公文写作7.11公共版

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电子商务网站：公文写作基础知识第2页提纲第3页（一）什么是公文？公文，是公务文书的简称，属于应用文。公文，是一种工具，是一个单位、部门布置任务、安排工作、通报情况、落实责任的有效载体。公司公文是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是贯彻统一法人制度，进行经营管理活动的重要工具。一、公文写作基础知识第4页（二）公文的基本特征？2.1.策令性权威性：代表组织行使权力强制性：必须不折不扣地执行《中国保监会关于进一步规范财产保险市场秩序工作方案》下发后（保监会2008年70号文件），全行业整顿财产保险市场。2008年全年，依法处罚违法违规机构723家次、人员379人次。2.2.时效性起草文件具有时效性发文流程具有时效性文件办理具有时效性2.3.规范性管理规范——发文签批、收文流程、档案管理措辞规范——通知：“特此通知”；批复：“**收悉。经研究，现批复如下”；请示：“当否，请批复”格式规范——标题、文头、主体、文尾等都有固定格式2.4.庄重性表达方式：叙述、说明、议论，一般不抒情；语言风格：准确、精炼、平实，追求得体效果。一、公文写作基础知识第5页1.用纸：一律用A4型纸。2.正文排版（文件规定）：—正文标题用方正标宋体二号（小标宋二号）—副标题、姓名、年月日用楷体—正文用“仿宋GB2312三号”关于正文（报告）中的大小标题（习惯）：—大标题：宋体加黑—小标题：仿宋加黑—一是、二是：加黑—行、字：每页22行，每行28个字。”

—行间距为“固定值30磅”。3.印章盖于下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。一、公文写作基础知识第7页一、公文写作基础知识（三）公文的作用？3.1.领导与指导作用。是上级机关对下级机关实行领导和指导的重要工具。3.2.宣传与教育作用。公司各项政策通过公文制发，也对公文受众进行了宣传教育。3.3.联系与知照作用。是各级部门联系、协调的重要载体。上级对下级提出要求，下级对上级进行报告、请示；平级间进行交流、协商。3.4.凭证与依据作用。是工作准则，有档可查，是指导工作的历史依据。8（四）公文的种类有哪些？第8页一、公文写作基础知识

党的公文文种（14种）公报指示决议条例规定决定意见通知通报请示报告批复函会议纪要行政公文文种（13种）决定意见通知通报请示报告批复函会议纪要命令（令）议案通告公告公司常用文种：通知通报报告请示批复函纪要一、公文写作基础知识（四）公文的种类有哪些？4.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排;奖惩有关单位和人员；变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

注意：1.知照性决定内容单一，文字简短，大部分不分段落。

2.部署性决定首先介绍背景与依据，然后写决策内容与要求，分条列项，一段一内容，条理清楚明了。

3.法规政策性决定，“分部分”全文分成几大层次，层次之间并列且相对独立；“分条列项”，全文分作若干条，一条一个独立意见，条下列项。标题：发文机关+事由+文种《关于表彰2012年度先进销售团队和个人的决定》正文：开头写明发布决定的背景、依据、目的、意义。以“为此决定”、“现决定”承上启下。在主体中写决定事项。一、公文写作基础知识（四）公文的种类有哪些？4.2通知：用途最广。适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理或者周知的事项；任免和聘用人员等。注意：一般为下行文，不能向上级、同级机关或不相隶属机关发通知。但可报送上机机关和抄送相关单位。标题：《关于举办省本部共享课堂暨公文写作培训的通知》：正文：应用说明方式表述通知的目的，“按照…要求”、“为…”，简要说明通知事项、相关要求等；通常不长，把需交待的事项交待清楚即可；复杂事项分条陈述。结尾：“特此通知”关于举办省本部共享课堂暨公文写作培训的通知

