计算机应用基础 教程课件（主编卫小伟）第四章

第4章电子表格Excel20034.1Excel2003的基础4.1.1Excel2003的启动与退出1．启动Excel2003的启动方法有以下两种方法：（1）通过开始菜单：依次单击“开始”菜单中的“程序”下的“MicrosoftExcel2003”命令，即可启动Excel。（2）通过桌面快捷方式：在桌面上创建Excel2003的快捷方式，然后直接双击桌面上的“MicrosoftExcel2003”的快捷图标即可。2．退出退出Excel2003可采用如下几种方法中的一种：（1）选择“文件”菜单中的“退出”命令。（2）按Alt+F4组合键。（3）直接单击Excel2003标题栏右上角的“关闭”按钮。注意：如果对打开的Excel2003文档做了任何形式的修改，则在退出Excel时，系统会提示对文件的保存，按照提示操作即可，如图4.1所示。4.1.2Excel2003窗口的组成及功能Excel的窗口是一个标准的Windows应用程序窗口，包含标准Windows应用程序窗口的组成元素，如标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏等，同时还包含Excel2003特有的一些窗口界面元素，标准的Excel2003窗口界面，如图4.2所示。1.Excel2003的界面介绍（1）标题栏位于Excel窗口的最顶部，显示Excel文档名和应用程序名。标题栏菜单栏工具栏编辑栏列标工作表标签状态栏水平滚动条任务窗口垂直滚动条

活动单元格全选按钮行标图4.1Excel2003保存文件提示框图4.2Excel2003工作窗口（2）菜单栏Excel2003的菜单栏包括九个主菜单项，每个主菜单项中均包含了一组相关的操作命令，单击主菜单中的相应命令可以完成对应的功能。（3）工具栏Excel2003在启动后，通常会显示两个工具栏：常用工具栏和格式工具栏。这两个工具栏如图4.3和图4.4所示。将鼠标移动到工具栏按钮上停留片刻后，可以出现该按钮的功能说明。工具栏的显示或隐藏，可以通过“视图”菜单中的“工具栏”选项，或者在工具栏上，单击鼠标右键打开快捷菜单，来显示或隐藏工具栏。（4）编辑栏编辑栏用于输入、编辑数据或公式，单击函数按钮fx，编辑栏变为函数输入栏。编辑栏由以下3部分组成。①名称框：用于显示当前活动单元格的名称，也可用来定义单元格的名称。图4.3Excel2003常用工具栏图4.4Excel2003格式工具栏②数据编辑区域：用于显示或编辑单元格中的数据和公式。③编辑按钮：当用户将光标放置于数据编辑区域时会显示“取消”、“输入”和“编辑公式”三个按钮。单击“取消”按钮可以取消用户在单元格中所做的操作；单击“输入”按钮可以确认用户对单元格的编辑操作；单击“编辑公式”按钮可以在当前单元格中编辑公式，此时左边的名称框列出的是可供用户选择的函数列表，在此可以方便地选择常用的函数，进行数据的运算。

（5）滚动条位于工作簿窗口的右边框和下边框，可用来改变工作表的可见区域。（6）工作表工作区域由单元格组成的电子表格，用于存放数据。（7）工作表标签位于工作簿窗口的下边框，用于表示工作表的名称及工作簿文件由几个工作表组成，其中白底黑字的标签所显示的工作表是当前工作表。（8）状态栏状态栏位于应用程序的底部，状态栏可显示窗口的各种状态信息，包括选定命令或按钮功能、当前工作表的状态、数字键状态（NUM）等。（9）任务窗格任务窗格是2003版本增加的功能，在此处可以快速完成任务的创建。包括打开工作簿、新建工作簿和根据模板新建等列表选项组。在列表选项组中，单击相应选项可以快速完成对应的工作。2.工作簿与工作表在Excel中，一个Excel文件就是一个工作簿，一个工作簿是由多张工作表组成。工作表是由行、列组成的若干个单元格构成。单元格是组成工作簿的最基本的元素。工作簿与工作表之间的关系类似于财务工作中的帐簿和帐页。（1）工作簿所谓工作簿，是指用来存储并处理工作数据的文件，在一个工作簿中可以包含多个不同类型的工作表。Excel在创建新的工作簿文件时，默认创建三张工作表，名称分别为sheet1、sheet2、sheet3，默认当前工作表为sheet1。（2）工作表每个工作表在工作簿窗口中都有一个标签，标签上显示工作表的名称，这是工作表的默认名称，用户可以对其名称进行修改，也可以根据需要增加工作表的个数。一个Excel工作表默认包含65536行、256列，每一行有一个行号，分别是1、2、3、…、65536；每一列有一个列标，分别是A、B、C、…、Z、AA、AB、AC、…、IV。（3）单元格工作表中行与列的相交处的小方格称为单元格。单元格有自己的名称，它是由列标与行号组成的，例如A2、B5、D8等。单元格用于存放数据信息，数据都是存放在某个单元格中的。工作表中当前正在使用的单元格被称为活动单元格。活动单元格的标志是其四周加有黑色的粗线边框，活动单元格的含义是指该单元格得到了输入焦点，用户输入的内容会出现在活动单元格中。如果要让某单元格成为活动单元格，只需用鼠标单击即可。Excel中每个单元格最多可以容纳255个字符。（4）工作表标签的滚动按钮在工作表标签左边有一些实心三角形，它们是标签滚动按钮。当工作表标签很多时，单击该按钮可以滚动标签，定位到用户需要的工作表标签，然后单击该标签将工作表显示在工作窗口。4.2工作簿与工作表4.2.1新建、打开与保存工作簿1.新建工作簿在Excel2003中，工作簿是存储数据的文件，其默认文件扩展名为.xls。Excel在启动后会自动创建一个名为“Book1”的空白工作簿，用户也可以通过以下两种方法来创建一个新的工作簿。（1）单击常用工具栏中“新建”按钮，直接创建一个空白的工作簿。（2）选择“文件”菜单中的“新建”命令，在工作簿窗口的右侧弹出“新建工作簿”任务窗格。在任务窗格中，单击“新建”选项区中的“空白工作簿”，即可创建一个新的空白工作簿，如图4.5所示。（3）使用快捷键Ctrl+N。图4.5新建工作薄2.打开工作簿如果用户已经创建了一个工作簿，则可以使用以下方法打开：（1）单击常用工具栏中的“打开”按钮。（2）单击“文件”菜单中的“打开”命令。以上两种方法均会弹出“打开”对话框，如图4.6所示，用户可以在“查找范围”下拉列表中选择文件夹，然后双击要打开的文件名或者选择文件后，单击“打开”按钮，即可打开一个工作簿文件。图4.6打开对话框3.保存工作簿文件当完成一个工作簿的建立、编辑后，就需将工作簿文件保存起来，Excel2003系统提供了“保存”和“另存为”两种方法用于保存工作簿文件。其操作步骤如下：（1）单击常用工具栏上的“保存”按钮，或单击“文件”菜单中的“保存”命令。此时如果要保存的文件是第一次存盘，将弹出如图4.7所示的“另存为”对话框（如果该文件已经被保存过，则不弹出“另存为”对话框，同时也不执行后面的操作）。（2）在“保存位置”下拉列表中，选择存放文件的磁盘和文件夹，在“文件名”文本框中输入文件名，在“保存类型”下拉列表中，选择保存文件的类型。（3）单击“保存”按钮完成工作簿文件的保存。如果使用“文件”菜单中的“另存为”命令，则每次都会弹出上图的“另存为”对话框。图4.7另存为对话框4.2.2工作表的编辑1.选择工作表用户通常只能对当前的活动工作表进行操作，但有时用户需要同时对多个工作表进行复制、删除等操作，此时就需要首先选定工作表。选定工作表方法如下。（1）选定单个工作表要选定单个工作表，使其成为当前活动工作表，只需要在工作表标签上单击相应的工作表名即可。（2）选定多个连续的工作表单击要选定的第一个工作表标签，按住Shift键，再单击最后一个工作表标签，则可选定多个连续的工作表，此时工作簿窗口标题栏上会出现“工作组”字样。（3）选定多个不连续的工作表单击要选定的第一个工作表标签，按住Ctrl键，然后依次单击要选定的工作表标签即可。此时工作簿窗口标题栏上也会出现“工作组”字样。2．插入与删除工作表新建的工作簿中，默认包含了三张工作表，可以根据需要，在工作簿中增加新的工作表，也可以删除无用的工作表。（1）插入工作表工作表的插入可以采用以下两种方法之一：①单击“插入”菜单中的“工作表”命令，可插入一张新的工作表。②在工作表标签处，单击鼠标右键，选择“插入”命令，即可插入一张新的工作表。（2）删除工作表单击“编辑”菜单中“删除工作表”命令，或在欲删除的工作表的标签处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，可删除当前工作表。3．移动、复制与重命名工作表（1）移动工作表移动工作表是指调整工作表之间的排列次序。方法是单击工作表标签，按住鼠标左键，拖动鼠标，在拖动过程中，工作表标签位置会出现一个黑色的三角形，指示工作要移动的位置，当到达合适的位置后释放鼠标即可。（2）复制工作表复制工作表的方法是在移动工作表的同时按住Ctrl键，这样就可以实现工作表的复制。（3）工作表重命名工作表的重命名可以采用以下两种方法之一：①在工作表标签处，单击鼠标右键，选择“重命名”命令，输入新的工作表名称。②双击工作表标签处，然后输入新的工作表名称。4.2.3保护工作表与工作簿

