专门档案管理学讲义

专门档案是指人们在从事各项专业工作活动中直接形成的记录特定对象的专门内容，具有专门的文件格式、名称和形成规律，从专门档案做为一个整体与其它文书档案、科技档案相比较，其主要特点就体现在一个“专”字，在上面的定义中就介绍了它的几个主要的特点，就是具有专门的内容、专门的文件格式、专门名称、专门形成规律、专门的整理方法和管理方法。这些特点，都是1、来源上的专业性。专门档案只限于产生某些专业部门、专业2、内容上的专指性。专门档案的内容是专门揭示某个专门问题的，是某个专门问题的历史记录。专门档案对其他方面的内容具有3、文件材料形成上特殊性。文书档案的形成是有严格的手续和一定的程序的。而专门档案产生于各专业部门的内设机构或个人之会计凭证、报表、帐簿、病历等的文件格式均有统一规格，有各自5、整理方法上的独特性。由于各类专门档案的不同点，因此各专门档案的种类繁多，曾有专家做过统计，据说有近五百种，基本上每个专业职能部门都有自己的专门档案，我们比较熟悉的有诉讼档案、病历档案、教学档案、审计档案、公证档案等。另外，也有一些专门档案是各个单位所共有的，如会计档案、人事档案、照片档案、音像档案、家庭档案等。因为专门档案的种类繁多，限于时间关系，我不能一一与在家学习，我今天主要就会计档案和照计档案管理讲义会计档案是企业、事业单位和机关、团体、部队等在经济管理和会计核算工作活动直接形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表的专门文件材料。它是记录和反映单位经济业务的重要史料和依据。 (1)会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。(2)会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。(3)会计报表。会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件，主要有主要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明(4)其他会计核算资料。其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。产生和发展的，各行政和形成大量的会计，立卷集中凡具有保存和利用价值收支说明、财务情况分析、财会工各种往来文书、重要的银钱契及会计凭证、会计帐簿、会计是我们在整理会计档案时，必：应该像文书档案部门一样，搞档案材料分门别类地放到平时并或者是人员变动，应将其会或者半年收集一次。三、会计档案的整理的零散的会计档案材料持会保存价值，便于科学持会计凭证、会计帐簿装订，一般地说，要充分利用、报表进行必要的加工整的。比如：有些虽然已装，这样我们还是要拆封重办人员一起研究，共同拆凭证号、缺少凭证等情况。因此，在凭证整理前应将凭证按日期、左上角让出来，以便证，一般不能直接装角，装订的方法有两孔孔一线的装订法。装订凭证钻或电钻打两个针眼，实行两只要每年编大流水类位会计、民政会计、计育会面，除单位会计凭证比较多(一般财政所每年有三四十本)，其它的数量都比较少(一般一年只有几本)，在这种情况下，我们建议除单位会计凭证每年编流左至右依次排列，同时对以便今后年度会计凭证的架上要制作标签，注明名证中的一些重要的材，这些材料清理出来以后，都要重新装订、重新组卷，这些材料即不能放报表里立卷，又不能放帐簿里立卷，更不能放凭证立卷，那么放到那里立卷呢，各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。其基本要求是：(1)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。(2)活页账簿装订要求：a．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。b．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章。(3)账簿装订后的其他要求：a．会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。b．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)d．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按年度报表数量比较少，也可以季报、月报分卷，但又考虑一年了解决这个矛盾，我们认以把一至二年的年报，该进行修补，对长表再进行装订。定为永四、会计档案的保管和利用《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：AB移交日期；C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。②会计档案的保管要求。来为两个方面，一多展开分析。主要整齐全。降理，会计档案要交综合档案室集中③会计档案的利用。A．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。B．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。C．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。D．借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别年、20年和25年6种。会计档案的保如：1996年度终了日为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。五、会计档案的鉴定销毁(1)会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。(2)机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。(3)会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。(4)销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财政部门、审计部门共同派员参加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备照片档案的整理照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为反映方式的有保存价值的历史记录。照片分为传统照片和数码照片，传统照片档案通常由底片、纸质照片和文字说明三部分组成。照片档案的这三个部分是相辅相成、不可分割的整体。数码照片档案指用数码照相机、扫描仪等设备以数码形式存储在存储器中的静态图像文件。数码照片可冲洗为纸质照片，但也要二、纸质照片档案的整理1、整理的原则：有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、有利于提供利用。该原则包括三层含义：一是有利于保持照片档案的联系。主要是要保持同一类、同一组照片间的联系，把相同或相近的照片组为一卷，把不同的照片分开；要保持照片与其他文件材料的联系，主要通过参见号(是与本张照片有着密切联系的其它载体档案的档号)说明，保持照片与其反映的会议、活动等文书、科技、专业文件材料的联系。二是有利于保管照片档案。主要是指：底片与照片保管要求不同，应分别组卷，底片与照片的装具、固定方式等方面都应适应其保管条件，照片及底片档案装具应尽量遮住光线，以防紫外线等光线对档案的损害。三是有利于利用照片档案，主要是要注意照片的成套性，即照片及其底片、文字说明缺一不可，应将同一内容的照片组为一卷，并编写说明，注明与其相关的照片、文字材料的参见号，照片的保存期限一般应与其相对字材料一致。照片的分类，就是按照片的来源、内容、时间等不通常，照片在同一全宗内按保管期限—年度—问题进片分到相应保管期限中，再按问题进行分类。跨年度且不可分的照片分类，可按保管期限—问题—年度进行分类。按这种分类方案进行分类主要是难以区分年度。一般采用流水号编号法，其编号格式为：全宗号—案卷号—顺序号。这种编号法的优点是照片的顺序号在相册内自成一体，符合习惯，便于插入新的照片。全宗号是档案馆给立卷档案的代号。案卷号是指在某一全宗内相册从“1”开始的顺序编号。顺序号是照片在相册内排列时从“1”开始的顺序编号。4、文字说明的填写作为照片档案的照片，必须要有文字说明，否则就不能弄清楚照片上记录的信息的具体内容，不便于利用。具体举例说明单张照片档案文字说明的填写：题名：国家档案局原副局长刘国能同志视察新化县档案馆摄影者：张三局长刘国能同志(左二)在市档案局局长袁洪清(右二)、县