物业项目（住宅小区）档案管理制度

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1整体档案管理

档案资料的建立应与今后的创优结合起来，根据《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。

第一节基础管理资料1.按规划要求建设、住所及配套建设设施投入使用

1)工程规划许可证

2)施工许可证3)工程总平面图

4)建设工程规划管理竣工验收合格证

5)国有土地使用证2.办理接管验收手续

1)托付物业管理合同

2)工程建设施工建档移交清单⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料；

⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料（复印件）；

3)商品房质量保证书4)房屋移交验收资料

5)设施设备移交清单及档案资料

3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理1)物业管理有限公司企业法人营业执照（正副本）

2)物业管理有限公司组织机构代码证（正副本）

3)物管企业资质证书4)物业管理有限公司税务记下证（正副本）

5)上级批文（文件）

4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明1)物业托付管理合同

2)前期物业管理计划

3)物业移交及实施看法5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。（文件柜放置于）

6.建立修理资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

1)物业管理有限公司代管修理资金的财务管理制度a）代管修理资金的使用范围

b）代管修理资金的来源和筹集办法

c）代管修理资金的管理与使用方法d）代管修理资金的移交

7.房屋使用手册、装点装修管理规定及业主公约等各项公众制度完美

1)房屋使用说明书2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度⑶门卫管理制度

⑷机动车停车场管理制度

⑸非机动车管理制度⑹装修管理规定

3)政府有关文件

8.业主委员会按规定程序成立，并按规则制度履行职责1)业主委员会筹备工作资料

⑴关于组建业主委员会实施计划

⑵业主委员会资料（详见业想法见调查表）⑶业主委员会章程

9.物业管理企业制定创优规划和共体实施计划，并经业主委员会同意

1)创优规划2)创优实施计划（附物业管理质量目标书）

3)物业管理优秀住所小区达标申报资料资料

10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定详细的落实措施和考核标准。1)员工手册

2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

3)部门职责⑴公司组织机构暗示图（管理处机构暗示图）

⑵员工手册

⑶管理中心职责⑷财务部职责

⑸护卫部内务条令、岗位职责

4)部门工作程序、操作程序⑴财务部管理制度

⑵客户服务中心工作程序

⑶工程部设备运行修理工作程序⑷消防工作管理制度

⑸各种应急处理计划

A、火警、火灾应急计划B、停电应急计划

C、护卫部突发大事处理措施

5)管理中心综合管理制度⑴值班制度

⑵回访制度

⑶档案管理制度⑷原始记录、资料管理制度

6)管理人员、员工考评细则

⑴管理人员考核细则⑵财务管理人员考核细则

⑶修理人员考核细则

⑷清洁、绿化人员考核细则⑸护卫员考核细则

⑹护卫部岗位目标管理考核方法

7)护卫部培训日程、训练记录8)护卫学问考试资料

9)管理中心原始记录资料

⑴门岗值班记录⑵监控中心值班记录

⑶紧张状况记录

⑷停车场车辆进出原始记录⑸房屋装修管理记录

⑹装点装修申请书、责任书

⑺值班记录⑻回访记录

⑼修理派工单

⑽住户档案⑾修理员值班记录

⑿设施设备巡查保养等记录

11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带显然标志，工作规范，作风严谨。1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

2)管理中心专业技术人员资历证、操作证

3)护卫员上岗证4)员工劳动合同

12.应用计算机灵能化设备等现代化管理手段，提升管理效率。

1)小区住户基本资料（备份文件夹类）2)小区物业基本资料

3)办公文案

4)各类管理制度、文件夹⑴护卫类

⑵财务类

⑶管理类⑷保洁类

⑸经营类

⑹人事类⑺业主委员会

⑻运行修理表

5)住户费用缴费统计资料13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年藏匿一次物业服务费用收支状况。

1)年代--财务收支报告

2)向住户公布费用收支状况，资料

照片

3)物业管理费用标准批复

4)缴费通知单存根

14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完美，查阅便利。

1)总平面图2)共用设施设备及配电系统

3)可视对讲、监控系统

4)消防系统5)背景音乐系统

6)光纤电视系统

7)办公用设备8)各种警示牌、标识卡

15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册，查阅便利。

1)住户档案2)商业用房业主档案（含用户）

16.建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并准时处理，有回访制度和记录。

1)值班制度2)回访制度

3)管理人员值班记录

4)修理工单存根及回单5)设备巡查记录

6)护卫门岗值班记录

7)主动征求业主对物业管理服务的看法和建议17.定期向住户发放物业管理服务工作征求看法，对合理的建议准时整改