保护工作表的目的是为了防止其它用户更改单元格的内容和格式、已定义的方案和图形对象等，以提高数据的安全性。实现工作表的保护，操作方法是：单击“工具”菜单中的“保护”下的“保护工作表”命令，弹出“保护工作表”对话框，如图4.8所示。用户从中选择要保护工作表中的哪些内容，然后在密码框中输入密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，如图4.9所示。输入后确定即可。图4.8保护工作表对话框

图4.9确认密码对话框当不需要保护工作表时，可以使用“工具”菜单中的“保护”下的“撤消保护工作表”命令，取消对工作表的保护。保护工作簿用来帮助用户实现对工作簿结构和窗口的保护。在设置了对工作簿结构的保护后，用户就不能在工作簿进行插入、删除、重命名、移动和复制工作表的操作，也不能更改工作簿窗口的大小。4.3工作表数据的输入与处理4.3.1表格数据的输入Excel允许向单元格中输入各种类型的数据，如：文字、数字、日期、时间、公式和函数。输入操作总是在活动单元格内进行，所以首先应该选择单元格，然后输入数据。数据在单元格和编辑栏同时显示。对于编辑含有少量数字或文字内容的单元格，最简单的方法是选中该单元格再输入数据。但是，编辑输入含有长内容或复杂公式的单元格时，最好先单击单元格，然后再单击编辑栏，在编辑栏中进行编辑输入。1.输入数值型数据Excel将0～9、正负号、货币、百分号、小数点、指数符号、小括号等都看成数字类型。在默认情况下，数字在单元格中以右对齐方式显示。（1）若要输入负数，则在数字前加一个负号或将这个数用小括号括起来。例如：“-10”和(10)都表示负10。（2）输入代分数时应在其整数部分和分数部分之间加一个空格，分数的分子与分母之间用/号隔开，表示它是个代分数。例如，输入“125/8”（注意：12与5/8之间只有一个空格！不可以有两个或两个以上空格）表示“十二又八分之五”，则单元格显示“125/8”，而编辑栏显示12.625。（3）输入真分数时应在前面用0和一个空格引导，以区别于日期。例如：输入“01/2”，则单元格显示“01/2”，而编辑栏显示0.5。（4）Excel数值输入与数值显示未必相同。如果输入的数据大于11位时，Excel自动以科学计数法表示。如用户输入123451234512，Excel表示为1.23E+11即是1.23×1011。（5）若用户要用科学计数法输入，如123E2，而在单元格内会显示为1.23E+04,而在编辑栏显示为12300。（6）当单元格中填满“######”符号时，表示这一列没有足够宽度来显示该数字，此时只要改变列宽度即可。2.输入文本型数据Excel文本包括汉字、英文字母、数字、空格及其它键盘能输入的符号。文本输入时向左对齐。有些数字如电话号码、邮政编码等不参加运算的数据常常当作字符处理。此时只需在输入数字前加上一个单引号（英文），Excel将把它当作字符沿单元格左对齐。当输入的文本长度超出单元格宽度时，如果右边单元格中无内容，则扩展到右邻单元格，但数据仍属于该单元格。否则将截断显示，但实际文本仍然存在。如果用户需要在单元格中输入多行文字，那么可以在一行输入结束后，按“Alt+Enter”键实现换行，然后输入后续的文字。3.输入日期时间型数据对于日期时间型数据，按日期和时间的表示方法输入即可。输入日期时，用连字符“-”或斜杠“/”分隔日期的年、月、日。输入时间时用“：”分隔，Excel默认以24小时记时，若想采用12小时制，时间后加后缀AM或PM。例如：2008-1-1，2008/1/1，8:30:20AM等均为正确的日期型数据。若要输入当天的日期，可按快捷键“Ctrl+分号”；若要输入当前的时间，可按快捷键“Ctrl+Shift+分号”。当日期时间型数据太长，超过列宽时会显示“####”，它表示当前列宽太窄。用户只要适当调整列宽就可以正常显示数据。4.输入其它类型的数据用户在编辑表格时，有时还会输入其它类型的数据，例如，货币、会计专用、分数、百分比等类型的数据。用户可以使用“单元格格式”对话框来定义这些数据的格式。以“货币”为例说明这类数据的定义操作：先用鼠标单击要定义列的列标，然后单击菜单栏中“格式”→“单元格”命令，再选择“分类”列表中的“货币”、在“小数位数”文本框中输入2，货币符号下拉列表中选取“￥”，并单击“确定”。在所定义后的列中若输入45.5则显示为“￥45.50”。4.3.2数据的自动填充在输入一个工作表时，经常会遇到有规律的数据。例如，需要在相邻的单元格中填入序号一、二、三、……，或者是一月、二月、……，或是1，3，5，6等序列，这时就可以使用Excel的自动填充功能。自动填充是指将数据填写到相邻的单元格中，是一种快速填写数据的方法。Excel内置的序列数据有日期序列、时间序列和数据值序列，用户也可根据需要创建自定义序列。

