物业行政工作指引手册

经典word整理文档，仅参考，双击此处可删除页眉页脚。本资料属于网络整理，如有侵权，请联系删除，谢谢！目录一、前言二、管理处行政部的工作职责三、公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责四、管理处行政制度及流程1保密规定2廉洁守则3收发文及档案管理4月报制度5表格格式的管理规定6文件格式的管理规定7管理处印章使用管理规定8资产管理规定9采购、仓库管理规定10物品领用制度11集团网手机使用管理规定12对讲机使用管理规定13工作任务单使用办法14图书借阅管理规定15制服管理规定16车辆使用和管理制度17宿舍管理制度18电话接听制度19电话管理制度20节约用纸、使用二次用纸的规定21办公区域的管理规定22办公行政管理规定22．1员工证22．2更衣柜、钥匙的管理122．3电脑使用与管理22．4复印使用管理22．5传真机使用管理22．6办公费用控制六、相关表格（一）模版1公文模版2信函模版3传真模版4备忘录模版5会议纪要模版6内部工作联系单模版（二）表格1请购单2工作任务单3公司车辆使用申请表4车辆维修申请表5固定资产申请表6非固定资产申请表7实物资产处理申请表8实物资产转让申请表9合同审批流程表10名片印制申请表11报价分析报告12事务应酬费用申请及报销申请表13行政费用分析表2前言本《行政工作指引手册》为新世界物业管理有限公司资源部及辖下各管理处在行政管理方面的业务指引桥梁，管理处行政负责人为主要联络人，具体负责与公司资源部进行行政业务联络和沟通。物管公司资源部对本手册具有修改权和解释权。资源部二零零五年七月3管理处行政的工作职责1控制及节约行政成本；2、组织和监督办公行为规范的执行，维护办公环境的整洁、卫生及安全；3、负责管理处的各类物品采购和固定资产管理；4、严格执行保密制度，负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。1）管理体系文件的发放管理。2）行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。3）管理处合同、协议、评审记录、业务信息等其它文件的整理。4）指导管理处各部门的文件资料管理。5）管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。5、负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实；6、根据公司规定，协助管理处主任进行管理处印章管理；7、按照公司指引编制管理处行政办公预算，并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用的支出。8、完成其他日常行政事务性工作；物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责一、资源部与管理处行政的定位和角色：规章制度的草拟者业务的支持者业务的监督者业务咨询顾问规章制度的执行者业务的优化者业务的实践者基层信息的提供者4二、资源部与管理处行政职责描述：1、组织制定公司及管理处的行政工作1、执行公司的行政管理制度，按照公司的指引编制管理处行政预算，认真执行公司行政预算，并及时提出优化成本的好建议；2、修订、执行、监督、完善公司行政2、严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程，确保公司行政后勤管理理处行政的运作，为管理处行政协3、组织协调管理处各类活动及会议，并配合实施公司各类活动；4、按照《档案管理规定》管理管理处档案工作；接受公司档案管理的监督和业务指导；3、组织、协调公司各类活动；4、制定公司及管理处的档案管理规定，按照《档案管理规定》归口管理公司档案工作；监督、指导管理5、管理处日常行政事务的具体实施；处的档案管理；5、各项日常行政事务的统筹，公司本6、具体负责管理处的日常资产管理工作，包括申购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、费用报销；所有资产转移、废旧处理工作；具7、收集、提供管理处日常运行情况资7、收集各管理处日常运行资料，整理8、负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作；8、负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的文件收发、流转及管9、配合物管公司及管理处其他部门的9、配合公司各职能部门及管理处的工5作。三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述：起草公司及管理处行政管理制度；执行物管公司行政管理制执行公司行政管理制度；监督管理处执行公司行政管理制度汇报管理处行政手册的执行情况及提出改进建议。检查、完善现行各项行政管理制度。2、预算管理编制公司行政预算的费用指标；编制公司本部的行政预算；协助管理处完成行政预算；编制管理处行政预算；执行公司批准后的行政预算；定期检查汇报管理处行政监督管理处执行行政预算；对公司及管理处的行政预算执行情况做定期检讨。制定公司及管理处的收发文管理规范；执行公司的收发文管理规范；负责公司本部所有的收发文事务；负责管理处所有的收发文监督管理处的收发文管理情况。汇报管理处的收发文执行情况，并提出优化改进建议。4、文档管理按公司文档管理标准规定筹实施，包括统一发文格式、统一的细则，实施文档管理工草拟、公布、完善公司的文本和表正确使用公司文本和表格6格模式。依照公司《档案管理制度》建立管理处档案管理工作负责公司及管理处的证照、合同、程序；5、档案管理文件等重要档案的集中管理；发挥档案价值，保障档案安全完整；管理好物管公司的所有文汇报管理处的档案管理情况，并提出优化改进建议；监督管理处档案管理工作；组织实施公司本部档案室盘点工作。6、印章/用章管理严格执行《印章管理规及其他相关制度和流程；监督、实施公司印章、盖章及其他按工作需要申请刻制管理相关制度和流程；审批各管理处刻制管理处印章申请；8、资产采购及管理要求实施资产管理和资产保全工作；的职责要求，严格实施资产管理和资产保全工作。指导、监督、检查各管理处的资产对资产管理过程中出现问题的及时汇总、上报；配合执行公司资产转移工作；在各管理处之间合理调配各类资产，组织执行资产转移工作；制定资产采购流程及相关应用表格；严格按照公司资产采购流程和权限进行实施采购；管理处资产的日常维护管理。按照行政采购审批权限实施物管公司的资产采购工作；公司本部资产的日常维护管理。9、各类日常行政事负责日常行政事务供应商的甄选、负责本管理处各类办公设7务（饮用水、用餐、评价、反馈、适时更换等事务。备、设施维护、调配等工公用品采购/分发、施情况，提出意见和改进建议；按公司的要求与有关供应商合作，并及时反馈对供应商的赞许/意见/建议；优化本管理处日常行政工作，提高工作效率。1、行政月报2、半年度行政工作报告；2、半年度行政工作报告；3、年度工作报告；5、审核管理处年度行政预算。申报管理处年度行政预算行政工作制度及流程1保密规定为了加强对公司/管理处信息资料的综合保护，完善公司办公室/管理处工作规程管理，现根据国家有关保密管理规定及劳动法规，结合公司管理处运作之实际，特制定本规定。