某省高速公路工程档案整理编制办法

XX省高速公路工程档案整理编制办法一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题1.文件的组成、整理办法不统一有些单位按照文件类型整理，如把“××桥梁中间交工证书”放在一起组成一个文件、把“K××—K××路基检验申请批复单”放在一起组成一个文件；

一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题1.文件的组成、整理办法不统一另外一些单位则按照施工工序整理，如将“××桥梁桩基中间交工证书、施工放样报验单、检验申请批复单、施工原始记录”等相关资料组成一个文件。

一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题2.文件及案卷的题名不规范

A.“××桥梁中间交工证书”，写的过于笼统，至少应该写成“××桥梁×#墩桩基中间交工证书”、“××桥梁×#墩立柱中间交工证书”、“××桥梁第×联箱梁预制中间交工证书”等B.“K××-K××路基填筑”，缺少文种名称，同时过于笼统，应该写成“K××-K××路基填筑第×层检验申请批复及附件”一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题3.案卷题名不够规范

A.普遍缺少对文种的描述如：“沈大高速公路第×合同段K××—K××路基填筑”，应该写成“沈大高速公路第×合同段K××—K××路基填筑中间交工证书、施工放样报验、检验申请批复等施工原始记录”，也可以写成“沈大高速公路第×合同段K××—K××路基填筑中间交工证书及附件”；一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题3.案卷题名不够规范B.出现“沈大高速公路第×合同段K××—K××路基填筑（一）”、“沈大高速公路第×合同段K××—K××路基填筑（二）”的情况，在档案管理中，应该尽量少用（一）、（二）这样的标示办法来区分案卷，应该是“沈大高速公路第×合同段K××—K××路基填筑第1—5层……”、“沈大高速公路第×合同段K××—K××路基填筑第6—12层……”。一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题4.卷内目录的格式及填写不规范A.绝大多数单位的卷内目录的格式都是自行设计，基本上不符合规范要求；

B.目录填写不规范：主要是“责任者”及“页码”填写不规范。一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题5.卷内备考表不规范“卷内备考表”应该统一格式，注明卷内的文件数量、页数及需要说明的问题，同时必须签署立卷人、检查人的姓名及日期。

卷内备考表一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题6.竣工资料管理当前存在的问题（1）工程质量验收签证资料不齐全；（2）竣工图文件编制不够规范；（3）施工验收原始签证资料格式不规范；（4）施工原始资料书写不规范；（5）施工原始验收签证资料填写不规范；一、我省高速公路工程竣工档案

存在的问题6.竣工资料管理当前存在的问题（6）资料收集跟踪、收集管理困难，管理不及时；（7）文件、档案分类及竣工资料编制规则不统一；（8）竣工资料编制时间长，效率低，费用高；（9）缺少采用信息化的管理手段，检索效率低；（10）工程资料检查手段落后，工作强度大，效率低。二、工程竣工资资料的重要意义义工程资料料、档案案是项目目建设全全过程（（从项目目立项到到竣工验验收）中中产生的的具有保保存价值值的与工工程建设设有关的的各类文文件资料料。工程程资料按按照交通通部《公路工程程竣工验验收办法法》等相关规规定的要要求需要要进行整整理编制制竣工资资料，向向竣工验验收委员员会提交交审查并并向档案案管理部部门移交交竣工资资料。编编制竣工工资料具具有以下下意义：：二、工程程竣工资资料的重重要意义义(1)竣工资料料是对施施工情况况的记录录，真实实反映了了工程施施工的全全过程，，反映了了工程的的内在质质量，特特别是对对于隐蔽蔽工程和和建成后后不易检检测的项项目更具具有唯一一的、不不可替代代的重要要价值。。