机关各部门、财务共享服务中心、车险核保中心、核损核赔中心：为全面提升机关员工公文写作能力，切实提升工作效率，更好地服务基层，为公司“二次创业、再次腾飞”打下坚实基础，按照工作安排，省公司定于近期举办省本部共享课堂暨公文写作培训，现就相关事宜通知如下：一、培训内容二、培训时间三、培训地点及参加人员四、有关要求1.2此通知省公司人力资源部/教育培训2013年12月10日一、公文写作基础知识4.3通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。注意：1.事例要典型，具有普遍的教育意义和指导作用；2.材料要真实，数据要准确；3.态度要明确，通报情况，表扬先进，批评落后；4.行文要及时，尤其是定期通报，如月通报、季度通报；5.详略要得当，篇幅不宜过长；6.要注意把握政策，掌握分寸，措辞合情合理。标题：发文机关+事由+文种正文：介绍情况；分析原因。指出意义或危害；提出要求，巩固成绩或改错纠偏。关于全省观控点服务情况的通报（2013年第24期）

各市分公司省公司营业部：按照总公司“以客户为中心转型年”的整体部署，为了全面推进公司服务效能和服务标准化体系建设，促进公司服务能力的提升，更好地掌握各观控点服务情况，打造营业职场标准化服务界面，有效提升省公司曲庆武总经理提出的“五化”服务标准，省公司观控中心于2013年10月8日-10月17日对各市分公司职场服务情况进行抽查。现将抽查情况通报如下：

一、总体情况二、表现比较突出的职场三、存在的问题及出现问题的个别观控点1.本期抽查发现问题：2.存在问题的观控点：省公司将……。各市分公司要…。

省公司客户服务管理部

2013年10月17日一、公文写作基础知识4.4报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问等。标题：事由+文种；发文机关+事由+文种正文：“引据“概述报告工作的估计、评价，点名全文主旨，用“现将相关情况报告如下”引领下文。主体以分题、分条形式叙述。工作报告：进展、做法、成效，主要问题和举措；以数字和事实说话。问题报告：写明状况和来龙去脉，分析原因、说明后果，提出解决方法和措施。答复报告：围绕上级询问和要求，写清问题，表明态度。结语：“特此报告”、“请审核”、“以上报告，请指正”等注意：报告要简短、重点突出；反映问题真实具体；不得夹带请示事项。一、公文写作基础知识4.5请示:适用于下级向上级单位或有关主管部门请求指示、批准等事项。不能多头主送，导致收文单位责任不清，贻误工作。注意：1.标题不要写成《关于------的报告请示》2.一事一议。主送机关只有一个，如是双重领导的机关，写明主送和报送。只能送机关，不能送领导个人。不得越级请示。3.用语谦敬，把握好分寸。标题：《辽宁省分公司关于追加固定费用预算指标的请示》正文：在开头表述请示缘由；充分、恰当、具体说明所处情况、遇到的问题、困难。在主体中表明请示事项，分条写明。需要支持和帮助的内容表达清楚，以便得到批复。结束语一般为“妥否，请批复”。辽宁分公司关于申请固定资产报废的请示总公司财务会计部：为进一步提高固定资产使用效益，优化资产结构，我公司拟对一台IBMS85小型机进行报废处置（请示缘由）。具体情况汇报如下：一、资产情况（说明情况）该IBMS85小型机的资产固定资产标签号为01210，资本化日期年月日，折旧结束日期年月日，账面原值

元，累计折旧

，净值

元。2011年底全国信息系统大集中后不再使用，且维护费用过高，无使用价值。且根据2012年总公司与IBM签署的维保协议价参考，如继续使用，年维保费用将高

万元。二、残值收入（请示事项）因电子产品更新换代较快，此设备为14年前设备，已无回收价值，多次与各专业回收机构、电子设备厂商联系，均无回收意愿。经与我公司长期合作的维保公司多次沟通，最终对方同意以