1.利用菜单输入等差数列或等比数列（1）在起始单元格中输入等差或等比数列的起始值。（2）用鼠标选中该起始单元格。（3）选取“编辑”菜单中“填充”命令下的“序列”子命令。（4）如图4.10所示，在"序列"对话框中，选择"行"或者"列"。如果数列产生在行，则单击"行"单选钮；如果数列产生在列，则单击"列"单选钮。图4.10“序列”对话框（5）在"类型"框中，根据需要选定"等差序列"或"等比序列"。（6）在"步长值"框中，输入相应的数列差值或数列比值。（7）在“终止值”框中，输入数列的终止数值。（8）单击确定按钮或按Enter键。注意：步长值的缺省值是1。如果不指定数列的终止值，则要在选取"填充"命令之前，选定数列放置的区域。以起始单元格为起点，向下选择只包含一列的单元格区域，或者向右选择只包含一行的单元格区域。2.使用鼠标左键自动填充使用鼠标自动填充时，需要用到填充柄。填充柄位于选定区域的右下角。填充的具体操作方法是：选择含有数据的源单元格，移动鼠标指针到填充柄，当鼠标指针变成实心十字形“”时，按住鼠标左键或右键拖动鼠标到目标单元格。填充数值序列，相同的日期、时间和星期序列，其操作步骤如下：（1）选定待填充区域的起始单元格，然后输入序列的初始值并确认。（2）移动鼠标指针到初始值的单元格右下角的填充柄（指针变为黑十字“”状）。（3）按住鼠标左键拖动填充柄，经过待填充的区域。（4）放开鼠标左键，则序列数据按已定的规律，填充到鼠标拖动经过的各个单元格。如图4.11所示，左右分别为填充前和填充后。图4.11填充数值序列、星期和日期序列3.使用鼠标右键填充按住鼠标右键拖动填充的方式，提供了更为强大的填充功能。其操作步骤如下：（1）选定待填充区域的起始单元格，然后输入序列的初始值并确认。（2）移动鼠标指针到初始值的单元格右下角的填充柄（指针变为黑十字“”状）。（3）按住鼠标右键拖动填充柄，经过待填充的区域，弹出如图4.12所示的快捷菜单。（4）从弹出的快捷菜单中选择要填充的方式。复制单元格：给所有待填充的单元格填充相同的值。以序列方式填充：按系统默认的序列，填充所有待填充的单元格。仅格式填充：仅以单元格格式设置被填充单元格，不影响被填充单元格的数据。不带格式填充：仅将数据复制到被填充单元格，不改变被填充单元格的格式。以工作日填充：采用每周5天工作制填充单元格序列。以天数填充：针对日期型数据，以一天为间距填充单元格序列。以月填充：以月为单位填充单元格序列。以年填充：以年为单位填充单元格序列。等差序列：从起始值开始按等差数列方式填充单元格序列。等比序列：从起始值开始按等比数列方式填充单元格序列。序列：单击序列命令，弹出如图4.13所示的“序列”对话框，用户可在“类型”单选按钮中，选择需要的序列来进行填充。图4.12自动填充的快捷菜单图4.13序列对话框4.自定义序列实际应用中，有时Excel提供的序列不能完全满足需要。这时可以利用Excel提供的自定义序列功能来建立自己需要的序列。例如，可以将学校的专业名称自定义为一个操作序列。其操作步骤如下：（1）选择“工具”菜单中的“选项”命令，弹出如图4.14所示的选项对话框，选择“自定义序列”选项。图4.14选项对话框

（2）在输入序列表中分别输入序列的每一项，单击“添加”按钮；或单击“导入序列所在的单元格”，将表格中输入的序列添加到“自定义序列”列表中。（3）单击“确定”按钮，退出对话框。（4）定义好自定义序列后，便可利用填充柄或“填充”命令使用。4.3.3单元格数据的修改当用户在单元格中输入数据后，可以按“Enter”键（此时活动单元格向下移）、Tab键（此时活动单元格向右移）或用鼠标单击其它单元格以确认数据输入完成。如果输入数据有错误时，可按以下两种方法修改。（1）选择需要修改的单元格，在编辑栏的编辑区单击鼠标，当插入点出现后修改数据。（2）双击需要修改的单元格，当插入点出现后在单元格中修改数据。也可以恢复修改前的状态，只要单击常用工具栏中“撤消”按钮，或使用组合键“Ctrl+Z”即可。4.3.4单元格区域的选择选择单元格区域是许多编辑操作的基础，单元格区域的选择方法如下。1.选择工作表中所有单元格单击工作表“全选按钮”。“全选按钮”位于A1单元格的左上角。2.选择一行（列）或多行（列）选择一行：单击行（列）号。选择相邻多行（列）：在行（列）号上拖动鼠标；或者单击第一行（列）的行（列）号，然后按住“Shift”键，再单击最后一行（列）的行（列）号。选择不相邻的多行（列）：先单击其中一行（列）的行（列）号，然后按住“Ctrl”键，单击其它行的行（列）号。3.选择一个或多个单元格选择一个单元格：直接用鼠标单击该单元格。选择一个矩形区域内多个相邻单元格：如果所有待选择单元格在窗口中可见，则可以在矩形区域的某一角位置按下鼠标左键，然后沿矩形对角线拖动鼠标进行选取操作；如果部分待选择单元格在窗口中不可见，则可以在矩形区域的第一个单元格上单击鼠标左键，然后拖动滚动条使矩形对角线位置的单元格可见，接着按住Shift键，并单击矩形对角线位置单元格即可完成区域的选取。选择多个不相邻的单元格：首先选择一个单元格，然后按住“Ctrl”键，单击其它单元格。4.3.5单元格内容的移动、复制