随着国国民经济济的发展展和交通通运输事事业的需需要还要要对已建建公路项项目进行行改建或或扩建，，竣工资资料则是是为公路路管理部部门、养养护部门门重要的的管理参参考数据据，因此此资料整整理工作作就显得得更加重重要。二、工程程竣工资资料的重重要意义义(2)按照交通通部颁发发的《公路工程程竣工验验收办法法》的规定，，交工验验收必须须具备的的条件之之一是：：质量监监督部门门已完成成工程质质量检测测、检验验并编写写完成了了工程质质量鉴定定书。工工程质量量检验有有质量监监督部门门负责组组织，隐隐蔽工程程和建成成后不易易检测的的分项、、分部工工程，应应审查施施工、监监理单位位的原始始资料。。工程建建成后首首先要报报质量监监督部门门进行交交工验收收前的质质量鉴定定，质量量鉴定合合格后才才能进行行交工验验收。质质量鉴定定需要施施工、监监理单位位向质量量鉴定部部门提交交质量保保证资料料，质量量鉴定部部门把这这些资料料是否齐齐全、真真实作为为工程质质量管理理、检查查、评定定的一个个重要方方面。二、工程程竣工资资料的重重要意义义（3）竣工资资料在整整个项目目评定和和今后公公路养护护、改建建扩建中中占有重重要的地地位。资资料整理理是一项项系统性性强、要要求高的的工作，，如果平平时不注注意保存存、收集集和积累累原始施施工记录录、现场场检测数数据、来来往文档档，将会会使今后后的工作作陷于被被动局面面。三、竣工工文件的的整理落落后于主主体工工程进展展的原因因（1）业主、、监理和和承包单单位平时时不重视视内业资资料的整整理，往往往在工工程临近近结束时时才开始始整理内内业资料料；（2）各单位平时时的档案管理理基本上沿用用了文书档案案管理的方式式，工程临近近结束时整理理起来比较困困难；（3）工程实施过过程中，专业业化的施工队队伍调动频繁繁，如路基工工程的作业队队伍，在进入入路面铺筑时时已撤离现场场，一旦缺少少路基资料不不易整理齐全全；三、竣工文件件的整理落后后于主体工工程进展的原原因（4）工程管理人人员和档案管管理人员对相相互的业务不不熟悉，内业业资料整理过过程中的重复复返工现象经经常出现。（5）缺少信息化化技术手段进进行工程资料料的管理、利利用和竣工资资料的编制。。除了上述主要要原因外，其其他因素，如如各单位的管管理水平等，，也是决定内内业资料整理理水平的重要要方面。四、工程项目目管理与工程程资料、档档案管理的关关系工程项目管理理管理的核心心是“三控两两管一协调””，在工程项项目的管理过过程中，工程程资料和档案案是管理的依依据和信息来来源，没有建建立工程项目目的资料、档档案管理体系系，要实现工工程项目的核核心管理将无无从谈起，工工程资料、档档案管理是贯贯穿于工程建建设的整个生生命周期中，，传统的工程程资料、档案案管理是基于于人工的管理理过程，管理理效率低下，，资料、档案案检索、查找找和利用十分分不便，不利利于工程资料料、档案的再再利用。四、工程项目目管理与工程程资料、档档案管理的关关系在编制竣工档档案过程中需需要投入大量量的人力、物物力，编制周周期长，工作作量大，出错错率高，编制制完成的工程程档案基本上上只有纸质文文档，无法提提供作为信息息化基础的电电子文档资料料，很多的资资料、档案都都变成了死资资料、死档案案。传统工程资料料、档案的管管理基本上采采用手工管理理，存在着资资料、档案分分类和编制不不统一，管理理过程纷乱，，无法监控，，甚至发生资资料、档案丢丢失的现象。。如何解决工工程资料、档档案的管理、、利用和信息息化问题是当当前工程主管管部门、建设设单位、监理理单位和施工工单位所面对对的复杂问题题。YOURTITLEGOESHERE为进一步规范范我省高速公公路建设项目目（以下简称称项目）档案案的整理和编编制，我局根根据《中华人民共和和国档案法》、《科技档案归档档要求与档案案整理规范》、《公路工程竣工工文件材料立立卷归档管理理办法》等文件要求，，结合我省高高速公路建设设管理实际，，特制定本办办法。一、建设各方方责任二、项目文件件的收集三、项目竣工工文件的编制制要求和方法法四、文件质量量要求五、资料要求求六、项目档案案的整理与移移交一、建设各方方责任1.