某集团行政办公室工作流程

某集团政公室工流行政办公室作流程目

录第一部行政制度一、总那么二、办公场所治理制度、职员行为规范：、办公用品治理、固定资产治理、公用书报治理三、印章使用和治理制度四、上传下达制度、呈报、发文、收文、会议治理制度五、档案治理制度六、后勤保证治理制度、会议接待、车辆治理第二部流程、呈报流程、客户接待流程；、发文处理流程；、收文处理流程、办公用品采购流程、办公设备修理流程

、固定资产请购流程、印章刻制流程、印章使用流程10印章报废流程、档案归档、借阅流程12档案销毁流程13档案归档流程14合同治理流程；15会议治理流程16车辆治理流程第三部表格1办公用品请购单2固定资产请购单3办公设备报修申请单4印章使用申请表5印章刻制申请表6印章报废申请表7呈报单8收文处理单9会议打算审批表10、«会议预算金额表»11、«会议签到表»12、«档案归档登记表»13、«档案归档登记表〔总表〕»14、«档案借阅登记表»15、«档案销毁登记表»16、«用车申请单»17、«派车单»18、«车辆使用记录表»19、«车辆使行驶记录表20、«车辆登记卡»21、«车辆登记表〔总〕22、«燃油效率及油耗量结算表»23、«行驶事故处理报告书»

第一部分行制度〔一〕那么一、为加强公司行政事务治理，理顺公司内部关系，使各项治理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。〔二〕公场所治理度一职行规：①公司的职员都应具有开拓进取、爱岗敬业的精神，做到团结协作、诚实守信、遵纪守法。②待人接物态度和气，言行举止文明礼貌，接听语调温顺亲切。③增强时刻观念，提高工作效率和质量，上班时刻不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事，工作时刻不在网上玩游戏。④上班时刻做到精神饱满，外表穿戴端庄大方。⑤办公场所要保持整洁、卫生；保持寂静，不得高声喊叫、吹口哨、哼小调；不准在非指定地点抽烟。⑥严守纪律，服从大局，坚持工作请示报告制度，逐级负责，各司其责。⑦严格遵守保密纪律，杜绝泄密事故发生。二办用治：、办用采流填写申购单→行政办公室确认物品后按照相关规定、权限办理审批→采购→验收入库领用→办公用品的采购①请购人如实填写请«办用请单经部门责人签字后及时上交行政办公室。②所有办公用品的采购工作统一由行政办公室办理。③坚持集体采购制度急用现买散物品实行特事特办原那么批量贵物品由采购人员及有关领导全程参与采购工作。、办用的管①办公用品由行政办公室专员负责保管入批量的办公用品应及时入库储存办用品入库登记本上如实填写品名、规格、价格、数量等，并签字。②时期性使用或临时闲置的物品〔电暖器、电扇等善保管，随时待用。③每月月底进行办公用品库存盘点，确保账物相符。三固资治固资治总那：用负，理行。、固资的分准分企业的劳动资料其用年限价值大小分为固定资产和低值易耗品照家有关规定，列作固定资产一样应具备以下条件1单位价值在人民币200O元以上。、用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具，以及其他与生产经营有关的设备、工具器等不于生产经营紧设备的物品使期限超过两年的列作固定资产不符合上述条件的劳动资料，列作低值易耗品。、固资的建登与价①请购：由请购人填«定产购单。②审批：依次由部门总监、分管领导、财务总监及总经理审批。③购置：由归口行政办公室统一购置。④报帐：购置人凭发票和固资产请购单到财务部门报帐。⑤登帐产口部门应开设〝定资产及低值易耗品登记簿〞所资产予以登记并负