单元格内容的移动和复制，常用的方法有鼠标拖动和使用剪贴板两种。1.使用鼠标拖动进行移动、复制（1）选择要移动、复制的单元格。（2）如果要移动，将光标移动到单元格边框的下侧或右侧，出现箭头状光标时用鼠标拖动单元格到新的位置即可；如果要复制，则需要按住“Ctrl”键的同时，拖动单元格到新位置（拖动过程中，光标旁会出当前单元格的位置名），释放鼠标键即可完成操作。2.使用剪贴板进行移动、复制（1）选择要移动、复制的单元格。（2）如果要移动，单击工具栏中的“剪切”按钮，如果要复制，单击工具栏中的“复制”按钮。所选内容周围会出现一个闪动的虚线框，表明所选内容已放入剪贴板上。（3）单击新位置中的第一个单元格，单击工具栏中的“粘贴”按钮，即可完成移动或复制操作。在选择过程中，按“Esc”键，可取消选择区的虚线框；或双击任一非选择单元格，也可取消选择区域。4.3.6单元格内容的删除（1）选择要删除内容的单元格。（2）选择“编辑”菜单中的“清除”命令，在子菜单中选择要删除的内容（有“全部”、“内容”、“格式”或“批注”项）。若单击“Del”键，仅删除了单元格的文本内容，并没有对其格式进行清除。4.3.7单元格的删除、插入1.删除单元格如果用户需要删除单元格本身（并非单元格内容），则Excel会将其右侧或下方单元格的内容自动左移或上移。其操作方法如下：（1）选择所要删除的单元格。（2）选择“编辑”菜单中的“删除”命令，弹出如图4.15所示的“删除”对话框，选择删除后周围单元格的移动方向，单击“确定”按钮，完成删除操作。2.插入单元格

（1）选择所要插入的单元格的位置。（2）单击“插入”菜单中的“单元格”命令，弹出如图4.16所示的“插入”对话框，选择插入单元格后周围单元格的移动方向，单击“确定”按钮，完成插入操作。图4.15删除单元格对话框图4.16插入单元格对话框4.3.8行、列的删除、插入1.删除行、列（1）单击所要删除的行的行号或列的列标，选定该行或列。（2）选择“编辑”菜单中“删除”命令，即可完成行、列的删除。2.插入行、列（1）单击要插入行、列所在任一单元格，或选定要插入行的行号或列的列标。（2）单击“插入”菜单中的“行”或“列”命令，则当前行、列的内容自动下移或右移。4.4工作表的格式化

4.4.1设置单元格格式1.设置字体格式单元格字体设置包括对字体、字形、字号、划线、颜色以及特殊效果的设置。在Excel中，可以在输入数据前设定单元格中使用的字体，也可以在完成输入后再改变单元格中数据的字体。常用的操作方法可用以下两种。（1）通过右键的快捷菜单的“设置单元格格式”，弹出“单元格格式”对话框，如图4.17所示。

（2）通过“格式”菜单底下的“单元格”按钮编辑单元格格式，如图4.17所示。Excel2003系统默认的字体为“12号、宋体、黑色正常体”，用户可以根据需要重新设置字体。其操作方法与Word2003字体设置相同。图4.17设置单元格格式2.设置单元格的数字格式Excel提供了多种数字格式。在对数字格式化时，可以设置不同的小数位数、百分号、货币符号等来表示同一个数。这时屏幕上单元格显示的是格式化后的数字，编辑栏中显示的是系统实际存储的数据。如果要取消数字的格式，可以使用“编辑”菜单中的“清除”菜单项下的“格式”命令。单元格数字格式的设置可用以下两种方法。（1）用工具栏按钮格式化数字①选定包含数字的单元格。②利用“格式”工具栏中提供的“货币样式”按钮、“百分比样式”按钮、“千位分隔样式”按钮、“增加小数位数”按钮、“减少小数位数”按钮，来设置数字格式。其设置效果如图4.18所示。图4.18用工具栏按钮对数字进行格式化（2）用菜单格式化数字①选定要格式化数字所在的单元格区域。②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中，选择“数字”选项，如图4.19所示。（3）在“分类”列表中，选择一种分类格式，在对话框的右侧进行其它设置，同时从“示例”栏中可以查看设置后的效果。图4.19单元格格式对话框3.设置单元格数据的对齐方式Excel2003中单元格数据的水平对齐方式默认是文本左对齐、数字右对齐、逻辑值居中对齐；垂直对齐方式默认为靠下对齐，即数据紧邻单元格的下边框排放。用户可以根据需要设置不同的对齐方式，以使版面更加美观。（1）用工具栏按钮改变数据的对齐方式①选定要设置对齐方式的单元格。②利用“格式”工具栏上的“左对齐”、“右对齐”、“居中对齐”、“合并及居中”、“减少缩进量”、“增加缩进量”按钮来设置对齐方式。

（2）用菜单改变对齐方式①选定要设置对齐方式的单元格区域。②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中，选择“对齐”选项，如图4.20所示。图4.20单元格格式对话框的对齐选项卡（3）在“文本对齐方式”下选择水平和垂直方向的对齐方式。在“方向”列表框中，用户可以改变单元格内容的显示方向；如果“自动换行”复选框被选中，则当单元格中的内容宽度大于列宽时，会自动换行（也可使用Alt+Enter键来强行换行）。4.网格线和边框的设置

