采购计划编制与预算 采购成本分析

采购成本控制初入超市行业的很多人以为生鲜部门是很赚钱的部门,实际上生鲜经营赚钱是很不容易的，因为生鲜商品超短的保存期和高损耗的商品性质，超市生鲜部门的利润率远远没有想象的那么高，自营生鲜做到不赔钱就是好把式了。生鲜部门要赚钱，省钱是最重要的，这里的省就是指损耗控制。只有严格完善的损耗控制，才有生鲜部门的利润。订货是损耗控制的源头，只有科学合理的订货，才能做到把紧损耗控制的大门。鑫辉连锁超市采购部主管深知其中的利害关系，他准备给新入职的采购员培训生鲜部门损耗控制的要点，以减少日后采购管理中不必要的损失。任务描述知识目标：1.掌握采购成本的构成和计算方法2.掌握ABC分类的标准和具体步骤3.掌握集中采购和分散采购技能目标：1.能够对商品进行ABC分类优化管理，控制采购成本2.能够选择最佳的采购模式及通过对生鲜产品毛利控制来降低采购成本任务目标一、采购成本的构成与分析1.采购成本含义和内容采购成本指与采购原材料部件相关的物流费用，包括采购订单费用、采购计划制订人员的管理费用、采购人员管理费用等。对于生产制作企业而言，采购成本是构成企业生产成本的主要部分，对于第三方物流企业，采购成本同样是物流成本的主要组成部分。在经济学中，利润的增加需要通过提高收入或降低成本来实现，成本管理就是在满足客户要求的前提下，控制成本位其降到最低所采取的方法和策略。42．采购成本的构成（1）集中采购机构成本主要是指从事政府采购活动所花费的资金与劳动付出。一般来说集中采购机构的资金来源有两个渠道：财政性拨款；集中采购机构自身收入，即标书工本费和按一定比例收取的中标服务费。节约与效益是绩效管理的重要指标之一，集中采购机构的采购成本核算要综合体现这两个指标。5一、采购成本的构成与分析采购机构资金成本主要体现在以下几个方面：1.评委评标费用，一般是一个标100元，外地评委还要考虑差旅费、住宿费、招待费等。2.标书论证成本，有聘请专家费用，答疑成本，考察费用等。3.租用场地费用。有些地方集中采购机构无开标大厅与评标室，甚至有开标场所时，当地政府强令政府采购进入工程类的招投标市场，当然要给场地租用费了。4.网站维护费，包括租用空间、域名注册、年度审核费用、应用程序开发费用、相应的日常工作费用等6一、采购成本的构成与分析5.信息发布费用。目前财政部规定的三个信息发布媒体是不收取信息刊登费用的，这里所说的信息发布费主要是指在当地报纸、电台、电视台上发布诸如定点招标与协议供货招标信息、中标信息等，由于当地主要媒体把招标信息归入广告经营范畴，且政府没有此方面的优惠政策，信息费用还是比较高的。6.办公费用。主要有电话费、加班工资、福利费用、办公用品费用，甚至还有主管局指派的不应该由采购机构承担的费用等。集中采购机构采购人力成本物化的表现是指机构工作人员付出的劳动与工作成效的对应程度，也可以用单位时间所完成的工作量与成效来考核。7一、采购成本的构成与分析（2）采购人付出成本此成本表面上看似乎很简单，其实也大有文章。主要包括采购项目预算成本、技术参数确定成本、租用开标场地成本（强令进入招投标市场的政府采购活动，不仅是集中采购机构要付场地租用费，采购人也要按一定比例承担相关费用），由于采购单位专业技术人员的缺乏，必须花费一定时间与精力去查询相关信息，聘请专业人士参谋提供初步方案，甚至还要与潜在供应商进行接触。在不能确定具体要求时，采购人还会组织相关人员外出考察，考察成本也是总成本的一项重要内容。当然这里主要是指正成本或者说是良性成本，采购人的负成本是指考察过程中或前期准备阶段存在利益寻租，指定或变相指定中标人，验收时放低要求，个人渔利，坑害部门利益，造成财政性资金流失，招标项目质量折扣严重。8一、采购成本的构成与分析（3）供应商投标成本根据投标成本性质可分为固定成本与非固定成本两类。非固定成本主要是指由于采购机构业务方式的不确定性、方便投标人考虑程度上的差异性、规范操作理解上的误差等原因，直接导致了供应商要承担的隐性的投标成本，体现在采购机构标书购买方式、投标市场环境、答疑方式、标书条款限制、履约合作顺畅程度、付款方式、整个采购系统工作效率等方面。