采购管理操作手册

1未来文档版本:PHOTOP_PUR_MD070_01 拷贝数_____2未来 关联采购申请单生成采购订单 12 关联采购订单生成收料通知单 17 8 7.1.通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知单 23 8.1.通过关联外购入库单生成采购发票和采购发票连属费用发票 28 3未来 4未来 编码编码.姓名5未来2.K3采购管理的有关概念采购管理：是物料在企业内流动的起点，是从计划、销售等系统和本系统获得购货需求信息，与供应商和供货机构签订订单、采购货物，传递给需求系统。采购管理的基本内容包括：采购申请处理、采购订单处理、采购收货处理、采购退货处理、采购结算处理，此外还包括供应商供应信息管理、物料对应管理等内容。采购管理模块作为K3工业供需链系统中一个重要部分，其在K3工业供需链系统的整2.1.1.采购模块主要功能和应用：的合理化。。6未来3.采购模块的总体流程7未来 4.采购申请处理流程4.1.1.概述4.1.2.要点2.采购申请单的编号由系统根据【编码规则】中设置的单据的编码自动生成。每增加一张单动加一。8未来 始采购申请部门申请部门录入人员采购申请单采购申请单采购申请部门申请部门主管2.采购申请单一级审核事业部总经理事业部总经理3.采购申请单二级审核已审核的采购申请单结束9未来具体操作步骤：1.由申请部门录入人员向系统录入采购申请单录入1)双击“采购申请单—手工录入”打开“采购申请单”窗口(图3.1)F口(图3.2)，选择具体申请采购的部门，双击该部门，部门就出现在“使用部门”处(技巧：如3)在备注处可输入你要备注的信息，不是从销售订单关联生成采购申请单的，销售订单号不填窗口，选择要采购的物料，双击该物料，物料的信息就带到采购申请单上了5)你可以对该物料的建议采购日期、到货日期等进行修改，填写数量、用途等信息未来7)录入完毕，使用工具条上的【保存】按钮保存录入信息8)如果用户录入不完整、或者录入非法信息，系统会随时给予提示，用户按照提示进行处理即可2.申请部门主管审核操作：以申请部门主管身份进入系统，采购申请——》采购申请单—查询1)双击“采购申请单—查询”打开“条件过滤”窗口(图3.4)，在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。标志选择全部，点击确定，进入申请单序时簿(图3.5)。未来3)选择你要审核的采购申请单，查看该采购申请单详细情况，符合审核要求的，单击工具条上的审核按钮，弹出审核是否成功提示信息(图3.6)，因为系统设为二级审核，所以当提示审核到第一级成功后并不会在报价单序时簿该报价单的审核标志字段处打上Y的已审核标志，需要进行事业部总经理的二级最终审核。你也可以双击该申请单打开采购申请单查看，在采购申请单的界面上点击审核按钮进行审核操作3.事业部总经理审核操作：以事业部总经理身份进入系统，采购申请——》采购申请单—查询1)该操作与上面第二点申请部门主管的操作步骤相同，当经过事业部总经理的二级最终审核后才能在申请单序时簿该采购申请单的审核标志字段处打上Y的已审核标志。4.结束未来 5.采购订单处理流程5.1.1.概述采购订单的重要性不仅表现在其所反映的业务资料是企业正式确认的、具有经济合法地位的文件，通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况，是订货业务5.1.2.要点1)用户可选中一张、多张采购申请单或者一张、多张采购申请单中的一条或多条分录进行关生成采购订单上点击审核按钮进行审核操作未来 5.1.3.通过关联采购申请单生成采购订单流程图：始业务员1.关联已审核的采购申请单采购定单采购部采购部经理2.采购定单一级审核事业部总经理事业部总经理3.采购定单二级审核已审核的采购定单采购部业务员4.采购定单跟踪、催收，或手工关闭采购部未来操作：以采购录入员身份进入系统，订单处理——》采购订单—录入1)双击“采购订单—录入”打开“采购订单”窗口(图4.1)根据具体情况选择全部、本期等选项，单击确定，弹出“采购申请单序时簿”窗口(图4.2)3)采购申请单序时簿出现的是已审核，未关闭的采购申请单，选择要关联的采购申请单，双击该采购申请单，系统就会把该采购申请单的信息带回到“采购订单”窗口上来(图4.3)未来F)5)选择你要采购商品的供应商，双击该供应商，返回采购订单窗口，输入信用条款，在该订单的物存2.采购经理审核操作：以采购经理身份进入系统，订单处理——》采购订单—查询1)双击“采购订单—查询”打开“条件过滤”窗口，在审核标志处选择未审核，其他选项根据具体的情况选择，点击确定，进入采购订单序时簿(图4.5)。未来6)采购订单序时簿中列出所有你过滤条件下的订单，选择你要审核的采购订单，查看该订单详细情况，你可以对采购订单作适当的调整，并确认产品的交货期，之后单击工具条的审核按钮，弹出审核是否成功提示信息，因为系统设为二级审核，所以当提示审核到第一级成功后并不会在采购终审核。你也可以双击该订单打开采购订单查看，在采购订单的界面上点击审核按钮进行审核操作3.