采购洽谈 签订采购合同

采购洽谈选择供应商商务洽谈签订采购合同一、采购合同的内容和形式（一）采购合同的概念合同具有法律效力，合同上规定签约者应履行和应获得的权利和义务(不能列入与法律相抵触的条款)，受到国家法律的承认、维护和监督，违反时要受到法律的制裁。因此，签订合同既是一种经济活动，同时也是一种法律行为，经济合同制是管理经济的一种有效的经济办法，也是一种依据法律办事的法律办法。所谓采购合同，是指供需双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对供需双方均有法律约束的正式协议，有时也称为采购协议或订单。（二）采购合同的内容签约双方之间达成的一致意见的各项条款构成经济合同的内容。经济合同的内容一般包括:合同的标的，标的数量和质量，价款和酬金，履行的地点、期限和方式，违约责任，合同附则与签署等。采购合同的条款，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下具备以下主要条款。1.商品的品种、规格和数量商品的品种应具体，避免使用综合品名：商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统的计量单位标出：必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。（二）采购合同的内容2.商品的质量和包装合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商或凭样订(交)货；对于副、次品应规定出一定的比例并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的方法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积，重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。（二）采购合同的内容3.商品的价格和结算方式合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。4.交货期限、地点和发送方式交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。5.商品验收办法合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。（二）采购合同的内容6.违约责任签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金；①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。②不按合同中所规定商品质量标准交货；③逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。（二）采购合同的内容7.合同的变更和解除的条件合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。（三）采购合同的形式1.口头合同形式即指合同双方当事人只是通过语言进行意思表示，而不是用文字等书面表达合同内容而订立合同的形式。采用口头形式订立物品采购合同的优点是：当事人建立合同关系简便、迅速，缔约成本低。但这类合同发生纠纷时，当事人举证困难，不易分清责任。因此，从交易安全和易于举证的角度考虑，对一些重要合同要求当事人必须签订书面合同。（三）采购合同的形式2.书面合同形式《合同法》第11条明确规定:“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。”简单地说，书面形式是以文字为表现形式的合同形式。所谓“有形地表现所载内容”是相对于口头形式而言的，口头合同只有当事人内心知道合同内容，如果不告知，外界无法知道合同内容;而书面合同不同，人们只要看到书面载体，就会了解合同的内容。书面合同的优点是:有据可查、权利义务记载清楚，便于履行，发生纠纷时容易举证和分清责任。在我国目前市场经济制度尚未完善之际，当事人订立物品采购合同，适宜采用书面合同形式。（三）采购合同的形式书面合同是物品采购实践中采用最广泛的一种合同形式。《合同法》第10条第2款规定:“法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式;当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。”可见，书面形式是一种十分重要的合同形式。采购合同的书面形式又有三种具体的格式：表格式(如图1所示)、条文式(如图2所示)、表格条文混合式(如图3所示)。（三）采购合同的形式图1表格式采购合同范例（三）采购合同的形式图2条文式（三）采购合同的形式图2条文式（三）采购合同的形式图3表格条文混合式（三）采购合同的形式3.其他合同形式其他合同形式是指除口头合同与书面合同以外的其他形式的合同，主要包括默示形式和推定形式。二、拟定采购合同文本（一）确定合同文本框架企业根据不同的要求可以选择不同的采购模式，其采购合同也相应地有所区别。采购人员应根据不同的采购模式需要，确定和编写适宜的采购合同文本框架。