企业档案管理制度6

1企业档案管理制度为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。2.适用范围本制度适用于某某公司。3.职责与权限3.1.1建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3.1.2收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；3.1.3负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；3.1.4负责管理公司档案室，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；3.1.5负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。3.2事业部的行政部：3.2.1定期向行政部移交证件、合同或文件资料原件或复印件；3.2.2负责本事业部文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；24.档案与档案管理的定义4.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。4.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统动。5.档案管理5.1档案资料的收集5.1.1各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分交。5.2档案资料的日常管理：5.2.1电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；5.2.2文件、合同资料要登记详细信息，并录入内部管理系5.2.3文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件5.3.1借阅档案要履行借阅手续，统一在办公内部管理系统请表”，走3完所有内部管理系统流程后向行政部借阅。5.3.2借阅的档案交还时，必须由双反当面点交清楚，如发现遗失或损坏，行政部应立即向上级报告。5.3.3借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须5.3.4借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.4.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁5.4.2执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不。最后，行政部把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。6.档案管理细则6.1档案资料的归档范围 (1)公司重要的证件原件及复印件等； (2)公司对内及对外发出的公文； (3)公司与其他单位来往的文书及权益文书等； (4)公司重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、4领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； (5)反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； (6)公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； (7)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； (8)外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料； (9)各种实物档案； (10)其他具有利用和保存价值的文件资料。6.3档案资料的归档要求6.3.1归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。6.3.2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件实际需要留由经办部门归档。6.3.3声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要完整的特殊情况下可归档拷贝件。6.3.4电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，5并做好电子文件存储设备信息的备份工作。6.3.5各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。7.档案资料的归档时间7.1即时归档：下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档：7.1.1公司规定的密级文件；7.1.2重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；7.1.3合同、协议书等正本及过程资料；7.1.4其他认为需要即时归档的资料。7.2定期归档7.2.1事业部行政部应在每季度前整理归档当季度文件，并编制档案移交清单，一并交给行政部保管；7.2.1各部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交行政部；8.档案交接档案移交公司的流程8.1移交档案前，移交部门应对档案中存在破损、字迹扩散短不齐的文件折叠理齐。8.2移交档案中书写文字采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。6正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依8.4经行政部检查文件或档案后，移交部门编制移交清单，行政部根据移交清单，查收案卷与文件；8.5双方在确认移交的档案完整、齐全且符合公司要求后，移交部门提供纸质移交清单及电子档移交清单给行政部，并且，双方在移交清单上(一式两份)签字，各保存一份；9.档案保管9.1档案编号9.1