office基础知识与步骤详解

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版权页

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序言

21世纪是一个信息化的世纪，在这个实际中，人们掌握着更重

不同的技术，一批批的年轻人奋斗在自己的岗位上，在这个社会中，

有一手好技术是至关重要的，也只有掌握一门好技术才能在社会中

生存下来，社会像一个巨大的筛子，没有一技之长的人随时都有可

能被筛掉，那让他们怎样生活呢？去要饭？去拾破烂？不，都不是,

应该做的是尽快学习一门技术，并快速融入社会。随着科技的发展,

计算机已成为一个不可或缺的工具，无论是生活还是工作都离不开

计算机，并且计算机行业是一个不断发展的行业，从业人员会很多，

它在不断提升我们国家的经济收入，有利于国民生产总值的提升，

并且有力的带动一批与计算机行业有关的产业快速兴起和快速发

展，这样的兴起也会为更多的人提供工作机会，对控制我们国间的

失业人员数量有着积极地效果。

我们年轻人大多会使用计算机，而那些中年人呢？老年人呢？

是不是就应该被排斥在计算机科学大门的外面呢？这是肯定不正确

的，也是不应该的，作为中老年人，也可以掌握一些计算机方面的

基础知识，老年人可以通过学习计算机的一些知识来开阔自己的视

野，做到老有所养，老有所乐。我曾看过这样一篇故事，一个儿子

为母亲买了一台电脑，由于老人不懂维修，每次出问题就找人过来

修理，然后那人再收取高额费用。我不知道大家看后有什么感想，

我自己是非常痛心的，利用老人计算机知识淡薄的弱点来进行高额

收费，这种行为是彻彻底底的不良行为，正是因为存在着这样的漏

洞，所以我们才需要弥补这样的漏洞，把计算机基础知识普及化和

大众化，这是我们从事计算机方面人员的公同责任，我们有责任使

这种事件不再上演，所以我编著这本书，其目的是为了让许多没接

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触过计算机，对计算机基础薄弱的人进行计算机基础知识的巩固，

同时没接触过计算机的人可以以此学习和掌握计算机基础，书中详

细介绍了计算机操作的详细步骤，同时提出了操作的关联性和相似

性的观点，对书中相同的部分只说明注意的问题或概括的点明操作

步骤。本书的语言通俗易懂，易于掌握和学习，除必要的专业术语

买，大部分采用通俗语言进行讲解，专业名词在后面都建议解释。

本书共分五大章，包括office操作、WindowsXP系统操作、上网的

基础、计算机维护、计算机病毒的防治，在计算机病毒中详细介绍

了计算机病毒的相关知识，全书细致的讲解一定会是你满意的。

但是由于本人才疏学浅，如有不周到的地方可以与我进行联系，

我会及时与你通过邮件进行解答，如果您有什么意见可以提出，下

面我公布一下我的邮箱地址：

如果您有什么疑问可以发送电子邮件至

weihailiyitao@126.com。

如果您直什么建议可以发送电子邮件至whliyitao@163.com。

您的批评和建议是我进步的源泉和不解的动力。

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目录

第1章计算机的办公软件officel

1.1word文档

1.1.1打开Word文档

1.1.2关闭Word文档

1.1.3新建Word文档

1.1.4查找文档中的内容

1.1.5替换文档中的内容

1.1.6全部选定一篇文档

1.1.7复制文档中的一部分内容

1.1.8剪切文档中的一部分内容

1.1.9插入一张图片在Word文档

1.1.10插入页码

1.1.11插入艺术字

1.1.12文档中的字体设置

1.1.13文档中的段落设置

1.2Excel电子表格

1.2.1新建电子表格

1.2.2关闭电子表格

1.2.3建立一个excel图表

125打印电子表格

1.3演示文稿PowerPoint(PPT)

1.3.1新建演示文稿PPT24

1.3.2关闭演示文稿

1.3.3PPT的字体设置

1.3.4PPT中的自定动画

1.3.5演示文稿切换

1.3.5演示文稿放映

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计算机办公软件office

我们日常生活中用计算机处理各种文件，用它来处理各种工作,

而最常用也是被知晓率最高的就要算是office系列办公软件，它是

美国微软公司在2003年推出的一系列办公软件，当然我们一般使用

的是它的简体中文版，一般是购买拷贝版使用的，当然，也有用其

他途径来得到它的，office目前有两个版本，即2003版本和2007

版本的，而最基本的是2003这个版本，2003这个版本有2007这个

版本相比，有了一些改进，操作方法也与2003有很大的区别，所以

以下的office部分讲解以2003这个版本为主，而并未涉及2007这

个版本，本人认为，初学计算机、基础相对薄弱的人而言用2003这

个版本比较合适，如果希望使用2(X)7这个版本自然也是好事，但应

有一些2003的基础，毕竟2003与2007这个版本有相同的东西，如

果没有一些基础而直接学习2oo7这个版本存在一定的困难，所以我

们先了解和掌握一些2003这个版本的基础，office2003这个版本有

exceRWord、PowerPoint等软件，但也包含一软件些其它软件，但

用的最多的、最重要的、最为核心的就是这三个软件，因此我们一

定要知道这几个软件的基础操作，这是计算机基础中的基础，是学

习计算机的必修课，我们由浅入深，慢慢的讲解这些软件的操作步

骤。

在本章中我们会接触一个特性，这个特性是本人多年使用计算

机后总结成的一个特性：操作的关联性和相似性，这两个方法对于

读者而言是一件好事，下面我来介绍一下这两个特性：

相似性：我们学会了一种操作方法就可以在多个软件和文档中

自由运用，而无须学习更多的操作方法，这就起到以一敌十，以一

种操作方法来应对多种实际应用。

关联性：某些操作是建立在一些基础操作至上的，我们学习了

一种基本操作，只要稍加改造就会成为一种新的操作，但需要学习

一些新的东西。

这两个特性有一个共同点，那就是：大大降低了读者的学习量

和疲劳感，不会出现厌学情绪，让读者明白计算机并不是如此困难,

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如此高不可攀，只要想学好还是有办法学好的，打破不自信的心理

状态。

在本章中，相同的操作不再做细致的步骤讲解，只对于一些要

质疑的问题进行提醒，或对基本操作进行一个简单的概括，目的在

于使读者更好的体会相似性的应用，所以这就要求读者在阅读第一

遍步骤详解的时候仔细阅读，到后来的操作有相同的地方不会再仔

细讲解。

Word文档

打开Word文档

我们对Word文档的编辑，都要在打开Word的基础上才能进行,

所以我们有必要先了解怎样打开Word文档，它有以下儿种方法：

第一种方法：使用菜单栏中的文件命令打开Word文档法：

这种方法一般在已经有一个Word文档的界面，希望重新新建

一个Word的文档时使用，其方法比较简单，步骤为：首先在原有的

Word工作界面中选择“文件”命令，这个命令在在界面正数第二行,

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这一行叫做菜单栏，包括：“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”“格

