秘书会议前站课件

会议组织与管理会议管理——命题思路三级技能复习指导重点1.拟订会议筹备方案；2.督查会务的筹备情况；3.审核会议文件；4.与上司沟通会议的有关事宜；5.拟订会议的应急方案；6.提示会议按计划进行；7.监督会议经费的使用；8.处理会中突发事件；9.对会议进行总结；10.评估会议工作。第一讲会议前站复习：列举会议无效的原因？会议筹备方案1、会议筹备方案的主要内容（框架）（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行1、安排会议议题1、会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。2、安排会议议题的原则：必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则3、会议议题的作用：A、体现会议目标，为会议目标服务B、引导和制约会议的发言

注意事项1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前知会参会人员，以准备意见。2、党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别3、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量4、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。5、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批知识点2、安排会议议程和日程会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要根据议程主持会议知识点1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程2）宣布议程3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录4）尽量将同类性质的问题排列在一起5）保密性较强的议题，一般放在后面1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不能变更2）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施3）提前分发会议议题，以便与会者及时准备注意事项议程表设计注意事项实战演练：会议议程（错误）

海天公司销售团队会议议程表公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。1.销售二部经理的人选。2.东部地区销售活动的总结。3.上次会议记录。4.销售一部关于内部沟通问题的发言。5.下季度销售目标。6.公司销售人员的招聘和重组。1、请找出以上议程表的错误所在2、重新设计这次的会议议程表3、安排会议日程会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。日程表一般包括以下6项：时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人编制日程表的注意事项（知识点）1、会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到变化，可适当调整2、日程表的内容必须与议程表吻合3、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才实施日程表编制注意事项

会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立工作团队组会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报三、确定会议场所的程序会议目的与形态列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地确认会议地点

签订书面合同程序三、会议选址桌上便条：去年公司年会在珠江花园饭店举行，但大家普遍对那里的服务不满意。今年公司的年会需要重新选择会议地点，请为我列出选择会议地点需要考虑的因素以上是行政总监留给其秘书的便条，请你帮他考虑一下会议室空间的要求1）会议室宁肯略小而勿失于大：小型会议室一般30平米，中型会议室以60平米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米2）会议室的空间密度：在空间布局上伸展自如，能够根据需要迅速随意组合3）个人应有2平方至3平方左右的活动空间会议室的设备要求1）通风空调设备2）采光设施3）多媒体演示系统、音响设备、同声传译4）其它：餐饮、客房、娱乐设施对会议地点的确认：1、检查会议室或场地2、随意抽查一个房间，检查房内设施3、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤4、检查膳食供应5、检查报务项目、营业时间6、了解停车设施五、会场布置的要求五、会场布置和座次安排整体要求：1、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模。2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围；3、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑进退场的方便；4、小型会场要注意集中和方便五、会场布置的要求1、确定会议台形2、合理摆放桌椅3、布置附属性设备：1）音响、2）声像（立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑投影）3）其他布置（温湿度、照明、通风、电源插座等）4）布置装饰（鲜花、会标、会徵、旗帜、字画等)如何对会场整体进行布局？五、主席台布置的要求五、主席台布置的要求主席台有谁坐？主办方负责人、贵宾、主席团成员如何坐？请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排？五、主席台布置的要求五、主席台座次的要求关于会议主席台座次的安排（1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。主席台座次安排1、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居侧。2、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可按职务顺序就座3、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。4、主席台每个座位左侧放置姓名台签。会场其他人的座次安排1、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。2、中大型会议的座次安排：1）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，从左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。2）竖排法：按既定次序或姓氏笔画，从前至后纵向排列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、职位低者居后。3）左后排列法：会场布置和座次划分在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者顺利找到自己座位，可对会场分片划区1、根据会场整体布局，分出ABCD等区域；2、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排，3、正式代表居前，列席代表居后4、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。会议台形选择会议台形选择－较大型会场大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议

