2023公司档案室管理制度及职责

第2023公司档案室管理制度及职责

2023公司档案室管理制度及职责

中国档案管理培训CHN档案管理培训3月24日为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

第一章总则

第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。

第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部门不得分散保存。

第二章档案的收集、归档

第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。

第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。

第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。

第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查;财务会计帐务所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档;市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查;技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书、合格证等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查。

第八条综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室移交完毕;技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在项目、工程重要节点结束一个月后对应移交归档;重要的合同、协议、会议文件、报表等可及时移交归档;因公出差形成的归档范围内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。

第九条电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光盘，一式二套。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。

第十条档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收记录上签字。档案负责人按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。

第十一条所有归档的文件资料、光盘、实物、照片等档案均应办理移交手续，接受登记表一式两份，一份由档案室存放，一份交移交部门保存。档案人员对不符合质量要求的档案有权拒收，并指导移交人按要求重新收集、整理、归档。

第十二条档案人员应对文件资料形成的真实性、完整性、和质量进行检查，并对查出的问题依据公司的经济责任制考核办法提出考核意见。

第三章档案的整理

第十三条归档的文件资料移交档案室后，档案人员要及时进行高标准的规范整理，使案卷质量达到《归档文件整理规则》(DA/T22-2023)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2023)等的要求，财务会计账务类档案由财务负责人员按有关规定自行进行整理。

第十四条按照综合类、财务类、市场类、技术研发类、生产制造类、重大项目类六个分类表对归档文件资料进行分类，做到分类准确无误。

第十五条合理确定文件资料的保管期限和密级。

第十六条整理时要做到组卷合理，编目符合规范要求，案卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容，著录案卷目录。

第十七条档案编号方法

1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2.档案大类别均以具体类别前两个字拼音首字母命名，具体为：

行政类：XZ人资类：RZ财务类：CW

技术类：JS市场类：SC制造类：ZZ

3.重大项目编号。以项目合同签订具体时间、名称及产品为依据进行编号，如以山东晋煤明水惰化保护系统项目为例，其项目大类编号为：20230416-晋煤明水-惰化-01，其中20230416代表项目合同签订日期，晋煤明水代表项目业主及项目现场所在地简称，惰化代表项目产品，01代表项目所处阶段资料的代码(01代表项目市场资料，02代表项目技术资料，03代表项目采购及生产资料，04代表项目售后资料，05代表提交业主资料)。

第十八条案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行。整理时严禁无关人员进入或停留;因故离开时要将文件资料放好;严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做与工作无关的事情。

第十九条筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥善放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁随便放置或当废品处理掉，确需销毁处理，必须登记造册，经主管领导批准后进行。

第二十条归档的电子文件按相关要求进行整理。归档电子文件以件为单位整理。将著录结果制成电子目录和纸质目录。

第二十一条档案人员对案卷质量负责，如发现问题要立即进行整改。重大失误要按公司相关考核办法进行考核。

第四章档案的保管

第二十二条应选用较好的装具装放档案。卷皮、卷盒均应采用无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实行定置管理，档案排架要有规律、合理，便于搬运和通风。

第二十三条档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有害生物、防光、防尘、防有害气体侵害的措施，相对湿度要保持在45%-60%，温度要保持在1424℃，定期打扫，保持清洁。

第二十四条严禁无关人员进入库房;严禁在库房内抽烟和进行与工作无关的事情。

第二十五条档案库房和档案橱的钥匙要妥善保管，不准交与无关人员，不准随便放在办公桌上。

第二十六条每年年底要对库存各类档案进行一次统计，登记好统计台帐，在规定的时间内上报上级档案管理部门。

第二十七条归档电子文件的保管除符合纸质档案的要求外，还要符合下列条件：

1、归档载体应作防写处理，避免擦、划、记录涂层。

2、单位载体应装盒，安全存放，且避免挤压。

3、存放时要远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

第二十八条每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第二十九条对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

第三十条对密级到期档案要进行及时解密;对保管期限到期的档案要及时做出鉴定和处理。需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

文件等级文件类型保管期限

一级

秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书，各类产品图纸，项目信息等

永久

二级

重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等

5年以上

三级

普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、排产计划，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等。

3年

第三十一条档案人员调离时，要严格履行交接手续，对检索工具、库房钥匙和档案管理状况等情况进行有效交接。

第五章档案的利用

第三十二条公司员工到档案室查阅、借阅、复制存档的文件资料要办理登记签字手续，凡与本职工作无关的档案原则上不与借阅。利用带密级和非工作范围内的档案要填写《档案利用申请单》。机密、绝密档案需经公司董事长批准方可提供查阅，但不能借出和进行复制。

第三十三条一般情况下不向非本公司人员提供利用。却因工作需要查阅时，必须有我公司接待人员陪同办理利用手续。

第三十四条公司档案原则上只能查阅不能借出，确因工作需要，履行批准手续后方可复制或借出，借出时间不能超过一天。技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书需要借出时只能提供副本，时间不能超过三天。需要进行复制时履行批准手续。

第三十五条只有授权的人员才能查阅电子档案，有关人员经过批准后可临时授权查阅。归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。

第三十六条底图、照片、实物、光盘等原则上不借出档案室。

第三十七条档案利用者应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，有稳妥的安全保密措施。

第三十八条档案利用者要爱护档案，不得涂画、损坏、转借，确保档案的安全。

第三十九条公司员工调离时必须归还所借文件资料，且须经档案人员确认后方可办理离开公司手续。

2023公司档案室管理制度及职责

一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

八、归档资料必须符合下列要求：

①文件材料齐全完整；

②根据档案内容合并整理、立卷；

③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

2023公司档案室管理制度及职责

一、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

二、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

三、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

四、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

五、档案的利用

1、公司档案借阅。

（1）公司内部人员可以借阅，借