人事副档管理规定V1.0

人副管规V1.0人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形式的历史记录。人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部要经常通过相关部门，收集全公司员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩等方面的文件材料，充实档案内容。为进一步规范员工个人副档的管理，为公司提供开展工作的基础依据，特制定本制度。一管制：人力资源部应为每位员工个人建立副档集中对档案进行收集整理管统计借阅传递等管理工作。员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论副档内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布副档内容。人事副档的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立副档交接台帐（附件7.1人事副档必须由人力资源部派专人负责保管。二案内：卷内目录美员工人事副档细(详见附)。招聘资料：包括面试评审表、应聘登记表、简历、学历证明、身份证、资格证书及其他经历及资历证明等资料复印件。入职资料：包括《员工登记表免冠照片张（中一张粘贴在《员工登记表》相应位置上》或离职证明或个人声明、担保证明文件（需要提供此证明的相关岗位景查（经理级以上人员员工本人签字确认的《员工手册确认书通知书资认书》和保险通知函，健康检查材料。各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。在职资料：员工本人签字确认后的劳动合同文本；员工转正、结束代理期审批表及相关材料。调职调薪资料：工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批表，批复等材料。职务任命文件：审批、考核及通知文件。异动文件：申请文件（公司或个人审批、异动交接单。考核、评定工作中形成的有关材料。奖惩材料。离职资料：辞退材料、辞职审批、离职审计、离职或离任工作交接清单等材料等。11、其他应归档的资料。三员副归时对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部应在员工入职之日起7个作日内，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。其它归档的资料，由人力资源部相关人员在该事项完成后的5个工日内，将相关材料装订存入该员工的人事副档发文形式生成的资料在发文日期后的10工作日内存入人事副档。对于异动员工在工异动交接续完成之日起人力资源部在15个工日内视情况将所形成的文件存入人事副档。对于离职人员应做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件存入人事副档。四归材的求归档材料应做到完整齐全、真实、文字清楚、对象明确。对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的副档，发现所缺材料，及时登记、补充。人事副档材料的载体和字迹要求。纸张要求：应使用A4复印纸。幅大于A4纸，可将纸张折成A4纸小，小于A4纸时应其粘贴在A4纸原件如为热敏纸质传真件勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。人事副档组卷首页以《温州城市广场人事副档明细》为目录，应如实填写，标识副档号码后归档。人事副档案卷编号规则大拼字（不超过三位）+三数（、ZJ001等员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化在15日上报人资源部，以便人力资源部调整花名册和副档台帐记录。五人副的阅1、经级含监上级别员因工作需要提副档借阅申请须借阅副档联络函明阅事由借阅内容阅时间等详细内容，经人力资源部授权领导审核批准后在人力资源部登《事副档借阅台帐管人员方可办理借阅手续。人力资源部依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。借阅注意事项。借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持副档的整洁借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事副档材料。如确需要，必须经人力资源部授权领导批准后，由人力资源部人员进行相关内容的摘抄、复制，摘抄、复制的材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。国员人副明建表人：

建表日期

姓名

副档号：序

内容

入档

备注

序

内容

入档

备注员工登记表及照片应聘登记表面试审批表（评估）个人简历学历证身份证技术等级证明其它证件复印件

十一

异动材料四入职资料录用通知书岗位与工资确认单保险通知单员工手册确认体检外调函①离职证明②个人声明背景调查担保函七个人其他说明材料八转正审批及通知结束代理期审批及通知

考评材料奖惩材料九劳动合同文本

十四

工资定级十五其他十历任职务的任职文件借阅副档联络人力资源部:现因__________工作需要申请借阅__________副档原或印件借阅时间为