元的价格接收此设备。

根据转授规定，单项资产损失金额人民币10万元以上的资产处置需上报总公司。现申请将此设备进行报废处置，并将处置净损失

元在“营业外支出”中列支。

妥否，请批复财务会计部/精算部2013年11月7日一、公文写作基础知识4.6批复:适用于答复下级单位的请示事项。注意：批复的主送机关只有一个，即请示的下级机关。批复必须一文一批。标题：发文机关+事由+文种，需要在标题主要内容中明确表示对求情事件的意见和态度，正文：批复依据：涉及对方请求和与请求事项有关的政策规定。要完整引用请示标题和发文字号。上级政策或理论依据，表述为：“根据**关于**的规定，现答复如下”。必要时标引文号、条款序号。批复事项：对请示件内容进行指示、批准、决定，补充相关要求。执行要求：简要写在正文结尾处。一、公文写作基础知识4.7意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。《关于进一步做好全省农业保险工作的意见》注意：观点鲜明，措施可行，行文庄重。标题：发文机关+事由+文种正文：开头写明意见的背景、依据、目的、意义等内容。“现提出以下意见”“特制定本实施意见”承上启下。主体将见解和处理办法一一写明。内容多的分层列题，内容简单的主体部分直接列条。结尾：篇幅较长的通常以提出号召、希望、督办要求为结尾。局部性意见可不设结尾，自然结束正文。一、公文写作基础知识4.8函：适应于平行单位或无隶属关系的单位商洽、沟通有关事项。注意：行文直陈事项、言简意明；用语讲究礼节，不使用告诫、命令性词语。涉外或不相隶属单位之间的公函，必要时使用尊称宇致意性词语。标题：发文机关+事由+文种，回复问题的在”函“字前加“复“字。

《关于征集出单中心信息需求的函》正文：制发函的根据和理由；商洽或询问（答复）以及请求批准的具体事项要求明确的内容；结尾：通常使用致意性词语，如“特此函告“、“特此函复”等一、公文写作基础知识4.9会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。注意：纪要概括忠于会议实际，条理清晰，表达准确。注意与会议记录的不同。标题：例会、办公会的纪要标题，标明是何单位、何种性质的会议。其它会议，“会议召开单位+会议名称+文种”

《2013年1-4月份经营情况点评视频会议纪要》开头：简要介绍会议基本情况，叙述会议根据、目的、起止时间、地点、参会人员、基本议程、主要活动和会议结果。主体：阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定以及工作要求。概括式：综合分析会议发言和讨论情况，归纳成几个部分“一、二、三”形式或冠以小标题，标明层次，然后对各部分做完整系统说明。发言式：按发言顺序、要点，将发言者观点如实记录，或按会议讨论的问题分列小标题，在标题下列出重点发言。总经理办公会议纪要

2013年6月13日，省公司召开总经理办公会，讨论《推动辽宁公司经营管理再上新台阶调研方案（讨论稿）》（以下简称《方案》）。曲庆武总经理主持会议，李跃民、马万利、刘晓先、刘艳萍、阎佳葵副总经理出席会议，机关各部门主要负责人参加会议。纪要如下：

一、办公室对《方案》进行导读二、与会人员对方案进行讨论会议指出会议对讨论、调研活动提四点要求会议同时要求出席：列席：（五）行文规则一、公文写作基础知识上级机关下级机关领导与被领导上级业务主管部门下级业务部门业务上指导与被指导

同级机关同级机关平行关系

此机关彼机关不相隶属关系（五）行文规则5.1上行文：下级单位向上级单位报送的公文，省公司向总公司、省委、省政府、保监局行文，上行文的文种只能使用“请示”和“报告”。

下级公司不得向上级公司内设部门行文，但可报送相关部门。

例如，省公司不能主送：总公司财险部；可用主送：总公司；报送：总公司财险部。公司内设部门可对上级公司的相应部门行文，但不得对上级公司行文例如：省公司财险部向总公司财险部请示可用部门电函形式一、公文写作基础知识上行文需在文头写明签发人。（五）行文规则5.2平行文，

同一系统中的平行单位，或相互没有隶属关系的单位之间，为协商或通知有关事项而制发的公文，如函等。可用业务往来、部门协调单进行沟通。

5.3

下行文：上级单位向下级单位发送的公文，省公司对市级分公司，文种是“通知、通报、批复、意见“等。注意：公司向所辖分支公司印发文件或转发上级公司文件一般不报送上级公司，特殊要求的除外。一、公文写作基础知识（五）行文规则5.4

