E-Portal操作手册缩减版-供应商

E-Portal供应商操作手册适用范围佛吉亚E-Portal平台包括E-Supply和VendorPortal这2部分。本操作手册是针对VendorPortal的阐述。VendorPortal包括4种业务类型，即：如下4种业务类型之外的业务不属于VendorPortal的管理范畴.供应商如果有识别问题的，请联系工厂的采购员或者物流部门同事.供应商需要准确理解判断自己手头的订单是属于哪种，从而决定是否需要登录VendorPortal去操作，下面我们给出了业务类型区分的详细指引样本.原材料类：包括原材料类开口协议和闭口订单.固定资产类：800开头的订单上，有23开头的内部订单(InternalOrder).这类供应商在平台上无需对账，只需要根据收货数据开票后去创建并打印申请单.备品备件类：800开头的订单上，既有物料编码又有物料描述.开口运费类：登录外部供应商登录E-Portal的网站如下：网站登录要求使用浏览器：IE11,Firefox，Google，不支持360浏览器具体的登录指引参见：登录视频二、权限供应商成功登录E-Portal后，先检查权限是否正确。目前E-Portal上针对供应商有3中角色。每种角色的申请是供应商根据业务需求自己的选择。VendorLogistic供应商物流：只负责在平台上做对账.成功登录后看到的菜单如下：VendorFinance供应商财务：只负责在平台上做申请单的相关操作.成功登录后看到的菜单如下：VendorLogisticandFinance供应商物流和财务：即负责平台上的对账，又负责申请单的创建.成功登录后看到的菜单如下：操作供应商在VendorPortal上的操作主要集中在“收货”和“申请单”中.供应商在VendorPortal上看到的数据是佛吉亚的收货数据.上述4类业务的供应商在开票之前需要登录到VendorPortal上确保对账工作完成，基于可以开票的数据开具增值税专用发票后，供应商需要在VendorPortal上创建并打印申请单.（一）、采购订单可以不看，这里没有需要供应商做的任何操作。（二）、收货这个菜单下包括：收货对账、收货对账单列表、收货报表3个子菜单。先解释下收货–收货报表中的数据状态：未确认：这是佛吉亚SAP的收货数据同步到VendorPortal时的初始状态.已确认：表明供应商发起的对账申请佛吉亚对账人员已经确认回复.处理中：表明供应商发起了对账申请，等待佛吉亚对账人员确认.已纠正：表明供应商认为佛吉亚的收货数据有误，发起了纠正单，该纠正单经佛吉亚对账人员确认后无误，佛吉亚接受供应商的纠正。供应商如果在收货报表中看到状态是“已纠正”的数据，需要在收货–收货对账里发起对账，直至数据状态变为“已确认”才表明对账工作完成.审批拒绝：表明供应商提交的对账申请，佛吉亚核对后认为无误，提出拒绝。供应商看到“审批拒绝”的数据，需要再次发起对账，直至数据状态变为“已确认”才表明对账工作完成.强调：供应商需要务必检查“收货–收货报表”里面的数据状态，只有数据状态是“已确认”才表明对账工作完成。比如：如下状态都表明对账还没有完成，务必注意。2.收货对账对于数据状态是“未确认”的供应商需要在收货–收货对账里面提交收货对账单。备注：供应商成功提交对账后，数据的状态会从“未确认”变为“处理中”，供应商已提交对账，会有1封系统自动推送的邮件同时发给供应商自己和佛吉亚负责对账的人员。填写“筛选条件”，并点击“查询”按钮，以过滤并查询需要确认的收货数据如果同一个供应商与不同的佛吉亚工厂有业务往来，对账的提交要分开各个工厂，因此,需要通过定义“工厂编码”来帅选数据发起对账.单击收货数据，以选择需要确认的收货数据，并点击“确认”按钮。点击“确认”按钮后，页面将跳转至确认提交界面，点击“提交”按钮，系统将创建“收货对账单”，并发送邮件至佛吉亚物流相关审批角色强调：如果供应商对平台上佛吉亚的收货数据有异议，供应商需要发起收货纠正单。点击菜单：“收货”–>“收货对账”，进入收货对账界面，找到需要纠正的数据，单击收货数据，以选择需要纠正的收货数据，并点击“纠正”按钮。点击“纠正”按钮后，页面将跳转至确认提交界面，针对每条收货数据，填写正确的“对账数量”，并点击“提交”按钮，系统将创建“收货对账单”，并发送邮件至佛吉亚物流相关审批角色。