（1）网络线的隐藏与显示Excel工作表中显示的网格线是为输入、编辑方便而预设置的，如果需要可以将这些网格线隐藏起来。操作方法如下：①单击“工具”菜单下的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“视图”选项卡，如图4.21所示。图4.21选项对话框中选择视图选项②在对话框的“窗口选项”栏，用鼠标单击“网格线”复选框（使对号消失），即可隐藏工作表中的网格线。（2）边框和图案的设置在Excel2003中给表格加边框，可强调、突出其中的数据，使表格显得更加美观。方法与Word2003中给文本加边框方法相似，此处不在赘述，如图4.22所示。图4.22单元格格式边框（左）和图案（右）5.设置条件格式所谓条件格式，是指单元格中的数据满足了某一指定条件后，才使用某个指定的显示格式。设置条件格式的方法是：首先选定要设置条件格式的单元格区域，然后选择主菜单“格式”中的“条件格式”命令，此时，出现“条件格式”对话框，如图4.23所示。可在“条件１”几个选择框中输入测试条件，按“格式．．．”按钮进行格式化。若要输多个条件则按“添加(A)>>”按钮再输，最多可输三个条件。图4.23条件格式对话框4.4.2行高、列宽的调整工作表中的行高和列宽是Excel默认设定的，行高自动以本行中最高的字符为准，列宽预设为8个字符的位置。如果需要，可以手动调整，系统规定默认情况每行的高度或每列的宽度必须一致。1.调整行高常用的方法有如下两种：（1）把鼠标指针移动到行的上下行边界处，当鼠标指针变成“”形状时，拖动鼠标调整行高，这时Excel将会自动显示行的高度值。如果要同时更改多行的高度，可以先选定要更改的所有行，然后拖动其一个行标题的下边界，即可调整所有已经选择的行的行高。（2）选择需要调整的行或行所在的单元格，依次单击“格式”菜单中的“行”菜单项下的“行高”命令，在弹出的对话框中输入新的行高值，然后单击“确定”按钮，如图4.24所示。图4.24调整行高对话框图4.25调整列宽对话框2.调整列宽常用的方法有如下两种：（1）把鼠标指针移动到该列与左右列的边界处，当鼠标指针变成“”形状时拖动鼠标调整列宽，这时Excel将会自动显示列的宽度值。（2）选择需要调整的列或列所在的单元格，依次单击“格式”菜单中的“列”菜单项下的“列宽”命令，在弹出的的对话框中，输入新的列宽值，然后单击“确定”按钮，如图4.25所示。4.4.3单元格的批注操作批注相当于注释，可以为单元格添加注释，有助于他人理解和使用表格。还可以对表格中的数据作出评论。打开我们建立的表格，选中这个单元格，打开“插入”菜单，单击“批注”命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格中就出现了一个红色的箭头，把鼠标移动到这个单元格上，刚才我们看到的那个批注的提示框就出现了（如图4.26所示）。插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，批注的输入框出现了，这样就可以对批注进行修改了；删除批注也很简单：在单元格中单击右键，单击菜单中的“删除批注”命令就可以了。一般来说批注都是显示提示性的信息。图4.26批注的使用4.4.4综合应用一：Excel2003的基本操作【案例4-1】：

1、在Excel2003中新建一个新表格，文件名为季度销售表.XLS（如【样文4-1】所示），然后保存。

2、将表格标题“季度销售表”的文字字号设为16，黑体，加粗。

3、将表格中“姓名”这一列和第二行设置为居中对齐。

4、将数字设置为左对齐。

【样文4-1】

5、将表格线改为蓝色。

6、在第六行和第七行之间插入一行，输入王康，一月销售9600，二月销售15300，三月销售10400。【案例4-2】：

1、在Excel2003中新建一个新表格，文件名为2007年计算机系期终考试成绩表.XLS（如【样文4-2】所示），然后保存。【样文4-2】

2、将标题设置为黑体，18号，底色为蓝色。

3、将标题“2007年计算机系期终考试成绩表”改为“2007年计算机系期部分同学终考试成绩表”，并加下划线。

4、将姓名列设置为居中对齐。

5、将所有不及格的成绩用红色标记。

6、将VB编程列按降序排列。

7、删除单元格E11，同时使“下方单元格上移”。4.5公式和函数的使用Excel除了具有一般的表格处理能力，还具有强大的数据计算能力，用户可以在单元格中输入公式或使用Excel提供的函数完成对工作表的计算。4.5.1使用公式1.公式的输入Excel通过引进公式，增强了对数据的运算分析能力。公式是对工作表数据进行运算的方程式。例如在图4.27所示学生考试成绩表中，已知所有学生的各门功课成绩，现在需要知道每个学生的总分，则需要单击G3单元格，然后输入公式：=B3+C3+D3+E3+F3，按回车键，或者单击“输入”键，此时，Excel可自动计算出学生的总分。在Excel中，公式在形式上是由等号“=”开始，其语法可表示为：=表达式。其中表达式由运算数和运算符组成。运算数可以是常量数值、单元格或区域的引用、函数等；而运算符则是对公式中各运算数进行运算操作。例如：=1+2+3，=A1-2，=SUM(A1:A5)+3都是符合语法的公式。需要注意的是，当用户确认公式输入完成后，单元格显示的是公式的计算结果。如果用户需要查看或者修改公式，则可以双击单元格，在单元格中查看或修改公式，或者单击单元格，在编辑栏中查看或修改公式。图4.27使用公式计算2.运算符Excel包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，其中引用运算符留到以后讲解。（1）算术运算符Excel的算术运算符包括：加（+）、减（–）、乘（*）、除（/）、乘方（^）、百分比（%）、求负（–）。其运算结果为数值型。算术运算符的运算优先次序是：先做求负运算，再做百分比运算，然后做乘方，接着做乘除，最后做加减运算。相同级别运算符从左到右依次计算。如果需要的话，用户可以使用“（）”更改运算符的运算次序。例：公式“=（（2+3）*4*（5-3））”的计算结果是40。（2）文本运算符Excel的文本运算符只有一个：“&”运算符，该运算符用于字符数据的连接。例：公式“=“abc”&“de””的计算结果是字符串“abcde”。注：如果在Excel的公式中含有字符型数据，则应该在该字符型数据的两端加上英文双引号。（3）比较运算符Excel的比较运算符用于比较两个值的大小，产生的运算结果为逻辑值TRUE（真）或FALSE（假）。Excel的比较运算符包括：等于（=）、大于（>）、小于（<）、大于等于（>=）、小于等于（<=）、不等于（<>）。例：公式“=6<>4”的计算结果是TRUE，公式“=2>3”的计算结果是FALES。注：以上三类运算符的优先级为：算术运算符最高，文本运算符次之，比较运算符最低。（4）引用运算符在Excel引用运算符用以对单元格进行合并运算，包括区域、联合和交叉。区域（冒号）：用于定义一个由单元格组成的区域。例：SUM(B3:D7)。交叉（空格）：表示单元格的交集，即几个区域之间重叠的单元格。例：SUM(A3:D7B5:C9)。联合（逗号）：表示单元格的并集。例：SUM(A1:B2,C4:D4)。3.自动求和求和计算是一种最常用的公式计算，使用工具栏上的“自动求和”按钮，将自动对活动单元格上方或左侧的数据进行求和计算。操作步骤如下：（1）选定要放置求和结果的单元格。（2）单击“自动求和”按钮，按回车键，或者单击“输入”键，将自动出现如图4.28所示的结果。

图4.28自动求和4.快速计算在一个单元格中输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算，可以利用公式的自动填充功能。选择公式所在的单元格，移动鼠标到单元格的右下角的填充柄处，当鼠标变成小黑十字时，按住鼠标左键拖动鼠标到达目标区域后，松开鼠标，公式自动填充完毕，如图4.29所示。