联合行文。公司与系统外单位可联合行文；公司或公司内设部门可联合对下级公司行文。联合行文的主办单位应排列在前，并标明主办单位发文字号。联合上报文件，只盖主办单位公章；联合下发文件，联合行文的所有部门皆需盖章。一、公文写作基础知识（五）行文规则上行文：标题一般为《辽宁省分公司关于XX的（报告、请示）》对外部单位发文：标题一般为《人保财险辽宁省分公司关于XX的（报告、请示、函）》平行文或下行文：标题可省略发文单位，一般为《关于XX的（通知，通报等）》一、公文写作基础知识第30页一、公文写作基础知识（六）公文的形式：

行政发文、党纪发文、部门电函、业务往来、签报发文字号，由发文单位代字、发文年份和发文序号组成。6.1行政发文6.1.1辽人保财险发〔〕号

主要用于向总公司或省委、省政府、辽宁保监局、辽宁保险行业协会等上级单位请示、报告重要工作；向市级分公司印发决定、规章、制度、办法等；涉及全局性工作文件的上报和下发，例如：条款、费率、干部任免。文种为决定、通知、通报、报告、请示、批复。第31页6.1.2辽人保财险办发〔〕号

主要用于转发上级单位文件；向市级分公司布置、通报涉及全局性的工作；以及批复市分公司的请示事项等。文种为通知、通报、意见、批复。一、公文写作基础知识6.1.3辽人保财险函〔〕号

主要用于与无隶属关系的单位商洽、沟通有关事项。6.2党/纪委发文6.2.1辽人保财险党发〔〕号向总公司、保监局党委请示、报告；向地方党委通报情况、商洽工作；向市公司党委布置工作，通知、通报党内工作；涉及全局性工作文件的上报和下发，如干部任免。文种为通知、决定、请示、报告、通报、批复等。6.2.2辽人保财险党纪〔〕号

主要用于向总公司、保监局纪委请示报告工作，向各市公司纪委布置工作，通知、通报党内工作事项。文种为请示、报告、决定、意见、通知、通报等。一、公文写作基础知识6.2党/纪委发文6.2.3辽人保财险党办发〔〕号

主要用于落实公司党委决定或根据党委办公室职责制发、转发文件。文种为通知、通报、报告、意见、批复等。6.2.4团、工、青组织以及临时机构发文辽人保财险团发辽人保财险党群发一、公文写作基础知识第34页一、公文写作基础知识6.3部门电函部门电函主要用于公司部门向上级对口部门请示或报告工作；与部门间商洽工作、询问、答复问题；对下级公司有关事项请示的批复；对召开的各种形式会议的通知等。文种为请示、报告、批复、通知。发文代字，例如：办公室：辽人保财险办电函财务会计部：辽人保财险财电函财产保险部：辽人保财险产电函客户服务管理部：辽人保财险客电函第35页

6.4业务往来业务往来，主要用于公司内设部门或与下级公司对口部门以及与上级公司内设对口部门交流沟通业务信息、商洽安排相关工作等。不得分发与外单位部门。

公文代字为“往来”，例如“辽人保财险办往来”。由部门负责人签发，文件起草人负责编号并形成正文、分发、办结。

“业务往来”将逐步取消，由部门协调单代替。一、公文写作基础知识第36页6.5

签报主要用于呈报待审核批准的内部请示类工作事项。

1.日常费用、固定资产指标使用；

（1）同一事项超过1万元（含）的招待费（不包括餐费，餐费填写“招待用餐报告单）、宣传费，其他事项超过5000元（含）的支出，以签报形式报批；（2）常规费用，如机关大楼电费、公务用车车辆油费、物业管理费（保安、保洁、司机等人员工资）、机关大楼电话费、差旅费（含外出参加培训费），不履行签报手续。（3）防预费逐笔报批；一、公文写作基础知识第37页6.5

签报

2.需报法律部审批的各种合同、协议；3.需多部门配合或提出意见和建议的工作；4.涉及公司全局的重大决策、重要干部任免、重大项目安排和大额资金使用。“三重一大”请示事项。5.在审批后套红头编号一、公文写作基础知识第38页发文办理（一）公司发文办理流程如下图：

提示：拟稿人在提交部门领导审阅，部门领导审核，提交推行办审核，提交办公室秘书核稿，办公室主任审批，公司领导签批，办公室编号盖章分发。一、公文写作基础知识公文9项要素秘密等级紧急程度标题主送、报送、抄送正文附注7.附件8.相关文件9.发文单位、联系人、联系电话和印发时间等39第39页二、公文写作常见问题辨析