采购方式具体内容集中采购体现了经营主体的权利、利益、意志、品质和制度，是采购经营主体赢得市场，保护产权、技术和商业秘密，提高效率，取得最大利益的战略和制度安排集中采购在集团跨国公司及连锁经营采购中广泛采用分散采购分散采购是对集中采购的完善和补充，有利于采购环节与存货、材料等环节的协调配合，有利于增强工作责任心，使基层工作富有弹性和成效分散采购合同文本框架与一般采购合同文本的框架相同，它对主要内容条款进行约定，涉及产权、技术和商业秘密的条款以附则形式约束（一）确定合同文本框架采购方式具体内容联合采购作为多个企业之间的采购联盟行为，联合采购是集中采购在外延上的进一步拓展，是企业间的一种长期联合与合作的采购方式在合同关系上，参与联合采购的各方应首先达成共同进行采购的契约，规定各方的权利和义务，明确各企业的采购数量、品种及交货期和相关费用的分担等；在此基础上，联合采购各方再同供应商签订采购合同，合同文本上应进一步体现各方的独立性和自主性招标采购招标采购具有程序规范、透明度高、公平竞争、一次成交等特点，在工程和项目采购中常被采用招标合同的主要框架应涉及商务性条款，以便投标人了解中标后签订的合同的主要内容；应体现整个招标投标过程中的共同概念和规划；应声明未尽事项的解释权归谁所有，以免以后引起争议（二）确定合同内容构成采购活动因采购对象不同，合同类型也多种多样的，有原材料采购合同、设备采购合同、服务采购合同以及技术采购合同等。在实践中，各类型合同的结构大致相同，一般由首部、正文和尾部构成。1.确定首部合同的首部主要包括以下内容：合同名称、合同编号、商品标准号别、签订地点、签订日期、买卖双方的名称和地址、合同序言。了解合同首部，能清楚合同交易的目的、交易对象、地点及时间等，便于合同管理。（二）确定合同内容构成2.确定正文合同的正文主要包括以下几项内容：商品的名称、规格、型号、等级、单位、数量、单价、总价，货物质量要求，包装、运输要求，交货时间、地点、方式，验收标准及验收方法，付款方式，产品的售后服务，违约责任及赔偿，解决争议的办法。3.确定尾部合同的尾部主要包括以下5项内容：合同的份数、附件与合同的关系、合同的生效日期和终止日期、双方的签字盖章和合同的签订时间。（三）确定采购合同条款条款具体内容数量条款采用一定的度量制度对物料进行量化，以表示出物料的重量、个数、长度、面积、容积等，必要时还应清楚说明误差范围价格条款交易物料每一计量单位的货币数值，如“一台电脑xxxx元”，价格条款的主要内容有价格术语的选用，结算币种、单价和总价等品质条款物料所具有的内在质量与外观形态的综合，包括各种性能指标和外观造型，在采购合同中，须以最明确的方式界定物料可接受的质量标准支付条款采用一定的手段，在指定的时间、地点，使用确定的方式支付货款，采购人员要重点确认支付金额、支付方式和支付时间。支付条款包括银行转账及期票或运期支票方式选择，结算截止日和结算支付日，代销、委托销售需附的特殊条件等检验条款在一般的买卖交易过程中，按照合同条件对交货进行检查和验收，涉及质量、数量、包装等条款，主要包括检验时间、检验机构、检验工具、检验标准及方法等（三）确定采购合同条款条款具体内容包装条款包装是为了有效地保护物料在运输存放过程中的质量和数量要求，并利于分拣和环保，把物料装进适当容器的操作，其主要内容有包装材料、包装方式、包装费用和运输标志等装运条款物料装上运载工具并运送到收料地点。包括运输费和包装费由谁承担，运输距离，送货频率，指定的交易时间，货品包装及包装单位，运输时所选的车种等质量管理程度，卸货时的方式和数量等保险条款企业向保险公司投保，并缴纳保险费，物料在运输过程中受到损失时，保险公司依照保险条款向企业提供经济上的补偿仲裁条款以仲裁协议为具体体现，是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方进行裁决不可抗力条款在合同执行过程中发生的不能预见的、人力难以控制的意外事故，如战争、洪水、台风、地震等，致使合同执行过程被迫中断，遭遇不可抗力的一方可因此免除合同责任三、审核及签订采购合同（一）审核采购合同1.确定审核内容在签订采购合同之前，采购人员要审核并理解每一条款，包括其是否表达了采购方的意图，是否包含了基本条款，是否包含了所有附加条款，最重要的是采购方应不应该签字等。（一）审核采购合同审核条款具体内容品质条款主要有技术规范、质量标准、规格、品牌名等价格条款计量单位的价格金额、货币类型、交货地点、物品定价方式、价格风险、价格税赋等数量条款交货数量、单位、地点与时间等包装条款包装标识、商标、包装的尺寸及重量、包装材料、填充物、包装成本等装运条款运输方式、时间、地点、通知等检验条款质量、数量支付条款支付手段、支付方式、支付时间、支付地点等保险条款保险类别、保险金额、指明投保人等不可抗力不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方的权利义务等仲裁条款仲裁机构、适用的仲裁程序、裁决效力等（一）审核采购合同1.注意审核要点审核要点具体内容采购商品信息名称、规格、数量、单价、总价、交货日期及地点，须与请购单及决算单所列相符付款办法明确买卖双方约定的付款方式，如一次付款、分期付款验收与保修在合同中约定，供应商物料送交企业后，须另立保修书，自验收日起保修一年（或几年），在保修期间内如有因劣质物料而制损坏者，供应商应于多少天内无偿修复；否则，企业另请第三方修理，其所有费用概由供应商负责偿付解约办法在合同中约定，供应商不能保持进度或不能符合规格要求时的解约办法，以保障企业的权益（一）审核采购合同审核要点具体内容延期罚款在合同中约定，供应商须配合企业生产进度，最迟在某月某日以前，全部送达交验。