(工作能力论文)高校行政秘书工作能力提升探析

【工作能力论文】高校行政秘书工作能力提升探析摘要:高校二级学院行政秘书从事综合性行政事务管理工作，在日常行政及教学管理中起着内联外接、承上启下的沟通纽带作用，其工作的管理与服务水平直接关系到学院各项工作的运转和推进。该文通过总结高校二级学院行政秘书的工作职责和特征，分析了当前高校学院行政秘书的工作现状及其面临的诸多问题，并借鉴先进经历体验提出了提升行政秘书工作能力的相关策略。关键词:高校二级学院；行政秘书；工作现状和问题；能力提升高校二级学院行政秘书作为高校行政管理工作的基层人员，负责联系学校职能部门、学院领导和师生，联动内外各项管理事务，在高校运行管理过程中具有不可或缺的作用[1-3]。然而，我们国家高校管理改革不断推进，对高校学院行政秘书工作提出了新的素质和能力要求[2-3]。因此，在新时期高校建设过程中，厘定行政秘书工作定位，理清学院行政秘书面临的问题，探讨能力提升优化策略，才能更好地促进高校二级学院管理，推动高校人才培养教育、科研创新、社会服务等工作的开展。1高校二级学院行政秘书的职责高校二级学院行政秘书的主要职责是传达学校文件精神、负责学院各类文件、文书资料的搜集管理、组织安排会议活动、学院综合性事务的内联外接等事务，工作繁杂而又基础，大致可分为以下几个内容[1,4,5]：〔1〕日常管理。负责学院资产管理、转发学校职能部门日常行政通知，负责督促检查行政工作计划和落实办公会决议的事项，负责学院日常访客接待，负责保管学院印章、开具各类介绍信、学院日常安全工作，采购分发办公用品、家具、仪器设备及其入库、日常保管和维护等，节假日工会礼品发放，负责各项信息统计和管理等。〔2〕财务报销。学院日常办公用品报销、借款、冲账等。领导办公差旅报销、学院主办的各类会议中的住宿、场地、租车等费用的报销，各类设备、家具、实验仪器的采购和报销，各类设备维护和维修费用的报销，各类学院劳务发放，年底酬金发放等。〔3〕会务工作。学院各类会议的会场布置、设备调试等，负责每周行政例会安排、年度会议的编制规划，协助领导做好其他会议的组织通知等会务工作，整理保存相关会议的记录。〔4〕文字工作。负责一般性行政公文的起草；负责各类行政会议的记录和整编，负责起草一般性的行政公文和相关文字材料的校核，负责重要会议上院领导的发言稿和相关材料的草拟工作；负责起草学院年度行政工作的年度总结、规划和决定等文字材料，重要会议的报道及新闻稿的撰写，完成院领导交代办理的其他文字材料。2高校二级学院行政秘书职位现状分析高校二级学院行政秘书的主要职责决定了行政秘书工作具有复杂性、综合性、服务性和烦琐性等特点[3,5-7]。然而，目前从高校各级领导到师生，对二级学院行政秘书工作的重要性均未给予足够的重视，普遍存在如下亟待解决的问题：2.1行政秘书职位认可度低高校是教书育人的地方，主要职责是人才培养、文化传承、科学研究和社会服务，一般政策均倾向于教学和科研方面。因此，高校承担教学任务的教师岗位备受关注，而高校二级学院行政秘书岗位一直以来受到的关注很少，被认为是“跑腿打杂〞职业，存在感较低。另外，多数高校对二级学院行政秘书职位的认知存在误解，认为此职位文凭要求不高，也没有专业技术含量可言，一般的专、本科学历就可以胜任，导致二级学院行政秘书工作长期得不到领导和教师的尊重和理解，缺少必要的人文关怀。日常烦琐单调的工作、他人的认知偏见和较低的薪酬待遇，常导致二级学院行政秘书心理出现失衡，在工作中缺少认同感和自我成就感，致使工作幸福感低，并表现出职业倦怠。2.2行政秘书工作业务素养不高高校二级学院行政秘书工作综合性、繁杂性的特点，要求行政秘书具备扎实深切厚重的文字功底和良好的语言组织表达能力。其业务素养主要包含专业知识能力、文案写作能力、与人沟通协调的能力、爱岗敬业等能力素质[5-6]。