某电厂工程文件和资料管理措施

某电厂工程文件和资料管理措施1管理范围(1)施工组织设计（方案）报审表(2)设计交底与图纸会审会议纪要(3)工程变更资料、隐蔽工程验收资料(4)会议纪要、来往函件(5)质量缺陷与事故的处理文件(6)设计施工图、设备安装图(7)法律、法规、规程、规范、标准以及技术参考资料(8)施工技术措施、技术交底三签单(9)分部工程、单位工程(10)其它施工技术资料2管理制度针对本工程项目施工，我公司将执行“文件包”制度，进行资料和过程的超前管理，每个单项工程开工前由“文件包”负责人收集开工必备资料，开工后根据工程进展要求随时将资料装入相应文件包，确保施工资料的及时收集、及时整理、妥善保存。(1)主要文件《质量、环境、职业健康安全管理手册》《质量、环境、职业健康安全管理体系程序文件》《火电机组达标投产考核标准及其相关规定》《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》《电力建设工程施工技术管理导则》《火力发电工程施工组织设计导则》(2)技术管理制度《“文件包”制度》《工法管理制度》《施工组织设计（施工方案）编制、审批制度》《图纸会审、设计变更制度》《技术交底、技术复核制度》］《工程技术档案管理制度》《测量管理制度》《技术培训制度》《施工现场临时用电管理制度》《冬雨期施工技术管理制度》《各级技术岗位责任制》《试验管理制度》《计量管理制度》3文件资料的沟通(1)信息的沟通工具采用MIS系统、办公自动化、《工程联络单》、会议等方式予以传递。(2)各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息。(3)紧急信息由发现部门按照有关规定及时传递给专业工程师，专业工程师及时将信息传递到有关领导或有关部门组织处理。(4)资料管理人员负责将处理情况和结果及时反馈给提供者。(5)各部门直接从外部获取的其它类信息，以《信息联络处理单》的形式及时传递资料员，资料员负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。(6)资料员负责汇集各方面的信息，统一保存。4文件资料控制(1)项目部资料室负责工程文件资料的收集、传递以及信息的反馈。(2)项目部资料室负责接收上级下发的工程文件资料。(3)项目资料室负责工程文件资料的整理、分类，及时报主管领导审批，并下发到相关部门，作好文件资料的接收、发放记录。(4)上报甲方的工程文件资料，由总工程师组织编制，签字确认后，项目资料室负责上报，作好各项记录。(5)文件资料从接收登记到发放、存档、借阅等，遵循固定的管理程度，所有发放资料都具有可追溯性。(6)单位工程完工后，项目部资料员进行工程文件资料的整理，按档案规定的要求及时归档。5文件资料管理网络项目部设资料室主管整个工程项目文件资料的接收、登记、建帐及发放工作，各部门设兼职资料员，负责本部门资料的接收、登记、建帐和发放，构成工程资料的管理网络。项目部资料管理网络图见下：项目部资料室施工管理部技术质量部安全管理部经营核算部材料设备部项目部资料室施工管理部技术质量部安全管理部经营核算部材料设备部综合办公室建筑施工工地安装施工工地作业班组6规程、规范控制(1)在公司范围内使用的法律、法规、规程、标准、定额等技术资料均属受控资料，由公司资料室统一购买，分类、编号、建帐后下发到项目部资料室。(2)项目部资料室建立二级台帐，负责资料的接收、发放、借阅以及作废资料的回收、销毁工作。(3)项目部资料室及各专业工地设兼职资料员，负责本部门资料的控制。(4)工程完工后，项目部资料室将资料汇总整理后（包括二级台帐）统一上交公司资料室。7施工图纸控制(1)项目工程所涉及的施工图纸均属受控资料，由项目部资料室统一签收、发放。(2)项目部资料室将施工图整理、编号、登记，由项目部总工程师主持对施工图进行综合会检，由项目部资料室将施工图发放到使用单位，并做好发放记录。(3)各专业工地的资料员根据生产计划部门下发的生产任务，到资料室领取施工图纸。由工地专责工程师主持对施工图进行系统会检后，由兼职资料员负责下发，做好接收、发放记录。(4)项目部资料室随时提供给监理工程师及其书面授权的任何其他人员检查和使用施工图。(5)厂家的设备资料随设备到达现场后，由项目部资料室负责统一接收、登记、编号、发放。