图4.29公式自动填充5.单元格的引用单元格引用用于标识工作表中单元格或单元格区域，它在公式中指明了公式所使用数据的位置。在Excel中有相对引用、绝对引用和混合引用，它们适用于不同的场合。（1）相对引用Excel默认的单元格引用为相对引用。相对引用指某一单元格的地址是相对于当前单元格的相对位置。其在组成形式上，是由单元格的行号和列号组成。例如A1、B2、E5等。在相对引用中，当复制或移动公式时，Excel会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。例如，图4.中G3单元格中的公式“=B3+C3+D3+E3+F3”，在被复制到G4单元格时会自动变为“=B4+C4+D4+E4+F4”，从而使得G4单元格中也能得到正确的计算结果。（2）绝对引用绝对引用是指某一单元格的地址，是其在工作表中的绝对位置，其构成形式是在行号和列号前面各加一个“$”符号。例如$A$2、$B$4、$H$5都是对单元格的绝对引用。其特点在于，当把一个含有绝对引用的单元格中的公式移动或复制到一个新的位置时，公式中的单元格地址不会发生变化。例如，若在G5单元格中有公式“=$B$5+$C$5”，如果将其复制到G6单元格中，则G6单元格中的公式仍为“=$B$5+$C$5”，如图4.30所示。可以用于分数运算时，固定分母。图4.30绝对引用（3）混合引用在公式中同时使用相对引用和绝对引用，称为混合引用。例如E$5表示E是相对引用，$5是绝对引用。（4）在当前工作簿中引用其它工作表中的单元格为了指明此单元格属于哪个工作表，可在该单元格坐标或名称前加上其所在的工作表名称和感叹号分隔符“！”。例如Sheet5!B5表示对Sheet5工作表中的B5单元格的引用。

（5）引用其它工作簿中的单元格当引用其它工作簿中的单元格时，需要指明此单元格属于哪个工作簿的哪个工作表，其引用格式为：[工作簿名称]工作表名!单元格名称。例如[Book1]Sheet2!B5表示引用了文件名为Book1的工作簿的Sheet2工作表中的B5单元格的数据。4.5.2使用函数函数是Excel内部已经定义的公式，对指定的区域执行运算。函数由函数名和参数组成，函数名通常以英文缩写出现，用以描述函数的功能。参数可以是数字、单元格引用、工作表名或表达式等。1.函数的语法函数由函数名和参数组成，其形式为：函数名(参数1,参数2,…)。其中：函数名不区分大小写，当有两个以上的参数时，参数之间要用逗号隔开。参数可以是文本、数字、逻辑值或单元格引用等。例如：SUM(B2,C2,)，其中SUM就是函数名，B2,C2是参数，表示函数运算的数据。2.函数的输入（1）手工输入对于一些比较简单的函数，用户可以用输入公式的方法直接在单元格中输入函数。例如在图4.的G3单元格中直接输入“=SUM(B3:F3)”，然后按回车键确认即可得到学生的总成绩。（2）使用粘贴函数输入对于参数较多或比较复杂的函数，一般采用“粘贴函数”按钮来输入。其操作步骤如下：①选定要粘贴函数的单元格。②单击“插入”菜单中的“函数”命令，弹出“插入函数”对话框，如图4.31所示。③从“选择类别”列表框中，选择要输入的函数类别，再从“选择函数”列表框中选择所需要的函数。④单击“确定”按钮，弹出如图4.32所示的“函数参数”对话框。⑤在对话框中，输入所选函数要求的参数（可以是数值、引用、名字、公式和其它函数）。如果要将单元格引用作为参数，可单击参数框右侧的“暂时隐藏对话框”按钮，这样只在工作表上方显示参数编辑框。再从工作表上单击相应的单元格，然后再次单击“暂时隐藏对话框”按钮，恢复“输入参数”对话框。⑥选择确定按钮即可完成函数的功能，并得到相应的计算结果。图4.31插入函数对话框图4.32输入参数对话框

（3）使用“编辑公式”按钮输入函数①在编辑栏的编辑区内输入“=”或单击“编辑公式”按钮，这时屏幕名称框内就会出现函数列表，如图4.33所示。②从中选择相应的函数，输入参数，即可完成函数的功能。图4.33名称框中的函数列表3.常用函数（1）求和函数格式：＝Sum(参数1，参数2，……，参数30)功能：求参数中所有数值的和。

（2）求平均值函数格式：＝Average(参数1，参数2，……，参数30)功能：求参数的算术平均值。参数可以是数值、包含数值的区域等。

（3）求最大值、最小值函数格式：＝Max(参数1，参数2，……，参数30)

＝Min(参数1，参数2，……，参数30)

功能：返回参数中的最大、最小值，忽略文本和逻辑值。（4）计数函数格式1：＝Count(参数1，参数2，……，参数30)功能：返回数字参数和数字单元格的个数。格式2：＝CountA(参数1，参数2，……，参数30)功能：返回数字参数和非空单元格的个数。（5）条件求和、条件计数函数格式：＝SumIF(条件区域，条件，求和区域)功能：求满足指定条件的单元格区域中的数值和。格式：＝CountIF(计数区域，条件)功能：求指定区域内满足条件的单元格的数目。（6）日期时间函数格式：＝Today()功能：返回当前的系统日期格式：＝Now()功能：返回当前的系统日期和系统时间（7）条件函数格式：＝IF(条件，表达式1，表达式2)功能：当条件成立时，返回表达式1的值；否则，返回表达式2的值。4.5.3综合应用二：函数操作题【案例4-3】:如【样文4-3】所示，求每个学生的总分、平均分以及各门课程的平均分。操作方法如下：1.单击G3单元格，输入公式“＝B3+C3+D3+E3+F3”，回车确认。2.拖动G3单元格的填充柄到G15。【样文4-3】3.单击H3，输入公式“=AVERAGE(B3:F3)”或用公式如下：“=(B3+C3+D3+E3+F3)/5”。4.拖动H3单元格的填充柄到H15。5.单击B16，输入公式“=AVERAGE(B3:B15)”或用公式如下：“=(B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15)/13”。另外，求和题目也可用自动求和按钮来实现。如图4.34所示。（1）选中存放和的所有单元格，这里选：G3到G15的所有单元格。单击常用工具栏中的自动求和按钮。注意：用此方法时，如果不是求和而是用到其他函数则要先选中一个存放结果的单元格，然后点击自动求和按钮右边小按钮，再在列表中选择相应函数，进行编辑公式，最后再拖动该单元格填充柄到其他存放结果的单元格。图4.34使用自动求和按钮来求和【案例4-4】：利用函数计算工作量业绩评价（大于400的为“优秀”，大于350小于400的为“良好”，小于350的为“一般”）。工作表内容如【样文4-4】所示。操作方法如下：1.利用公式或函数求出每个人的工作量合计2.单击G3单元格，输入公式：=IF(F3>400,“优秀",IF(F3>350,"良好","一般"))。3.拖动G3单元格的填充柄到G7即可，结果如图4.35所示。注意：IF函数嵌套时括号应配对使用，并且公式中所有的标点符号都应是英文的。另外，也可用公式选项板和粘贴函数按钮来实现，操作方法如下：（1）单击G3单元格。（2）单击“常用”工具栏中的（粘贴函数）按钮，或者“插入”菜单下的“函数”按钮，出现“插入函数”对话框，在“函数名”列表框中选择函数名称IF,单击“确定”按钮。【样文4-4】图4.35业绩评定结果