固定成本是指投标人按照事先约定好的比例交纳的一定费用，具有显性与公开性。主要包括标书工本费、公证费、中标服务费、场地租用费、招标项目预决算费用等。9一、采购成本的构成与分析招标项目预算费用招标项目预算费用出自于沿用至今的工程招标方式，政府采购一般取消了类似于工程招标的项目预算，由于政府采购市场管理体制上的混乱，一些社会中介代理机构违法强占集中采购目录内必须由集中采购机构采购的项目时，往往搞所谓的项目预算，中介机构与采购人难逃理论上的“寻租”行为，这是体制极端不顺造成的。该费用由预算机构先期测算，中标人按中标金额比例付费。公证费的收取标准，一般是小的项目按固定值收取，大的工程项目可以按中标额的一定比例收取。场地租用费其实是对财政性资金的一种浪费，是强令政府采购进入招投标市场或别的服务机构违法行为的直接结果，甚至由计划委主管的招投标市场还越俎代庖地强占法律明确规定的财政局对政府采购的监管权，法律被恣意践踏。总体说来有经验的中标人会把所有成本转嫁到投标报价中，因此节约了供应商的采购成本，就直接节省了财政性资金，管理空间很大。小提示10一、采购成本的构成与分析3.采购成本分析（1）采购制度和流程管理采购工作是一项复杂的工作，主要与供应商和物流公司打交道。因此，企业应该制定严格的采购制度和程序，使采购工作有章可循，尽量避免发生采购风险而导致采购成本虚高的现象。同时，制度的制定还可以规范采购人员的操作，有效抑制采购人员的彻私舞弊。建立完善的采购制度主要注意以下几方面：①建立健全的采购制度②建立供应商制度③建立绩效考核制度11一、采购成本的构成与分析12一、采购成本的构成与分析（2）采购人员管理随着国际贸易的发展以及市场经济的繁荣，采购的环境越来越复杂，采购的商品种类也越来越繁多，采购业务对于采购人员的要求也相应提高。这主要体现在：第一，采购人员对业务知识的熟悉，只有对采购业务熟悉了才能够了解采购环境，运用先进的采购方法实施采购，在采购过程中对流程进行优化。第二，采购人员职业素质的持续提升，员工的职业道德、职业修养、职业操守、应变能力、执行能力以及良好的沟通能力等都是企业关注的重点，也是影响企业运转效率性的关键。第三，采购人员实行轮岗制，定期对采购人员的工作岗位进行调换，可以杜绝采购人员与供应商建立“合作”关系，防治采购的腐败现象，保证合理的采购价格。13一、采购成本的构成与分析（4）信息管理信息时代的来临，让我们足不出户就可以买到世界各地的商品，公司建立起完备的物料信息网络，通过网络来进行供应商的筛选、了解采购商品的详情以及网上支付等方式来减少采购成本，提高经济效益。（3）结算方式的管理在实际采购过程中，企业要按照合同中规定的付款方式支付货款，如预付货款、货到付款、凭单付款等。在日趋激烈的市场环境中，付款方式的选择也成了一种竞争手段和降低采购成本的方法，卖方为了获得更多的市场份额，往住以优惠的付款方式变相给买方融资。结算方式的选择各种结算方式各具特点，各有其适用范围，客观上要求企业单位进行结算方式的选择。进行结算方式的选择是企业重要的财务管理话动，对提高企业经济效益具有积极意义。小提示14一、采购成本的构成与分析（5）材料成本管理材料成本是构成采购总成本的主要部分，材料成本中材料的价格又是决定材料成本高低的主要因素。现行的市场价格影响因素较多，价格波动也较大，所以采购人员应该经常及时地了解并掌握物资市场价格，实时了解国内、国外的相关政策和行业动态，把握材料价格的市场走势，在物价上涨前，低价购近，以减少因为涨价带来的成本上升造成的损失。因此，企业为了保证充足的货源和实现采购成本最低的日标，必须及时了解和掌握供求变动规律，避免高价采购，控制和降低采购成本。同时，运输方式的选择产生的运输费用，入库前的挑选整理费用等都是材料成本的组成部分。15一、采购成本的构成与分析ABC分类的起源一般来说，企业采购物质的种类较多、规格不等、价格不同、物资品种各异、数量不同，有的物质数量多但总量很小；有的物资少但价值很大，是企业应重点控制采购成本的对象。基于成本—效益原则和重要性原则，企业不可能也没有必要对所有采购物资一视同仁地进行成本控制和管理。