式”“工具,,“表格”“窗口”“帮助”命令，我们说的菜单栏中的“文

件”命令在菜单栏的左数第一个，单击它，选择打开命令，此时会

弹出一个较大的框，双击鼠标，选择存放文件的位置，为了便于操

作，我们就把一些文档放在“我的文档”中，这样只要执行这项命

令，弹出的框就是“我的文档”文件夹，然后单击“确定”按钮。

在安装系统后都会有一个“我的文档”图标在桌面上（登录系统后

的画面叫桌面）

第二种方法：从文件夹中打开Word文档法：

这种方法可以不必留有Word文档的工作界面，在桌面上就可

以进行操作，而且比上一种方法还要方便，它的操作方法是这样的:

把鼠标指针移动到“我的文档”图标上，双击鼠标左键打开文

件夹，然后再双击文件的图标此时会打开您所需的文件。

关闭Word文档

编辑文档结束后，就要关闭Word文档，因为如果不关闭，许

多进程（运行的软件）都在同时工作，会大大降低系统的运行的速

度，使反应不够敏捷，或根本无反应，我们把反应成为响应，无反

应自然也就是无响应，这就加大了我们的等待时间，所以在我们使

用完程序后要养成关掉无用进程的习惯，由于我们正在讲Word文

档，所以我们暂时将软件进程变为Word文档，下面我们讲解一下

如何关闭Word文档它一共有四种方法,我们依次了解一下：

第一种方法：标题栏关闭Word文档法

首先我们要知道标题栏在哪里？标题栏在界面最上方，有一个

蓝色的条，在它的右侧有三个按钮：从左到右依次是最小化、向下

还原（如果界面不是最大化的，那么第二个按钮的意思是最大化）

和关闭，在这种方法中会用到这三个按钮的最后•个，下面我们就

来介绍一下这种方法的操作：

将鼠标指针移到标题栏的关闭按钮上，这时会在按钮下方出现

一个黄色的小框，里面有两个字：关闭。这个框是在告诉我们这个

按钮的意思是关闭，我们只需要单击鼠标左键，该Word工作界面

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就会消失，我们就叫这种消失为关闭。

第二种方法：菜单栏退出法：

这种方法还是运用菜单栏中的“文件”命令，这节就是我们说

操作的相似性的具体应用之一，为什么不叫相同性而叫相似性呢？

这是因为操作比一定是完全相同的，也许操作步骤大致相同，但最

后选择的项目不同，这不是完全相同，所以不能叫相同性，只能叫

相似性，下面的操作步骤就是最好的证明：

首先将鼠标指针移到菜单栏的“文件”命令按钮上，单击这个

按钮，在弹出的框中选择（单击左键）退出按钮，系统即可自动退

出Word的工作界面。

我们来将它与打开Word文档的方法进行比较，会发现很明显

的不同点，打开文档的是选择“打开”命令，而这里则是选择“退

出”命令，也许你会说它们的主观目的是不同的，当然选择的命令

是不同的。我不得不承认您说的确实是正确的，但我所说；是操作

上的相似性，并不考虑主观目的是为了达到都什么效果。通过这两

个操作的比对大家可以更好的理解操作的相似性。

第三种方法：任务栏关闭Word文档法：

使用任务栏进行文档的关闭也是一种常用方法，它是利用在打

开文档时，在任务栏中会有一个标签出现这一特点进行操作的，一

般标签上会有一个名称，这个名称叫做文件名，把鼠标指针指向这

个标签，单击鼠标右键，此时会出现一个框，选择“关闭”命令，

系统会自动退出Word文档的工作界面，当界面消失后就代表也成

功关闭Word文档的工作界面，操作成功。

第四种方法：快捷键法：

关闭Word文档还有种方法是利用快捷键来警醒关闭Word文

档，首先解释一下什么是快捷键，“快捷”这个词大家都明白是什么

意思，所以快捷键就是可以使操作更加快捷所设的特殊键位，通过

按健盘上的某个键位可以马上出现所需要的界面，不需要进行繁琐

的操作，快捷就是快捷在这个地方，了解了什么是快捷键我们就来

说一说关闭Word文档的快捷键，它是由三个儿所组成的组合快捷

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键，它是：Ctrl键+Alt键+Del键。手指先按住Ctrl键，然后再按

Alt键，注意在按Alt键时，Ctrl键不可以松，否则操作无效，然后

再按Del键，这时会出现一个框，框中显示的是所有正在运行的程

序，用鼠标单击Word文档，在这个框中一般会显示Word的全名：

Microsoftword,在它的全名前是文件名，然后将鼠标指针移动到名称

对应的选项上，单击鼠标左键，选中它，再向下移动鼠标指针，至

框的下方有一个结束任务的按钮，单击这个按钮（左键）即可关闭

Word文档的工作界面，造作就宣告成功。

新建Word文档

有时我们需要在两篇文档之间进行互相操作，如以后要讲的复

制文档中的一段内容，而我们当前如果只有一个界面，那我们怎样

进行操作呢？你可能会说，再建一个界面，那我需要承认的是你很

聪明，有着极高的计算机潜能，那么你知道如何新建一个Word文

档吗？不知道没关系，欣慰这是我们现在要讲的东西，一般而言，

新建Word文档有三种方法，我们以此来了解一下它们是怎样操作

的，以及需要注意哪些问题，请仔细阅读方法步骤解答：

第一种方法：双击鼠标法：

顾名思义，双击鼠标法就是把鼠标指针移到Word文档的图标上，

Word文档的图标为一个框里面有一个蓝色的W,在该图标中W的

意思就是Word文档，注意双击的是鼠标左键，而且一定是快速双

击，此时屏幕是出现的界面就是Word的工作界面。

第二种方法：单击鼠标右键法：

首先解释一下这种方法的字面意义：本方法是利用鼠标的右键

进行操作的，一般的鼠标分左键和右键，但也有的鼠标比较特别，

分左中右三个键，大使我们还是习惯于使用两个键的鼠标，单击就

是点击一次的意思，单击右键法自然也就是单击鼠标右键的方法。

它的操作方法为：

首先把鼠标指针移到图标（软件的一个标志）上，移动的方法

为右手握住鼠标上下移动，屏幕上的指针也随着鼠标的移动而移动。

移动到图标上的时候单击鼠标右键，会自动弹出一个框，第一个选

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项就是“打开”选项，此时再把鼠标指针移动到这个选项上，单击