/1.1保密的范围1.1.1本规定所指保密的范围是指未经许可不能向他人透露的涉及公司/管理8处各方面运作的所有信息资料，包括商业秘密、技术信息、业主资料、经营信息及公司/管理处认定为秘密的其他资料。1.1.2技术信息和经营信息；或者是因被泄露而引致公司/管理处权益受损的内/划、管理策略、预算、薪酬制度、人事资料、财务计划、会计资料、规划/管理处业务有关的资料。1.2保密文件的控制1.2.1保密文件的界定由物管公司经理/管理处主任根据文件的内容与时效性，界定本公司/管理处文件是否属保密文件。1.2.2保密文件的保管所有保密文件必须由专人负责保管。保密文件派发时，须在文件上注明“密件，不得复印”字样。任何人如复印或抄录保密文件，公司有权根据本规定追究其泄密责任。对于尚在草拟或讨论中的、未经最后确定及公布的方案或计划，草案司方面不必要的负面影响。1.2.3保密文件的传递保密文件须以密封形式分发至接收人，并须于信封面注明发件人及收件人姓名，交由公司/管理处内的特别指定人送往。对于需分别签署审批的保密文件资料，经办人可按签署的先后顺序在同一份文件中传签，无须复印多份，以减低密件外泄的风险。1.2.4保密文件的使用保密文件原则上不得借阅，如因特殊情况需内部借阅，须获管理处主任//部门主管/借部门/管理处如有正当的理由，有权谢绝相关密件的借阅。91.2.5保密文件的销毁如因特殊原因须复印密件，经办人须严格控制复印的份数，如复印错误或有多印份数，须立即作销毁处理，不得用作二次纸循环再用。1.2.6网络保密文件的控制对于在网络上传输的保密文件，员工必须加具密码储存，并将有关的密码告知主管。通过网络传送的保密文件，在接收后须立即进行保密存放，并确保存放安全后，马上进行网络密件的删除处理。为加强网络保密文件的安全，加具的密码应避免告知其他无关人员。网络系统打印输出的保密文件，应当即时取回和保管好文件。1.3员工保密的义务1.3.1员工负有对公司/方式向第三方披露公司/管理处有关保密资料。1.3.2/管理处的许可，并应妥善保存有关资料，以保证不被外泄。1.3.3员工应当遵守公司/管理处的保密制度，不得违反公司/管理处有关的保密规定；不得以盗窃、利诱、协迫或其他不正当手段获取公司/管理处的保密资料；不得披露、使用或帮助他人获取公司/管理处的保密资料。1.3.4员工有责任对工作过程中所接触到的敏感资料或保密文件做出特别处理与控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。1.3.5员工不论是以何种原因离开公司/管理处的，以后必须对公司/管理处的保密资料承担保密义务。1.3.6员工不得在公众场合谈论有关属公司/管理处保密信息或资料的内容。1.4员工泄密的后果与处理1.4.1若因员工泄密而造成公司//管理处同时有权追缴其违法所得。1.4.2/管理处有权根据有关法律法规进行处理与追究。1.4.3/管理处有权依据劳动法有关规定即时/管理处有权要求员工赔偿。101.4.4对于泄露公司/管理处资料，无论员工是否有意，公司/管理处同样会对员工做出纪律处分或保留追究其法律责任的权利。2廉洁守则2.1公司任何员工个人不得以任何形式收受有关业务单位（施工单位、供应商等）的红包及礼物，若因节庆之故，难以推却的，应缴交公司资源部登记，由公司统一处理。2.2公司任何员工个人不得要求和尽量避免受请参加业务单位的请吃。若因工作需要应事前向部门经理报告，经批准后始可赴约。2.3公司任何员工严禁损害公司利益向业务单位收取好处或回扣。2.4题，若金额或物品价值较大的，将移交司法机关处理。2.5处理，屡犯者，将予辞退。3收发文及档案管理3.1文件定义3.1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。3.2收发文管理3.2.1收文/管理处文另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存11档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。3.3发件3.3.1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。3.3.23.3.3打印：由发文部门/管理处负责。3.3.4校对、签署由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。3.3.5申请盖章规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。3.3.6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。3.3.7内部传阅收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。3.3.8归档具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。3.3.93.4文件保管及处理3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。123.4.4定期组织清理文件（每年的6月和12根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如：对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公司经理）等；对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上；3.5档案管理3.5.1文件的移交对于各部门/规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下：重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。3.5.2档案的保管公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。3.5.3档案信息的使用复印档案如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。档案原件的借用1借出。132将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。档案原件的归还1整，并签名确认。2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完档案归还手续。档案原件的处理由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。4月报制度4.1月报制度：每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。4.2香港月报制度：每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。5表格格式的管理规定5.1适用范围5.1.1所使用的表格。5.1.2不包括只在部门内部使用的表格。5.2表格格式5.2.1表头名称。位置：公司标志在表头的最左边，其右边为“广州新世界物业管理广州新世界物业管理有限公司例：车辆使用申请表名称用华文楷体，字号为小三号。