为了使企业有限的资源得到更高效卒的运用，企业应当对采购物资进行分类，区分主次，采取不同的控制于段，进行科学的采购成本管理。ABC分类就是采用分清主次的方法对采购成本进行管理的方法。16二、采购成本控制方法1.ABC分类法根据ABC分析法，A类商品所占金额比重最大，数量所占比重最小，应加强管理，按时订货，积极促销，防止积压和缺货，应采取定期不定量的订货方式；而消费金额较小，数量比得较大的B类商品，应按照经营方针，适时调节库存水平，可以酌情大量订货，减少订货次数，节约定货费用，采取订货点的订货方式并可按照大类商品进行控制；C类商品所占金额最小，品种种类繁多，应当采取定量订货的方式，一次性集中大量进货，以较高的库存来节约订货费用。17二、采购成本控制方法1.ABC分类法ABC分类步骤（1）收集数据。收集数据即按分析对象和分析内容，收集有关数据。（2）处理数据。处理数据即对收集来的数据资料进行整理，按要求计算和汇总。（3）编制ABC分析表。编制ABC分析表即按各商品品类占用资金的大小顺序排列，分别计算商品金额累计百分比和品类数累计百分比；根据已计算的年商品金额的累计百分比，按照ABC库存分类法基本原理，对商品进行分类。（4）根据ABC分析表确定分类。18二、采购成本控制方法1.ABC分类法采用ABC分类法完成后，可以针对不同重要程度的物资采用不同的管理方法，如表5-1所示。项目管理方法对比管理程度1.对A类物资严格管理，准确，完备地记录，高层的监督与必要的审计，供应商按订单频繁交货．对生产紧密跟踪、压缩提前期等。2．对B类物资正常管理、做好常规的记录和检查。3.对c类物资使用最简单的管理方式，关注程度低，采取大量订货以避免缺货采购记录1.对A类物资要求准确、完整与明细地记录，要频繁地、实时更新记录，对采购过程严加控制。2.对B类物资只需正常的记录处理、成批更新等。3.对c类物资不用专门记录、简化记录优先级1.对A类物资给予最高优先级，尽量地压缩提前期和库存水平。2.对B类物资只用正常处理，突发事件时给予较高优先级。3.对c类物资以最低的优先级订货过程1.对A类物资进行仔细、准确的确定经济订货批量和订货时间。2．对B类物资，间隔一定的时间确定经济订货批量与订货点。3.对C类物资不要求做经济订货批量和再订货点的计算，订货时间间隔较长，订货量较多19二、采购成本控制方法2.TCO总体拥有成本总体拥有成本（TCO，totalcostofownership）是一种用来提供消费者或企业经理人在作采购时，评估某项IT产品的效益，以及直接、间接成本的算法。最后所呈现的数据可反映加入各种因素后的实际采购成本。当你决定要买一台电脑时，你可以使用TCO来进行分析：例如，首先考虑到高端电脑价格不菲，但也应考虑到购买便宜的品脾还要加上维修费用和更新费用。TCO分析会将所有延伸成本都纳入计算，这些则统称为完全负担成本。消费者采购一台计算机时，完全负担成本将包括购头时的价格、维修保养、升级等；企业采购计算机时，完全负担成本则包括服务与支持、网络、安全、员工训练、软件授权等。TCO通常要再与ROI（投资报酬率）与TBO（完全拥有优势）作比较才能看出来购的可行性。20二、采购成本控制方法（1）总体拥有成本定义总体拥有成本（TCO，TotalCostofOwnership），是一项帮助组织来考核、管理和削减在一定时间范围内组织某项获得资产相关联的所有成本的技术。这些资产可能是：厂房建筑、交通工具、设备或软件系统。TCO可以被描述为资产购进成本及在其整个生命服务周期中发生的成本之和。TCO绝不等同于资产的购买成本，它还要包括资产购进后运营和维护的费用。21二、采购成本控制方法（2）总体拥有成本的计算在实践中，并没有普遍接受计算TCO的公式，下面列出的是包含在TCO中的典型项目：购买成本、安装成本、财务成本、佣金、能源成本、维修成本、升级成本、转换成本、培训成本、支持成本、服务成本、维持成本、当机成本、安全成本、生产力成本、风险成本、处理成本。实际中具体哪些因素应该考虑到你的TCO中，这取决资产的行业用途以及资产的自身属性（软件、计算机、建筑、汽车、设备、厂房，等等）。