除因天灾及不可抗力的事故，若逾期，供应商应每天赔偿企业采购金额______%的违约金保证责任在合同中约定，供应商应找实力雄厚的企业担保供应商履行本合同所订明的一切规定，保证期间包含物料运抵企业经验收至保修期满为止。保证人应负责赔偿企业因供应商违约所蒙受的损失其他附加条款视采购商品的性质与需要而增列（二）签订采购合同待采购人员将合同审核完毕，没有异议的情况下，双方在合同指定的位置签字并盖章，采购合同即生效。1.确定签订采购合同的主体签订采购合同的当事人必须具有法律行为资格，主要是自然人和法人。如果是自然人，必须是公民。与未成年人或不具备完全行为能力的人（如精神病患者）所达成的合同无效。如果是法人，订立合同的能力和资格由法人章程确定。2.确定采购合同的有效性（1）合同当事人必须在自愿和真实的基础上达成协议。如果合同当事人在另一方的威胁利诱之下签订合同，那么这种合同无效或者可以取消。（2）合同的标的物和内容必须合法。四、合同中的文字陷阱（一）误把“订金”当“定金”双倍索赔被驳回[基本案情]今年6月，岳阳市民高某将当地一家房产公司告上法庭，称今年2月与该房产公司签订了商品房订购意愿书，并按照房产公司的要求交纳了2万元作为定金，但4个月后房屋开盘时，他订购的房屋却被别人买走。高某认为房产公司“一房二卖”的行为违反了诚实信用原则，要求双倍返还定金。法院开庭审理此案时，房产公司却声称从来没有收过定金，当初从高某那里收取的2万元是订金。高某拿出合同仔细一看，才发现合同上面写的是“订金2万元”。高某这才醒悟，房产公司利用自己的粗心设下了一个文字陷阱，使他丧失了要求开发商双倍返还定金的权利。[法律分析]我国《合同法》规定：给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金;收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。由此可以看出，定金实际是一种债的担保，它发挥着制裁违约方、补偿守约方的双重功能。但本案中的"订金”却不具有法律上的担保意义，所以高某无权要求房产商双倍返还定金。（二）延伸“不可抗力"”业主索赔败诉[基本案情]2006年3月，河南郑州市民巴某与郑州某房产公司签订了房产买卖合同，约定交房日期为2007年6月，但房产公司却未能按期交房。随后，巴某起诉至郑州市二七区人民法院，要求房产公司支付违约金11万元。二七区人民法院经审理查明，巴某与房产公司签订的合同中约定，人力不可抗拒的自然灾害和其它事故，以及销售方所不能控制的其它原因造成交房延期的，销售方不承担责任。房产商因为资金不到位导致未能如期交房，属于合同约定的“不可抗力”的情形。据此，法院驳回了巴某的诉讼请求。[法律分析]《合同法》规定，该法所称的“不可抗力”是指不能预见、不可避免并且不能克服的客观情况，如地震、水灾、战争等。但在该案中，房产公司却将“不可抗力”的定义进行了延伸和扩张，将资金不到位等情形都包括在“不可抗力”的范围内，这样的约定显然是房产公司对自己的免责范围过于宽松。目前，不少房产公司在签订合同时，将对市场判断不准确导致投资失误、修改设计方案延误工期、资金不到位、季节影响、上级行为等因素归之为“不可抗力”，从而免除自己理应承担的违约责任。因此，消费者在签订房产买卖合同时，应特别注意“不可抗力”是如何界定的。（三）放弃对物业公司请求赔偿的权利，业主无法向保险公司索赔[基本案情]2007年3月，永州市民何某幸运地抽到小区内的一个车位，与物业公司签订了车位租赁协议。协议约定，物业公司只承担赔偿以外的其他管理责任。何某心想，汽车买有保险，万一出现汽车失窃、损害等情况，可要求保险公司赔偿，于是在协议上签了字。3个月后，何某的汽车在小区车位失窃，他要求物业公司赔偿。但物业公司以先前签订的协议约定可免责为由，拒绝何某的赔偿请求。何某随后向保险公司索赔，不料也遭拒绝。无奈之下，何某只好诉至法院。法院审理此案后认为，汽车失窃后，保险公司未赔偿保险金之前，何某已放弃了对物业公司请求赔偿的权利，导致保险公司不能向物业公司代位求偿。保险公司依照《保险法》的有关规定，不需要承担赔偿保险金的责任。[法律分析]《保险法》规定:保险事故发生后，保险人未赔偿保险金之前，被保险人放弃对第三者的请求赔偿权利的，保险人不承担赔偿保险金的责任。本案中，何某的车在停车位里被盗，保险公司有义务赔偿，提供保管服务的物业公司也有义务赔偿。保险公司赔偿后，有权向该物业公司进行代位求偿。但在何某与物业公司的租赁协议中，约定物业公司不承担赔偿责任，等于放弃了对物业公司请求赔偿的权利，导致保险公司不能代位求偿，而何某向保险公司索赔的请求也没有得到法院支持。（四）开具“送书”收据买卖变成赠与，损失万余元[基本案情]2006年7月21日，天津主讲人:XXX协议书，该书每册定价为12元。2006年12月14日，刘某将1360册《文言虚词解释》送到某中学，该中学当即收下，并开具了收据，上面写明:“今收到李某送书《文言虛词解释》1360册，每册定价12元，总价值16320元整，再次表示感谢。”此后不久，刘某要求该校支付书款，但该校表示收到的1360册《文言虚词解释》是刘某赠与该校的，不需要支付书款。双方因此产生矛盾，李某向天津市河北区人民法院提起诉讼。法院经审理认为，原告所著《文言虚词解释》一书，具有合法的出版权、销售权，依法应予保护。刘某声称将该书送到被告处时，被告口头承诺给付一定的报酬，但庭审中原告未能提交有关书籍买卖的证据，所以刘某要求学校支付书款的主张没有得