现代办公技能 模块四

现代办公技能（模块四）高职高专计算机系列知识目标掌握电子表格的基本概念，中文Excel的功能、运行环境、启动和退出掌握工作簿和工作表的基本概念，工作表的创建、数据输入、编辑和排版掌握工作表的插入、复制、移动、更名、保存和保护等基本操作掌握单元格的绝对地址和相对地址的概念，工作表中公式的输入与常用函数的使用掌握数据清单的概念，记录单的使用，记录的排序、筛选、查找和分类汇总掌握图表的创建和格式设置能力目标熟悉Excel2010的窗口布局及选项卡命令的位置掌握数据智能填充方式掌握数据表的格式化的方法掌握数据处理的方法：排序、筛选、分类汇总、数据透视表掌握创建图表的方法及图表格式化

Excel是MicrosoftOffice中的电子表格程序，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。Excel2010，可以通过比以往更多的方法分析、管理和共享信息，从而帮助用户您做出更好、更明智的决策。全新的分析和可视化工具可帮助用户跟踪和突出显示重要的数据趋势。可以在移动办公时从几乎所有Web浏览器或

Smartphone

访问重要数据。用户甚至可以将文件上载到网站并与其他人同时在线协作。无论是要生成财务报表还是管理个人支出，使用Excel2010都能够更高效、更灵活地实现目标。Excel2010简介制作表格制作图表数据管理公式与函数科学分析网络功能Excel2010的主要功能快速、有效地进行比较从桌面获取更强大的分析功能节省时间、简化工作并提高工作效率Excel2010的新特点

临近岁末，公司人事变动较大，办公室周阳主任让钟苗整理制作一份各部门最新的员工档案资料表。由于公司办公自动化推行时间不长，各部门的负责人手里的员工档案的整理方式各不相同，甚至研发部门交给钟苗的居然是临时手写的员工档案。钟苗将各部门的资料收集起来后打算借助Excel2010的强大功能将资料整合起来。任务描述

打开电脑，鼠标单击“开始”按钮“

”，在弹出的“开始”菜单中选择并单击“所有程序”，在程序列表中选择“MicrosoftOffice”下的“MicrosoftExcel2010”命令。启动Excel2010Excel2010的基本工作界面

打开Excel2010后，其基本工作界面与前面介绍的Word2010的界面很相似，包含标题栏、编辑栏、行标与列标、活动单元格、拆分条、滚动条、工作表标签这几个重要组成部分。（1）标题栏

显示正在编辑的工作簿的名称，在excel启动时，会自动产生一个名为“工作簿1”的新文档，标题栏的左边是快速访问工具栏，右边是“最小化”、“最大化/还原”和“关闭”按钮。（2）编辑栏

用于输入和修改工作表数据。（3）行标与列标

用来表示单元格的位置，如A1表示该单元格位于第1行、第A列。每个工作表可分为1048576行和16384列。（4）活动单元格

表示当前正在操作的单元格，由黑色边框标记，所在行列处于高亮状态。（5）拆分条

分为水平和垂直拆分条，用来分割窗口。（6）滚动条

分为水平和垂直滚动条。单击滚动条上的箭头可以使工作表的显示区域进行相应的移动。（7）工作表标签

工作簿内的工作表由不同的工作表标签来标记，位于工作簿窗口的底部，默认标签为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”。保存工作簿

单击快速访问工具栏上的“保存”按钮

，弹出“另存为”对话框。指定文件保存的路径，在文件名所在文本框中输入要保存的文件名即可，单击“保存”按钮。重命名工作表

右键单击工作簿窗口下方的工作表Sheet1，在弹出菜单中选择“重命名”命令，输入“研发部”，按“Enter”键确认，这样就将Sheet1重命名为“研发部”了。注意事项：

