仓库管理制度

仓库管理制度年月日制订为提升仓库管理工作效率，创造最大效益，做好各项服务，特制订本管理制度。一、请购管理：当存货库存量达到最低储备量时，仓库管理员与店面管理人员一起协同合作，根据所在仓库库存结存余量与本月销售方案，制定合理的采购计划单，提请采购部采购。系统操程序点击：ERP物流系统→供应链管理→采购管理→采购计划单管理→采购计划，填写采购计划即可。特注：因单店采购计划审核设置层级有限，仓库直接领导（或店经理）须在采购计划登记本上对每次采购计划品种与数量纸质签字确认。如果未在规定的时间内制定出合理的计划单，造成销售缺货或库存积压，其产生的损失由责任店管理人员承担，仓库管理员承担连带责任，扣罚10分/次；仓库管理员私自下达采购计划，造成库存积压，视积压程度，扣罚该当事人50—150分/次的处罚。附表1：请购时间一览表项目产品辅料物耗品办公用品服装制定时间26-27日10-12日10-12日7-8日5-8日制定人仓管/美疗师主管仓管/美疗师主仓管/美疗师主仓管/仓库直接仓管/仓库直接领汇总时间28-30日管管领导导13-15日13-15日9-10日9-10日汇总部门采购部采购部采购部行政部采购部付款时间（预付31-次月2日17-18日17-18日11-12日月结款单位）财务部财务部财务部财务部财务部付款部门采购时间28-30日19-20日19-20日13-14日11-13日采购人员周静周静唐龙/周静唐龙周静、袁老师到货时间30-次月10日21-22日21-22日13-15日23-25日提/送货时间到货后2日内到货后2日内到货后2日内到货后2日内到货后2日内提/送货人员陈腾/杨华意陈腾/杨华意供应商供应商供应商收货日期送货当天送货当天送货当天送货当天送货当天收货部门店面仓库店面仓库店面仓库店面仓库店面仓库入库单接收时间收到货2日内收到货2日内收到货2日内收到货2日内收到货2日内（含收货当天）（含收货当（含收货当（含收货当（含收货当天）注：美发欧莱雅产品请购时间为每月12-15日。物流时间附表发货区域物流时间供应商明细北京7天上海7天广州4天深圳5天长沙1天大连8天二、收货入库管理：仓库接收相关单位或个人送到店面的货品及物料，应及时按以下要求查验，如果符合要求，签字确认后完成验收入库。验货要求如下：2.1到货商品是否是本仓库采购计划中申购的商品，如否，拒收并及时通报采购部处理，报备仓库直接领导。2.2认真核对到货商品的产品数量是否与采购计划一致，超过请购数量应予以拒收；2.3认真核对到货商品产品效期（院装产品有效期在15个月以上，客装产品在个月以上），不符合要求，拒收并及时通报采购部处理，报备仓库直接领导；2.4认真核对到货商品包装有无损坏，如否应第一时间内现场拍照取证，及时通报通报采购部处理，报备仓库直接领导。2.5附《AA美业商品知识库》，对各明细商品的验货要求详见此表。若到货后，仓库管理员未能按时对实物进行验收入库，给公司造成不良影响或损失；或仓库管理员责任感缺乏，造成不合格产品进入仓库；或单货不符少收货品；或向产品供应商私自循问打听产品价格，一经查实，视程度扣罚当事人20—100分/次的处罚，对于少收货品实际损失由仓库管理员承担。产品验收后，仓库管理员应该在24小时之内进行ERP系统入库。系统操作程序点击：进入ERP物流系统——供应链系统——仓库管理——入库管理——新增（客装产品入库，单据类型选择客装产品入库，院装产品入库，单据类型选择原材料入库）——选择入库通知单号——核对物料，接收入库。