薪酬激励系统。人事行政部要帮助企业解决什么事情五、如何做好本部门工作第二十页，共32页。1、明确岗位职责。

日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视具体情况而定。作为人事行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓。五、如何做好本部门工作第二十一页，共32页。2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。

与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要人事行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。五、如何做好本部门工作第二十二页，共32页。3、注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。作为一名人事行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化、同行业发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。

五、如何做好本部门工作第二十三页，共32页。4、培育传播企业文化。

在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。通过企业文化的建设不断促进企业的快速发展。

企业文化的建设包括（1）组织结构清晰，战略导向明确。分工明确，这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标，从而形成一个完善的团结的团队。（2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果，使任何人员能上能下。五、如何做好本部门工作第二十四页，共32页。（3）注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、产品、服务等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作“生活化”。（4）重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。

五、如何做好本部门工作第二十五页，共32页。5、踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做好。要做好执行需要注意：（1）什么事情该做，该怎么做。（2）如何更好更快完成该做的事情。（3）清除所有障碍。（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。

五、如何做好本部门工作第二十六页，共32页。6、人事行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。特别是行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，人事行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。人事行政部门还必须在“管理“、“协调“和“服务“三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的人事行政管理者。五、如何做好本部门工作第二十七页，共32页。从“管理“方面来说，人事行政部门不但能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手“，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀“。这就要求人事行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。很显然，也只