5.2.2表尾内容：表格编号和页号数表格编号的规则：1）表格编号由：制表部门\表格编号（以用途分类）\版次\生效日期组成例如：资源\人事08\版1\200507182）编号的字体：宋体，9号。3）表格编号的位置：在表尾的左边。11页的表1）页号数内容：第页，共页。2）页号数的字体：宋体，9号。3）页号数的位置：在表尾的中间。5.2.3表格的正文字体版：华文楷体。字体大小：根据具体表格的排版而自行确定。5.3表格管理5.3.1表格的编制源部，如有更新，应及时告知资源部。5.3.2表格的管理资源部负责表格编号分类、登记及检查、督促等管理工作。5.3.3所有表格均由资源部统一公布适用。凡未经资源部公布的表格，均不发生效力。6文件格式的管理规定6.1适用对象本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件，包括打印版本和手写版本15的文件。6.2.公司标志公司标志在文件上端的最左边，具体如下：6.3文件编号的规则：1）文件编号由：物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成例如：G80/RMS/CW/M1/0001档号文件种类发文部门项目物管处物管公司诠释：档号`0001始6.3日期的格式统一有以下两种6.3.1中文式XXX年X月X日，例如：二零零五年一月三十一日（以下简称为中文2005年1月31166.2.2英文式——年/月/日，例如：2005/1/31。6.3使用规定63.1统一使用上述之中文式文字日期；正文内容提及到的日期，则可选择上述格式中的任一种。6.3.2则可选择上述格式中的一种。7管理处印章使用管理规定7.1目的：规范管理处印章使用管理，确保公司利益不受损害。7.2使用范围：新世界物业管理有限公司下属各管理处印章管理。7.3职责：7.3.1管理处主任为印章的第一责任人，负责印章日常保管、使用审批，并在休息时以面授权形式，将印章指定专人（人事行政）保管、使用审批。7.3.2管理处行政人员按《印章申请使用流程》办理盖章手续。7.4工作程序：见《印章申请使用流程》填写《印章使用申请表》不同意不同意在申请表上签字上班后一天内补办有关手续）17使用部门在《印章使用登记表》登记文件复印存档7.5使用规定：7.5.1人等的对外发文，及有关合同、协议、担保、证明等事项。7.5.27.5.37.5.4不得在白纸或空白介绍信上加盖印章。7.5.5行政助理要严格遵守印章管理规定，严格核对《印章使用申请单》上注明的文件内容、份数，对不符合管理处印章使用范围的要予以指正。8资产管理规定8.1本文件的适用范围适用于对公司及公司辖下各管理处之全部相关资产的管理。8.2资产的定义泛指使用期为11单位价值在RMB2000以上（含RMB2000统中划分为ARMB2000务软件系统中划分为H类资产。8.3资产的分类所有的资产是根据与财务账相一致的标准进行分类的，具体为：8.31办公设备类（包括家私、传真机、复印机、打印机、空调、碎纸机、绘图8.3.2电脑网络类（包括服务器、PC188.3..3交通设备类（包括汽车、摩托车、电池车等）；8.3.4房屋类；8.4资产管理和主管部门8.4.1调配、转移、报废、减少、盘点和资产系统的登记等工作，并对资产安排适当的维护，以保证公司资产的实物和资产的记录统一一致。8.4.1资源部为公司所有资产主管部门。负责监督和指导管理处的资产管理工作。8.5资产使用部门资产使用部门是指具体贯彻执行公司资产管理和使用的有关规定，负责部门资产日常维护工作的执行部门。8.6资产所有权及相关责任8.6.1资产所有权资产所有权归属于负担其成本费用的物管公司或管理处。在广州新世界物业管理有限公司及辖下各管理处范围内，资产位置的改变并不构成所有权的改变。8.6.2资产管理部门责任负责按照规定办理资产的增加、转移、报废、减少、盘点等组织、登记手续，并对资产进行必要的维护安排。8.6.3资产使用部门责任资产作用部门应清楚本部门所属下的资产所处的位置，并确保该固定资产处于正常的使用中；如发现使用人变更、或使用地点变更、或损坏、或遗失等，应及时通知该资产管理部门，以便于更改资产的登记资料和作相应的处理；资产管理部门已对管理处所有资产及其使用人进行了编号并登记，各资产使用部门及资产的具体使用权人须对应使用，并妥善保管、爱惜使用。负责本部门的资产盘点工作。8.7固定资产的折旧固定资产每月折旧费用最终由该固定资产的使用部门/管理处承担。198.8资产的取得8.8.1申请购买资产/申请表汇总到资源部审核，由资源部进行调配，无库存则再由资源部组织购买。8.8.2资产购入后的验收资产管理的公司责任人应负责资产到达后的质量确认，保证其今后的正常使用。当物品送到时，申请人或接收人应检查该物品以确保以下几点：物品与资产申请单上物品一致。来的物品与送货单上物品一致。物品质量是合格的。注：如发生物品与要求不符或质量不合格，该接收人或资产管理的部门/管理处责任人必须通知资源部，并作有关的协调，保证对资产情况的及时了解。8.9资产的编号8.9.1资产转移资源部作相应的变更使用人登记。8.9.2按统一的位置将资产编号的标签粘贴在该物品上。8.10资产的签收资源部将该资产编号填写在申请表的“取得登记栏”中，再由申请人或使用人在“取得登记栏”上签收。8.11资产资料的存档资产管理的公司责任人，将该资产的申请表、购买合同、产品介绍书、保质书、发票复印件、资产卡片、资产转移单等资料存档。8.12资产购买款的支付由资源部负责办理资产购买款的支付手续，并将已填写“取得登记栏”的申请表原件、资产卡片、发票等资料交财务部。208.13资产的处理资产批准后交由财务部操作。8.13.1由于使用中损坏而处理的，在归档时必须附有损坏报告。8.13.2由于遗失（或被盗）而处理的，在归档时必须附有遗失（或被盗）报告。8.13.3需废弃而处理的，应须附有该物品的照片，以作处理参考。8.13.4固定资产的变卖，必须附有变卖的有关资料，包括变卖报告、手续、票据复印件等。8.13.5其它8.14定期资产检查两种周期性的维护来保持记录的精确、真实：8.14.1资产的年报（由资源部负责）8.14.2周期性盘点（由资源部主持各部门配合）8.14.3资产的年报资源部于每年12月31日前，根据当年二次资产盘点的情况，调整好资产登记后，打印出公司/管理处资产的年报，交档案室归档；同时将各部门/管理处的资产年报发给各资产管理的部门责任人。8.14.4周期性的盘点周期性的盘点为每年的3月和9月。9采购管理规定9.1目的规范物管公司各管理处物品采购，物品入仓、出仓的程序，确保采购物品符合规定要求。9.2适用范围适用于物管公司各管理处有形产品采购工作，供应商管理及仓库管理等。9.3职责9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金使用计划及采购清单，并负责仓库管理作及货款报销、采购资料存档管理工作。219.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金使用计划及采购清单。9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料，负责审核各管理处的月资金使用计划及采购清单，并汇总编制物管公司的月资金使用计划，报总经理审批，负责落实供应商的评审管理工作。