用户可再通过点击菜单：“收货”–>“收货对账单列表”，进入收货对账单列表界面。找到指定的收货对账单，并点击“查看”按钮，查看该收货对账单的审批进度。筛选条件中，可通过“审批状态”（“未完成”与”已完成”），以及其他筛选条件，对收货对账单进行过滤及查询。（三）、发票发票菜单中没有需要供应商操作的事项。这里只是提供了一些报表的查询功能。供应商完成了申请单的创建后可以查看申请单与发票的匹配关系及申请单是否入账了.解释一下这个报表上下面这2个地段的含义：VIM入账凭证：如果供应商在这个字段看到有51开头的一串数字，表明申请单已经挂账了.VIM入账日期：申请单的挂账日期.（四）、申请单申请单菜单下包括：申请单列表、未开发票报表、创建申请单和申请单报表4个子菜单。供应商完成对账后，根据平台上可以开票的数据开票，发票开好后需要登录平台去创建申请单。申请单包括4部分信息：基本信息、供应商联系人信息、添加收货行项目、添加发票。基本信息公司编码：点击“选择”进入公司编码清单，选择对应的公司变为橙色,之后点击“选中”按钮，跳回到申请单界面，工厂编码会自动跳出来，手工将工厂编码点为蓝色，才表示选中。如果不清楚工厂编码，可以参照收货-收货报表，收货报表里有对应的工厂编码.如下图:类型：800和49开头的订单选择闭口订单，其余的选择计划协议.发货区间：参照收货报表里面的收货日期，格式不限。比如：20170901-20170930金额和税额：不用填写，是从第4部分发票信息自动关联过来的.供应商基本信息：供应商需要检查下此处的邮箱、手机号码、座机号码是否正确，如不正确，可以手工改正过来.如下图:添加收货行项目点击“添加收货行项目”，选择本次要开票的收货数据.选择收货数据，并点击“选中”按钮强调：如果需要添加的收货行项目很多，需要将煤业显示条目放大到每页最大100行，点击“选中”后跳回到申请单界面，再次点击“添加收货行项目”去选择其余的行,直至选中所有需要选择的行项目.强调：在创建申请单下，添加收货行项目时，即下图的“选中所有”仅仅表示选中当前页。举例：供应商本次需要选择的行项目一共537行，每页最大显示100行，点击“选中所有”-“选中”按钮，仅仅表示选中当前的100行，之后需要通过6次将这些行项目逐一选择，当再次进入选择时，之前已经被选过的行项目将不可见，可见的永远是等待选择的行项目。添加发票点击“添加发票”将所开具的发票逐一添加，每添加完1张点击“保存”按钮，继续添加其他发票，直至完成.发票号码：填写增值税专用发票的8位数字号码发票日期：填写增值税专用发票上的开票日期净额：填写增值税专用发票上的不含税金额税额：填写增值税专用发票上的税额备注：可以填写也可以不填写强调：一个申请关联多张发票的，发票需要逐张添加，不能将所有发票汇总起来填在一行.下图是错误填写的例子。申请单填写完成后，最下端有4个按钮,如下图：提交：只要申请单第1-4部分的信息正确无误的填写，可以直接点击提交。提交后供应商不能再编辑申请单.如提交后发现申请案有误，需要联系财务共享中心对应的会计，将申请单号码告诉会计，由财务共享中心的会计拒绝后，供应商重新提交，因此，供应商在点击“提交”时务必要全包信息完整、正确.保存：将申请单保存为一个草稿,这意味着申请单信息不完整或者供应商像检查后在提交。点击“保存”按钮的申请单不是最终状态，供应商仍然需要点击“提交”才表示操作完成。对于保存后的申请单，供应商可以通过申请单-申请单列表，找到该申请单，然后点击“编辑”进行“提交”操作强调：供应商如果点击“保存”按钮，在申请单-申请单列表里看到的申请单状态是“草稿”，因此，供应商一定要确保申请单的状态是“已提交”才表明申请单的创建是最终完成和正确的.供应商如果点击“提交”按钮，在申请单-申请单列表里看到的申请单状态是“已提交”这才是正确的申请单的状态.校验：检查申请单应该填写的信息是否都填写齐全了。校验无误后可以直接点击“提交”强调：申请单创建完成并“提交”后，供应商需要在申请单–申请单列表中，将状态是“已提交”的申请单打印出来随同发票等资料一同寄往各地财务共享中心.“草稿”状态的申请单对佛吉亚财务来说是无效的一个申请单可以对应一张或者多张发票闭口订单和开口协议的数据不能开在一张发票上，不能创建在一个申请单上对于800开头的闭口订单，固定资产类和备品备件类