40公文核稿“核”什么？

1.是否需要行文；

2.是否符合国家的法律、法规及其他有关规定；

3.提出的要求和措施是否切实可行；

4.是否与有关部室、单位协商和会签；

5.文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定；

6.主送、抄送机关是否适当，单位名称、人名、地名、数字、引文是否准确，附件是否遗漏；

7.文件的密级确定是否准确。第40页二、公文写作常见问题辨析

二、公文写作常见问题辨析

（一）紧急程度和密级标注常见问题（二）公文标题常见问题（三）正文内容常见问题（四）主送、报送、抄送单位标注常见问题（五）其他问题第41页二、公文写作常见问题辨析

（一）紧急程度和密级标注常见问题第42页二、公文写作常见问题辨析

（一）紧急程度和密级标注常见问题

1.紧急程度

特急件-标注“特急”；急件-标注“急件”；普通件-按普通文件流程办理。第43页（1）急件应即收即办。特急原则上要求一天之内完成交办事项；急件原则上要求三天之内完成交办事项。（2）不得随意标注急件；（3）在标出特急、急件时不应加任何标点符号，不加“！”2.混淆国家秘密与公司商业秘密（1）密级分为“绝密、机密、秘密、商业秘密”四个级别。只有涉及国家秘密的公文方可标注“绝密、机密、秘密”（2）凡公司内部事项，如财务报表、发展规划、业务进展通报等均标注“商业秘密”。我公司内部只产生商业秘密，不产生绝密和机密文件；只有在转发国家相关文件时才形成绝密、机密文件。（3）密级文件的划分应尽可能准确，凡不需标注密级的文件一律不标。密级文件过多将不便于保管使用。（4）行文必须遵循“明来明复、密来密复”的原则。不可不标注密级，也不可随意标注密级。第44页二、公文写作常见问题辨析

（一）紧急程度和密级标注常见问题（二）公文标题常见问题二、公文写作常见问题辨析

二、公文写作常见问题辨析

（二）公文标题常见问题1.介词“关于”使用不当第46页（2）错用介词“关于”：错放位置：没有把“关于”放于题首，即发文机关之后的第一个词。

《关于中国人民财产保险股份有限公司做好近期理赔工作的通知》过度使用：过度使用是指在一个标题中多次出现“关于”。

《关于转发中国保监会关于做好2008年春节期间有关工作的通知》（1）缺少介词“关于”：“关于”一般不可缺少，且始终位于标题的最前面。

《成立****领导小组的通知》不能使用“有关”“对”“就”替代“关于”。

《就做好近期理赔工作的通知》二、公文写作常见问题辨析

（二）公文标题常见问题2.缺少事由中的核心词：第47页3.缺失或错用结构助词“的”：标题是公文的灵魂，必须准确简要概括，准确概括和提炼标题，要从标题看出正文所表达的主要内容。《关于做好各项工作的通知》、《关于认真组织学习的通知》“的”不可随意省略，也不能错用，均须位于文种之前。《关于召开车险工作视频会议通知》文种之前不可添加修饰限制词，如“紧急”、“重要”“总结（报告）、分解（意见）”。《关于组织落实集团公司信息报送工作的紧急通知》《关于2002年第一季度安全工作的重要通报》《关于2013年纪检监察工作任务的分解意见》4.文种使用不规范二、公文写作常见问题辨析

（二）公文标题常见问题第48页（1）缺失文种文种任何情况下都不能省略。

《关于公司印章管理的办法》《关于**在会议上的讲话》规划、计划、要点、安排、方案、总结、制度、讲话等是一般常用公文，不是法定公文，不能作为文种。

《关于实施公司五年的规划》

《关于2012年责任险工作要点（安排）》不能以申请替代请示，以汇报替代报告，回复替代批复等。

《关于对执行年度预算工作的回复》文种使用：通知与通报的区别通知通报通知主要用于发布规章制度、转发公文、传达需办理和周知的事项等；通知主要目的在布置工作，有严格的约束力，要求执行。（2）错用文种通知与通报都是需要周知的内容通报主要是表彰先进、批评错误，传达、交流重要情况；通报主要目的是交流、了解情况，具有普遍的指导意义。第49页4.文种使用不规范例：《关于对某某违反公司<六条禁令>有关情况的通知》文种使用：请示与报告的区别请示报告上级单位对请示必须批复