9.3.4财务部负责资金审核及调拨。9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金使用计划及采购清单。9.3.6仓管员负责物品的验收、领用，库存物品的管理。9.4采购制度要点9.4.1维修物料的采购原则：实行补仓制，由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低10,000的次数不超过（含）三次。9.4.2采购行为分类固定资产类指单位价值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在广络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。非固定资产物品/费用类指单位价值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。9.4.3采购方式长期协议范围：员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养（协议期限一般为一年）等。固定供应商范围：文具/及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。一般供应商经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在300元（含）以上，或总价值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。229.4.4采购审批权限按《广州新世界物业管理有限公司财务审批权限》执行。9.5其他采购要求:9.5.1尽量要求按时送货，如需外出采购，行政助理应安排集中物品采购。9.5.2采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。9.5.3对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。9.6/比/个阶段。9.6.1请购仓管员于每月月底编制好仓库存量报表，以便审核各部门提交的请购计划，并于每月25日前汇总本管理处下月的资金使用计划（附请购清资源部汇总审核各管理处的资金使用计划，并交总经理批准。急需及临时需采购的小件物品价值在人民币五百元以下，由申请部门填写《请购表》交行政助理审核，经管理处主任批准后交行政助理统筹采购，价值在人民币五百元以上，一律报公司资源部及总经理批准。大件贵重物品除按照资金使用程序报批外，仍需由使用管理处拟写书面详细申请报告报总经理批准。固定资产（10009.6.2询价、比价、议价行政助理按月资金使用计划中的采购清单或《请购表》的缓急，参考市场行情及过去采购记录进行询价作业，若因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于《请购单》上注明并填报《独家特约委托方/供应商审批表》外，原则上应精选三家以上的供应商办理比价，或经分析后议价。行政助理应获取正式书面的报价资料，内容须详细、真实，除包括产的详细资料，必要时要有盖章确认，并附上公司简介、产品样板、技术参数资料、质检证明等。9.6.3呈核、订购行政助理须将经议价后的报价资料汇总，归纳整理报价分析，并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于《请购单》上，依权限逐级报批。于议价后商定的货品规格与采购清单上载明的有出入或属代用品，行再依权限逐级报批。采购材料较专业复杂时，行政助理需密切联系使用部门，并先把《请购单》交使用部门确认无误后，才依权限逐级报批。《请购单》经核准后，如数量、金额发生变更尤其增加时，行政助理应重新依权限报批。行政助理接到核准后的《请购单》后，应密切跟进交货事宜，并及早做好相关的收货准备工作。9.6.4验收验收原则上应有行政助理和仓管员会同使用部门人员共同检验，专业产品还需要专业人员陪同验收，验收合格后验货人需在《送货单》上签名确认收货，如不合格，由验货人填写《不合格产品验收表》要求供货商签名，交人事资源部存档备案，月底总结，如《不合格产品验收单》超过一定数量，取消供货资格，另换其它供货商。仓管员须及时做好货品的入仓进帐纪录，对退换及分批交货产品需及时反馈使用部门，并作出跟进。财务部报销。9.6.5存档跟踪管理购项目应设立档案，便于查阅，以及做好跟踪管理工作。货品的保修、使用说明等相关资料，须由行政助理统一管理。行政助理应定期整理资料，做好归类、数据统计工作，随时为管理处提供准确的记录信息。采购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。9.7仓库管理9.7.1.物品出仓各部门根据出仓物品范围凭《工作任务单》向行政助理办理材料出仓手续。行政助理将每天出仓的物品数量登记在《库存物品盘点表》上。9.7.2物品盘点每月25日前，人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上的实物余额进行核对。在次月1事资源部主任审核。9.7.3仓库管理放；物品应分名别类，在物品前挂上物品标签卡；仓库除仓管员外，无特殊情况其他人员不准入内；发霉的物品应定期晾晒；仓库内的机械设备应定期保养上油；仓库内应摆放足够的灭火器；仓库内应做好安全用电管理，不准在仓库内进行加工、烹调等作业，必须做到人走灯关；仓库内应做好防范措施，门、窗、锁保持完好；式交于最高当值主管，在此期间如需领用物品须有两人同往，并做好登记记录。9.8物品供应商评审管理9.8.1评审范围长期供货合作的供应商/委托方；成交标的大额的供应商/委托方9.9行政助理应当对合格供应商及时建档，包括以下内容：9.9.1供应商/委托方的名称、注册地址9.9.2营业执照复印件9.9.3资质等级证书259.9.4评审结果和记录9.9.5其他证明材料9.10物管公司资源部每半年至少应当对各管理处所管理的合格供应商状况全面组织跟踪、评审一次，并编制成一览表报总经理阅示。具体要求：9.10.1掌握委托方/供应商内部管理的状况9.10.2委托方/供应商产品价格的变化9.10.3社会信誉的变化9.10.4同本管理处合作的情况跟踪9.10.5其他应当跟踪管理的要素9.11跟踪评审结果的处置9.11.1资源部应当依据每半年的跟踪评审结果将委托方/合格、不合格四等。9.11.2委托方/供应商将作为管理处对外采购的优先合作对象，可在合作时享受付款方式、评审条件、货品验收方面的优惠和方便。9.12物品采购流程采购流程预算内预算外各管理处行政助理月底汇总各需临时应急采购提交管理处主任通过管理处拟写是公司资源部汇总审核管理处主任审核书面报公司总经理审批26由申购部门填写详细行政助理跟进往后采购流程直接与特约供应商进行货比三家报价分析填报《特约供应商审批呈公司资源部核准依审批权限逐级报批安排货期否退货跟进是27资产登记，粘贴标财务报销建档备注：每月22品采购单。10物品领用制度10.1可领取，各部门主管须跟进物料使用情况。10.2对用户维修由相关部门下单，工程部领料，完成维修后，客服中心在进行验收的同时，监管材料是否得到合理使用。10.3各部门内部需领用物品时，由部门提出申请，报人事行政经理批准后方可领用。