然而，行政秘书大多不是科班出身，普遍是其他专业人员或者是从其他岗位借调过来，致使行政秘书队伍的专业化不足。与此同时，二级学院行政秘书日常工作烦琐，很少接受专业技术培训，对于管理学、秘书学、心理学、教育学、档案学等相关专业的书籍也牵涉较少，在工作上往往是一边学习、一边上岗，这就导致二级学院行政秘书业务知识欠缺，必备的业务技能得不到有效提升，高校行政秘书队伍的整体业务素养普遍不高。2.3行政秘书工作思想负担重高校二级学院行政秘书是院领导的重要助手，主要职责是平时协助院领导处理一些综合性行政工作，同时与院里的教学秘书和科研秘书一起服务学院的广大师生，以促进学院的教学和管理工作稳定有序开展。除此之外，二级学院行政秘书还负责学院日常办公文件的收发、各类财务报账、会议服务安排、设备申报和购买、学院公章管理和使用登记、资产管理和维护、日常办公物资采购、学院公共设施安全运营等常规管理工作。内容烦琐，牵涉面较广，面对多元化的工作内容，为避免执行中出现错误过失，二级学院行政秘书在许多常规工作中都要亲力亲为，合理统筹、规划安排，才可以使工作高效有序开展。要想工作零失误地完成，势必要付出足够的耐心和细心，这对二级学院行政秘书的身体和心理来说，都是一场严峻的考验。由于二级学院行政秘书的日常工作比较烦琐，再加上因担忧工作失误而无法向学院领导和专任教师交差的压力，很容易导致其身心疲惫、思想负担过重。2.4工作职责界定不清首先，行政秘书日常处理的工作以重复性劳动为主，枯燥乏味，容易产生疲惫感。其次，所负责的工作牵涉面很广，且责任较大，临时性和突发性事务较多。学院很多职责界定非常模糊，其他工作人员常常相互推诿，导致学院工作效率低下。另外，由于行政人员大多非本专业科班出身，对工作内容和职责不清楚明晰，常造成工作成果不理想、工作积极性不高。此外，行政秘书花费时间和精力做的很多额外工作并不纳入年底考核工作量的统计范围，且过多的额外工作有时会影响到他们本职工作的考核结果，出错率高，回报率低，导致他们积极性不高，不愿意接额外的工作任务，严重影响了学院日常工作的顺利开展。2.5职业晋升空间狭小当前，行政秘书工作常被轻视，缺少必要的人文关怀和晋升考核机制，晋升渠道不足，晋升方向有限。首先，行政秘书缺少必要的培训和指导，而且培训内容多缺少规范，且工作任务繁重，导致没有精力参与培训和提高。其次，高校岗位编制普遍有限，加上当前缺少行政秘书的考核机制，导致多数高校二级学院行政秘书晋升困难，多数二级学院行政秘书获得中级职称后就失去了晋升的可能，导致失去工作的热情和动力。而对自己有更高要求的人员，则选择升学或者转向科研岗，造成人才的不断流失，学院秘书队伍不稳定。此外，当前高校职位晋升考核的是学历和科研成果，而高校二级学院行政秘书工作事务繁杂，很难有精力从事学历提高和科研方面的工作，而且多为硕士甚至本科学历，科研能力有限，职称评定存在很大困难。3二级学院行政秘书工作能力提升策略根据上述高校二级学院行政秘书工作的现状及其存在的相关问题，确定了以下工作素养和能力的提升策略[8-9]：3.1增强行政秘书职位的认同感高校二级学院的管理运行过程牵涉多方面内容，二级学院发展推进需要优化的管理方式和丰富多样的治院模式，提高学院发展质量。这就在一定程度上要求二级学院领导对学院管理人员现状进行深切进入了解，充分认识行政秘书在学院发展中的重要性，转变先前的陈旧观念和偏见，对其平时的工作业绩给予充分的尊重与肯定，并及时进行表扬，让其体会到工作的成就感和自我价值感，进而提升工作幸福度。另外，提高对行政秘书工作的认可度。在日常工作中，对应行政秘书减少严厉的呵斥，增加一些人文关怀，鼓励行政秘书从失误中吸取教训，以积极乐观的心态投入工作。3.2建立完善的管理和考核机制高校二级学院行政秘书是学校与学院、学院与外界之间进行联系的纽带，在学院办公室管理工作中具有不可替代的作用。