我们可以对当前工作簿中的工作表进行插入、删除、重命名、移动、复制等操作，特别要注意的是工作表的删除是不可撤销的，一定要谨慎。单元格的基本操作

（1）删除单元格、行或列

删除单元格是从工作表中移除选定的单元格以及数据，然后调整周围的单元格填补删除后的空缺。操作如下：选中需要删除的单元格、行或者一个区域，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“删除”下拉按钮，选择相应操作。其中“删除单元格”选项会弹出“删除”对话框，由右侧单元格左移，下方单元格上移，整行和整列四个选项。单元格的基本操作

（2）插入空白单元格、行或列

插入新的空白单元格、行或列，操作如下：选定要插入单元格、行、列的区域，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“插入”下拉按钮，选择相应操作。单元格的基本操作（3）移动行或列

选中需要移动的行或列，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“剪切”按钮，然后选中需要移动到的区域的第一个单元格进行粘贴命令。（4）移动或复制单元格

选定要移动（复制）单元格，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“剪切”（“复制”）按钮。然后在选择粘贴区域左上角的单元格进行粘贴。单元格的数据类型

单元格的数据有类型之分，常用的数据类型分为：文本型、数值型、日期/时间型、逻辑型。

（1）文本型

该类型由字母、汉字数字和符号组成，默认显示处于单元格的左侧。

（2）数值型

由数字0~9和+、-、（、）、E、e、/、$、%以及小数点“.”和千分位符“,”等字符构成。默认的数值型数据显示在单元格的右侧。单元格的数据类型

（3）日期/时间型

输入日期/时间型数据要遵循Excel的内置格式，常见的时间/日期格式为“yy/mm/dd”，“yy-mm-dd”、“hh:mm[:ss][AM/PM]”，如“2016年1月1日”可以输入“16-1-1”，系统自动识别并显示内容为“2016/1/1”，通过单元格格式设置可以显示为“2016年1月1日”。

（4）逻辑型

逻辑判断型数据，TRUE、FLASE，如在单元格输入“=1=1”，则显示结果为TRUE，逻辑型数据默认显示在单元格正中。单元格数据输入

在单元格中输入数据通常有两种方法：

（1）单击要输入数据的单元格，直接输入数据，这种方法可以在工作簿窗口的编辑栏中进行。

（2）双击要输入数据的单元格，在单元格中直接输入数据。通常情况下，输入到单元格中的内容排列在一行上，超出的部分可能覆盖右侧的单元格。文档保护

在“文件”选项卡下的信息栏，可以设置文档加密，防止他人获取相关数据。单击用密码进行加密，弹出“加密文档”对话框。

文档保护

还可以对工作簿结构、工作表单元格的进行锁定，防止他人修改。

钟苗所在的人力资源部门决定派她去上海总部参加为期两天的新人力资源客户管理软件使用培训。学成归来，钟苗一共花费了约800元，她需要制作一份差旅报销单去公司财务部门报销。任务描述

（1）设置单元格和数据格式

在单元格输入数据时，系统一般会根据输入的内容自动判断数据的类型，字形、大小、对齐方式等数据格式，用户也可以根据需要对其重新设置。步骤如下：选中要设置格式的单元格，在“开始”选项卡的“单元格”组中单击“格式”下拉按钮，选择“设置单元格格式”选项，或者选中要设置格式的单元格后右键单击鼠标，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，在设置单元格格式窗口的“数字”选项卡中，我们可以设置单元格数据的类型。工作表格式化工作表格式化（2）设置边框和底纹

在设置单元格格式窗口的“边框”选项卡中，可以设置所选区域单元格的边框。工作表格式化（2）设置边框和底纹

在设置单元格格式窗口的“填充”选项卡中，可以设置所选区域单元格的填充效果，这里可以选择填充单色、渐变效果和图案样式。工作表格式化

（3）设置条件格式

当指定条件为真时，系统自动赋予单元格的格式，如字体的颜色和单元格底纹。工作表格式化

例如：要设置销售指标完成度超过120%的季度使用红色字和浅黄色底纹，选择F3:F6单元格，选择“开始”选项卡下的“样式”组中间的条件格式下拉菜单的“突出显示单元格规则”，再选择“大于…”工作表格式化工作表格式化