10．4每月25日工程部各班组须将剩余和回收材料填写退料单、领料单，交仓管员入账，工程部、管理处行政人员每月不定期抽查并核实用料。物料领用流程领用人领用人部门主管28否是仓管/行政助理行政助理/行政助理/仓管员凭单备注：111集团网手机使用管理规定11.1手机所有手机为联通公司送给新世界物管公司，所有权为新世界物管公司所有，手机与手机号码统一由资源部配于新世界物管公司主管级以上员工使用。11.2手机使用管理11.2.1CDMA种，在使用CDMA手机时，同时享有公司手机补助。11.2.2MA手机统一由资源部管理，由资源部统一调配，员工不能干涉。11.2.3员工在使用CDMA时间内无故关机，无法联系的情况，资源部有权做出处理。2911.3手机费用管理11.3.1CDMA11.3.2CDMA11.4其他11.4.1员工在领取CDMA手机时，需和公司签定一份公司内部手机管理协议；11.4.2员工在领取CDMA手机后，在使用过程中，如果出现手机损坏、遗失等情况，由员工负责赔偿；11.4.3员工在离职后，需把手机交还公司，如果私自带走手机者，当在其当月工资里扣除其中费用，同时公司有权追究其法律责任；11.4.4司把其使用的手机及号码送于该员工。11.4.5如享有报销补助员工现使用中的CDMA手机，想加入集团网，可把手机号码及身份证复印件交给资源部，由资源部代为办理。加入后，手机号码属员工不变，超出话费标准部分自行缴纳。不享有报销补助的员工，如想把自己使用的CDMA部代为办理。话费方面由员工自己以预存话费方式缴费。公司不承担任何责任。11.4.6员工如想把原属于自己的CDMA手机号码退出公司集团网，可以向资源部提出申请，由资源部办理。11.5内部手机管理协议为便于与新世界公司的沟通，提高工作效率，新世界物业管理有限公司决定对主管级以上员工统一配发手机及对应的号码。为更好地进行管理，现制定以下规定：11.5.1公司配发员工使用的手机及其配件、号码，属公司所有，员工仅享有使用权，未征得公司书面同意，使用者不能擅自更改号码或转让手机及其配件。11.5.2使用者在手机使用期间须妥善保管好手机及配件，如有损坏或遗失，公司将视实际情况要求使用者作出相应赔偿。11.5.3可以享有定额手机话费报销。公司每月提供给使用者的定额话费报销费用，30是为满足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因个人原因而导致关机甚至停机，影响公司工作效率；违者将按公司管理制度追究相关责任。11.5.4承担。11.5.5经发现，将会受到公司的调查，公司将保留追究使用者相关责任的权利。11.5.6如手机存在质量问题或者通讯故障时，可向公司资源部报告，或直接致电中国联通广州分公司服务经理，以尽快解决。11.5.7UIM卡，结清话费，否则公司有权直接从使用者的薪金中扣抵配发手机的市场价款、话费及其他相关费用。11.5.8上述规定。12对讲机使用管理规定12.1对讲机的管理12.1.1对讲机由各管理处各部门领用保管，遵守“谁领用，谁保管，谁损坏，谁负责”的原则，层层落实。12.1.2对讲机由各管理处行政助理统一编号管理，定期对使用情况进行检查。12.1.3各管理处各部门必须设立对讲机使用登记薄，由部门每天统一发放、验收，并做好对讲机交接工作。12.2对讲机的维修12.2.1对讲机的维修统一由各管理处行政助理负责，由资源部指定统一的维修商进行维修保养。12.2.2行政助理应建立对讲机的设备台帐，及时掌握对讲机的性能状况及使用情况。12.2.3使用人了解清楚情况，要求使用人提供书面报告，查明原因，属于人为损坏的须负赔偿责任。12.3对讲机的使用12.3.1对讲机必须随身携带，小心爱护，使用时应小心轻放，严禁手提对讲机31天线，严禁用对讲机敲击硬物，因使用不当造成损坏须照价赔偿。12.3.2用对讲机后必须保持对讲机处于开机状态，并注意及时更换电池，更换电池时，必须先关机后再更换电池，以保护和延长对讲机使用寿命。12.3.3须严格按对讲机的操作规范使用，发话时，按住发话按钮，发话完毕后松开发话按钮接听，严禁长时间按住发话按钮，影响正常通话。12.3.4在公众场合注意控制对讲机音量，避免对客户造成滋扰。12.3.5对讲机仅供工作上的联系，不准用对讲机讲与工作无关的事情，不得讲影响公司/管理处形象的说话或泄露公司/管理处秘密。12.3.6用对讲机时应先报岗位，然后讲要找的岗位，再说具体事情；使用对讲CALLCALL消防中心，检查无火12.3.7对讲机使用过程因接受信号不好，接收双方听不清楚时，呼叫三次无反应，其他同事应立即转呼并及时代为转告。13《工作任务单》使用办法13.1目的加快工作效率、避免工作延误，把每一项工作明确到人和完成时间，以保证“成本、效率、质量、态度”均使客户得到满意13.2使用说明：13.2.1每一张工作任务单只有一项工作内容，一个编号；13.2.2工作任务单共3联：第一联为白色，由下单部门保管；第二联为红色，由接单部门保管；第三联为蓝色，由仓库保管；13.2.3填写“报则请报单人亲自填写13.24求完成时间”栏内容，并在4小时内交接单部门324小时内交维修人员（三）维修人员填写所需材料，凭工作任务单到仓库领料心前台进行统计保管，每月25日把工作任务单统计表交人事行政助理进行绩效考评13.2.5当任务单的任务没有完成时，逾期一天，报管理处主任；逾期三天，报公司秘书转总经理。13．3《工作任务单》管理制度13.3.1《工作任务单》统一客户服务部前台接待助理及客服主管发单，由工程部主管统一接单，如工程部主管休假，由工程部领班统一接单，发单内容需简明清晰，如有与业主预约时间，必须写上预约好的时间。新发出的任务单由客服部前台统一编号并登记台帐。13.3.2发单后，第一联由客服部保管，第二、三联交由工程部保管，并由工程部不可遗失。13.3.3做好记录。工程部每天已完成的任务单于当日中班1900到客服部前台回单。13.3.4集三联《工作任务单》一同签名。签名确认后第二联返还接单部门保管，第一联由发单部门存档，第三联由客服部门次日转行政部存档。如属公共维修，次日由管区的高级助理现场核查后，在第一、三联签名确认。13.3.5客服中班助理在当天上班前致电相关业主回访《任务单》完成情况，并将业主反馈的情况记录在第一、三联单上。13.3.6馈客服部跟进完成情况。未完成的任务单由工程部主管跟进落实，并每单完成后由具体处理人即时回复客服前台登记。3313.3.7成时间回复客服部前台，在购料完成维修后该单才作为完成单返回客服部作回单处理。13.3.8间，客服跟进该单处理过程，但不再重新发单。13.3.9客服前台书面将单号给予工程部主管核查情况后，由工程部主管书面回复前台处理结果，并抄送管理处主任和行政部。如因谎报造成较大的负面影响或较严重后果的，由管理处对当事人给予行政处罚并上报公司人事部。14图书借阅管理规定14.1图书的收集和管理14.1.1图书馆藏书来源：购买、定期收集、公司/管理处/部门/员工提供。14.1.2申购、入仓、登记、借出籍或类似的书籍是否已备有。若无，再提表申购，由管理处行政人员复核后交管理处主任审批。管理处行政人员负责购买，购买图书所发生的费用由申请管理处负担。管理处行政人员办理图书登记手续，并及时更新书籍明细。