单证管理流程

单证管理流程第1页/共20页21.目的为了加强重要空白保险单证的管理，防范风险，完善内控机制，保证资金和单证的安全，促进业务健康发展。2.适用范围与定义本程序所指的重要空白保险单证是指各项保险业务所使用的印有顺序编号，一经签单即承担经济责任，产生法律效力或以此作为收款书面依据的有关凭证。重要空白保险单证按类型分为：1、定额保单；2、空白保单；3、批单；4、保险证；5、有价单证；6、其他。第2页/共20页3案情介绍：

某保险公司于2003年6月承保了刘某的出租汽车保险，在其尚未交付保险费的前提下，业务员将保单正本和保险费发票一并交给了被保险人，此后其多次催张某支付保险费，张某均以资金不足为由拖延。同年10月10日，张某的车辆肇事，发生损毁;11日，张某向保险公司以现金方式补交了全年保险费。为了核销挂账的该笔应收保险费，保险公司接收了此保险费。随后张某向保险公司报案，保险公司以其在发生事故前未及时交付保险费为由予以拒赔。张某不服，以保险公司已接受了其保险费而未履行赔偿义务为由，向法院提起诉讼。

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案情分析：

按照当时的我国机动车辆保险条款规定，投保人应当在投保时一次交付保险费。在承保实务中，也可以由投保人与保险人协商保险费交付办法。如投保人没有按照保险合同载明的时间和金额履行义务，则保险合同不能发生效力。投保人履行交付保险费的义务是保险人在保险期间内履行赔偿义务的前提条件，这正是汽车保险合同是有偿合同的体现。但本案问题很复杂，主要在于:

①保险公司在尚未收到保险费的情况下，就将保单正本连同保险费发票一并交给了被保险人，给保险经营带来风险。②在被保险人发生事故后，其补交的保险费又被接受了。

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对于这样一份随着投保人违反自己的义务业已无效的保险合同，保险公司未收到保险费就将保单和发票交给了投保人，已经将自身置于十分被动的地位，而接受补交保险费这一行为本身，证明保险公司否认了原合同的失效，或者说是事实推翻了机动车辆保险条款“被保险人对保险车辆的情况应如实申报，并在签订保险合同时一次交清保险费’的义务规定，给被保险人发生道德风险提供了机会。

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对于保险公司来说，当客户中途缴纳保险费时，应当由保险公司的财务人员通知业务管理人员，查阅此保单项下是否在此之前曾有出险索赔记录，以便明确各自的贵任，而不是见钱就收。有的保险公司为了防止此类事情发生，在保险单上进行了特别约定，如交纳保险费当日保险合同生效等。对于有此类约定的保险单，由于实际收到保险费之前，保险公司是不承担赔偿责任的，因此，为了体现经济合同的公平性.应当自收到保险费之日至保险合同载明的责任终了日收取短期保险费，而不能按照原合同百分之百地收取保险费。

第6页/共20页7案例结论

如果能够证明投保人是10月11日发生补交保险费这一行为.则保险公司可以举证，事故发生在前，补交保险费在后，是一起明显的被保险人损害保险人利益的道德风险，可以拒绝赔偿。如果保险人无法举证投保人的行为属于道德风险，则被保险人凭借保单正本和保险费发票，可以向保险公司索赔。而保险公司则必须按照合同办事，进行赔付。第7页/共20页83.单证管理的职责：3.1分公司客户服务中心：负责制定单证管理制度，组织实施本单证管理办法，负责在规定范围内的单证印制，负责对总公司发放的单证及自行印制的单证的保管、以及对各营业单位单证的发放、回收、需销毁单证移交等工作的指导和监督，定期对各营业单位单证管理工作进行检查，对重要空白保险单证进行专项管理等工作。第8页/共20页93.2营业单位:本司重要空白保险单证的使用和管理部门。主要职责有：执行本管理办法，严格重要空白保险单证的领用、入库、发放、核销等手续；设专人、专柜保管本部门的重要空白保险单证；负责对本单位出单员、保险港、直接业务和代理、预约保险业务单证的签发、回收、核销；设定直接业务领用单证的最高限额；根据相关事业部核定的代理、预约保险业务初次领用单证数量设定代理、预约保险业务领用单证的最高限额；对库存进行管理和检查；定期对业务档案进行整理、装订和归档；发现有重要空白保险单证被盗、遗失等情况，应及时向本单位总经理室和分公司客户服务中心报告，并在《深圳特区报》或《深圳商报》上登报声明作废。

