宴会预订处理程序

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档宴会预订处理程序审核：制作：编号版次生效日期第页共页1、目的：确保餐饮部各经营点宴会预订时，能保障酒店之利益，并兼顾作业程序合理化。2、范围：本程序适用于订宴中心及餐厅。3、权责：3．1受理订宴中心预订：订宴员3．2受理餐厅预订：领班或主管3．3修改预订：订宴员3．4修改审核：领班或主管3．5预订执行及追踪：订宴员4、定义：无。5、作业流程：（见附图）。6、作业内容：6．1订宴员应了解每日宴会预订表，掌握预订信息并通过电话、传真、面洽由销售部配合等方式与客户进行业务洽谈。了解客户需求，经与客户洽谈后有意向时。订宴员应填写餐饮部每日预订表。6．2预订表中应注明：宴请时间、用餐标准及时间、主人及客人的国籍和身份、人数、接待单位、（或住客的房间号）与联系电话。客人的习俗及特殊要求等内容。6．3在接收预订时双方还应确认以下内容：宴会的目的、性质、宴会的正式名称、宴客年龄、性别、是否需要台号、坐次表、坐卡、对菜单要求以及酒水要求、付款方式等。6．4当接收预订中某项较特殊时，应在“备注”中加以注明。6．5为保证预订不出现重订现象，订宴中心规定每日上午九时与餐厅核对预订情况。6．6接收作业如在订宴中心则由订宴员操作，如在餐厅，则由领班或主管记录后转交于订宴中心由订宴员续成。6．7预定拟定作业：6．7．1根据客户已接受的预订单内容，由订宴员应填写宴会通知单。6．7．2宴会通知单应通知餐厅和厨房，各相关地点做好准备工作。6．7．3当出现某项内容异常时，应在“备注”中另行注明。要求订宴员与客户协商确认。6．7．4当需其他部门协助时，订宴员应填写工作联系单。6．7．5当客户接受预订单的所有项目时，由双方确认，订宴员应要求客户预付订金，一般为总价的10%-20%，并填写预收订金收据单。一份交于客户。6．8预订修改作业：6．8．1在预订执行过程中，双方都可能因某些原因提出修改预订某些项目的要求，当此类情况发生时，订宴员应按如下方法作业；6．8．2当客户修改预订中的某项时，订宴员应填写宴会通知单，并在此单上盖更改章。6．8．3当客户在预订后中途因故取消，应提前24小时通知订宴中心并得到确认，订宴员应填写宴会通知单并加盖取消单。6．8．4当我方提出修改预订某些项目时，应以电话、传真等方式告知客户，双方协商解决。如客户不同意，应上报部门，妥善解决。6．9在预订确认后或预订在执行过程中有提出修改之作业时，订宴员应将其各相关资料告知相关单位。6．10当预订确认后，订宴员要检查落实各项工作，并对客户情况进行跟踪以保证宴会顺利进行。6．11各相关部门要对宴会预订情况进行跟踪，与订宴中心和餐厅保持联系。6．12所有相关记录及资料由订宴员保管、存档。7、相关文件：7．1会议预订作业程序。7．2前厅预订作业程序。7．3客房预订作业程序。8、使用表单：8．1餐饮部每日预订表：（见附件二）8．2宴会通知单：（见附件三）8．3工作联系单：（见附件四）8．4预收订金收据（见附件五）精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档宴会预订处理流程工作流程具体操作内容上岗准备工作（1）着装整洁上岗。（2）备好宴会预订登记本。检查当日登记本上的预订情况，掌握各部位可预订的方位。电话预订（1）主动礼貌地向客人做自我介绍，并报出部位名称。（2）主动为客人介绍宴会标准，场所，推销特色菜肴。（3）询问客人预订的标准，尽量争取标准高一些。接受预订时，须问明预订单位，联系人姓名，联系电话，宴会日期、时间、人数、桌数、标准、出席对象，有何特殊要求，有何禁忌，用什么酒水等，并记录在宴会预订登记本上，并向客人复述一遍，问清付款方式。大型的宴会须告知预订方交付定金，并提前两天交付押金。如是重要宴会要及时通知总经理及各有关部门，做好接待准备。（7）以最快的速度向客人确定宴会菜单。（8）如因客人要求标准过低而不能接受预订时，应婉转向客人解释并致歉。上门预订（1）对初次上门预订的客人，要主动交换名片，主动向客人介绍本店特色，如客人有要求，可陪同参观宴会场所。（2）对再次预订的客人，要主动征询对上次宴会的意见。（3）上门预订的程序同电话预订。预订落实（1）每日编制两天内宴会预报表，送餐饮部经理，各部经理，各厨师长及有关宴会部位或餐厅。（2）编制当天宴会报表，分送餐饮部经理、各部经理、厨师长、及各餐厅相关部位。（3）重要宴会除通知上述人员外，另通知总办，客房部，前厅部，保卫部及工程部，并请各部门签收。客人提出要用音响设备及有工程上的问题则提前1~2天通知工程部。（5）大型活动停车问题提前1~2天通知保卫部。（6）一般宴会由宴会预订开菜