如果是因为仓库管理员的不负责，导致产品到库后，没有及时入库，扣罚当事人20分/次的处罚。如果因为系统里面没有入库通知单，导致不能及时入库，按公司采购制度执行。所有产品的系统入库单应分客、院装产品入库，客装产品的操作方式、单据类型为客装产品入库，院装产品的操作方式、单据类型为原材料入库，如果单据类型填写错误，一个月内首次错误由库存稽核主管予以提醒，超过一次以上扣罚仓库管理员5分/次/单的处罚。产品ERP系统入库时，应将产品的批次批号或产品有效期限录入系统，以便后期库存管理。三、库存管理：库存商品管理遵循“6S”管理。6S是指整理（Sort）、整顿（Straighten）、清洁（Sweep）、规范（Standardize）、素养（Sustain）、安全（Safety）。具体要求如下：7.11S：整理，将必需物品与非必需物品区分开，在作业区只保留必需物品。目的：腾出空间，美化环境；7.22S：整顿，将必需品定置摆放，放于任何人都能立即取得的状态。目的：消除寻找物品的时间，提升工作效率；7.33S：清洁，维护仓库及货品干净整洁，同时将设备维护保养好。目的：稳定品质，达到零故障和零耗损；7.44S：规范，将整理整顿清扫进行到底，并标准化，制度化。目的：惯例和制度，是标准化的基础，企业文化的开始。7.55S：素养，对于规定了事情，大家要按要求执行，并养成一种习惯。目的：积极的工作氛围，井然有序的工作环境，工作品质有保证；7.66S：安全，两个方面，一指商品安全，防盗防损；其二安全库存，即能保证公司的基本生产需要的库存，不出现存货积压。目的：确保财产安全，减少资金占用，提升盈利能力。7.7仓库管理人员在库存管理过程中，应严格遵守6S管理，如果在随时抽检中发现有不合格的，且未按要求完成的，视情节严重性扣罚10—50分/次。积压商品的库存管理，所谓积压商品是指仓库内存放的产品有效期日小于或等于1年的商品或有效期在一年以上但连续3个月以上没有走动的商品。8.1对于积压商品，仓库管理人员通过OA积压商品定期报告流程定期上报。本流程由各仓库管理员在每月20号至25号发出，提交至本部门仓库稽核主管，同步抄送店面管理人员。仓库稽核主管收到各仓库报告的积压商品后，能给出解决办法，可直接给予处理意见；不能解决的，应对各仓库积压商品进行汇总进行升级汇报。8.2仓库管理员对积压商品有定期报告的义务，并且同一商品发出报告后未得到解决应连续报告，距离产品到期日3个月内报告次数不得少于3次，到期产品到期日报告次数不得少于5次，且首次报告日期不得晚于距离产品到期日1年。如果因为仓库管理员未及时汇报，扣罚仓库管理员20分/次。仓库管理人员按本流程规定的办法定期报告导致产品过期损失，则与仓库管理人员无关。8.3对于仓库定期报告的积压商品，店经理与技术主管应积极处理，采购部与营运部也应每月召开专项碰头会，讨论积压商品处理办法，对能退换货的产品应及时进行，或开展专项营销活动。没采取对应措施导致商品过期报损，按该商品售价的0.8折扣除店面业绩与实操。商品过期1-3个月未及时申请报损处理，一经查出，扣该商品售价的2倍扣除店面的业绩与实操。报损产品的出库存管理见制度第29条。附表2：积压商品定期报告表仓库：____店____仓库报告人：________日期:____年__月__日仓库名产品大产品编产品名生产日距离到期日余有效时规格数量保质期间（以月为计量单称类码称期位）所有商品及仪器必须帐实相符，丢失商品，照价赔偿。仓管员不得私自向任何人外借库存商品及仪器，一经发现，扣罚100分/次的处罚。