二级学院在日常工作中，应注重完善行政秘书管理体制，只有在完善的管理体制中，行政秘书岗位才能得以健全和稳固，行政秘书的素质才能得以提高，这对于学院各项工作的综合协调发展具有重要意义[10]。具体措施如下：〔1〕加强管理，重视人文关怀。高校二级学院领导在日常管理中，应逐渐改变传统的思想观念，坚持以人为本，同时以科学有效的管理方式积极引导行政秘书投入工作，鼓励其以积极乐观的态度做好本职工作。〔2〕健全激励机制，优化工作环境。高校二级学院行政秘书从事的管理工作烦琐复杂，久而久之对工作易产生倦怠感。因此，在行政秘书的职称考核、评定、评优等方面要有一定的激励政策，为其提供晋升的机会。除此之外，在二级学院日常管理中，应积极构建和谐有序的办公环境，鼓励各个部门加强沟通交流，因为良好的工作气氛有利于行政秘书提升办事效率和工作质量。〔3〕加强教育培训，提升管理能力。教育培训是提升高校二级学院行政秘书综合能力的重要方式，二级学院领导应积极引导行政秘书接受继续教育和学习的机会。高校二级学院可以定期举办教育进修培训班、技能培训学习班，举办外出调研学习、岗位培训等活动，促进行政秘书业务素养和专业技能的提升，更好地服务二级学院的发展。3.3强化业务理念，提高专业技能高校二级学院办公室工作具有综合性和复杂性，要求行政秘书自身具备较强的专业技能和业务素养，才能胜任各项管理工作[6,9,10]。面对高等教育改革的不断推进，二级学院行政秘书要做到与时俱进，及时更新自己的专业知识储备，进而更好地提升业务技能。在日常工作中，二级学院行政秘书应经常关注高校管理方面的专业知识，可通过视频学习或者在图书馆借阅书籍的方式，不断丰富自己的业务理论知识，同时，在实践中将学到的理论知识转化为业务技能。在工作中，高校二级学院行政秘书有时会起草院里的各类文书，因此，行政秘书要提高自己的写作能力。写作能力是其思维能力和书写能力的综合表现，只有具备扎实的文字功底，才能准确地表达文书思想。此外，二级学院行政秘书平时接触的人员比较多，负责学院活动的内联外接，这在一定程度上要求行政秘书提高自己的语言沟通协调能力及执行能力，在遇到特殊情况时，能够做到随机应变、忙而不乱、稳中有序，营造出宽松和谐的办公气氛。另外，随着信息办公自动化系统的运用，办公方式发生了新的变化，办公室配备了计算机、复印机、多功能电话机、传真机、录像机等现代设备，这些办公设备的应用，极大地提高了二级学院的管理水平和办事效率。因此，二级学院行政秘书在日常工作中应提高自己熟练使用自动化办公设备的能力，只有不断地提升各种能力，才能更好地胜任工作。3.4优化服务意识，践行终身学习理念高校二级学院行政秘书是一种服务性职位，要辅助二级学院领导完成学院的管理工作，也要为学院师生提供相关的服务，更好地推动高校二级学院教学和管理工作的顺利开展。二级学院行政秘书在学院日常工作中，要坚持以学院利益为重的原则，优化服务育人的理念。在面对外来人员来访或本院领导及师生的需求时，要积极主动应对，同时优化做事方式，尽量缩短办事时间，提高工作效率。高校二级学院行政秘书服务意识的提升，需要通过不断拓展自己的知识领域、树立终身学习的理念才能实现。终身学习是指为了更好地适应社会发展和实现自身发展的需要，贯穿于人的一生的、持续不断的学习过程。坚持终身学习，才能与时俱进，不被社会淘汰。因此，高校二级学院行政秘书在工作之余，可以学习管理学、档案学、信息学、教育学和心理学等方面的知识。只有不断地积累，不断地探寻求索管理工作新途径，不断地提高创造性工作的能力，才能潜移默化地提升业务素养和增强服务意识[9-10]。近年来，随着高等教育改革的不断深切进入，高校逐渐重视学院行政秘书在高校管理和发展中的突出作用，新时期高校二级学院行政秘书对学院