鼠标左键，选择这个选项，然后屏幕上出现的就是Word的工作界

面。

在这个操作的过程中一定要注意，在单击时鼠标不要移动到别

的位置上，尤其不要移动到空白的区域内（在计算机操作中，我们

一般把没有文件和程序的地方成为空白区域），如果在单击是鼠标指

针移动到别的地方，会打开别的程序而不是我们需要的程序（Word

文档），如果单击在了空白区域，那么视为是对系统的设置，这里包

含以后会讲到的新建命令，结果只会是事与愿违。

第三种方法：菜单栏新建法：

这种方法又一-次用到了我们很熟悉的菜单栏，而且也是菜单栏

中的“文件”命令，当然也存在我们所熟知的操作的相似性问题，

我相信各位敬爱的读者一定对菜单栏中的“文件”命令有了一个了

解，对如何使用命令内的选项了解的非常透彻了，那我也就不必再

多说它的步骤了，只是在选择命令中的选项是应该选择新建命令，

然后在右侧弹出的框中选择空白文档即可。

下面我们来把它与之前讲的打开文档、关闭文档中使用菜单栏

中的“文件”命令的方法做一个比较来进一步理解操作的相似性。

打开文档中选择的是命令中的打开选项，新建文档中选择的是命令

中的新建命令，关闭文档中选择的是文档中的退出命令，三个操作

的不同点就在这里，其他步骤相同，只是在选择命令中的选项之前

相同，其余步骤不同。

查找文档中的内容

Word文档多是对成篇文字的处理，所以我们说查找文档中的内

容而不是对文档的查找，因为Word文档不仅仅局限于处理文字，

还有一些其它的作用，而查找一般就是对文字内容的查找，这个操

作只有一种操作方法，比较局限。操作步骤为：先将鼠标指针拖动

菜单的编辑命令，使指针指向菜单栏的编辑命令，再单击鼠标左键,

在弹出的菜单中选择“查找I”命令，此时会弹出一个“查找”的框,

输入所查找的内容。拖动鼠标，使指针指向其下方的查找下一个处

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按扭，单击该按钮，在文档中就会发出现所要查找的内容，最后再

单击“取消''按钮。

替换文档中的内容

在使用Word文档完成一篇文档后，如发现文档中某个词或某

句出现错误，而又不记得这句话共出现几次，各在什么位置时，就

可用替换命令，下面就一起看一下替换是怎样操作的。首先将鼠标

指针指向编辑命令，单击编辑任务，会出现一个长方形的框，这个

框我们一般叫它是任务格。之前所讲的框•律改为任务窗格。输入

原来的字或句，在下面替换为的框中输入换成的文字，再把鼠标指

针移到替换按钮，替换完成后就可以点击“关闭”按扭退出。

不知道您是否注意到了没有这两个操作之间也有相同的地方，

但是在替换的过程中也有查找的操作。首先单击替换选项，在弹出

的框中我们会看到有查找内容还有替换为两部分，这就是“一个新

的操作是在基础操作的基础上完成的”话的解释，这种特性叫做关

联性而不是相似性了，希望读者可以仔细阅读，理解这个特性的意

思，因为这个特性在本章甚至于本书中很少出现，当然您也可以发

送电子邮件来咨询一下，我可以对你进行详细的解答。

全部选定一篇文档

全部选定也叫全选，有时我们需要移动整篇文档，而我们一点

点的移动很麻烦，会大量耗费我们的时间和精力，会大大加大我们

的工作量。我们需要一个比较简单的方法，这个方法就是现在我们

需要掌握的全部选定一篇文档，它的操作方法是：

把鼠标指针移动到菜单栏中的“编辑”命令按钮，在弹出的框

中单击选择“全选”选项卡，然后就会发现所有的字由黑色变成了

白色，没有字的地方变成了黑色，这表示已经被全部选定•

还有一种方法是直接用鼠标选定全文，方法是：

把光标（闪动的竖线）插到文档正文的第一个字的前面，按住鼠

标左键，向右边拖动鼠标，先选定一行文字，然后再向下拖动鼠标,

选择文字，直到拖动到文档的最后一行文字，这样也可以选定一篇

完整的文档，而且比较简单可行，但要记住，无论是向右拖动鼠标

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还是向下拖动鼠标，左键都要一直按住，不可以松抻，那样就会前

功尽弃，徒劳无获。

这两种方法的操作步骤都不算是很复杂，但是第二种方法相对简

单，但是一旦松开了左键那就不是全选了，也就彻底操作失败了。

但是第一种方法相对麻烦了那么一点点，但是比较安全，没有什么

导致错误的因素可能会发生，所以本人建议广大读者使用第一种方

法进行全选，但是如果第二种方法可以操作成功，那么更好，而且

它的操作也是非常简单的，这两种方法可以根据读者个人的能力进

行选择，能使用第二种方法的最好，如果担心操作失败也可以选择

比较稳妥的第一种方法进行操作，其效果都是一样的，没有任何差

异。

下面我们改变一些词，就是把一些简单意思描述的词变为专业名

词：

选择命令后弹出的框我们把它改为任务窗格。

框中的选项我们叫做命令，而之前所讲的例如“文件”命令则改

成选项卡。

框里的选项所组成的框叫做下拉列表。

以后会叫成“文件”选项卡而不会叫做“文件”命令。毕竟我们

学成之后要使用的是专业术语而不是通俗的描述。

为了进一步使读者明白并区分选项卡和命令的区别，我们用•个

图来表示菜单、选项卡、命令三者的关系

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在这个图中处在底层的是命令，说明命令是这三者之中的最基本、

最小的组成部分，多个命令组成了选项卡，这些命令都在选项卡的

下拉菜单中，接下来这些选项卡又组成了菜单栏。用一个关系式点

明三者的关系：菜单栏＞选项卡〉命令，我们用文字来表达吓这个

关系式：它就是：多个命令构成选项卡，多个选项卡构成菜单栏。

复制文档中的一段文字

有时候我们不需要全文选定，只需要选择一段内容，那就用鼠标

选定地段内容就可以了，这种方法非常方便快捷，它的方法是这样

的：

按住鼠标左键并且向右拖动鼠标，当然从后往前选定也是可以的,

那就是向左拖动鼠标，然后松开左键，这是全选的一部分操作，用

在这里也可以，然后单击鼠标右键，选择“复制”命令。这时就完

成了复制操作，这种方法同样存在着操作失败的可能性，失败原因

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与全选中第二种方法的失败原因相同，但也有很大可能性会操作成

功，只要按照书中所写的方法进行操作就不会出现操作失败，当然

读者也可以自己创新方法，但是要有坚实的基础，首先把这部分知

识掌握好再去创新方法，万丈高楼平地起嘛。

我们本章内容很少只有一种方法，多为两种或两种以上方法，对

于本节所讲的知识，自然也不例外，它也有第二种方法，这种发放

就是利用菜单栏中的“编辑”选项卡中的复制命令，但是它有一些

麻烦，首先我们需要进行拖动鼠标选定文字的操作，然后再把鼠标

指针移到菜单栏“编辑”选项卡的按钮上，单击该选项卡在弹出的

下拉列表中选择“复制”命令，这时就完成了复制操作。这个操作

也是在之前讲的选定文字的基础上加上菜单栏中“编辑”选项卡中

的复制命令才得以实现的，虽然涉及两步操作有一些麻烦，但是却

是一个很好体现操作关联性的例子，从中我们也更能体会出操作关

联性的意义和实际应用，可以通过这个例子更好的进行学习操作关

联性，所以这是我特意设计的一节内容，就是使大家进一步了解操

作关联性的意思和实际应用，操作关联性解释的那句话一定要记住:

某些新的操作是建立在基本操作的基础之上的，通过稍微的改进而

形成的，这样的关系特性成为操作的关联性。

如果大家对操作的关联性还是不太理解，我们还有一节的内容可

供大家进一步掌握和理解这种特性，它会大大降低大家对计算机学

习的学习量，当有相似的地方时.，只需看一看它与基础操作多了哪

些步骤，这也使得大家更为有效的学习和记忆一些新的东西，这样

也有理由大家更好的学习计算机、掌握计算机基础知识，使大家有

快速而长足的进步。

我们现在学的步骤麻烦些，是因为我们在打基础，步骤麻烦了，

基础就会非常扎实，有利于诸位日后的发展，当基础打牢靠了以后，

就可以学习一些新的方法，那是的方法会非常简便，也非常精悍，

也许在未来的某一天，大家可以创新出我所未能想出的简单方法，

而那时也不妨告诉我，让你来当我的老师，希望那时的你们不要忘

记我，记得和我一起分享，那是你们会感到无比的自豪，而这正是

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学好计算机的第一要素，什么事情都要有起码的信心。

剪切（移动）文档中的段内容

还记得我们在将文档全选时所提及的移动这个词吗?它就是我们

这节所所要讲的剪切和粘贴操作，我们把它合并在一起来讲解，

也更能体现出操作的关联性，如果大家对这个特性了解的不够深入,

那么在这个中大家一定要仔细的了解这个特性，在本书的其他章节

中大部分体现的是操作的相似性这一特征，而很少涉及关联性这一

特性，但在今后读者自己下载的一些软件中还会用到，下面我们来

介绍一下剪切操作：剪切是右移动的操作的一部分，它的操作方法

是；

首先拖动鼠标选择一部分内容，再按按住鼠标左键并拖动鼠标选

定一部分文字，单击鼠标右键，在弹出的任务窗格中单击选择“剪

切”命令。这样就完成了剪切操作。

我已经说过了剪切只是移动的一部分，所以移动的操作并未结束,

而且刚刚完成了一半，剩下的就是选择一个地方粘贴，这一步在理

论上比剪切少了第一步的选定文字，所以也就比剪切简单•些，它

的操作方法是：

首先选定一个插入点，方法是移动鼠标指针找一个你需要插入的

地方，在指针找好位置时，就单击鼠标左键，使点光标出现在你选

择的地方，然后在点光标的地方单击鼠标右键，在弹出的任务窗格

中选择“粘贴”命令，单击完成后被复制的文字就会出现在之前那

光标出现的地方。

下面我们再来借助本操作来阐述一下操作的关联性。所谓操作的

关联性，简而言之是一个操作是在另一个的基础上完成的，并且二

者有递进关系，就像现在我们所讲的这个操作，它就是在剪切的基

础上，通过粘贴操作来完成的，所以这符合关联性的特点。关联性

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可以帮助我们减少记忆量，这是我们在本章中最后一次涉及操作的

关联性这一特点，不要看它很复杂，但是我们需要牢牢地掌握这个

特性

插入一张图片在Word文档中

为了使文档图文并茂，更加生动形象，也为了使文档更具说服力，

所以插入一张或多张图片在Word文档中是很有必要的，我们一起

来学习一下如何在文档中插入一张图片

首先将鼠标指针移到菜单栏中的“插入”命令按钮，在弹出的下

拉列表中选择“图片”命令，但是这里的选择不是单击鼠标左键，

而是把鼠标指针移到“图片”命令的按钮上，在这个按钮的旁边有

一个小三角性，当指针移到这个按钮上时，就会自，出一个新的下

拉列表，这就是那个小三角形的作用，在弹出的下拉列表中选择“来

自文件”，如果图片存放在“我的文档”中，则只需单击图片的文件

名单击“插入”按钮，此时文档中就会出现我们插入的图片，一般

插入后的图片大小太大，放在文档中不太合适，这是我们急需要改

变一下图片的大小，是他缩小一下，方法是：

把鼠标指针移到图片上，单击鼠标左键，这时在图片四周会出现

四个小正方形，我们就是使用这四个小正方形来调节图片的大小，

这四个小正方形可以使图片变小自然也可以是图片变大，操作的方

法是一样的，都是按住鼠标左键，指针移到小正方形上，此时的鼠

标指正会变成一个双向箭头，此时向内移动鼠标箭头是缩小图片・，

向外是放大图片，但是无论是放大还是缩小，都有“两个不能动”

要注意：第一弹珠鼠标左键不能松动，指针在小正方形上不能随意

走动。这样才会变成双向箭头，操作才能有效。

其实在图片的放大缩小也是具有相似性，只是在最后一步指针移

动的方向上存在不同点而已，两个操作步骤都要单击鼠标左键，都

会出现小正方形。所以我们说相似性是存在的一种计算机操作特性，

但不是所有的操作都一定存在相似或关联，只有存在相同的步骤，

而且存在一步或两步操作的不同才能成为相似，如果实在菜单栏中，

相似只能是在同一选项卡的情况下才能说是相似；而关联性必须是

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两种或两种以上的操作，而且这些操作之间有递进关系，缺少哪一

步操作都无法实现，它不需要有相同的步骤，但是有也是可以的只

要达到是两种或两种以上的操作，而且这些操作之间有递进关系就

可以认定是这两个操作是存在着操作的关联性。

插入页码

无论是写书还是写其他东西，如果页数很多，当打印完后就会乱

了套，为了快速的整理好，那我们一般会为文档编上页码，但是这

不需要我们自己动手，因为系统会为我们完成的，我们只要知道如

何操作就可以了，其实他很简单，操作并不复杂，他是这样操作的:

首先将鼠标指针移到菜单栏的“插入”按钮上，然后单击菜单

栏的“插入”选项卡，在弹出的下拉列表中选择“页码”命令，这

时会弹出一个窗口，选择一个插入位置，方法是：在弹出的窗口中

有一个“位置”选项，地下有一个长方形框，我们称它为文本框，

在这个文本框中有一个向下的箭头，单击这个按钮，会弹出一个下

拉列表，这个类表中的选项就是可供选择插入的位置，用鼠标单击

自一所需的位置（用鼠标左键单击），建议位置设在页脚（页面底端）

然后再选择对齐方式，此处建议把页码位置居中，也就是对齐方式

选择居中，这样看起来比较方便。注意一般只用的位置有左侧、居

中、右侧，内侧和外侧一般不太使用，然后再单击“确定”按钮退

出。注意一般“位置”选项的默认设置就是底端，所以可以不进行

设置只进行对齐操作就可以了。

插入艺术字

艺术字与图片的功能相同，在文档中可以使文档更加生动和形

象与美观，下面我们介绍一下如何在i篇文档中添加艺术字：

首先把鼠标指针移到菜单栏中的“插入”选项卡按钮，并单击

“插入”选项卡按钮，在自动弹出的下拉列表中选择“图片”命令,

把鼠标指针被移到这个按钮上就是这里面所讲的选择，并不是我们

之前讲的单击鼠标左键的那种选择方法。在选择完成后，就会自动

弹出另外一个下拉列表，在这个下拉列表中有剪贴画、来自文件、

艺术字、自选图形等很多命令，来自文件这个命令已经在讲插入图

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片的时候讲过了，这节讲的插入艺术字，使用的是“艺术字”命令。