事业部总经理审核操作：以事业部总经理身份进入系统，报价——》销售订单—查询1)该操作与上面第二点采购经理的操作步骤相同，当经过事业部总经理的二级最终审核后才能在采购订单序时簿该采购订单的审核标志字段处打上Y的已审核标志。4.结束未来 6.采购收货处理流程6.1.1.概述，实际上采购业务的很多工作都要通过收料通知单来完成6.1.2.要点1)系统允许用户在同一业务单据的不同分录录入同一物料，系统提供单据号码和行号的双重标记来为物料定位，可以保证同一单据中存在相同的物料的不同信息确认。2)由于收料通知单可以作为虚仓的出入库单据，因此，当此处选择的是仓库类型为待检仓、 始采购部业务员关联已审核的采购定单采购检验申请单收货通知单采购部采购部经理2.审核采购收货通知单、检验申请单已审核的采购检验申请单已审核的采购收货通知单品保部QC人员3.关联生成采购检验单直接至‘5.关联生成采购入库单’采购检验采购检验单品保部品保主管4.审核采购检验单转下页转下页承承上页未来仓库组仓管员5.关联生仓库组仓管员5.关联生成采购入库单采购入库单仓库组仓管主管6.审核采购入库单已审核的采购检验单不合格品，直接退货，或作为代管物质，调拨入代已审核的采购检验单如以后供应商不必补发货，手工录入‘退货通知单检品：关联采购检验单货通知单已已审核的采购入库单结束未来步骤：操作：以采购录入员身份进入系统，收料通知——》收料通知单—录入1)双击“收料通知单—录入”打开“收料通知单”窗口(图5.1)7)光标定位在“采购订单号”处，按F7或点击工具条上的“查看”按钮，弹出“条件过滤”窗口，根据具体情况选择全部、本期等选项，单击确定，弹出“采购订单序时簿”窗口(图5.2)8)窗口中出现的是已经审核并且未关闭的采购订单，选择要关联的采购订单，双击该采购订单，系统就会把该采购订单的信息带回到“收料通知单”窗口上来(图5.3)未来物料默认的仓库不一致，将会弹出提示窗口(图5.4)，你可以选择继续或重新选择仓库10)在物料处，你可以根据实际的到货数量对数量进行修改，在主管处选择正确的主管，最后单击保存按钮保存收货通知单2.采购经理审核操作：以采购经理身份进入系统，收料通知——》收料通知单—查询1.双击“收料通知单—查询”打开“条件过滤”窗口，在审核标志处选择未审核，其他选项根据具体的情况选择，点击确定，进入收货单据序时簿(图5.5)未来2.收货单据序时簿中列出所有你过滤条件下的收料通知单，选择你要审核的收料通知单，查看该收情况，符合审核要求的,单击工具条上的审核按钮,弹出审核是否成功提示信息，如果提示成功,该收料通知单在收货单据序时簿的审核标志字段上打上Y的已审核标志,在刚才的未审核的收货单据序时簿中消失.3.结束未来 7.采购退货处理流程7.1.通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知单7.1.1.概述退料通知单是处理由于质量不合格、价格不正确等因素、或与采购订单或合同的相关条款不相料通知单的反向操作单据。据，可以作为红字外购入库单的源单据，执行退货操作。退料入库，交还委托单位的业务处理单据。在涉及集团内理集团内部购销业务和集团内部调拨业务的重7.1.2.要点1)一张退料通知单一次只能关联一张收料通知单或一张收料通知单上的几个条目，但可以多须是已审核、尚未关闭的单据未来 开开始采购部业务员采购退货通知单采采购部采购经理2.审核的采购退货通知单已审核的采购退货单仓库组3.关联生成红字外购入库单仓库组仓库主管4.审核红字外购入库单结束仓管未来请单生成退料通知单操作：以采购录入员身份进入系统，退料——》退料通知单—录入1)双击“退料通知单—录入”打开“退料通知单”窗口(图6.1)3)窗口中出现的是你选择条件下的收料通知单，选择要关联的收料通知单，双击该收料通知单，系统就会把该收料通知单的信息带回到“退料通知单”窗口上来(图6.3)未来功能，这里不填。在产品的存按钮保存退料通知单2.采购经理审核操作：以采购经理身份进入系统，退料——》退料通知单—查询择，点击确定，进入采购退货序时簿(图6.4)的未来 详细情况，符合审核要求的,单击工具条上的审核按钮,弹出审核是否成功提示信息，如果提示成功,该退料通知单在采购退货序时簿的审核标志字段上打上Y的已审核标志,在刚才的未审核的采购退货序时簿中消失.3.结束未来 8.采购结算处理流程8.1.通过关联外购入库单生成采购发票和采购发票连属费用发票8.1.1.概述票。其中专用发票是指增值税专用发票，是一般纳税人销售货物或者提供应税劳务所开具的发票，发票上记载了销售货物的售价、税率以及税额发票上记载的购入货物已支付的税额作为扣税和记账的依据。普通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证。8.1.2.要点3)对等核销：红、蓝字外购入库单在相同物料、相同数量情况下可以对等核销，不必开具发票4)外购入库单拆分：同一张外购入库单部份退货进对等核销前应对原入库单进行拆分，以达到数量相同；另一种情况，一张外购入库单部份到票时，也应进行拆分，以便于勾稽。未来