在弹出的“大于”对话框中设置条件为“120%”，在“设置为”下拉菜单中选择“自定义格式”选项，设置字体颜色为红色，填充色为浅黄色。工作表格式化

在弹出的“大于”对话框中设置条件为“120%”，在“设置为”下拉菜单中选择“自定义格式”选项，设置字体颜色为红色，填充色为浅黄色。

（4）设置单元格样式

单元格样式里集合了多种预设格式，包括数字格式、字体格式、字体种类、大小、对齐方式、边框、图案等。利用单元格样式快速设置单元格的格式可以提高工作效率。工作表格式化

选中单元格区域后，在“开始”选项卡下的“样式”组中间的“单元格样式”下拉菜单中选择需要的样式即可。工作表格式化

（5）套用表格样式

使用系统预设的“套用表格格式”功能，可以快速的对工作表进行格式化，美化表格。系统预设了56种表格格式。工作表格式化

选中单元格区域后，在“开始”选项卡下的“样式”组中间的“套用表格格式”下拉菜单中选择需要的格式即可。工作表格式化

公式以“=”开头，用运算符把常数、函数、单元格引用等连接起来成为有意义的表达式。输入完成后按回车键确定，则在单元格中显示计算结果。形式为“=操作数和运算符”。其中操作数为引用的单元格、区域、函数和常数，运算符包括算术运算符，文本字符运算符、关系运算符和引用运算符。标准公式

在公式输入完成后，Excel会自动检查公式是否正确，如果公式存在错误，则在单元格中显示错误值，在单元格的左上角出现绿色三角箭头，选择单元格后，单元格左侧出现

按钮，可以根据需要来进行更改。（1）#DIV/0!：被除数为零。（2）#N/A：数值不能被公式或函数使用。（3）#NAME?：文本不能被公式或函数识别。（4）#NULL!：交叉引用的区域不想交。（5）#NUM!：公式或函数中有无效数字值。（6）#REF!：单元格引用无效。（7）#VALUE!：使用了错误的参数或操作数类型。（8）########：列宽不够或使用了负的日期或时间。公式中通常出现的错误显示（1）求和函数SUM格式：SUM(number1,number2,…)功能：返回参数所对应的数值之和。（2）求平均值函数AVERAGE格式：AVERAGE(number1,number2,…)功能：返回参数所对应数值的算术平均值。说明：该函数只对参数中的数值求平均数，如引用的区域中包含了非数值型数据，则不会计算在内。Excel常用公式（3）求最大值函数MAX和求最小值函数MIN格式：MAX(number1,number2,…)、MIN(number1,number2,…)功能：用于求参数表中对应数字的最大值或最小值。（4）取整函数INT格式：INT(number)功能：返回一个小于number的最大整数。（5）四舍五入函数ROUND格式：ROUND(number,num_digits)功能：返回参数所对应的数值之和。Excel常用公式（6）根据条件技术函数COUNTIF格式：COUNTIF(range,criteria)功能：统计给定区域内满足特定条件的单元格数目。（7）条件函数IF格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)功能：根据条件logical_test的真假值，返回不同的结果。若logical_test的值为真，则返回value_if_true；否则，返回value_if_false。Excel常用公式任务完成效果

由于一季度的公司员工意见研讨会上提出了改变公司发布工资单过于简单笼统的现状，钟苗授命设计一个新的工资表，兼顾员工需求简单整洁、条理清晰，又要满足企业领导宏观上的掌控。任务描述

根据销售经理要求筛选出销售部员工的工资情况，并将工资最高的一项添加红色底纹。将鼠标定位于要进行筛选的数据区域，选择“数据”选项卡的“排序和筛选”组，单击筛选按钮。工资表筛选

在部门列选中筛选标志

，勾选销售部前面的复选框，按确定按钮完成筛选。筛选结果如图。

这里我们看到“部门”列的筛选标志出现了变化，变成了

。工资表筛选

选中筛选出来的实发工资列区域，选择“条件格式”下拉菜单中的“新建规则”项。选择“仅对排名靠前或靠后的数值设置格式”类规则，并将前10改成前1，设置单元格填充红色。工资表筛选