请示必须一事一文请示一般只写一个主送单位上级单位对报告无须批复报告可以汇报一系列情况报告可以写几个主送单位第50页4.文种使用不规范例：《关于申请发放2007年度业绩奖金的报告》（2）错用文种请示与报告都是上行文，但二者不能混用文种使用：通报与决定的区别通报决定通报重点用于“表彰”和“批评”通报一般是叙述情况，分析问题，提出希望和要求（2）错用文种通报与决定都是可用于褒扬、贬抑或者表扬、批评决定重点用于“奖”和“惩”决定不必一定提出希望和要求第51页4.文种使用不规范例：《关于分公司2012年度结算情况的决定》《关于奖励2013年产品线先进单位的通报》文种使用：函与请示、报告的区别

（2）错用文种“函”适用于不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函与请示，都可用于“请求批准”，但行文方向不同。函用于向平级或不相隶属的机关“请求批准”，请示用于向有隶属关系的直接上级“请求批准”。函与报告，都可用于“答复审批”，与函与请示的区别一致。与不相隶属关系单位商洽工作，不可用通知，必须用函。第52页4.文种使用不规范4.文种使用不规范（3）文种重复一个文件只能有一个文种。

《<总部车队管理的意见>的通知》、《关于……的报告请示》《关于对**违法事件的通报暨加强合规建设的通知》如转发文件时，可存在两个文种

《转发中国保监会关于2007年信访处理情况通报的通知》二、公文写作常见问题辨析

（二）公文标题常见问题第53页二、公文写作常见问题辨析

（二）公文标题常见问题第54页上转一级集团公司：吴焰总裁在中国人保集团2011年工作会议讲话的通知（人保集团发〔2011〕11号）总公司：转发集团公司吴焰总裁在中国人保集团2011年工作会议上讲话的通知（人保财险发〔2011〕35号）分公司：转发总公司吴焰总裁在中国人保集团2011年工作会议上讲话的通知转发文件方法第55页二、公文写作常见问题辨析

（二）公文标题常见问题5.标点符号不规范（1）误用标点符号：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，也不可用“”例：《“第五次车险专题会议纪要”的通知》改:《第五次车险专题会议纪要的通知》例：《财政部、国家税务局关于加强税收管理的通知》改：《财政部国家税务局关于加强税收管理的通知》（2）漏用标点符号法规、规章应当加书名号例：《质量监督工作管理暂行规定的通知》改：《<质量监督工作管理暂行规定>的通知》属特定用词，必须加双引号例：《环境保护十一五规划的通知》改：《环境保护“十一五规划”的通知》二、公文写作常见问题辨析

（二）公文标题常见问题6.主副标题随意并用第56页主副标题多出现在领导讲话类文件中。应当简介明了，直接点出领导讲话即可。

《关于认真贯彻党的十八大精神全面落实科学发展观——某某董事长在……会议上的讲话》标题应当高度提炼、概括，文字简洁，主旨鲜明，重点突出。删除多余的词和词组，保留核心内容。《关于申请增加超计划出口指标的请示》《关于按照公司总裁室要求做好能繁母猪查勘理赔工作的通知》7.词义重复，语句冗长（三）正文内容常见问题二、公文写作常见问题辨析

二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题1.正文结构不符合文种要求第58页（1）在报告中夹带请示事项在报告的结束语，写成“妥否，请批示”，“请批复为盼”应为“特此报告”（2）混淆通知与通报、通报与决定的写作要求（3）以通知的方式批复分公司的请示《关于同意xx分公司成立市场营销部的通知批复》等。二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题2.引文出处不规范第59页引用公文的基本格式为：发文单位+《引用公文的标题》+（发文字号）发文字号的基本格式为：发文机关代字、年份和序号组成。如“人保财险发〔2013〕1号”公文中的引文第一次出现应当标题文号俱全，再出现时，可只引文号。注意：发文字号〔2013〕