经仓库直接领导同意借出产品或仓库稽核主管统一调配安排外借情况除外。对于外借商品管理，各仓库应建立外借商品专用登记本，设置产品称、数量、规格、批次批号、经手人、同意人、借货人签字、归还人、归还日期、备注9项信息进行登记。稽核主管及财务人员有随时抽查的义务，对于不合格的提出整改措施，未按要求完成的，视情节严重性扣罚10—50分/次。仓库管理员应配合店面管理人员做好仪器（包括仪器辅件）的保管与维护工作，按要求做好仪器的领用登记及回收记录，确保仪器的安全、有效使用。四、存货发出管理所有库存商品必须遵循“先进先出”的原则。有效期近的产品先出库，有效期远的产品后出。如若违反，扣罚仓库管理员20分/次，仓库直接领导承担连带责任80%。主料产品调配出库时，一线操作人员或顾问，一定要凭填写完整的销售单或工作单，且在系统里面下好项目的POS单，仓库管理员先核对后再按单配料。系统操作程序点击：进入ERP系统—供应链系统—仓库管理—出库管理—新增—销售服务出库——选择对应仓库的POS号，根据POS单内的项目名称，按标准物料清单进行出库（选择对应的批次批号）。如果仓管人员未见系统POS单配料，一经查实扣罚100元/次，仓库直接领导承担连带管理责任80%。（注：若因系统原因，仓管人员在系统内看不到配料单，可由前台出具书面证明，调配出货，报仓库稽核主管审核.）仓库管理员，应严格遵守公司的《标准成本卡》执行配料，且每个物料都需要用标准的计量设备进行称重。如果超过标准配料，造成产品浪费，一经抽查发现，扣罚当事人10分/次的处罚，仓库直接领导承担连带管理责任80%。配料后改单领料管理。为减少改单导致的配料损失，销售人员如若对目标客户有再次销售的计划，应于下单前提前通知仓库先只配备清洁基础产品，主料核心产品暂缓调配，如果二次销售达成，改单调配产品，如果二次销售未达成，通知仓库补配原项目主料。如果销售人员不按此程序执行，造成改单后重复配料的成本损失，由销售人员承担。仓库人员应对此进行登记管理，并于月末统一报告仓库稽核主管，如果不登记报告，一经查出，成本损失由仓库管理人员承担。配料过程中，如出现个别个体例外，操作人员可向仓库管理人员申请用量增加，仓库管理人员与店面指定负责增量管理的主管应对增量理由进行现场审核，无异议后开具增量申请单增量，注明原因。严禁无增量单进行增量，如果店面直接负责增量的管理人员不在场的情况，应委托其他管理人员来执行此工作。严禁操作人循私舞弊，口头承诺，一经发现扣罚50分/次，仓库管理员未按制度执行者，扣罚25分/次处罚，店管理人员负连带责任80%。对于不合理的增量，仓库管理人员可以拒绝受理，并报备店经理或更高一级管理人员。附表3：产品增量单日期操作时间增量产品规格增加量POS单顾问/美发师技师审批人增量原因号所有洗发水、护发素等日常用量大的物料，仓库管理员在调配时需严格按照标准成本卡设置长、中、短进行分堆调配，并明示摆放在仓库台面，操作员按客人实际情况到仓库进行领取。操作人员如若违反，谎报头发长短、一次性多份领取等情况，一经发现，由仓库管理人员直接扣罚10分/次，同步报备店管理人员进行批评教导。对于此类违规领料现象，仓库管理员应建立违规领料专项登记本，设置日期、操作时间、违规领料现象说明、领料人、仓管员5项信息进行登记，并于每月底进行统计，上报库存稽核主管报送财务部，财务部将对责任心强表现优秀严格执行成本卡的管理人员进行20-50分的加分奖励。对于开放式的洗吹产品的调配，仓库建立《开放式美发洗护产品日清月结登记表》进行管理。