物业公司对外接待管理规定

Word版本，下载可自由编辑物业公司对外接待管理规定为树立良好企业形象，特制定对外接待管理规定：

一、接待程序：

1、职能部门：

1)各部门原则上接待外来客人参观需由行政部统一支配，本公司部门负责人以上人员伴随除外。

2)凡是直接与公司各职能部门联系并需要在公司接待的客人，各部门应提前未来访者的单位、职务、姓名、来访目的人数及接待规格状况报行政部，以便工作支配。

3)公司接待外来参观人员，由行政部视客人级别不同，支配相应职级人员接待，行政部还应收集相关资料及记录，以备公司宣扬之用。

2、各管理处：

1)非重要客人到访且人数在7人以下，由管理处接待，一般业务往来单位支配在客户服务中心接待，以免影响正常办公秩序。管理处会议室的预约使用由各部门客户服务人员协调，如发生时光上的矛盾，以级别优先，时光优先为支配原则。

2)全部需参观的来访人员必需提前一天与行政部联系(除特别状况的暂时参观)，并说明来访者单位、目的、人数、时光，行政部视状况打算是否支配参观学习。

3)各管理处在没接到行政部通知前，对来参观、学习人员应婉言回拒，并告之接待程序。

4)行政部按照来访人员级别、规格、目的、人数、时光、作出相应支配，并将支配事宜和注重事项提前通知相应管理处主任。

5)各管理处必需对参观来访人员状况予以记录，包括来访人员(或领队)姓名、工作单位、职位、来访人数、来访目的及来访时光等，同时预备签名簿一本，以供重要来访客人签名或题词之用。

6)政府部门地市级以上领导、社会知名人士应由公司总经理伴随参观，管理处另须预备纸墨，尽可能地请领导题词签名，同时支配人员举行现场拍照。

7)政府部门区局级或主管部门领导、同行业其他公司总经理应视状况由公司总经理或副总经理伴随参观，管理处应请领导在签名簿上签名，同时支配人员举行须要的拍照。

8)政府部门科级以上领导、其他相关业务公司副总级以上人员及行业专家由管理处主任或行政部经理伴随参观，并请领导在签名簿上签名。

9)政府部门办事员、其他公司的部门经理和普通客商由管理处主任或主管级人员伴随参观。

10)管理处有关接待的质量记录，由各部门自行妥当保管，并须在年度总结中予以反映；由行政部按照接待的重要程度，支配收集相关资料及记录，以备公司宣扬之用。

二、各部门接待要求：

1、各部门人员在服务、工作、打电话和与同事交谈时，如有客人走近应立刻暗示，以表示己注重他(她)的来临，不得无所表示，等客人先开口。

2、对未预约的政府办事员、其他业务公司部门经理、客商等，则须出具介绍信或名片并说明来访目的及联系部门，方可视来访人员级别通知相应人员接待。如以上人员无联系部门，则由客户服务人员接待。

3、如政府部门科级以上领导和其他业务公司副总经理以上人员前来参观或联系业务，而又未预约的，在对方出具名片后可通知管理处主任予以接待。

4、对自行前来推销或联系业务的一般人员，接待人员在对方出具名片后应以婉转语气予以否决。

5、确定来访者是否与领导、有关职能部门及工作人员预约，并能精确     回答预约方姓名、职务、业务性质等相关资料，此时应与被预约方准时利用相关媒体举行核实，视被预约方状况按要求举行。

6、被预约方暂无时光，要求来访者等待，即可让其在指定地点歇息并奉茶。

7、被预约方否决会面，应以婉转语气转告对方能否改期，并予以礼节性告辞。

8、被预约方即刻要求会面，应引来访者至洽谈处直至双方面谈，并准时奉茶。

9、接待人员在接待过程中，应做到不卑不亢、虚心礼貌、保守机密。

10、洽谈处、会议室在使用过程中，每半小时添加茶水一次，客人离开后要立刻清理。

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