会议台形的布置－中小形会议座次根据会议的类型，安排选择会议的台形：会议台形选择大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议主席台座次安排依职务高低和选举结果会议主持人的位次：前排的边座或按职务顺序主席台座次的审核主席台桌上，每个位置的左侧放姓名台签．胡锦涛、江泽民、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、吴官正、李长春、罗干等出席开幕会。知识延伸（会议宴请）知识延伸（会议宴请）四、制作会议证件思考秘书理论研讨会，需要制发哪些会议证件？会议正式证件旁听证会议工作证件代表证出席证列席证来宾证工作证记者证出入证会议证件会议证件类型代表证——与会者不仅能参加会议且有表决权、选举权。列席证——能够到会旁听但无表决权。工作证——大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。记者证——负责大会采访、报道的新闻媒体人员。来宾证——表明是被主办方邀请的嘉宾。方法要求制发会议证件的方法和要求1、内容上：会议名称、与会者姓名、称呼、身份（职务、职称）、组织者名称2、重要的大型会议要大证件上贴本人相片，并加盖印章。3、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。会议证件的作用证明身份保证会议安全，控制人员出入统计到会人数维持会议程序六、准备会议文件材料、会议用品思考以秘书理论研讨会为例，思考一下，会前需要准备哪些用品？会议信息的分类会议信息的分类：1）与会者信息：与会者基本情况、与会者背景、与会者抵返时间2）会议指导、宣传性信息：方针、政策、法规、会议纪要、公报、简报、配合会议宣传的广告、宣传片、招贴画等。3）会议议题性信息：需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决的问题。4）会议主题内容信息：会议期间围绕会议目标和任务而形成的文件信息。开幕词、闭幕词、讲话稿、专题报告等5）记录性、结果性文件信息：会议记录、决议、决定、公报、合同、备忘录、声明、宣言等4、会议信息的传递会议信息的分类：6）会议的程序性文件信息：规范会议成员的行为、保障会议顺利进行而形成的文件。议事规则、会议时间安排表、选举程序等7）会议交流性文件信息：主要表成于总结性、交流性、研讨性会议。事迹报告、学术论文、经验介绍8）会议参考性信息：围绕会议议题和议程所收集的背景资料。调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸、典型材料等9）会议管理性信息：对会议活动进行有效管理的文件信息：会议通知、会议须知、出席证、作息安排、保密规定、票证、签到簿会议用品、所需设备会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备。会议所需用品和设备的准备方法：事先要制定周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。会议用品的准备

项目内容

会议用品

桌、椅、黑板、荧屏、暗幕、电子布告板、麦克风、扩音器等。

视听机器

录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机、电脑及配套设备等。

文具及其他用品

粉笔、彩色笔、订书机、纸、纸夹、文件夹、透明胶带、图钉、笔记用具、录音带、电脑软盘、指示棒、姓名牌、烟灰缸等。投票箱、仪仗队、鲜花会前用品准备的具体步骤1、检查空调，做好开机准备，一般在会议前两小时开机预热或预冷2、检查好灯光、扩音设备3、检查黑板、白板、安放图架、足够的纸张4、摆放好姓名牌5、每个座位前摆放纸笔6、电脑投影仪、屏幕、录音设备7、投票箱、订数投备、奖品8、茶水饮料9、电视、电话会议，要检查线路等思考会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以学院团学换届选举大会为例，说明其方法。分发文件方法1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件2、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者3、在会场上发放。有些文件，秘书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。4、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。七会场检查思考检查会议筹备情况时，主要检查什么内容？七会场检查答案1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？2、会议期间能否排除各种干扰：手机？3、环境条件与用品准备4、文件材料准备5、会场布置情况6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设施、入场人员身份等）7、其他见会议检查表（EXCEL）会议检查表七会场检查思考用什么方法才能快速便捷地进行会场检查？听取会议筹备人员的汇报会前现场检查七会场检查的形式思考会议检查的形式有哪些？第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。八、如何拟定会议应急方案1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、安保、行为(2)出现问题时负责解决的会议工作人员2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。八、如何拟定会议应急方案3.会议应急方案特点:1）有的放矢；2）预防为主；3）留有余地。4.会议应急方案实施的原则:1）思想上充分重视；2）在人、财、物方面要措施到位；3）在实施的过程中要坚持定期检查。5.处理会议突发事件的方法:1）处理人员问题；2）处理场地问题；3）处理设备问题；4）处理资料问题；5）处理健康与安全问题；6）处理行为问题会后落实会后需落实哪些事项？1、会议文件资料的收集整理、立卷归档2、会议纪要的整理印发3、会议经费的结算4、会议决议事项的检查催办会议决定事项传达催办登记表会议催办方式：发文催办、电话催办、派员催办会后的工作会后必须注意的问题

与会人员的返程

会议物品清退会议文件整理立