在选择完成后，会弹出一个窗口，是选择艺术字样式，用鼠标左键

去单击自己需要的样式，然后单击“确定按钮，在弹出的下一个窗

口中输入自己需要进行艺术字操作的文字，然后再单击窗口下方的

确定按钮，即完成操作。

在完成操作后依然可以进行编辑艺术字，也可以像插入图片那

样可以随时调整艺术字的大小，而且还可以进行旋转，其操作方法

一是相似的，所以我们也可以将插入图片与插入艺术字进行相似性

的比较：

插入图片与插入艺术字的相同点在于：都是在菜单栏中的“格

式”选项卡下进行操作的，而且都是在下拉列表中的“图片”命令

下完成的，并且都弹出两个下拉列表。

插入艺术字与插入图片的不同点在于：插入图片是在弹出的第

二个下拉列表中选择“来自文件”命令，而插入艺术字则是在弹出

的第二个下拉列表中选择“艺术字”命令，而且插入艺术字在弹出

窗口的第一步是选择艺术字样式，而插入图片的操作则是选择图片

存放的位置，并且两个操作的步骤多少也有差异。那么为什么把它

们也算作具有相似性呢？就是因为这两个操作都有相同的部分，也

具备一些差别，这样才能算是相似，如果两者的操作完全相同，那

就应该算是相同性，我们很希望具有这种特性，这样我们记忆的东

西就少很多了，因为存在相同的操作我们不需要去记忆。可惜的是

没有这种特性，也没有出现这种特性的可能，正像世界上没有两片

完全相同的树叶，任何操作都不会完完全全的相同，有相同的部分

就一定有诧异的地方，任何东西都没有绝对的相同，也没有绝对的

不同，而是存在这一个上限，过了这个上限，超过了这个上限，那

么相同的也就成了不同，不同给也就成了相同，不相似就变成了相

似，相似也就变成了不相似。

就拿这个操作来说吧，如果插入图片只弹出一个下拉列表，那

么这个判断相似的条件马上变成了判断不相似的条件，而如果判断

不相似的条件多过了判断相似的条件，那么我们就不会认定两个操

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作有彼此之间的相似性，当然也不是操作的关联性，因为他也不符

合关联性的定义和判定方法和条件，它们就变成了连个没有任何关

系的操作，但是这个操作相似的条件和不相似的条件一样多，这样

的情况下我们也认定两个操作之间要着某种相似，两个操作有相似

性。

文档中的字体设置

一篇文档制作完成后，就要对文档进行设置，字体设置是一个

重头戏，也是一项关键的设置，它包括字体的大小、颜色、字体的

加粗、倾斜、等，在文档中有时会输入一些平方数，比如5的平方,

那么5右上角的2怎样处理呢？这就是字体上标，下面我们来了解

一下这些字体的设置：

1.设置字体大小：

字体大小也叫字号，也就是我们所说的儿号字体，一般用

五号字体为正文字体，打开Word文档后也默认字号为五号字

体，这里注意：在字号中阿拉伯数字与汉字所代表的字体大小

不同，一般汉字的字号大一些，而阿拉伯数字代表的字号小一

些，而且很难看清，也一般不用此类字号。它的操作步骤为：

首先选定一部分文字作为字体设置的对象，如果不选定，

Word文档会将设置生效后的文字按照设置的标准执行，而设置

生效之前的文字还按默认字体大小来执行，然后再将鼠标指针

移到菜单栏中的“格式”选项卡的按钮上，单击这个按钮，在

弹出的下拉列表中选择“字体”命令，在弹出的窗口中有一个

“字号”的框，里面所列的都是可供选择的字号大小，，把鼠标

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指针移到这个框中来，单击鼠标左键选择需要的字体大小，然

后单击“确定”按钮退出窗口，此时操作就生效了，如设置的

字体大小与原来的字体大小差别较大就会很容易的看出设置前

与设置后的差异。

2.设置字体颜色：

设置字体颜色应该首先选定设置的对象，也就是选定一部

分文字作为操作的对象，然后将鼠标指针移到菜单栏中“格式”

选项卡的按钮匕单击“格式”选项卡的按钮，在弹出的下拉

列表中选择“字体”命令，在弹出的窗口的左下角有一个“字

体颜色”的选项，单击旁边的下拉箭头，选择自己需要的颜色，

一般也是单击鼠标左键进行选择，然后再单击“确定”按钮。

如果不选定，Word文档会将设置生效后的文字按照设置的标准

执行，而设置生效之前的字体颜色还按默认的黑色进行处理，

设置前的字体颜色和设置后的字体颜色很容易形成明显的差

异，效果也是比较明显的，一般有以下用处：

(1)作为强调，把文档中的一些重点的词或重点的句子做突出

显示。

(2)装饰文档，把文档中的一些词语改变颜色可以用来装饰文

档。

3.字体加粗

字体加粗的作用与设置字体颜色作用的第一条作用相同，都可用来

强调，把文档中的一些重点的词或重点的句子做突出显示，所以我

们知道当我们希望对一些内容进行强调，把文档中的一些重点的词

或重点的句子做突出显示时有两种办法，一种是通过改变字体的颜

色来引起他人的注意，达到强调的作用，一种是通过设置字体加粗

来引起他人的注意，当道抢点的目的，下面就来学习一下如何设置

字体加粗：

首先选定一句话或一个词作为设置对象，当然，如果是哪一个字很

重要也可以把一个字选中作为设置对象，然后将鼠标指针移到菜单

栏中“格式”选项卡的按钮上，单击“格式”选项卡的按钮，在弹

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出的下拉列表中选择“字体”命令，在弹出的窗口中会有一个“字

形”的选项，里面了罗列的就是可供选择的项目，有常规、倾斜、

加粗、加粗倾斜四个选项可供读者选择，读者可以自行选择自己喜

欢的样式，一般也是单击鼠标左键进行选择，然后再单击“确定”