建设单位负责责指导施工单单位和监理单单位的项目档档案整理和归归档工作。2.监理单位负责责监理工作的的档案的整理理和编制工作作，同时负责责施工单位档档案的协调、、指导和检查查工作。3.施工单位按照照单元工程的的施工工序进进行整理和编编制档案。施施工单位须编编制四套工程档案案（其中原件件一套），监理单位编制制二套监理档案案（其中原件件一套）。一、建设各方方责任二、项目文件件的收集三、项目竣工工文件的编制制要求和方法法四、文件质量量要求五、资料要求求六、项目档案案的整理与移移交二、项目文件件的收集建设项目各阶阶段文件的收收集与各方责责任1.建设项目在施施、竣工阶段段形成的文件件，由各施工工单位负责收收集、积累其其承包项目全全部文件；项项目监理文件件由监理单位位收集、积累累。2.建设项目工程程文件的管理理，应列入项项目建设计划划、有关部门门的职责范围围内，施工和和监理单位应应有专人负责责组织人员进进行平时资料料的归档和竣竣工文件的编编制工作，各各项目指挥部部和总监办要要有相应的检检查、考核措措施。二、项目文件件的收集收集范围凡是反映与项项目建设有关关的重要职能能活动、具有有查考利用价价值的各种载载体的文件，，都应收集齐齐全，归入建建设项目成套套档案。收集时间各类文件应应按文件形形成的先后后顺序或项项目完成情情况及时收收集。一、建设各各方责任二、项目文文件的收集集三、项目竣竣工文件的的编制要求求和方法四、文件质质量要求五、资料要要求六、项目档档案的整理理与移交三、项目竣竣工文件的的编制要求求和方法总体要求1.各单位应指指定专人，，依照本方方法，及时时收集、整整理有关资资料，尽早早着手编制制竣工文件件。以免施施工后期因因人员分散散、资料流流失而影响响竣工文件件的编制质质量。2.编制竣工文文件要认真真负责，实实事求是，，确保竣工工文件的完完整、齐全全、准确，，达到真实实、全面地地反映工程程建设实际际情况的要要求。三、项目竣竣工文件的的编制要求求和方法总体要求3.竣工文件要要求字迹清清楚、图样样明晰、表表格整洁、、无涂改、、无复印、、签字手续续完备。4.文件中的文文字、数据据、图表均均须采用优优质纸张并并用激光打打印机打印印或用不褪褪色的黑色色或蓝黑墨墨水书写、、绘制。5.竣工文件中中的图表和和文字说明明，一律使使用国家法法定计量单单位和符号号。三、项目竣竣工文件的的编制要求求和方法文字和图幅幅1.文字和表格格要布局合合理、美观观。2.竣工文件中中的文字和和表格部分分，纸张统统一为A4（文字297*210）号纸或A3（表格297*420），竣工图图统一为A3纸，页边与与文字间隙隙为：装订订边不小于于25mm，翻口边20mm，天头25mm，地角20mm。3.施工照片、、监理照片片应分别编编排装入照照片档案盒盒，每幅照照片要有编编号、名称称、主题内内容、施工工与拍摄时时间。三、项目竣竣工文件的的编制要求求和方法竣工图表的的编制1.竣工图应能能全面、准准确反映竣竣工路线、、路基、路路面、桥梁梁、隧道、、涵洞、路路基防护、、互通式立立交工程、、安全设施施等的全部部施工实际际造型和特特征。竣工图章式式样2.施工图没有有变动的，，由竣工图图编制单位位在施工图图上加盖竣竣工图章作作为竣工图图；凡有一一般性图纸纸变更及符符合杠改或或划改要求求的变更的的，可在原原图上修改改，并加盖盖竣工图章章作为竣工工图。三、项目竣竣工文件的的编制要求求和方法竣工图表的的编制3.凡结构、工工艺、平面面布置等重重大改变的的，应重新新绘制竣工工图并加盖盖竣工图章章。4.重复使用的的标准图、、通用图可可不编入竣竣工图中，，但必须在在图纸目录录中列出图图号，指明明该图所在在位置并在在编制说明明中注明。。5.图纸可以按按297mm×210mm或297mm×420mm折叠；底图图不折叠，，平放在专专用底图柜柜内，大于于1号的底图也也可卷放装装筒。三、项目竣竣工文件的的编制要求求和方法施工文件的的编制1.施工文件编制的的步骤：按附表表一的类目顺序序逐项整理-按顺序分册装盒盒-编制文件目录-编写案卷题名-编写页码-编写总目录-审核-按流水号装订成成册。2.