具体管理办法：仓库管理人员早上发出产品前，对各物料产品进行称重，计算出净含量，晚上营业结束时，将物料收回进行称量，算出一日使用量（注：发出与收回称重时都需有店面领班或管理人员现场鉴证），同时到前台获取当天客流量，进行当日洗护用品标准用量核算，并将计算结果反馈给予店管理人员。如果计算单客耗用量为9-11ml之间，说明当时员工开放式领用用量控制达标。如果计算结果低于9ML，则对当日所有当班人员进行奖励，奖励金额为节约成本总额的60%平均分配。如果计算结果超过11ML，则对其当天所有当班人员进行扣罚，扣罚金额为超支成本总额的100%平均分配。。附表4：开放式美发洗护产品日清月结登记表仓库：____店____仓库 日期:____年__月仓库管理员：________日客 洗发水 护发素期流领出净重收班净重总用量单客用量领出净重收班净重总用量 单客用量123456789…31小计严禁员工使用店内产品私用，如若违反，将按实价进行买单消费，并扣罚20分每次；如果是店管理人员带头私自使用店面产品，将以2倍项目实价进行扣罚。为杜绝提前确认实操或变相延期消费卡（券）的现象发生，仓库管理员配料时，只调配当天的销售单上的物料，逾期不进行调配，任何人员持过期单据去仓库领料的，仓库均应拒绝受理。如若违反，将对经手仓库员处罚100元/次。如果是店面管理人员行政指令要求配料，一经核实，扣罚200元/次，店经理负100%连带责任。外卖产品出库管理：外卖产品必须先开具销售单，在系统里面下达POS单，待顾客付款后，仓库凭销售单发货。严禁不见单发货，一经发现，扣罚50分每件产品，造成跑单损失，仓库还将承担连带责任50%。

奖罚说明20.1如若外卖产品是新品，顾客需见到产品后才能确定是否购买，应先由销售人员向仓库管理员登记，先借用该产品给顾客看样（仓库管理员建立专门外卖产品借用登记本），顾客验货后若同意购买，当即由顾问开销售单到前台交款，后凭销售单（红联）到仓库核销借用记录；若顾客看货后不同意购买，则由推荐者将产品送还仓库以核销借用记录，但不得拆包装和试用等影响销售的行为，如若违反，此产品由该当事人全价购买，如果是仓库管理员有发现而未向上汇报的话，一经查实，扣罚该仓库管理员20分/次的处罚。所有的外卖产品拿出去后必须登记该产品的批次批号，以免退货换货时有以次充好的现象发生。销售人员在仓库借走产品在当天内即不退回仓库又不拿销售单（红联）来仓库出库，视同不开单直接消费，按财务制度规定如若查处一次，对部门经理及直接当事人扣罚750元每次[直接销售人员扣罚500元经理扣罚250元]。20.2各仓库应建立外卖产品专用登记本，营业结束后，仓库管理员应就每天外卖的产品（包括独立套装疗程）出库情况与前台人员进行核对，核对无误双方签字确认。对于存在差异的，应上报店管理人员，并按制度如实处理。稽核主管及财务人员有随时抽查的义务，对于未核对的提出整改意见，未按要求完成的，视情节严重性扣罚10—50分/次。营销活动时，活动套餐绑定物料必须是公司规定物料，不可随意更改物料。如果随意变更物料的话，如若违反，扣罚当事人20元/次/单的处罚，如果是管理人员行政指令，双倍扣罚，且产生的损失由当事人承担。所有的调配主料出库，需全部走系统出库程序，如果是仓库管理员的不作为造成需要走“其他出库”，仓库稽核主管将拒绝审批，且扣罚10分/次，情况特殊除外。辅料及物耗用品的领出，需按照“以旧换新”的原则领用。