不能写成“（2013）、中括号【2013】或直角括号[2013]”二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题2.引文出处不规范引用公文的基本格式为：发文单位+《引用公文的标题》+（发文字号）根据中国保监会《关于…的通知》（保监发（2008）××号）文件精神；贵司《关于……的函》（人保资产发【2007】16号）收悉；你分公司《关于成立……的请示》（缺文号）收悉；按照集团公司人保集团发〔2007〕18号《关于……的通知》要求；按照总公司“关于对开办车贷险业务有关事项的批复”等等。第60页二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题3.常用词使用不规范“帐”字，比如“帐本、记帐、帐务”，应为“账本、记账、账务”“希望”，希望为上级对下级，“希望尽快批复”应当为“恳请”“司”字，比如你司、我司，应为“我公司”、“你分公司”“公司”一词：公司仅有一个，即为“总公司”，其他分支机构一律不得代表公司。可表述为“省分公司”、“市分公司”、“区县支公司”“下发”一词：“下发”为口语，应为“印发”“贵”字：用于对外部上级单位，不用于内部单位，例如：贵部、贵司、贵局等第61页第62页其他错别字辨析

布署→部署签定→签订立既→立即既使→即使

下功夫→下工夫按步就班→按部就班

融汇贯通→融会贯通首当其充→首当其冲举一返三→举一反三再接再励→再接再厉半途而费→半途而废变本加利→变本加厉百尺杆头→百尺竿头处心集虑→处心积虑山洪爆发→山洪暴发不记其数→不计其数继往不咎→既往不咎二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题4.结构层次序数标注不规范正确：第一层：一、第二层：（一）第三层：1.第四层：（1）第五层：①第63页注意：“（一）”而非“（一）、”—括号后不加符号“1.”而非“1、”阿拉伯数字后不用顿号二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题5.数字使用不规范第64页公文中数字，除成文日期、部分结构层次序数，以及在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩的词句中的数字必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数字。日期写明具体年月日年份要表达清楚。

98年，2月3日，去年，前年，今年，上月，当月，本月，今天，明天，昨天等。特别注意：成文日期必须使用阿拉伯数字。

二〇一三年十二月二十四日，〇不可写为数字0，或大写英文O二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题6.非规范化简称使用不规范第65页有些单位名称较长，而在文中又经常出现，可将其简化，在第一次出现时先用全称，在括号内注明简称，如：中国人民银行（以下简称央行）等。人保，保监局，辽不规范，应当为：人保财险，辽宁保监局，辽宁。职务在前，姓名在后，且不加同志。如国务院总理李克强同志，集团公司总裁王银成同志。在会议纪要及成立临时机构的文件中，姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”，如曲庆武总经理。7.职务使用不规范第66页8.结束语使用不规范二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题如特此通报，特此请示，请速回复，特此决定，此意见等。请示的正规的常用语一般应写“妥否，请批复”，如所请示事情比较急，可写“恳请尽快批复为盼”等。用于向上级单位就某事进行报告的结束语，一般为“特此报告”。通知、批复、函的结束语一般分别是“特此通知”、“此复”、“特此函告”通报、决定、意见一般不写结束语，自然结束即可。二、公文写作常见问题辨析

（三）正文内容常见问题9.其他问题第67页（1）繁简不当，语义错误。如只写市单位名称，不加分公司。（2）正文起语不规范或错误。如“你分公司2月5日上报的请示收悉，现将有关事项批复如下”典型的啰嗦病句。改为“**文件（文号）收悉，现批复如下”（3）报送时间、报送方式模糊，不具有可操作性。要求下级单位上报文件的时间必须准确，必须年月日全具备，另外报送方式也应明确。但不能以部门电函发文，要求下级公司以公司发文的形式上报，必须对等，省公司督查电函除外。“请于24日前报送”--未标明年月“请与2013年12月24日前报送省公司”—未标明报送方式（四）主送、报送、抄送单位标注常见问题二、公文写作常见问题辨析