施工文件编制时时，工程质量检检验评定应以《公路工程质量检检验评定标准》为准，施工过程程中的检测数据据、方法、频率率必须与现行的的施工规范、设设计规范、试验验检测规程相符符。3.各施工、监理单单位的档案要按按单元工程的施施工工序进行整整理和编制档案案。档案资料要要做到详细、齐齐全。它分为单单位工程、分部部工程和分项工工程。单位、分分部、分项工程程的具体划分，，按《公路工程质量检检验评定标准》（JTGF80/1—2004）执行。三、项目竣工文文件的编制要求求和方法案卷的组卷1．案卷内必须有有案卷目录，卷卷内目录应按文文件组装的内容容打印详细（目目录名不得重叠叠），并标明页页码，方便查找找，对空缺的项项目在目录表中中仍应反映出来来，并在备注栏栏中加以说明。。2．案卷题名，案案卷题名既要简简明扼要，又要要全面反映卷内内的内容，并说说明具体的位置置、内容或项目目名称。所有的的资料不能有相相同的案卷题名名，应包括公路路工程建设项目目的名称、起讫讫里程、单位工工程（含分部、、分项）名称及及文件名称，如如属桥梁、隧道道等工程项目，，还应同时标明明结构、部位的的名称，案卷题题名应能准确反反映出案卷的基基本内容。三、项目竣工文文件的编制要求求和方法案卷的组卷例1:沈大高速公路第第一合同段K××+××××～K××+××××路基工程K××+××××～K××+××××路基土方工程分分项工程开工申申请、中间交工工证书，施工放放样单、清淤填填筑、原地面处处理、路基填筑筑第一层至第五五层检验申请批批复、分项工程程评定等施工原原始记录三、项目竣工文文件的编制要求求和方法案卷的组卷例2：沈大高速公路第第一合同段K×××+×××～～K××+××××路基工程K×××+×××～K××+××××××大桥0#台工程分项项工程开工申请、、中间交工证书书、施工放样单单、中间检验批批复单、分项工程评定等等施工原始记录录三、项目竣工文文件的编制要求求和方法案卷的组卷例3:沈大高速公路第第一合同段K××+××××～K××+××××路基工程K××+××××～K××+××××钢筋原材料监理理抽检报告（1）编制单位，是是指案卷形成单单位；（2）编制日期，是是指案卷形成日日期；（3）保管期限，填填写其划定的保保管期限；（4）密级，依据保保密规定填写；；（可以不填写写）（5）档号，填写档档案分类号和案案卷顺序号。图例三、项目竣工文文件的编制要求求和方法案卷的组卷卷内文件目录由由下列项目组成成：（1）顺序号，填写写文件排列的顺顺序号，用阿拉拉伯数字从1起依次标注；（2）文件编号或图图样图号，填写写文件材料的原原始编号或图号号；（可以不填填写）（3）责任者，填写写文件材料的直直接形成部门或或主要责任者，，可采取通用的的标准简称；（4）文件题名，应应填写文件材料料标题的全称，，没有标题或标标题不能说明文文件材料内容，，应自拟标题；；（5）日期，是指文文件材料的形成成日期；（6）页次，填写每每份文件首页上上标注的页号，，最终件注起止止号。页号的编编号方法是在有有文字和图样材材料正面的右下下角、反面的左左下角填写页号号。如所归档文文件属符合档案案保管要求的成成本成册的材料料，已编有页号号的只需在卷内内文件目录页次次中填写册数。。卷内目录图样册内照片目录图图样三、项目竣工文文件的编制要求求和方法案卷的组卷文件题名例1：（1）K××+××××～K××+××××路基工程K××+××××～K××+××××路基土方分项工工程开工申请、、中间交工证书书（2）K××+××××～K××+××××路基工程K××+××××～K××+××××清淤填筑施工放放样报验单（3）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××清淤填筑检验申请请批复（4）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××原地面处理施工放放样报验单（5）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××原地面处理检验申申请批复（6）K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