按钮，但在有明确要求的情况下要按照要求进行设置，切勿随心所

欲，弄巧成拙。如果不选定设置对象，Word文档会将设置生效后的

文字按照设置的标准执行，而设置生效之前的字体颜色还按默认的

我加粗设置进行。

4.字体倾斜

我们在讲字体加粗时已经点明在“字形”中有常规、倾斜、加

粗、加粗倾斜四个选项，而这次所讲的倾斜就是利用了这个“字

形”中的“倾斜”命令，方法也与之前所讲的大同小异，我们

一起来看一下怎样进行字体倾斜的设置，方法是：首先选定一

句话或一个词作为设置对象，然后将鼠标指针移到菜单栏中“格

式”选项卡的按钮上，单击“格式”选项卡的按钮，在弹出的

下拉列表中选择“字体”命令，在弹出的窗口中会有一个“字

形”的选项，里面了罗列的就是可供选择的项目，选择“倾斜”,

一般也是单击鼠标左键进行选择，然后再单击“确定”按钮即

可完成操作。

5.字体的上标：

在文档中有时会输入一些平方数，这就用到了Word文档

中的字体上标操作，它的方法是：

首先选定一句话或一个词作为设置对象，然后将鼠标指针

移到菜单栏中“格式”选项卡的按钮上，单击“格式”选项卡

的按钮，在弹出的下拉列表中选择“字体”命令，在弹出的窗

口中会有一个“效果”选项，在其中有一个上标的选项，在它

的文字前方有一个小方框，把鼠标指针移到这个方框前，单击

鼠标左键，会发现在框中多出了一个对勾，表示这个选项已经

被选中，确定后就可以生效了。

这四个操作全部符合相似性的特点，所以这儿个操作我们

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放在一起来讲解，为的就是让大家集中的再体会一下相似性，

还记得什么是相似性吗？相似性是指两种操作之间有操作上的

相似，两种操作有相同的地方，也有不相同的地方。我想大家

都能看出这五个操作的相同部分，都是使用菜单栏下拉列表中

的“字体”命令，而且都要单击鼠标左键进行选择，然后再单

击确定按钮，而不同点就在于所选择的内容不同，所以才导致

操作效果的不同，从而产生了这些不同的操作，尽管最后的效

果不同，但是它们之间还是存在着相似的。

正像我之前所说的，很少有操作只有一种操作方法，当然这五个操

作也有第二种方法，下面我们再来介绍一下这五个操作的第二种方

法：

1.设置字体大小：

设置字体大小的第二种方法是利用我们非常熟悉的鼠标右键法来进

行操作的，下面我们来介绍一下它的方法：

首先选定一部分文字作为字体设置的对象，如果不进行选

定，Word文档会将设置生效后的文字按照设置的标准执行，而

设置生效之前的文字还按默认的字体大小进行显示，然后再把

鼠标指针移到选中的文字区域内，记住只能把指针放在文字区

域的一个字上，不能放在空隙处，否在在单击右键时选择的文

字会又一次恢复到未选择的状态，从而使之前的操作失败。在

弹出的下拉列表中选择“字体”命令，这是弹出的窗口和第一

种方法中弹出的窗口是一样的，我们同样会看到一个“字号”

的框，里面所列的都是可供选择的字号大小，，把鼠标指针移到

这个框中来，单击鼠标左键选择需要的字体大小，然后单击“确

定”按钮退出窗口，此时操作就生效了，如设置的字体大小与

原来的字体大小差别较大就会很容易的看出设置前与设置后的

差异。

设置文字体的颜色：

首先选定一部分文字作为字体设置的对象，如果不进行选

定，Word文档会将设置生效后的文字按照设置的标准执行，而

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设置生效之前的文字还按默认的字体大小进行显示，然后再把

鼠标指针移到选中的文字区域内，记住只能把指针放在文字区

域的一个字上，不能放在空隙处，否在在单击右键时选择的文

字会又一次恢复到未选择的状态，从而使之前的操作失败。在

弹出的下拉列表中选择“字体”命令，这是弹出的窗口和第一

种方法中弹出的窗口是一样的，我们在则个窗口的右下方同样

会看到字体颜色的框，框中写着“自动”两个字，旁边有一个

下箭头，有鼠标左键单击这个下箭头，会出现一个下拉列表，

当中有许多颜色，用鼠标单击自己需要的颜色按钮，这是这个

下拉列表会自动收回，而框中显示的不再是前面所说的自动，

而是刚刚选择的颜色，再单击确定按钮

退出窗口，操作成功了。

3.字体加粗：

首先选定一部分文字作为字体设置的对象，如果不进行选定，

Word文档会将设置生效后的文字按照设置的标准执行，而设置生效

之前的文字还按默认的字体大小进行显示，然后再把鼠标指针移到

选中的文字区域内，记住只能把指针放在文字区域的一个字上，不

能放在空隙处，否在在单击右键时选择的文字会又一次恢复到未选

择的状态，从而使之前的操作失败。在弹出的下拉列表中选择“字

体”命令，这是弹出的窗口和第一种方法中弹出的窗口是-一样的，

在这个窗口的下方会有一个“字形”选项，在下面的框中还是“常

规、加粗、倾斜、加粗倾斜”四个选项，还是单击鼠标左键选择加

粗选项，选择完成后，再单击确定按钮退出设置窗口，操作成功完

成了。

4.字体倾斜：

不得不重复已经使用过很多遍的操作步骤描述，不是本人偷懒

而是操作的步骤就是这样的，没有办法不重复，希望读者原谅，好了

我们言归正传，操作的方法是:：首先选定一部分文字作为字体设置

的对象，如果不进行选定，Word文档会将设置生效后的文字按照设

置的标准执行，而设置生效之前的文字还按默认的字体大小进行显

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示，然后再把鼠标指针移到选中的文字区域内，记住只能把指针放

在文字区域的一个字上，不能放在空隙处，否在在单击右键时选择

的文字会又一次恢复到未选择的状态，从而使之前的操作失败。在

弹出的下拉列表中选择“字体”命令，这是弹出的窗口和第一种方

法中弹出的窗口是一样的，也是在刚才说的“字形”那个框中，我

们之前选择的是加粗，而现在这个操作则是选择倾斜，选择方法还

是单击鼠标左键，然后再单击“确定”按钮。

5。字体上标:

第一步的操作方法还是一样的首先选定一部分文字作为字体设

置的对象，如果不进行选定，Word文档会将设置生效后的文字按照

设置的标准执行，而设置生效之前的文字还按默认的字体大小进行

显示，然后再把鼠标指针移到选中的文字区域内，记住只能把指针

放在文字区域的一个字匕不能放在空隙处，否在在单击右键时选

择的文字会又•次恢复到未选择的状态，从而使之前的操作失败。

在弹出的下拉列表中选择“字体”命令，这是弹出的窗口和第一种

方法中弹出的窗口是一样的。只是在其他的步骤上不相同而已，这

个操作除了上面的步骤外，还早单击窗口下方的上标方格，在对勾

出现后就单击确认按钮，退出编辑窗口，操作顺利完成。

我们再来分析一下这个方法中的相似问题，及一些新的问题。

首先使这些操作都是相似的，因为它们都是进行选定文字以后再单

击鼠标右键，使用弹出的快捷菜单中的“字体”命令进行操作的，

所以彼此之间都存在相似性的问题，这些操作放在一起讲可以使读

者更加巩固对相似性的认识和了解，但是，有的读者会发现这样一

个问题：第一种方法和第二种方法都有相似的部分，就是“首先选定

一部分文字作为字体设置的对象，如果不进行选定，Word文档会将

设置生效后的文字按照设置的标准执行，而设置生效之前的文字还

按默认的字体大小进行显示，然后再把鼠标指针移到选中的文字区

域内，记住只能把指针放在文字区域的一个字上，不能放在空隙处,

否在在单击右键时选择的文字会又一次恢复到未选择的状态，从而

使之前的操作失败。在弹出的下拉列表中选择“字体”命令，这是

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弹出的窗口和第一种方法中弹出的窗口是一样的。”这一部分，那么