领用时，领用人要用旧物来换新品，仓库管理员应制作专用的领用本，领用人在仓库管理员制作的领用本上面签字确认，仓库管理员需在产品上面用防水、防擦笔进行划记，免被作为销售品私自销售，如若仓库管理员未进行划记造成产品变更为外卖品，一经查实，扣罚当事销售人员100分/次的处罚，仓库管理员扣罚30分/次的处罚。如果辅料产品出库，需要有两人同时在场，且双方都需在出库单上面签字确认，方可出库，如果未按要求执行，领用的产品视为无效领用，则由仓库管理员照价赔偿产品，扣罚该仓库所有仓库管理员20分/次/人的处罚。员工工服领用，需按公司的工服领用方案领用（如新员工上岗，可免费发2套工服等信息），如果不在领用范围内的领用（工服坏了，无法修补等），需经店面管理人员签字同意后，仓库凭签字单据或字条进行出库，且在ERP系统内注明领用人姓名。如果仓库管理员私自发放工服给该员工，一经查实，领用服装费用由当事仓库管理员承担，且扣罚当事仓库管理员20分/次的处罚。员工离职，须先将所领的2套工服清洗干净无异味后整洁退回仓库并获仓管员在离职单上签字确认，仓库管理员当即应在系统内做入库处理[业务类型选择‘销售退回’，财务类型选择‘工服出库’]，同时打印该销售退货单，并将第2联交离职员工（注：如遇打印机障碍请在员工离职单上注明销售退货单单号）。公司的所有赠品须按公司赠送规定才可以赠送，如果仓库管理员工作失职，造成产品赠送混乱，经查实，扣罚当事仓库管理员30分/次的处罚。体验物料出库：包括项目体验及外卖产品体验，由销售人员在前台开出一式三联的销售单或工作单，由店管理人员签字确认，此体验项目是公司OA公告营销方案中套餐绑定的指定体验项目或外卖产品，任何人不得随意更改项目等违规操作。仓库管理员根据项目清单内的产品名称及数量调配或发放产品，再根据工作单或销售单在系统出库，单据类型选择体验出库。无标准成本卡的产品或项目体验务必在单据备注中注明POS单号。任何人不得随意或伪造项目体验出库存，一经查实，追究相关当事人的责任，并扣罚30分/次。服务返工物料出库：客人到店要求返工，应到前台开具前台单据，同步开POS系统销售单，当事销售人员及店面管理人员在单据上面签字确认返工，仓库管理员再根据项目清单调配产品。仓管员需要制定专门的返工本，登记返工项目、返工操作人及时间等相关信息，且需要当事人签字确认，严禁私自调配物料进行返工。非生产领用产品的出库管理。凡各部门在店面仓库领用任何产品不论用于何用途，均须先填写专项OA流程，填开《非生产经营领用产品申请单》，流程审批后，由公司物流员通知店面准备产品，随后申请人凭打印出来的非生产领用审批表到店面仓库领用产品，仓库管理员审核单据后，填写一式三联的手工出库单，领用人在手工出库单上面签字确认，交一联给到公司物流员处，一联领用部门保存，一联仓库留存。随后仓管员根据留存联，与公司采购部物流专员联系确定单据操作办法。（董事领用管理略）客装销售品调配领用管理。31.1客装销售品因市场或有效期等因素发生滞销，经审批同意用于美容院提供服务调配使用，称之为客装销售品调配领用。31.2客装销售品如发生滞销，仓库管理员应先报仓库主管，汇报给公司采购部申请调换货，调换货不成方可申请调配使用。31.3客装销售品申请院用调配，仓库管理员应先填写《客装销售品调配领用申请表》，报本店技术主管或经理审批、财务部审批同意后，方可用于调配。31.4获得审批的客装销售品，在ERP物流系统中应先进行采购退货出库，再按客院容量区别，折算成院装产品数量，通过《院装耗用品入库》单据类型入库到对应院装产品编码，再按院装耗用品出库规定出库。31.5《客装销售品调配领用申请表》应附于该产品《采购退货》出库单及《院装耗用品入库》单后，月末交公司财务部主管会计，财务部应就本笔业务进行增值税进项转出。