根据老板的要求筛选出女性全勤的职工和男性未全勤的职工。

分析老板的要求，即需要筛选出性别为男且出勤天数少于23的职工名单和性别为女且出勤天数等于23的职工名单，这里我们选择使用高级筛选。

首先写高级筛选的条件，选中C25单元格，输入“性别”，选中D25单元格，输入“出勤天数”，在C26:D26分别输入“男”、“<23”，在C27:D27单元格分别输入“女”、“=23”。然后将鼠标选中数据区的任一单元格，如鼠标选中H14单元格，单击“数据”选项卡的“排序和筛选”组的高级按钮

，弹出高级筛选对话框，这里我们发现列表区域已经自动选好了，即要进行高级筛选的数据区域，设置条件区域为$C$25:$D$27，单击确定完成高级筛选。工资表筛选（高级）工资表筛选（高级）特别需要注意的是，在书写条件的时候，条件名称需要和表中的数据列名称一致，列和列之间的关系是同时满足，每一行代表一个条件。

接下来我们对公司员工工资做分类汇总，汇总出男女员工的平均工资和部门间的平均工资。这里要特别注意的是执行分类汇总之前应先对分类项进行排序。

分类汇总

选择A3：P23区域，单击数据选项卡下的排序按钮。在弹出的排序对话框中，主要关键字选择性别，点击确定。

排序完成后，选择A2：P23区域，单击分类汇总按钮。在弹出的分类汇总对话框中，分类字段选择性别，汇总方式选择平均值，汇总项选择实发工资，点击确定。分类汇总

单击隐藏明细数据按钮，汇总结果如下：分类汇总

参照上述步骤，对各部门职工的平均工资进行分类汇总，结果如下：

选择表单“数据透视图数据”，单击“插入选项卡”下的数据透视表按钮。创建数据透视表和数据透视图

在弹出的创建数据透视表对话框中选择数据透视表的区域，这里我们是A2:P23区域。单击确定按钮，在新工作表中创建数据透视表。

鼠标单击图表1，出现的数据透视表字段列表。创建数据透视表和数据透视图

在字段列表中分别勾选，部门，性别，实发工资复选框即可。创建数据透视表和数据透视图

不知不觉钟苗已经在公司工作半年了，由于工作努力，多次受到领导的表扬。临近年关，钟苗需要向总经理提供一份公司年度销售报表。任务描述

创建各月的销售状况图，选中A2：C14单元格，单击“插入”选项卡下的“柱形图”图标，在展开的菜单中，选择簇状柱形图。创建图表

单击图表工具中的设计选项卡，选择“布局1”，这里我们可以看到在图表中出现了“图表标题”，选中图表标题修改为“2014年度销售状况”，字体设置为华文隶书。

图表空白处右键单击，在弹出的菜单中选择“设置图表区域格式”选项，设置图表区域填充方式为渐变填充，效果为雨后初晴。创建图表创建图表创建图表

单击图表工具中的设计选项卡，选择位置栏的移动图表，将图表移动到工作表“图表中”。将图表放置于A1单元格区域，再将鼠标移动到图表的右下角，鼠标变成缩放状态，按住左键拖动，使图表处于A1：L13区域。创建图表

单击图表工具中的布局选项卡，选择标签栏中的数据标签，在展开的菜单中选择“数据标签外”选项。创建图表

创建月度净利润折线图，选中A2：A14，E2：E14区域，插入“带数据标记的折线图”。将该图表移动到工作表“图表中”，放在A14：H26区域，显示数据标签为“上方”。创建图表创建图表

为了方便对方更好理解图表传达的意思，可以在需要的时候添加一些文本注释，具体操作步骤如下：

（1）选择需要添加注释的图表，单击“插入”选项卡，插入需要的形状，如我们在这里插入一个“椭圆形标注”。

（2）在插入的图形中添加文本“单位：万元”，设置合适的字体和颜色。效果如图所示。创建图表常用图标类型

（1）柱形图。最常用的图表之一，用于展示一段时间内数据的变化，或用于对比不同项目。