是不是方法-与方法二也是具有相似性的呢？我不得不承认这样想

也对，确实是两种方法有相同的地方，如果这样，两者同样是具有

相似性的，但也可以认为二者是不具备相似性的，原因在于，第一

种方法利用的是菜单栏的格式命令，而第二种方法是利用单击右犍

后弹出的快捷菜单进行操作的二者的操作方法完全不同，而相似性

必须在同一个菜单下进行的两种相似的操作，本人忘记了是否讲过

这个判断依据，如果没有讲过，就请记住这个判断方法，但是第一

种意见的原因和理由也是有道理的，不可否认的，所以我们权衡一

下观点，我们就认为这两种意见都成立，怎么认为都是可以的，因

为立场不同，出发点不同结论也不同，但是如果大家的理由不正确,

那么即使得出上述两种的正确答案，那么也是错误的意见，但如果

大家是自己思考出来的，那么就说明大家已经具备了最基本的辩证

分析的能力，这也是一个很大的进步。

有个别的操作还有第三种方法，下面我们再来说说这第三种方

法：

我们把这第三种方法称为工具栏操作法法，工具栏在Word文

档工作界面的正数第三行，这一行上上有许多的按钮图标，这些按

钮各有各得用处，我们就是利用其右侧那•组按钮，包括B（加粗）、

I（倾斜）、U（下划线）、园（字符边框）A（字符底纹）等，还有一

个■应该注意一下，它的标志为人它的意思是字体颜色，也是

我们要用的一个按钮，好了，我们来看看怎样操作的吧：

1.字体大小：

在这些按钮中，有一个是设置字号用的，它在加粗按钮的前面,

对了，就是一个框里面写了“五号”两个字，它就是设置字号用的,

但在使用之前也要先选定设置的对象，就是选定一段文字，然后把

鼠标指针移到这个框上，单击旁边的倒三角，会弹出一个下拉列表,

这就是可供选择的字号了，除有特别要求外我们一般都是用五号字

体进行文档字体的输入，也就是说我们不需要进行更改，讲解这个

操作只是为了在有特殊要求的情况下进行更改设置。

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2.字体颜色：

我之前说我们要注意以下字体颜色的按钮，现在就派上用场了，

我们就用它进行下面的操作：首先也要选定一个设置对象，这个在

以后的讲解中一般都会用到。然后再把鼠标指针移到旁边的倒三角

上，单击这个倒三角，弹出的框中的颜色就是可供选择的颜色，单

击自己喜欢的颜色，单击后会自动收回这个框，表示已设置成功。

3字体加粗：

首先应该先选定设置对象，然后再单击B（加粗）按钮，就设

置完成了，我们会很明显的看出设置前后的差别。

4.字体倾斜：

首先拖动鼠标选定一部分文字作为设置的对象，然后把鼠标指

针移到/（倾斜）按钮，就可以看到设置前后的差别了。

这些操作都具有相似性，相同的地方在于都是利用工具栏来进

行操作，且都是利用单击右键来进行操作。

文档中的段落设置

我们都曾用笔写过一些文章，也都知道标题要空四个，正文开

头要空两格，这个空格操作在Word文档中也可以办到，这是因为

在菜单栏“格式”选项卡的下拉列表中有一个“段落”命令，也就

是它可以帮助我们完成这样的操作，我们来看一下如何进行段落设

置：

首先单击菜单栏中的“格式”选项卡，在弹出的下拉列表中选择“段

落”命令，此时会自动弹出一个窗口，这就是段落设置的窗口，也

就是在这个窗口中进行段落的设置，在弹出的窗口中我们会看到一

个“特殊格式”的字样，下面有一个框，由于未进行段落设置，所

以框中显示（无），在框的旁边有一个向下的箭头，用鼠标单击这个

下箭头，会有两个选项可供选择，他们是“首行缩进”和“悬挂缩

进”两个选项。我们在这一接种用的是“首行缩进”，进行空格操作

也很少有用“悬挂缩进”的。在选择“首行缩进”后，在旁边的度

量值中会出现2字符的字样，如果是文章正文，那么只需单击确定

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按退出就完成了操作，如果设置的是标题，那么2字符显然是不对

的，需要单击度量值框旁边的上箭头，也可以选定2字符中的2,

然后输入4,这样就变成了4字符，然后在单击确定按钮。

注意：在进行上述操作之前必须先限定一部分文字，也可以是整篇

文章，当然，不进行选定就意味着设置操作之前的部分不运行首行

缩进的操作，而设置之后的运行首行缩进的操作，这种方法•般用

在文章刚打完题目而没有正文内容的情况下进行，这样在下面的每

一段开头都会自动运行首行缩进的操作，节省了我们进行重复操作

所耗费的时间，而且字面更加工整，段落分明，可以一眼看出段落

的情况，即有几个自然段，可以方便阅读每段的内容，快速掌握每

段所讲的内容。，为阅读提供方便。

段落的设置还有第二种方法，就是鼠标右键法，具体的操作步骤为

首先选定一部分文字作为设置的对象，然后将鼠标指针移到文字区

域内的一个字上面，然后单击鼠标右键选择“段落”命令，其余的

操作步骤与第一种方法的操作步骤是相通的所以不再过多讲解。

Excel电子表格

新建电子表格：

Excel电子表格又叫Excel工作薄，它可以有效的我们制作一些表格

数据帮我们分析总结一些数据，是我们工作上的得力助手，下面我

们一起来学习一下Excel基本操作：

首先我们要知道一个基本知识：Excel电子表格是由许多单元格构

成。了解了这个基础知识以后，我们就一起学习一下怎样新建一个

Excel工作薄：

我们来简单的说明一下新建操作步骤：

首先将鼠标指针移到菜单栏中“文件”选项卡的按钮上单击这个按

钮，会自动弹出一个下拉列表，在这个下拉列表中的第一个命令就

是“新建”？命令，用鼠标左键单击这个命令按钮，，在右侧会弹出

一个任务窗格，单击鼠标左键选择''空白工作薄”，此时系统就会帮

助我们新建一个Excel工作薄。

关闭工作薄

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我们这•节讲的关闭工作薄与关闭Word文档的方法相同，都是具