14.2图书借阅14.2.1管理处每一位员工都可以借阅管理处图书，先向行政助理查询书籍明细，查出所需图书的编号，再填写借阅登记；14.2.2过三个月；因工作需要未能及时归还的，须将其原因和现用人的情况通知行政助理，并由行政助理作出追踪、登记工作；14.2.3图书借阅人应有高度责任感，保持图书的整洁的完整，不得涂污及损坏；如有损坏或遗失，公司将酌情要求赔偿。14.3图书归还34借阅人归还图书时，须经图书管理员检查所归还之图书是否整洁、完整、并签名确认。14.4图书处理14.4.1作出处理；14.4.2借阅人书面说明损坏/遗失图书的原因，管理处行政人员审核并和管理处主任作出最后赔偿意见。15制服管理规定15．1目的为了统一物管公司对外形象，加强员工的归属感，促进公司的业务和管理水平，公司均为各岗位的员工订制制服，现特制定相关的员工制服管理规定，具体内容如下：15.2一般规定15.2.1员工入职时可获发两套工作制服;15.2.2每位员工当值时,必须穿整齐制服,下班后应将制服放回更衣柜,工作服要整洁,钮扣要扣齐,不允许敞开外衣,卷起，不允许将衣服搭在肩上；15.2.3制服衣袖,衣领不显露个人衣物,制服外不显露个人物品,有装衣袋不装过大或过厚的物品,袋内物品不外露;15.2.4员工应保管及爱护好制服,除集中换洗外,员工应勤洗勤慰熨,时刻保持制服清洁;15.2.5任何人为损坏或遗失,员工需负责赔偿制服费用,同时亦将会给予必要的纪律处分,严重者将由公司管理层作出裁决;15.2.6员工离职前需将制服交还,若制服有损坏者按规定折旧作出赔偿,若未能交还制服者按全额赔偿;15.2.7遇下雨天，保安部可统一不戴帽子；15.2.8款，原则上以温度摄氏22度为穿着标准，22度以上的统一穿秋装，但一切视实际情况而定，各班组必须统一着装；3515.2.9员工不得在制服的任意部位标记个人标识,只能在制服的腰线及裤头部位标记员工工号以作识别。15.3折旧标准15.3.1男、女西装之折旧按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%；15.3.2男、女衬衫、西裤、西裙之折旧按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%；15.3.3保安服、帽之折旧按两年时间折旧，即每年的折旧率为50%；15.3.4工程服之折旧由于工程部技工所穿着之工程衣磨损较大，且一年四季只有两套服装，所以按一年时间折旧。15.3.5工鞋之折旧皮鞋类按一年时间折旧；布鞋类按半年时间折旧；涉及个人卫生问题，员工离职时一律采用工鞋折旧方法，工鞋不予回收15.3.6其他用品之折旧如女门童使用的保暖长袜等，一般按半年时间折旧，离职时不予回收，其他如保安精神带等配饰，一般按一年时间折旧，或根据具体情况作出决定。15.4工衣换洗15.4.1工衣清洁原则上由员工自行负责，但管理处也会提供必要的换洗服务，集中换统一律由公司行政部指定统一由一家合标准之洗涤服务商进行，各管理处均按统一标准执行。15.4.2洗涤服务商结算15.4.3适用范围客服人员4次/月保安人员2次/月工程人员1次/月2次/月1次/月1次/月36后勤人员2次/月1次/月15.4.4制服的保管15.4.5各管理处行政人员/仓管员负责制服的进出仓，保管工作15.4.6员工离职时，行政人员/仓管员应仔细检查制服，将破损情况3决定回收或折旧报废，并将具体情况在员工离职手续清单上标明，如需要折旧或赔偿的，须及时通知财务部门计算费用。15.4.7制服缴仓后，行政人员/仓管员须及时送厂商洗涤，做好保洁工作15.4.8行政人员/仓管员于每次集中换洗时，要仔细检查制服的使用情况，对破损情况要做好相应记录，除向洗涤厂商跟进修补外，对造成制服破损的员工及时给予警告，情节严重时应及时向管理处主任汇报。16车辆使用管理制度16.1总则为加强公司车辆管理，确保行车安全，提高办事效率，减少经费开支，制定本制度。16.2车辆使用范围16.2．1公司接送往来宾客等接待用车；16.2．2公司领导业务用车；16.2．3员工外出开会、联系业务用车；16.2．4其它紧急和特殊情况用车等。16.3车辆使用程序16.3．1周一上午本部各部门以电邮形式申报本周用车计划，交由前台文员定16.3．2需用车人员根据行程表做出外出办事安排，用车部门需提前一天填写16.3．3资源部尽可能安排同线路外出办事的同事共同用车。16.3．416.3．5员工外出联系业务尽可能考虑使用地铁、公共汽车等交通工具。16.4车辆的管理16.4．1车辆调配权归属资源部。3716.4．2必须在公司指定的场所进行定期维修、保养，以确保车辆保持良好运行；司机有责任在每次出车前进行检查，确保安全后方可用车。16.4．3停放公司指定车位，钥匙交回资源部（或存放在时代监控室）以备紧急情况使用车辆。16.4．4车辆需在指定加油站加油，由资源部统一支付油费。16.4．5车辆加油统一由司机经办，司机在每个工作日结束前检查油箱油量，保证紧急任务和特殊情况用车时的需求。16.46登记起点至目的地区段名和行程公里数，由用车人签名确认。16.4．7司机下班后应将车辆停入停车场，同时及时登记行程公里数，掌握用油情况及控制用油量。16.4．8公司人员下班后或周末确需用车的，应提前向资源部提出申请，确有急事应口头申请获得批准后，方可用车。自行开车者需在“公共用车登记薄”上登记起始终点及行程公里数，并签名确认。16.4．9司机每天做好工作日志，详尽记录行程，并由经办人签名确认。16.410司机应保持车辆外观及车内的整洁，备用修理工具齐全；停入停车场时应保障油箱储油不少于1/4，外出时需在正规停车场保管车辆、否则发生损毁、遗失或被盗等到情况，责任由当事人负责。16.4．11杜绝员工无证或未经允许驾驶公司车辆。16.4．12用车人违反交通规则或发生交通事故责任和费用由当事人承担。17宿舍管理制度因工作及管理需要，管理处为部分员工安排员工宿舍，统一配备床铺及必需生活用品，并制定员工住宿及管理规定如下：17.1住宿员工需提供个人资料，到管理处行政人事部办理宿舍入住的相关手续。17.2员工应保证无不良嗜好，不得携眷住宿；17.3责，水电费用由员工自行负担。17.4家费用。17.538下：17.5.1总管一切内务，保持整洁、维持秩序；17.5.217.5.3况，配合行政人事部定期的宿舍检查。17.6舍员应遵守下列规定，违犯者将视情节轻重给予必要行政处分，甚至解雇。17.6.1服从舍监管理、派遣与监督；17.6.2遇紧急事故时能服从召集命令，迅速到达现场增援；17.6.317.6.4室内不得使用或存放危险及违禁物品；17.6.5个人被铺及其他物品必须叠放整齐，保持室内清洁；17.6.6爱护室内一切公共设施及物品，不得于墙壁随意张贴字画或装钉物品，不得任意改造、改建室内现有装修及设备；17.6.7或赔偿；17.6.8各房间的清洁由舍监安排住宿人轮流清洁值日；17.6.9任何时侯均不得制造噪音、气味；17.6.10宿舍内不得招待、留宿外人或亲友；17.6.11换洗衣物必须晒挂整齐，干净的收入柜内，不得堆积室内；17.6.12贵重物品应妥善保管，遗失由当事人自行负责；17.6.13不得在宿舍内喝酒、赌博（打扑克、麻将）或其他不良行为；17.6.14水电使用得当，不得浪费，随手关水掣、电掣；17.6.15不得无正当理由及事先未经批准在外留宿；17.6.16舍员下班后外出时间超过三小时的，必须向舍监报告；17.6.17下班后舍员着装仍需得体，不得穿着拖鞋、睡衣、背心、内衣裤甚至赤裸身躯在小区内走动；17.6.18入住宿舍的员工，一律要向公安部门申办暂住证。