22二、采购成本控制方法（1）总体拥有成本的运用对于组织购置的任何重大资产，对其长期的真实成本都要进行综合分析，发现购买成本潜在成本。（2）总体拥有成本的优势①TCO认真量度与资产相关联的所有成本。②TCO作为一项长期量度法，致力于减少资产服务周期内的总成本，提高投资回报率。23二、采购成本控制方法（3）总体拥有成本的局限①需要做TCO分析。③没有普遍公式。④不适用于无形资产。⑤有时候很难判断某项资产的关联成本。⑥通过TCO来降低成本是一个长期过程，所以如果企业打算在短期内降低成本，TCO帮助不大。⑦通常，TCO对购买一项资产的风险不做评估。⑧从发挥资产投资与企业目标的战略作用角度来看，TCO帮助不大。②执行TCO分析本身就会发生成本。24二、采购成本控制方法3.目标成本目标成本法是日本制造业创立的成本管理方法，目标成本法以给定的竞争价格为基础决定产品的成本，以保证实现预期的利润。即首先确定客户会为产品／服务付多少钱，然后再回过头来设计能够产生期望利润水平的产品／服务和运营流程。目标成本法使成本管理模式从“客户收入=成本价格+平均利润贡献”转变到“客户收入—目标利润贡献=目标成本”。在日本，目标成本计算与适时生产系统（JIT）密切相关，它包括成本企划和成本改善两个阶段。25二、采购成本控制方法(1)目标成本法的特点目标成本法是一种以市场为导向、对有独立的制造过程的产品进行利润计划和成本管理的方法。它的出发点是以大量市场调查为基础，根据客户认可的价值和竞争者的预期反应，估计出在未来某一时点市场上的目标售价，然后减去企业的目标利润，从而得到日标成本。目标成本法的特点是改变了成本管理的出发点，即从生产现场转移到产品设计与规划上，从源头抓起，具有大幅度降低成本的功效。26二、采购成本控制方法（2）目标成本法实施过程①以市场为导向设定目标成本②在设计阶段实现目标成本，计算成本差距③在生产阶段运用持续改善成本法以达到设定的日标成本a.根据新品计划和目标售价编制新品开发提案。b.采用部门团队方式，利用价值工程寻求最佳产品设计组合。27二、采购成本控制方法（3）目标成本法的应用目标成本法是一种以市场导向（Market—d6ven），对有独立的制造过程的产品进行利润计划和成本管理的方法。目标成本法的目的是在产品生命周期的研发及设计（RD＆E）阶段设计好产品的成本，而不是试图在制造过程降低成本。在美国，传统成本的降低与目标成本是明显不同的。请看表5-2，传统成本方法始于市场研究，将消费者需求融入产品规范小，然后公司开始产品设计和工程，从供应商那里获得价格G在这一阶段，产品成本不是产品设计的主要因素。在工程师和设计师确定了产品的设计后，他们估计产品成本（CT），这里下标T表示根据传统思维得出的数据。如果估计的成本被认为太高，那么将修改产品设计。为了得到预期的边际利润（PT），需要用期望售价（ST）减去估计的成本。边际利润是朔望售价和估计的生产成本之差。下面的方程式表示了这层关系：28二、采购成本控制方法表5-2传统成本降低法与目标成本法的区别29二、采购成本控制方法另一种广泛应用的传统方法：成本加成法，期望边际利润（）加上期望产品成本（），这里下标cp表示用成本加成法得出的数据。售价（）仅仅是这两个变量之和。这层关系可用方程式表示为：30二、采购成本控制方法在两种传统方法中，产品的设计者都没有试图达到实际的成本目标。在目标成本法中，确定产品成本的思维方式和步骤与传统成本法有显著的不同（见表2）。虽然在初始阶段，通过市场研究确定消费者需求和产品规范在表面上与传统成本法类似，但实际上存在一些重要的区别。首先，目标成本法下的市场研究与传统方法不同，它不是一个单一的事件。更准确地讲，一旦在较早的市场研究过程中消费者的信息被获得，这种信息收集将在整个目标成本过程中持续进行。第二，鉴于在制造过程中改变设计非常昂贵，为尽量减少在制造过程中更改设计，在产品的规范和设计阶段将花更多的时间。第三，目标成本法使用完全生命周期概念可使产品的拥有者在产品的有效寿命内成本最小化，即不仅仅考虑最初的购买成本，还要考虑产品的运行、维护和处置成本。