关于对X等四家分公司升级为A2类重点城市分公司的请示总公司：

我公司现有总公司B1类重点城市分公司1家，是按总公司08年文件,10年获批执行。经过2年发展，已有四个市分公司符合总部A2类重点城市分公司条件，应进行调整：

（一）、X市分公司发展情况报告

①2008年以来，X市分公司……

（2）：XX市分公司发展情况报告

①XX市分公司……

按照总公司2012年执行标准，以上四个市公司符合A2类重点公司标准。

以上报告妥否，请批准各地试行。

XX省分公司2013年11月11日1.年份表达不统一。2.分条列项的序号不规范。3.报告中夹带请示事项。4.“以上报告妥否”表达错误。5.正文中2、四用法不规范，应用阿拉伯数字。

关于××市分公司请示问题批复的通知××市分公司：

对你公司8月12日、9月3日和21日的数次请示，经研究答复如下：

一、批准你公司在新职场设立直销柜面，负责本市辖区的业务工作，你公司应尽快按照要求做好标准化装修工作。

二、不同意你公司提出试行“关于对销售人员违反理赔规定的处罚办法”，此办法与上级有关文件要求不符。

三、你公司开展员工文体活动规模要适当控制，量力而行。

以上工作落实情况，请于5日前上报。

此复

××省分公司2013年10月21日1.标题不合要求2.违反一文一批的原则3.“按照要求”、“违反上级有关文件精神”等用批复依据不清。4.第三条观点不明确。5.落实情况上报方式、联系人、上报日期不清。二、公文写作常见问题辨析

（四）主送、报送、抄送单位常见问题1.填写主送、报送、抄送单位语义模糊第73页《关于做好2013年第四季度信息宣传工作的通知》主送：各市分公司；报送：上级单位；抄送：各相关部门等。主送：各市分公司；报送总经理室、专家；抄送：省公司机关各部门主送：指公文的主要受理单位，即需要根据公文内容完成答复问题、办理事项等工作的单位。报送：需知晓内容的上级单位；抄送：除主送、报送单位之外，需知晓内容的其他单位。向上级的行文，应报送上级机关；向下级或者本系统的重要行文，应当抄送上级机关；如文种为“通知”，且需上级或不相隶属机关了解，可报送上级机关和抄送相关单位。同一类别（同级部门、单位）间使用顿号，非同类间使用逗号或分号。二、公文写作常见问题辨析

（四）主送、报送、抄送单位常见问题2.填写主送、报送、抄送单位党政不分第74页党政分开是公文处理的一条基本原则。行政发文不应主送、报送、抄送党委单位，而应填写行政单位；公司党委发文不应主送、报送、抄送行政单位。纪委发文《进一步加强商业贿赂治理工作的通知》，主送：各市分公司；行政发文《关于做好雨雪灾害财险理赔工作的通知》，报送：总公司党委；党委发文《关于加强基层党支部建设的通知》，抄送：总经理室等。党内发文、纪委发文有特定的抄送范围，可以写为：党委发文：书记、副书记、党委委员纪委发文：纪委书记、副书记、委员第75页3.主送、报送、抄送单位名称不规范二、公文写作常见问题辨析

（四）主送、报送、抄送单位常见问题如：公司发文《关于成立机构改革试点领导小组的通知》主送：抚顺、锦州；报送：人保；抄送：财会。改：主送：抚顺市分公司、锦州市分公司；报送：省公司总经理室、专家；抄送：省公司财务会计部请示件主送单位只能填写一个，如需同时送其他上级单位，可采用报送的方式。避免各上级单位对同一问题做出不同的批复。如：公司发文《关于xxxx的请示》，主送：辽宁保监局、总公司。改：公司发文《关于xxxx的请示》，主送：辽宁保监局，报送：总公司。4.请示文件填写2个或2个以上主送单位二、公文写作常见问题辨析

（四）主送、报送、抄送单位常见问题5.将需知晓文件精神的单位列为主送单位第76页批复是一对一答复；联合发文请示件的批复，同时主送相关请示单位。如《关于同意沈阳市分公司设立xxx区公司的通知》，主送：沈阳市分公司、县区支公司改：主送沈阳市分公司主送为执行单位，报送、抄送为需知晓内容的单位。如《关于对沈阳市分公司公务用车的批复》，主送：各市分公司。改：主送沈阳市分公司如《关于加强移动办公系统