18电话接听制度18.1接听电话3918.1.1铃响三声以内，必须接听电话。18.1.2XX管理处，有什么可以帮到您？”18.1.3认真倾听对方的电话事由，若需传呼他人，应请对方稍候，然后轻轻搁下《工作日记》内，并尽量详细回答。18.1.4放下电话，任何时候不得用力掷听筒。18.1.518.1.6中途若遇急事需暂时中断与对方通话时，应先征得对方的同意，并表示感谢，恢复与对方通话时，切勿忘记向对方致歉。18.1.7接听电话时，声调要自然清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不太清楚。18.2拨打电话18.2.118.2.2使用敬语，将要找的通话人姓名及要做的事交待清楚。18.2.319电话管理制度19.1为规范公司及所辖各管理处电话的使用和管理，特制定本制度。19.2展办公业务之用，在非紧急情况下，不得使用办公电话作私人用途。19.3任何情况下，严禁使用拨号上网聊天、浏览、玩游戏等。一旦发现，将给予书面警告处分。19.4任何情况下，严禁接驳信息台，一旦出现信息费，将由使用人自行负担此项费用。19.5员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以节约话费成本。19.6各管理处的分机号码统一使用“8”开头的三位数，各部门分机号码按如801802-805，客户服务部前台800；人事行政部：806；财务部：807-808809-810；工程部：40811-812。不设分机或分机号码不能使用三位数的管理处，由公司根据实际情况另行审核批示。19.7xx查号请拨0。”、“您拨的分机正忙，请改拨其他分机号码。,或拨0由总机为您服务。”、“您拨的分机无人接听，请改拨其他分机号码。”总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。19.8总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。19.9前台文员接听外线电话的标准用语为“您好，xx新世界管理处"，当对方告知分机电话时，说“请稍候！”如分机占线，说“电话占线，请稍后再拨。谢谢！”接听内线电话的用语为“您好，前台！”其他内容视情况回答，要求规范、简洁、礼貌。19.10由各管理处主任根据实际情况编制每年度办公电话费用预算报公司审核，并负责对办公电话的费用支出做出有效控制和监督。19.11行政人员要做好电话费用的核准报销工作，并协助管理处主任监督电话的正常合理使用。对电话费用有疑问的，应主动联系电信部门查明原因，为费用结算提供合理的数据资料。对电话费用定额管理的执行情况做好跟踪协调，适时向物管公司提出检讨方案。19.12各管理处的每月电话费用应不超过费用预算的10%，若超出该范围，管理处主任须提交充分合理的理由，书面报告予物管公司审核，否则超出费用由该管理处相关责任人自行负担。19.13管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费的功能，若目前使用的未有该项功能，应结合实际情况提出整改意见，并向公司报批加装。19.14消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为方便外电打入和紧急情况而设，业务拨打电话应尽可能采用总机线路。19.15管理处电话一律取消长话功能。各管理处可根据话费预算，统一购买IP电话卡，由行政人员保管，员工因公需要拨打长途的，必须在《长话登记册》上注明对方号码、拨打原因，由部门主管或管理处主任签字确认，行政助理才予以协助拨打，并记录每次时长及消费额。若负责人不在，又确因业务需要挂长途电话的，必须通过电话请示批准后，方可进行拨打，并在三日以内补办审批手续，逾期不补办者视为私人电话，电话费由其本人全额支付。4119.16行政助理未按上述的规定执行，手续不全即帮他人拨打长途电话者，除当次电话费由其全额支付外，每发现一次罚款50元。19.17经查明属实后，除全额支付当次电话费用外，每次罚款50元；私自拨打香港或澳门电话者，每次罚款100元。屡犯不改者，视情节给予处分，直至辞退处理。20节约用纸、使用二次用纸的规定20.1收集二次用纸（单面用过的纸）20.1.1对已无效、且原有的内容不属保密的二次用纸，除可留作自用外，统一放到指定位置，以作公用。20.1.2对已无效、但原有的内容属保密的二次用纸，可留作自用，在可能的情况下避免碎、毁的处理方法。20.2使用二次用纸20.2.1传真用纸，一律使用二次用纸，此项工作主要由行政人员负责。20.2.2复印非对外的正式文件、或属公司内部的往来文件，使用双面的复印方式、或用二次用纸复印。21办公区域的管理规定21.1保持办公区域的整洁21.1.1通道上不许放置任何的物品。21.1.2保持办公桌的整洁，上班时电话机、文件要摆放整齐，不放置与工作无关的东西。21.1.3下班前整理桌面，关闭电脑、显示器、打印机等设备的电源和所属区域内的门窗，将桌面上的物品减少到最低程度，而且要摆放整齐。21.1.4办公桌下不许放置非经同意的任何物品，如文件夹、图纸、纸箱、或私人物品等；电脑主机、电源设备、移动柜、垃圾篓除外。21.1.5文件（特别是机密、重要的文件）归档后分类后存放在文件柜内，柜内在柜上，应由专人负责保管以免遗失或不慎折断。21.1.6文件柜面不许放置非经同意的任何物品。位于公共通道上的文件柜面，42不许放置任何物品；座位旁的文件柜面，只许放置整齐的文件夹；图纸一律放到文件柜内。21.1.7办公屏风、玻璃部分不可张贴任何纸张（包括图纸等）；木板部分只能张贴与工作无关的内容，并及时更换破损不齐的或过时的内容。21.1.8垃圾篓只供临时放置纸屑的杂物，食物残渣、饭盒、纸杯、茶包、液体物品等请勿放进垃圾篓。21.1.9会议室内不许放置未经同意的物品。开会所需的物品，在会议结束后，立即由该部门负责搬离会议室。21.2用餐要到管理处饭堂或指定位置，不可在办公室内用餐。21.3会客请在会议室。未经特别允许，非本公司的工作人员，原则上不得进入办公区域；特别情况，需经批准并由管理处人员陪同下，方可进入办公区域，不能操作办公设备。22其他行政管理规定22.1.员工证22.1.1所有员工在入职时均由物管公司行政人事部签发的员工证。22.1.2员工证必须当值时按规定佩戴，不得挂在腰际或以其他外衣遮盖，违者以不配戴论处。22.4员工须注意爱护员工证，人为损坏或遗失，除按规定及时到行政人事部补办手续外，将视实际情况可能给予一定的纪律处分。22.1.4离职员工必须将员工证交回，否则扣罚工本费30元。22.2.更衣柜、钥匙的管理22.2.1员工更衣柜不能随便与他人调换，不能私装锁头和私配钥匙，不能存放易燃易爆危险物品，不要存放贵重物品，物管公司/管理处不负任何私人财物损失的责任。22.2.2物管公司/管理处有权随时选派两名行政人员检查更衣柜。22.2.3员工离职时须将更衣柜清理干净。22.2.4物管公司内部钥匙由资源部统筹管理、复制。领用人领用钥匙后，需在领用单上注明确认。22.2.5钥匙保管人应遵守下列条件，否则所发生损失由保管人负担责任，并按情43节轻重论处或依法究办：离职时应将钥匙交回资源部。钥匙遗失时，应立即向资源部报告。不得复制或任意借予外人使用。