31二、采购成本控制方法在这些初始步骤后，目标成本法的过程特点更突出。下一步确定目标售价和目标产品销售量时，有赖于公司对产品给予消费者的价值的判断。目标边际利润是从基于销售回报率的长期利润分析中得出。由于销售回报率与每个产品的利润率紧密相连，因此它是广泛使用的指标。目标成本是目标售价和目标边际利润之差。（请注意下标tc表示用目标成本法得出的数据）。目标成本法的这层关系可用如下方程式表示：32二、采购成本控制方法一旦目标成本被确定，公司必须确定目标成本的各个组成部分。价值工程过程就包括对产品的每个组件进行考察，看是否存在在保留产品功能、性能不变的情况下，降低成本的可能性。在某些情况下，产品设计要更改，生产中的原材料要更换，制造过程要改变。例如，产品设计的更改意味着用的零件更少，或者在可采用通用件时，减少专用件的使用。在能最终确定目标成本以前，价值工程可能要重复几遍。33二、采购成本控制方法（4）应用目标成本法应注意的问题虽然目标成本法具有某些明显的长处，但在日本，一些目标成本法的研究指出，在实施这套系统时也存在潜在的问题，特别是在为集中力量达到目标成本而转移了对公司整体目标的其他要素的关注时。下面是几种情况：①涉及目标成本过程的各个部分之间起冲突。②许多在应用目标成本法的日本公司工作的雇员，在要达到目标成本的压力下，都有绞尽脑汁的经历。③虽然目标成本可以达到，但为降低成本的价值工程反复循环可能使开发时间增加，最终导致产品上市时间晚了。34二、采购成本控制方法（5）目标成本法的优势分析与传统的成本管理相比，目标成本法具有以下特色：在产品生命周期的初始阶段即注重成本的降低以顾客为导向谋求竞争优势拓宽了企业成本管理的范围35二、采购成本控制方法三、连锁超市商品采购方式及采购要领1.集中采购集中采购是由连锁超市设置总部采购部进行统一采购，各门店专门负责销售，与采购脱离，连锁超市一般都采用这种方式。优点：专业化水平高，便于指挥，调度—，防止了多头采购；缺点：购销容易脱节，惟有加强中枢信息管理系统的控制，才能减少差错。36（一）商品采购方式连锁超市对商品的采购有多种。从执行采购职能的形式来看，有分散采购、集中采购、分散与集中结合采购等三种方式。三、连锁超市商品采购方式及采购要领1.集中采购连锁经营实现了规模化经营-与集约化管理的有机结合，连锁超市在大规模经营基础上统筹；利用人财物、信息及技术等资源，分摊进货、销售、管理，阳财务成本，大大节约各项费用，降低成本和增加净利润。连锁超市采用多店铺经营，各店具有统一的商品结构、统一的品类管理，采取集中采购模式，由总部实行统一进货，有利于降低商品采购总成本。大批量集中进货，可以大幅度减少进货费用，能有效控制连锁超市的采购总成本，增加净利润。对销量大、动销快的商品采取批量进货是采购工作的重点，尤其是生活消费品，如米、面、油、饮料、洗涤、纸巾类品种，采取大批量集中进货的方式，减少了不同分店多次采购所产生的额外成本费用。37（一）商品采购方式2.分散采购分散采购是由连锁超市各门店自行组织采购。某些百货商店采用这种方式。优点：对市场反映灵敏，补货及时，购销迅速；缺点：容易造成各连锁门店各自为政，同时也容易出现重复交叉采购。3.分散与集中相结合分散与集中相结合的采购是将一部分商品的采购权集中，由专门的部门或人员负责，另一部分商品的采购权交由各门店或驻店采购负责，如大批量的商品或外地商品实行集中采购，而小批量的商品或本地商品实行分散采购。优点：方法灵活，连锁超市可根据自己的需求，有针对性地采购部分商品。缺点：如管理不当，会造成各自为政。38三、连锁超市商品采购方式及采购要领（二）采购要领１.精挑细选、择优选取。采购商品要本着货比三家的精神，择优入选。择优即商品质量可靠、优质、价格适宜、信誉良好。２.勤进快销。勤进快销可加速资金周转，避免商品积压，提高经济效益。采购次数可适当多一些，批量可适当少一些，进货间隔期要适当缩短。３.以销定进、以进促销。以进促销时通过购入新货、畅销货来促进销售，不易使连锁门店总是处于被动局面。因此扩大进货来源，积极组织商品促销，能够促进企业扩大销售，特别是对一些新品种