（3）出现如图4.36所示的“函数参数”对话框,在Logical_test和Value_if_true文本框中分别输入条件“F3>400”和满足条件的输出结果“优秀”（注意双引号为英文的双引号），小于400时还有两种可能，所以还要继续判断，即需要嵌套使用IF函数。（4）单击Value_if_false文本框，再单击左上角“公式选板”当前函数IF，此时将出现第二层IF函数输入界面，在Logical_test和Value_if_true文本框中分别输入条件“F3>350”和满足条件的输出结果“良好”，在Value_if_false文本框中输入“一般”，如图4.37所示。

（5）单击“确定”。（6）用鼠拖拉G3右下角的填充柄至G7，结果如图4.35所示。注意：函数IF最多可以嵌套7层。图4.36建立IF函数的公式选项板图4.37第二层IF函数4.6数据图表在Excel2003中，可以将工作表中的数据以各种统计图表的形式显示。图表与普通的工作表相比，具有十分突出的优势，它不仅能够直观地表现出数据值，还能更形象地反映出数据的对比关系。由于图表是以图形的方式来显示工作表中数据，因此当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也会自动更新Excel2003提供了14种标准图表类型，每种标准图表类型又有多种子类型，用户可根据需要选择合适的图表类型。Excel2003的默认图表类型为柱形图。4.6.1图表的创建Excel2003中的图表分两种，一种是嵌入式图表，它和创建工作表上的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时被打印出来；另一种是独立的工作表图表，它是一张独立的图表工作表，打印的时候与数据表分开打印。用户可使用图表向导创建和利用“图表”按钮创建图表。创建图表（1）选定要创建图表的数据区域，如图4.38所示。图4.38选定数据区域

（2）选择图表类型单击“插入”菜单中的“图表”命令，或单击常用工具栏中“图表向导”按钮，将打开“图表类型”对话框，系统会给出各子图表的提示信息，根据提示信息选择图表类型和子图表类型，如图4.39所示。（3）设置图表数据源单击对话框的“下一步”按钮，可得到“图表源数据”对话框，如图4.40所示。在该对话框的“数据区域”选项卡中，可重新设置用于制作图表的数据区域以及系列产生在“行”或者“列”。图4.40图表数据源对话框图4.39图表类型对话框“系列”选项是用来展示各数据的标题名称，也可以在“系列”文本框中添加或删除数据系列，此时预览框中的图表会随之变动，但不会影响工作表中的数据。（4）设定图表选项单击对话框的“下一步”按钮，可得到“图表选项”对话框，如图4.41所示。对话框包括“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”和“数据表”共6个选项卡，可以根据需要分别进行设置。例如可将横轴（X轴）设为姓名，将纵轴（Y轴）设为成绩，整个图表的名称设为2008级计算机专业成绩表。（5）设置图表位置单击对话框的“下一步”按钮，得到“图表位置”对话框，如图4.32所示。在“图表位置”对话框中，用户可以选择建立嵌入式图表或者建立新的工作表图表。单击“完成”按钮，即可最终得到图表，如图4.43所示。图4.41图表选项对话框图4.42图表位置对话框图4.43嵌入式图表4.6.2图表的编辑创建图表后，不仅可以对图表区域进行编辑，同样可以对图表中不同的图表对象进行修饰。1.图表选项标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表是图表视图中的重要组成部分，可以通过“图表选项”对话框进行编辑。操作步骤：（1）单击被编辑的图表。（2）选取“图表”菜单中的“图表选项”命令，出现“图表选项”对话框。也可以用鼠标右键单击绘图区或图表区，在快捷菜单中选取“图表选项”命令，出现“图表选项”对话框，如图4.44所示。（3）单击“标题”选项卡，可以编辑图表标题、分类轴标题、数值轴标题。（4）单击“坐标轴”选项卡，可以编辑图表的横坐标、纵坐标是否显示以及显示的方式。（5）单击“网格线”选项卡，可以确定各坐标轴的主要网格线和次要网格线是否显示。图4.44“图表选项”对话框（6）单击“图例”选项卡，可以编辑图例在图表中的位置以及是否显示图例。可以直接用鼠标拖动图例到所需位置，选中图例，按Delete键可删除图例。（7）单击“数据标志”选项卡，可以指定是否显示图表数据值以及数据标志。（8）单击“数据表”选项卡，可以指定是否显示数据表。（9）单击“确定”按钮。2.修饰图表的标题双击图表的标题，或者单击标题后，选择“格式”菜单栏中的“图表标题”按钮，将出现“图表标题格式”对话框，如图4.45所示。在对话框中可以选择设置图表标题的边框和颜色、字体、字形、字号和对齐方式。设置满意后，单击“确定”按钮。图4.45“图表标题格式”对话框3.修饰图表的坐标轴双击图表的坐标轴刻度线，或者单击标题后，单击“格式”菜单栏中的“坐标轴”按钮，将出现“坐标轴格式”对话框，如图4.46所示。该对话框包含“图案”、“刻度”、“字体”、“数字”和“对齐”5个选项卡，用户可根据需要进行有关设置，以修饰图表的坐标轴。设置满意后，单击“确定”按钮。图4.46“坐标轴格式”对话框4.图表区的修饰双击图表区域，或者单击图表后，单击“格式”菜单中的“图表区”命令，出现“图表区格式”对话框，如图4.47所示。该对话框包含“图案”、“字体”、“属性”3个选项卡，用户可根据需要进行有关设置，设置满意后，单击“确定”按钮。图4.47“图表区格式”对话框5.修饰图表图例双击图表的图例，或者单击图例，单击“格式”菜单中的“图例”命令，出现“图例格式”对话框，如图4.48所示。用户可根据需要进行有关设置，以修饰图表的图例。设置满意后，单击“确定”按钮。图4.48“图例格式”对话框6.图表类型选择图表后，单击“图表”菜单中“图表类型”命令，弹出的“图表类型”对话框中，如图4.49所示。选择合适的图表类型即可改变图表类型。图4.49“图表类型”对话框4.7