(6)工程竣工后，兼职资料员负责将本部门使用的施工图纸、设备图纸收回，上交项目部资料室。项目部资料室向公司资料室上交一套完整的施工图。8设计变更的控制(1)以设计变更单的形式来传递设计变更信息。(2)小型设计变更：由现场设计、建设（监理）单位代表签字同意后生效。一般设计变更：由设计单位签发设计变更通知书并经建设（监理）单位会签后生效。重大设计变更：由设计单位修改设计图纸并出具设计变更通知书，并附有工程预算变更单，经建设、监理、施工单位会签后生效。(3)项目部资料室接到设计变更后及时登记，并按规定下发到相关部门。施工图持有者及时将设计变更的内容在施工图纸上做出相应更改标识，确保工程质量。(4)工程竣工后由项目部资料室分别向建设单位、公司档案室移交。9施工技术措施及技术交底三签单的控制(1)施工技术措施分为甲类和乙类措施二种，分别有相应的编制内容、格式、审核和审批要求，项目部严格按《施工技术措施编制规定》执行。(2)项目部资料室接到甲类施工技术措施后进行登记并及时下发有关部门。甲类措施上报公司进行备案。乙类措施由各专业工地进行登记并及时下发。乙类措施在项目部资料室备案，项目部资料室定期或工程结束后集中上交公司档案室按《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》规定的要求进行归档。(3)施工交底严格执行《电力建设工程施工技术管理导则》的规定。(4)分项工程完工后，专业工地将技术交底三签单上交项目部资料室，待工程完工后由项目部资料室上交公司档案室进行归档。10竣工资料整理移交(1)竣工资料是项目建设最终情况的真实反应，是工程建成投产后运行、维护、保养必不可少的凭证和依据。项目部在施工中建立健全竣工资料管理制度，实行科学收集，定向移交，统一归口，便于存取和检索。(2)工程施工技术资料的整理始于工程开工，终于工程竣工，真实记录施工全过程，可按形成规律收集。(3)工程资料按专业特点，根据工程的内在要求，进行分类组卷。(4)工程检验评定资料按单位工程、分部工程、分项工程划分的顺序，进行分类组卷。(5)各部门按《建设工程文件归档整理规范》将施工过程中产生的文件资料整理齐全、规范，并使用MIS系统进行入库和归档工作，资料录入要求填写资料类型、文件编号、文件材料题名、责任者、录入日期、移交人、数量、单位、页次等信息及电子文档整理齐全后，统一交项目部资料室。资料室收集整理完整后，分别向建设单位、公司档案室移交。向建设单位移交的竣工资料份数按合同要求执行。(6)所有竣工图加盖竣工图章(7)项目部资料室与建设单位办理档案移交手续时，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等。办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后生效。(8)需要移交业主的施工资料，按MIS系统的要求进行正确的填写。(9)业主对资料整理有要求时，按业主要求进行整理。11工程函件的闭环管理(1)所有的文件、手册、图纸、说明书等将通过电子邮件传送交给有关方。(2)为了识别函件，在每份文件中将提供以下信息：函件的类型、发送方、接收方等。(3)要求回复的函件应说明所要求的回复日期，当收件人不能如期回复，应尽早以书面方式通知发出方。(4)各方都以列表形式登记其函件。(5)每一方直接传送文件到接收方。(6)所有的函件签署正式的签名，无签名的函件视为无效关认为没有发出。12计算机在工程文件资料管理中的应用(1)资料管理软件的主要作用：在工程施工中，资料管理全部使用MIS系统软件。使文件的处理，案卷的处理，检索、统计、归档的应用更加快捷。(2)资料记录（包括：资料类型、文件编号、文件材料题名、责任者、录入日期、移交人、数量、单位、页数等）。(3)组织相关关联的资料料为一组（按按专业划分分资料，将将有关的资资料列出，都都包括了哪哪些施工图图、措施等等。并随时时补充相关关资料）。(4)记录资料料的收发情情况（包括括：发放人人、部门、份份数、收件件人等）。(5)资料的运运转情况：：首先准备备好审批资资料，按签签发顺序，依依次发送到到有关签发发单位，并并随时查看看，是否签签发返回，并并根据签发发说明，如如需改动的的，应及时时修改，并并再次发送送签发单位位直到合格格签发为止止。若在规规定时间内