××路基第一层填筑施施工放样报验单三、项目竣工文件件的编制要求和方方法案卷的组卷文件题名例2：（1）K××+×××～K××+××××××大桥0#台工程中间交工证证书（2）K××+×××～K××+××××××大桥0#台1号钻孔桩施工放样样报验单（3）K××+×××～K××+××××××大桥0#台1号钻孔桩桩孔检验验申请批复三、项目竣工文件件的编制要求和方方法案卷的组卷文件题名例3：（1）××监理工程师×年×月—×年×月监理日记（2）K××+×××～K××+×××路基工程第××驻地办监理工地指指示、现场指令（3）K××+×××～K××+×××沥青监理抽检试验验三、项目竣工文件件的编制要求和方方法案卷的组卷卷内目录排列在卷卷内文件材料的首首页之前。备考表排列在卷内内文件材料的尾页页之后。其内容应应标明卷内文件材材料的件数、页数数以及在组卷和案案卷使用过程中需需要说明的问题。。案卷的编制单位应应当按照工程进展展的顺序，对案卷卷进行系统排列，，并用铅笔在封面面和卷脊编写案卷卷流水号，根据有有关保管期限的规规定，将组成的案案卷划分为永久、、长期、短期三种种保管期限，并依依据交通部有关保保密规定，标明案案卷密级。三、项目竣工文件件的编制要求和方方法案卷的组卷3.页码：凡是文字和和图表（包括原图图目录中的卷内文文件材料），均要要编写页码，单面面书写的文件材料料在右下角编写页页码；双面书写的的文件材料，正面面写在右下角，背背面写在左下角，，案卷封面、卷内内目录、中间隔页页不编写页码。4.编制日期：填写案案卷内文件的起止止日期。5.保管期限：按国家家档案管理的有关关规定。6.密级：按交通主管管部门有关保密规规定执行。7.档号：填写档案的的分类号和案卷流流水号三、项目竣工文件件的编制要求和方方法案卷的组卷8.档案馆号、缩微号号不填写。9.案卷封面采用案卷卷外封面形式，外外封面印制在卷盒盒的正表面，式样样见附图。10.卷脊：填写档号、、案卷题名，式样样见附图。11.备考表：填写卷内内文件的件数、页页数以及在组卷和和使用过程中需要要说明的问题。三、项目竣工文件件的编制要求和方方法竣工文件装订1.装订顺序：案卷目目录-文件材料-备考表；2.案卷装订要求(1)竣工图按297mm*420mm规格装订。(2)案卷内不同尺寸文文件材料要折叠成成297mm*210mm的统一幅面。(3)装订时必须去掉金金属物，装订边和和下边取齐，采用用三孔一线装订在在文件左侧中部，，距订口边10mm，装订长度160mm。接头为死结，接接头在背后中孔。。(4)案卷封面、卷内备备考表分别粘贴在在装订好的文件材材料的封面和封底底，不露装订线。。三、项目竣工文件件的编制要求和方方法竣工文件装订3.卷盒、卷皮、各类类表格规格及制成成材料(1)卷盒外表尺寸为305mm(长)X220mm(宽)X40或50mm，用牛皮纸板双裱裱压制，外裱牛皮皮纸，无酸卷皮。。(2)案卷封面、卷内备备考表尺寸为297mm*210mm，采用70克白色书写纸或胶胶版纸。(3)案卷目录、卷内目目录等表格尺寸为为297mm*210mm，采用70克白色书写纸或胶胶版纸一、建设各方责任任二、项目文件的收收集三、项目竣工文件件的编制要求和方方法四、文件质量要求求五、资料要求六、项目档案的整整理与移交四、文件质量要求求1.字迹清楚，图样清清晰，图表整洁，，签字手续完备。。2.归档的文件材料不不得用易褪色的书书写材料（红墨水水、纯蓝墨水、圆圆珠笔、复写纸、、铅笔）书写、绘绘制。3.对于破损的文件材材料应托裱，对批批语、签注意见写写在文件装订线上上的，应予以粘贴贴补宽；各种大小小不一的文件应适适当补镶或折叠成成210㎜×297㎜（A4）规格。4.不易保存的文件应应复制，复制件放放在原件后立卷；；电传文件也应复复制归档，并加以以说明。一、建设各方责任任二、项目文件的收收集三、项目竣工文件件的编制要求和方方法四、文件质量要求求五、资料要求六、项目档案的整整理与移交五、资料要求(一)竣工图内容文字资料要求各类总结、报告、、正式文件严格按按国家公文管理办办法执行。并参照照如下规定：各种种特殊字符用国标标宋体，文件标题题名用2号方正小标宋体；；文件编号用4号仿宋体，文件内内容、说明及