Excel2003的数据管理4.7.1数据清单数据清单是指工作表中一个连续存放了数据的单元格区域。可把一个二维表格看成是一个数据清单。比如，一张考试成绩单，可以包含学号、姓名、各科成绩、总分、平均分等多列数据，如图4.50所示。图4.50期末考试成绩数据清单所谓一种特殊的二维表格，其特点是：（1）清单中的每一列为一个字段，存放相同类型的数据。（2）每一列的列标题（即数据清单区域中的第一行）为字段名，如学号、姓名、高数、英语等。（3）每一行为一个记录，即由各个字段值组合而成。存放相关的一组数据。（4）数据记录紧接在字段各行的下面，即列标题和数据之间不能用空白行分开。（5）在数据清单区域内，某个记录的某个字段值可以为空，但是不能出现空列或空行。（6）工作表的数据清单数据与工作表中其它数据之间至少留出一个空白列或一个空白行，以便于数据清单的监测和选定。（7）一般情况下，一张工作表内最好只有一个数据清单。如果要在一个工作表中存放多个数据清单，则各个数据清单之间要用空白行或空白列分隔。数据清单的建立和编辑同一般的工作表的建立和编辑方法一样。此外，为了方便地编辑数据清单中的数据，Excel还提供了数据记录单功能。利用数据记录单可以在数据清单中一次输入或显示一个完整的信息行，即一条记录的内容。还可以方便地查找、添加、修改及删除数据清单中的记录。4.7.2数据排序1.简单排序通常情况下，Excel是按列进行排序的。所谓按列排序就是根据一列或几列中的数据值对数据清单进行排序。排序时，Excel将按指定字段的值和指定的“升序”或“降序”排序次序重新排列行的次序。如果只需要根据一列中的数据值对数据清单进行排序，则只要选中该列中的任意一个单元格，然后单击“常用”工具栏中的升序按钮或降序按钮即可完成排序。例如，在图4.51所示的数据清单中，要按总分由高到低对数据清单进行排序，可单击“总分”字段列中的任意单元格，然后单击降序按钮，即可将每条记录按总成绩由高到低进行排列，各记录行的顺序被重新组织。图4.51简单排序2.多重排序如果要根据多列中的数据值对数据清单进行排序，可以通过“数据”菜单的“排序”命令实现。操作步骤：（1）选定要排序的数据区域。如果对整个数据清单排序，可以单击数据区域内的任何一个单元格。（2）选取“数据”菜单中的“排序”命令，出现“排序”对话框，如图4.52所示。图4.52“排序”对话框（3）在对话框中，单击“主要关键字”右边的“下拉列表”按钮，在下拉列表中选取主关键字段。（4）指定升序还是降序。（5）依次选择次要关键字和第三关键字，指定升序还是降序。如果只需要使用一个或两个排序关键字，则其他关键字可不选，但主要关键字必须设置。（6）为避免字段名也成为排序对象，应选中“有标题行”单选按钮，再单击“确定”按钮进行排序。此时，整个数据清单或所选定的数据区域将按主要关键字值的大小进行排序，主要关键字值相同的行按原顺序相邻排列。如果指定了次要关键字，则主要关键字值相同的行再按次要关键字值得大小进行排序。次要关键字值也相同的行再按第三关键字值得大小进行排序。如对上面的成绩表按照按照主关键字“总分”降序排列，次关键字“高数”升序排列，这样当总分相同时，高数分数低的就会排在前面，和图4.51相比“张子豪”和“惠虎玲”两行记录就会交换位置，如图4.53所示。图4.53多重排序结果4.7.3数据自动筛选数据筛选的含义是只显示符合条件的记录，隐藏不符合条件的记录。数据筛选的具体操作方法为：（1）选中数据清单中含有数据的任一单元格。（2）单击“数据”菜单中“筛选”菜单项下的“自动筛选”命令，这时工作表标题行上增加了下拉式箭头按钮，如图4.54所示。图4.54自动筛选过滤器（3）单击某数据列的下拉式箭头按钮，设置筛选条件。单击其中的（“自定义……”），弹出“自定义自动筛选方式”对话框如图4.55所示。（4）单击“职称”栏选项框右边的下拉钮，选“等于”，再在其右边框中选“讲师”。若在“职称”栏中还有其他要选的条件，继续在下面的选项框中选择，并通过“与”或者“或”逻辑条件进行条件组合。图4.55自定义自动筛选对话框（5）显示筛选结果。如图4.56所示。这时，Excel就会根据设置的筛选条件，隐藏不满足条件的记录。如果对所列记录还有其它筛选要求，则可以重复上述步骤（3）继续筛选。（6）若要筛选出职称为“教授”及“副教授”的职工记录时，本例所选择的“自定义自动筛选方式”对话框如图4.57所示，单击“确定”按钮自动筛选完成。两项自动筛选结果如图4.58所示。若想退出筛选清单环境，使数据清单显示回到原来的显示，操作方法为：单击“数据”→“筛选”→“自动筛选”，使“自动筛选”左端的“√”消失即可。图4.56单项自动筛选结果图4.57自定义自动筛选对话框图4.58两项自动筛选结果4.7.4数据高级筛选数据高级筛选是针对复杂条件的筛选，可将筛选条件涉及多个字段，使操作一次性完成。操作步骤：（1）在数据清单外输入创建筛选条件；（2）执行“数据”菜单→“筛选”→“高级筛选”命令。注意：（1）同一行上的筛选条件是“与”关系；（2）不同行上的筛选条件是“或”关系；（3）一个单元格中只能输入一个条件。例如：假如在图4.54中想看性别是“女”、70年以后出生、职称为“讲师”的职工记录，以及性别是“男”，60年以后出生、职称为“教授”的职工记录，操作步骤如下：（1）输入筛选条件在数据清单以外的区域输入筛选条件：本例在H2单元格输入“性别”、L1单元格输入“出生年月”、M1单元格输入“职务”、N1单元格输入“职称”；在K2单元格输入“女”、L2单元格输入“>=1960/01”、M2单元格输入“经理”、N2单元格输入“高工”；在K3单元格输入“男”、L3单元格输入“>=1970/01”、M3单元格输入“职工”、N1单元格输入“助工”如图4.59所示。（2）执行高级筛选命令在数据清单中任选一单元格，单击：“数据”→“筛选”→“高级筛选”，显示图4.60“高级筛选”对话框。方式：用来确定筛选结果输出位置，本例选“将筛选结果复制到其他位置”。数据区域：由于前面在数据清单中任选一单元格，所以数据区域的内容会自动出现。条件区域：条件区域的内容可以直接输入（$H$2:$J$4），也可以单击区域右边的折叠按钮，回到显示清单界面，用鼠标在原清单旁右上角选中条件区域（如H2:J4），再单击“高级筛选——条件区域”。对话框的关闭按钮×，则又回到“高级筛选”对话框界面。图4.59在条件区以外输入筛选条件图4.60“高级筛选”对话框复制到：用来确定筛选结果显示区，输入方法同条件区域。（3）显示筛选结果单击“高级筛选”对话框中的“确定”钮，Excel将从A14开始显示符合条件的记录，如图