第9页/共20页103.3营业单位专（兼）职单证管理员:负责对重要保险单证进行实物收发和保管。单证管理员须报分公司客户服务中心备案。单证管理员如有变动，需报分公司客户服务中心备案后再进行严格的工作移交。由营业单位交接人进行移交，营业单位综合部经理和分公司客户服务中心负责监交，移交清单四方签字，并将移交存在的问题以书面形式报分公司总经理室和营业单位总经理。第10页/共20页11单证管理工作流程第11页/共20页124.1重要空白保险单证的设计、印刷4.1.1重要空白保险单证的格式、设计必须严格按照总公司统一制定的格式印刷使用。4.1.2我司开办的地方险种或自行设计的保单，其保险条款、保单格式、联次等必须按总公司印制单证的要求，由分公司相关事业部、客户服务中心共同设计，设计样本报总公司相关部门审核批准后才能印制。分公司应选择资质优良的印刷单位承印地方性单证，并将确定的印刷单位报总公司销售管理部备案。第12页/共20页134.1.3分公司单证管理员根据已在使用的各类重要空白保险单证的实际用量和单证库存情况填写《重要空白保险单证领库申请》，由部门领导签字盖章后，传真至总公司销售管理部，同时在单证系统中作领库申请。4.2、重要空白保险单证入库、保管4.2.1收到印好的重要空白保险单证，分公司单证管理员必须会同相关人员，两人同时验收入库，及时将入库数登入分公司单证收发明细账，并录入单证管理系统，进货单与《重要空白保险单证领库申请》订在一起存档备查。4.2.2各营业单位单证管理员对重要空白保险单证的入库、发放、使用、销号、库存情况必须及时登入单证收发明细账和单证结报手册，并及时录入单证管理系统。第13页/共20页144.2.3单证收发明细账和单证结报手册由分公司客户服务中心单证管理员和营业单位单证管理员双方签字后启用，单证结报手册和单证收发明细账视同财务账本一样保管，不得有丢失、缺页和随意涂改现象，对记错帐的要用划红线加盖单证管理员私章改正。4.3、重要空白保险单证的管理、发放和领用4.3.1我司对重要空白保险单证实行分级管理，即分公司客户服务中心按照本管理办法负责对各营业单位的单证管理工作进行检查；各营业单位单证管理员按照本管理办法负责对本营业单位、办事处、直接业务和代理、预约保险业务的单证发放、回收和核销进行管理。4.3.2分公司单证管理员按照“定量控制、差额领用”的管理原则，对各营业单位单证管理员发放各类备用重要空白保险单证。并对单证签发部门的实际使用数量和库存数量进行检查。第14页/共20页154.3.3每周一是分公司客户服务中心发放单证的时间，各营业单位综合部或单证管理员要预计好一周单证的用量按时前来领取。如指派其他人员前来领取时，须在《单证领用表》中签字确认被指派人员姓名，因未按规定完善手续而导致不能领取单证，责任自负。4.3.4各营业单位单证管理员要根据业务发展的需要，掌握各类单证的使用情况和需求，提前30天上报需求数量较大的保单。4.3.5重要空白保险单证的领用、发放、核销由各级单证管理员负责办理。领用、发放、核销情况必须及时在单证收发明细账和单证结报手册中登记、签收，单证结报手册按办事处、直接业务和代理、预约保险业务分类设账，不同种类单证单独设立账页，不得混淆。第15页/共20页164.4、重要空白保险单证的签发、核销和归档4.4.1签发重要空白保险单证，必须准确、完整，与投保人提供的投保单或批改申请内容一致，并加盖相关印章（承保业务专用章或法人章、骑缝章）。4.4.2保险单证的核销营业单位单证管理员发放重要空白保险单证时应登记单证结报手册，并由领用人签领。收回单证时，单证管理员在单证结报手册作销号登记，同时在单证管理系统中核销。直接业务每次发放的单证不得超过一周的用量。营业单位单证管理员每周五对本周单证的使用情况进行一次核销，并按核销数量发放单证。各级单证管理员应充分利用单证管理系统的功能，每月做好未核销单证账龄分析。常用单证未核销账龄不得超过1个月，其它单证未核销账龄不得超过3个月。第16页/共20页174.4.3保险单证的作废对于填写错误或其他原因需要作废单证，必须各联加盖【作废】戳记，在单证结报手册登记后归入业务档案，不得擅自撕毁或缺联。对正常核销的单证转作废时，必须在单证管理系统中录入转作废的原因，如：注销、污渍、破损、打印问题等，严禁不作任何说明。4.4.4保险单证的注销对于已签发的保单如未收到保费等原因需注销，必须收回保单正本等签发的所有单证，保单各联加盖【注销】戳记，在单证系统中作转注销后归入业务档案，不得擅自撕毁和缺联。第17页/共20页184.4.5保险单证遗失、被偷盗和挂失对于因各种原因遗失或其他原因需要挂失的保险单证必须于发现后的24小时之内书面通知分公司客户服务中心，并由责任人在48小时内在《深圳特区报》或《深圳商报》上登报声明作废，并将作废声明报客户服务中心备案。代理、预约保险单位遗失保单，应由代理、预约保险单位书面通知营业单位的业务经办人或单证管理员，并办理登报声明作废手续。营业单位单证管理员将遗失保单报告及登报作废声明上报分公司客户服务中心。4.4.6保险单证的销毁对于因各种原因停用的重要空白保险单证，应及时收回、整理、处理销毁。第18页/共20页194.4.7