有四种方法，我们再来回顾一下这四种方法：

第一种方法：标题栏关闭法

首先我们要知道标题栏在哪里？标题栏在界面最上方，有一个

蓝色的条，在它的右侧有三个按钮：从左到右依次是最小化、向下

还原（如果界面不是最大化的，那么第二个按钮的意思是最大化）

和关闭，在这种方法中会用到这三个按钮的最后一个，下面我们就

来介绍一下这种方法的操作：

将鼠标指针移到标题栏的关闭按钮上，这时会在按钮下方出现

一个黄色的小框，里面有两个字：关闭。这个框是在告诉我们这个

按钮的意思是关闭，我们只需要单击鼠标左键，该工作界面就会消

失，我们就叫这种消失为关闭。

第二种方法：菜单栏退出法：

这种方法还是运用菜单栏中的“文件”命令，这节就是我们说

操作的相似性的具体应用之一，为什么不叫相同性而叫相似性呢？

这是因为操作比一定是完全相同的，也许操作步骤大致相同，但最

后选择的项目不同，这不是完全相同，所以不能叫相同性，只能叫

相似性，下面的操作步骤就是最好的证明：

首先将鼠标指针移到菜单栏的“文件”命令按钮上，单击这个

按钮，在弹出的框中选择（单击左键）退出按钮，系统即可自动退

出工作界面。

第三种方法：任务栏关闭法：

使用任务栏进行文档的关闭也是一种常用方法，它是利用在打

开文档时，在任务栏中会有一个标签出现这一特点进行操作的，一

般标签上会有一个名称，这个名称叫做文件名，把鼠标指针指向这

个标签，单击鼠标右键，此时会出现一个框，选择“关闭”命令，

系统会自动退出工作界面，当界面消失后就代表也成功关闭工作界

面，操作成功。

第四种方法：快捷键法：

关闭工作薄还有一种方法是利用快捷键来关闭工作薄，首先解

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释•下什么是快捷键，“快捷”这个词大家都明白是什么意思，所以

快捷键就是可以使操作更加快捷所设的特殊键位，通过按键盘上的

某个键位可以马上出现所需要的界面，不需要进行繁琐的操作，快

捷就是快捷在这个地方，了解了什么是快捷键我们就来说一说关闭

Word文档的快捷键，它是由三个几所组成的组合快捷键，它是：Ctrl

键+Alt健+Del键。手指先按住Ctrl键，然后再按Alt键，注意在按

Alt键时，Ctrl键不可以松，否则操作无效，然后再按Del键，这时

会出现一个框，框中显示的是所有正在运行的程序，用鼠标单击

Word文档，在这个框中一般会显示工作薄的全名：Microsoft

Excel-Book,然后将鼠标指针移动到名称对应的选项上，单击鼠标左

键，选中它，再向下移动鼠标指针，至框的下方有一个结束任务的

按钮，单击这个按钮（左键）即可关闭Word文档的工作界面，造

作就宣告成功。

我们要注意一•处细节，就是每个Word文档和Excel电子表格和以后

要讲到的PowerPoint都有自己的后缀，一般代表的是何种文件,Word

文档的后缀为doc,excel的后缀为xls,PowerPoint因有两个但写的

P,而且最后一个字母为t,所以它的后缀为ppt。

建立一个图表

工作薄的一个很大作用就是可以根据输入到单元格中的数据大小帮

助我们进行图表的绘制工作，图标就是我们常说的统计图，它的优

点想必大家都知道或者都能说出那么一两条图标一般有柱形图、条

形图、折线图、饼图等种类，那么它又是怎样操作的呢？

首先我们要向单元格内输入数据，然后按照复制的操作方法进行复

制这些数据，然后把鼠标指针移到菜单栏中的“插入”选项卡的按

钮上，单击这个按钮，在弹出的下拉列表中选择“图表”，此时系统

会自动弹出一个窗口，它是制作图表的向导程序，也就是引导我们

完成操作的程序，单击首先选择自己需要的图表类型和旁边的子图

表类型，•般使用就可以完成，然后将鼠标指针移到下方的“下一

步”按钮上，单击“下一步”按钮，一共要单击三次“下一步”按

钮和一次“完成”按钮，这里所说的单击都是单击鼠标左键，在以

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后的讲解中会用到鼠标右键，此时就会弹出•个统计图这就是最后

完成的统计图。

打印工作薄

一篇工作薄在制作完成后就要形成书面的文件，必不可少的一部就

是打印操作，如果自一家里有打印机，那么打印问价在家就能完成,

但是首先应该学会如何打印一篇文档，换句话说就是要学习如何打

印操作，下面我们就来讲解一下如何打印一篇文档：首先打印机都

有一根与电脑相连接的线，我们叫它是USB线，USB线必须插在主

机的USB口上才可以与电脑连接，这是打印前的准备工作，USB

口有1.1和2.0这两个不同版式，现在一般是用2.0这个版式的，很

少有1.1这个版式的了，现在的打印机也一般是2.0的口。将它接入

电脑后电脑的操作系统会自动弹出一个提示对话框，意思是发现新

硬件，这种情况只会在第一次接入这个USB口时才会出现，然后我

们需要安装打印机的安装程序，并且打印测试纸，如果不是第一次

使用，也就不会再出现上面所说的“发现新硬件”的提示对话框，

然后就是真正进行打印操作了，先要打开需要打印的文件，然后将

鼠标指针移到菜单栏的“文件”选项卡，单击这个选项卡，会自动弹

出一个下拉列表，将鼠标指针移到下拉列表中的“打印”命令，单

击这个命令，此时会弹出个窗口，在这个窗口的下方有一个确定按

钮，单击这个按钮。此时打印机会自动响应进入打印状态，把纸放

入指定的位置，打印机会自动搜索纸张，然后就将纸慢慢的引进打

印机里，并进行打印，引进以后又会慢慢退出纸张，并会出现文字

在纸张上，当纸张完全退出时，就代表打印完成了，当然，有时文

章字数比较多，一张纸也许不够，那么我们一定要在打印前就放一

些纸张，不要只放一张，如果打印过程中出现纸张用完的情况，那

么就会打印失败，会提示没纸了，打印操作就会终止，打印工作彻

底失败，这是导致失败的原因，还有一种情况是墨盒没墨水了。

PowerPoint2003

新建演示文稿PPT

演示文稿的使用已经相当的普遍，尤其是在教学上和会议上，它的

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特点是图文并茂生动形象，经过一些特殊出处理会使文档中的字体

动起来，下面我们从最基本的新建演示文稿开始讲起，它一共有3

中方法：

第一种方法：双击鼠标法：

顾名思义，双击鼠标法就是把鼠标指针移到演示文稿的图标，注意

单击的是鼠标左键，而且一定是快速双击，此时屏幕是出现的界面

就是演示文稿的工作界面。

第二种方法：单击鼠标右键法：

首先解释一下这种方法的字面意义：本方法是利用鼠标的右键

进行操作的，一般的鼠标分左键和右键，但也有的鼠标比较特别，

分左中右三个键，大使我们还是习惯于使用两个键的鼠标，单