产品已过期，不宜操作使用和外卖，则必须进行报损。仓库报损库存物资，均须先由仓库管理员向部门经理报告，提供报损产品的明细表（包括产品编码、产品名称、规格、数量及报损原因），经理同意后填写专项OA库存物资报损流程，填开《库存物资报损申请单》。OA流程审批后，返回到创建人，创建人（部门经理）应打印出《库存物资报损申请单》，交仓库管理员作为《报废出库》的凭据，月末盘点时此单应交公司财务会计做为财务处理的原始凭据。仓库管理员应随时监控本仓库物资保质情况并随时报告部门技术主管和部门经理，部门经理应予以重视，尽量减少报废情况的发生。（附《你好’漂亮库存物资报损申请表》）库存物资报损申请单申请店面产品编码 产品名称

规格

部门：数量

生产日期

日期：

报损原因申请部门经理： 营运经理： 物流经理： 财务总监：五、退换货管理产品发生退换货需符合以下条件方可执行：①.产品质量问题，如过期变质，或产品包装名称和实物不符，经店内管理人员与仓库管理人员双方核实，顾客可以收到产品7之日内无条件退换货。②.有部分外卖产品在购买时若附送有试用装，顾客应先使用试用装，如在使用之时出现皮肤不适，在收到产品后15之日内可以无条件退换货，但必须保证外卖品货物完好，没有开封（包括外包装，塑封，标签等），不影响店内再次销售。③.如产品外卖时未附送试用装，顾客在使用一到三次后出现皮肤不适，经店内技术主管核实，应在使用后发生过敏之日起7之日内（但必须在产品到期日前6个月）将产品及时退换货。④.退回促销活动时购买的非特价产品，需将赠送的正品（试用装除外）一并退回，若赠品已使用，也需按照产品价格折算后再进行退换货。⑤.促销期内特价外卖品一律不可以退换货。⑥.顾客购买独立套装疗程，因使用过敏原因，经技术主管确认报部门经理批准后可在操作1至2次后可进行退换疗程。其它原因如并无不良反应，只是觉得效果不理想，不可以进行退换货，如遇情况实属特殊需要退换，经部门经理同意报营运部批准后，按剩余疗程次数折算实际结余金额进行退换。发生退货时，销售人员（顾问、美疗师、美发师、美发助理等）必须先到仓库填写《你好’漂亮外卖产品（含独立套装疗程）退换货申请表》（以下简称《申请表》），随后连同须退换产品交仓库验收复核。仓库管理人员收到《申请表》后，应对登记表上的信息与实物进行仔细复核，符合退换货条件的，应随即签字确认同意退货；对于不符合退换货条件的仓库管理员应予以拒绝，否则由此产生的损失由仓库管理员承担。（附表二《你好’漂亮外卖产品（含独立套装疗程）退换货申请表》购买生产折算顾客姓名产品名称规格数量产品完整已用次数日期日期金额□全新未开封□已动用退换原因退换方式□退货退款金额（￥）□换货须换产品名称（）仓库意见仓库签字技术主管部门经理前台意见前台签字外卖产品（含独立套装疗程）退换货申请表申请部门： 申请日期： 年 月 日 申请人：获仓库管理员签字确认后，销售人员应将此附有物流系统销售退货单的《申请表》交技术主管、经理签字审批。《申请表》获得审批后，交前台填开红字销售单，仓库在ERP物流系统内接收入库，生成〈产品退货单〉，如须退款，将此《申请表》连同退款申请表及产品退货入库单附于红字销售单后交公司退款；如需换货，《申请表》连同产品退货入库单附于红字销售单后交前台工作人员凭此表进行转卡、补款等相关业务处理，随后凭新开出销售单去仓库领取换货产品。销售人员与前台人员不得在《申请表》未审核的情况下擅自处理。注：目前ERP物流系统不能自动接收红字销售单生成