22.322.3.1总则电脑使用管理及企业经营管理工作的基本工具，对提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化发挥着积极的促进作用。为配合企业的制度化、程序化、规范化管理，公司对现电脑的使用、管理与维护制定本制度。22.3.2适用范围广州新世界物业管理有限公司全体员工。22.3.3电脑调配原则22.3．3．1各管理处根据实际工作需要，制定电脑配置与采购计划，报请公司审批采购。22.332所有电脑设备均须按照岗位工作需要进行调配，并由行政助理负责资产登记与管理。22.333外出公干需要使用笔记本电脑的员工，报请所在部门经理或管理处主任批准、资源部审核通过后可予以借用。22.3.4电脑的使用与管理各部门必须按照规定机型、外设设备、硬件配置使用电脑，不得不得在设备上放置杂物，并做好电脑设备的防尘、防潮、通风工作。各管理处电脑未经批准一律不得安装光驱，如确有需要，由行政助理报公司资源部备案后在管理处主任或其他指定的电脑上安装。为防止管理处资料外泄，各管理处仅在管理处主任、行政助理、客户服务主管、保安主管、财务部、工程部主管电脑上安装USB接口，电脑使用者必须负责USB接口的管理，并确保相关资料不被外泄。任何员工不得将私人可移动U盘带入公司使用，公司、管理处根44据工作需要配备公用U盘。管理处主任、财务部、客户服务部主管的电脑可根据需要开通上网功能，上网帐号和密码由电脑使用者管理并保密，其它电脑不得开通上网功能。各管理处电脑出现重大故障，由行政助理报请公司进行维修处理。如因员工私自卸拆卸造成电脑损坏，由该员工承担此项损失。电脑操作应按一定的规程进行。启动时应先开显示器、打印机等外部设备，后开主机；关闭时应先取出磁盘或光盘关闭主机，后关闭显示器，打印机等外部设备。在电脑运作过程中，若发现异常声音或怪味时，应立即切断电源，并通知行政助理及供应商检查机件。各使用部门设有专人操作电脑，每台电脑均必须设置开机密码及荧屏保护密码，电脑使用者必须对密码保密，并对自己的一切电脑操作负责。严禁未经允许擅自使用他人电脑。0为了预防电脑病毒，使用磁盘及光盘前必须进行病毒检测，严禁员工未经管理处主任批准私自安装外来软件、程序，一经发现按情节轻重给予纪律处分。1任何时间严禁员工利用公司、管理处电脑玩游戏，严禁非公务情况下上网，一经发现按情节轻重给予纪律处分。2严禁员工使用不健康、消极或产生不良影响的图片与文字作为电脑桌面，并不得浏览或传播不健康、消极或反动的网络信息。3员工离职时，必须将电脑的所有密码如实交接给指定的交接人后方可办理离职手续。22.3.5责任及义务人事资源部：对电脑设备资产管理、调配、调试负责，有义务指导员工正确应用电脑。员工：员工对配置的电脑有资产监管的责任和日常保养的义务。22.3．6监督机制22.3．6.1员工不按规定操作电脑者，将视情节轻重给予纪律处分。22.3．6.2员工故意损坏电脑设备者，公司将视情节轻重给予纪律处分，并追究其相应责任且有权要求其经济赔偿。4522.4复印机使用管理22.4.1复印机必须由各部门指定人员负责操作，其他人员非必要请勿使用复印机。22.4.2员工在每次复印完后必须即时在《复印机使用薄》上如实登记（双面复印当222.4.3使用复印机只限于复印管理处有必要复印的文件，禁止复印私人文件。22.4.4当连续复印文件数量达100张，必须暂停2分钟，禁止将沾有未干涂改液或胶水等文件进行复印。22.4.5行政助理负责复印机维保工作，及监督复印机的使用状况。22.5传真机使用管理22.5.1所有文件的传真工作由各管理处指定行政助理或前台接待文员负责操作。22.5..2传真文件统一由指定人员负责接收及发出的登记工作，禁止其他人员私自取走未经登记的文件。22.5.3传真机操作人员必须尽快将已发出或接收到的文件登记后及时分派到各部门负责人。22.5.4使用传真机只限于传真管理处文件，禁止传真私人文件。22.5.5行政助理负责传真机维保工作，及监督复核传真机的收发记录。22.6办公费用控制22.6.1文具新入职员工(保安工程除外)可领取一套必要办公文具，费用控制在人民币一百元以下，包括以下非易耗物品：笔筒、计算器、剪刀、订书机、起订器、打孔机、直尺、文件架等，上述物品一旦领用后原则上不再重复领用，唯以旧换新时也需由行政助理审核是质量原因还是使用不当所致，因个人原因造成损坏、遗失的，由个人自负，不应再向公司申请补领。员工离职时同样要求返还整套非易耗文具。每月文具领用原则上只是添置易耗材料，如纸薄类、笔类等，或添置必要的文件夹类。46种作相应的控制、调整，并视进度给予发放。本着环保、节约的原则，公司建议各管理处善用资源，采取适当措施控制不必要的花费，如适当使用可换笔芯循环再用的笔类，使用二次用纸等。管理表格（一）模版1公文模版47［单击此处键入主题］新物管字号[200X]广州新世界物业管理有限公司二零零X年月日2信函模版致：［单击此处键入公司名称］［单击此处键入姓名］台鉴：［单击此处键入主题］此致礼！广州新世界物业管理有限公司年月日或广州新世界物业管理有限公司×××先生/小姐年月日48抄送：3传真模版［单击此处键入姓名］收件人To发件人From［单击此处键入姓名］收件公司［单击此处键入公司名称］日期Date单击此处键入日期]Company传真号码Fax总页数［单击此处键入传真号码］page(s)Total“显示文本”不能横跨多行no.题目Subject［单击此处键入主题］档案编号Refno.如未能接收全部页数,请立刻联络Ifyoudonotreceiveallthepages,pleasecall4备忘录模版致To抄送cc题[单击此处键入姓名][单击此处键入姓名]发件人From日期Date文件编号Refno.[单击此处键入姓名][单击此处键入日期]目[单击此处键入主题][单击此处键入代号]Subject495会议纪要模版会议纪要文件编号：会议日期：会议地点：会议内容：会议主持：与会人员：会议记录：一、工作要求会议内容备注一．记录50发言人~会议结束会签：副本抄送：发出日期：6内部工作联系单模版内部工作联系单文件编号：急缓程度：□一般□急□特急收文部门：发文部门：51日期：2005年7月4日□以上事宜请贵部于日内完成并答就贵部所提事宜，现答复如下：□跟踪检查意见：检查人：日期：52（二）表格1请购单广州新世界物业管理有限公司请购单请购单请购人：请购原因：供应商名称：联系电话：联系人：请购日期：到货日期：累计使用金额：付款方式：年度预算金额：备注合计53料□产品资料□其他资仓管员核查：行政部核查：总经理：仓管员收货：部门验收：供应商：财务部复查：管理处主任：2工作任务单广州新世界物业管理有限公司工作任务单编号：年月日时年月日时维修人员到位时间时54成本总评分分人签名22110022110022110220110505505505050发单部门主管部门评55管理处主任评分3公司车辆使用申请表广州新世界物业管理有限公司车辆使用申请表申请日期：年月日申请部门/管理处：出车时还车时乘车人名总人司机姓司机确时间期申请人：部门主管：资源部行政审核：无公司车辆安排回执部门主管审批公共汽车出租车地铁车牌号车辆使用情况及服务意见回执年月56A/日用车部用车部用车人签名车度好点备注：各管理处借车使用时所付出的费用计入各管理处写意见回执交到前台请用车人还车时填4汽车维修申请表广州新世界物业管理有限公司汽车维修申请表送修厂名称电话57行