责到人。⑥建卡：行政办公室依照原始凭证及记帐凭证对符合固定资产标准的，建立固定资产卡片，一式三份财部留一份行办公室一份一份由资产使用部门储存(见请购流程图)。流程图：请购→审批→购置→报账→登帐→建卡3固资的理转、移盘和废①为保持固定资产的正常生产能力证固定资产的正常使用年限业须对固定资产进行定期或不定期的修理。②办公用品的修理统一归口有行政办公室负责，报修人必须先填«公备修请»，严格执行行政程序。③固定资产转让必须按规定办理转让手续让方式原那么上应实行有偿转让固定资产的无偿转让，由总裁审批。④固定资产在公司内部转移，必须办理固定资产内部转移手续，转移手续由转出部门办理，要及时变动固定资产卡片。⑤在清查固定资产时，发觉固定资产盘盈、盘亏，应查明缘故，及时办理有关手续。⑥固定资产的报废由使用和保管部门提出申请审批权限办理报废手续批之前，不得随意拆除或变价出售事实上物。三公书治1.行办公室负责统一订阅报刊志，集中收发和治理。2.公职员岗位所需的业务书籍人报请部门负责人和行政办公室裁核同意方能购买。3.所购买来的图书，一律到行办公室验收、登记、编号，并在发票上签字。需要阅读者，办理借阅手续。四、公司门禁治理规范1.外人员因公需进入公司先登记接洽部门或相关人员同意后给来访者指出接洽部门位置如接洽部门或相关员不在或有其他缘故不愿会见的台委婉拒绝请其外出。2.提的小件物品、信函、文件应由前台代收发，前台应及时预备做好收、发工作，并例行登记。3.以外来人员严禁进入公司：①携带易燃易爆及危险品的人员。②不明身份、衣冠不整的人员。③推销产品及收购废品的人员。④非洽谈公务人员，或是洽谈公务但拒绝登记检查者。⑤来访人员报不清受访部门及受访人者。4.接来访人员时部接待人员应加强保密意识客人翻阅办公桌的资料时应予以禁止。5.上时刻，集团总部人员原那上严禁接访客人，假设有专门情形，需向直属上司说明，经同意后在公司会议室会客，时刻不能超过十五分钟。〔三〕章使用和治制度一、公司公章、合同专用章、总裁章、副总裁私章由行政办公室统一治理，专人负责。二凡公司名义上报和下发行文的请示报告汇报通知等需先填写«章用请»经部门总监及总裁签字后方可用印；

三、因业务工作需要，如投标、报价、做方案资料、更换银行帐户等需用行政印章时，先填写印使用申请表经门总监字后方可用印。四、用合同专用章，必须经分管领导确认、总裁审核并同意方可用印。五、严禁启用公司行政印章为非本公司职员开具证明或介绍信。六印治理人员必须保证印鉴的绝对安全和正确使用止印鉴盗用或滥用及作好用印记录。七、印章的刻制必须填写«印刻申表报必须填«印报申表。〔四〕传下达制度一呈1.发人填写«报单。2.部负责人签字及相关会签部负责人签字。3.总问签字。4.副裁签字。5.总签字后返回发起人处，有起人办结汇报具体工作进程并记录和完成归档工作。总原那么为，逐级报、不要越级、通过行政办公室的呈报由行政办公室负责跟踪、回复、归档；没有通过行政办公室的呈报，由呈报人负责跟踪；暂由部门归档；在规定时刻内〔每月底〕统一归交行政办公室存档；二发发文一样应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件发文应先用公«呈单填写。力避意发文。1.公内部发文:拟稿人→责任部门负责人初及相关部门责任负责人会签行政办公室核稿→行政总监审核→副总裁审核→总裁签发→行政办公室〔统一编号→打印→盖章→发文→备案〕2.对发:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章〔签字〕→发文→备案3.密分为〝绝密〞、〝隐秘〞〝隐秘〞。4.紧程度分为〝特急〞、〝急、〝平〞。5.文内容要求事实清晰、观点亮、条理清晰、文字精炼、用语准确。三收1.流行政办公室收文→登记行政办公室拟办→相关领导阅示→副总裁批示→总裁批示→行政办公室分送→相关部门承办〔催办、办结〕2.行办公室收文后及时填«收处单。3.协部门必须积极配合主办部完成文件处理。4.文的催办由相关办公室公室责，防止漏办或延误。5.严按照时限要求完成。6.文传递必须保证安全，完善收手续，防止文件遗失。7.文办理完毕后，统一交由行办公室指定专人保管、立卷归档。四会治会议是集团决议产生工作明确见交流的正式方式与场合集团会议区分为定期例会与非定期会议规定的人员必须准参与指人员务必作好会议记录与会人员遵守会议安排同时提高会议效率，会后请记录人员将会议纪要交予相关人员会签。

1、例会标准如下：会议名称总裁办公会议

时刻安排由总裁办公室通知

参加人员依照会议主题通知相关人员

会议内容依照经营及治理需要拟定

召集/主持人员总裁办公室

记录人总裁办公室每周一次，总裁办公例会

无专门情形，每周一上午10点

副总监及以上

各板块的日常经营治理工作汇报

副总裁

行政办公室准时召开企管部及战略经营分析会

每月一次，时刻待定

规划部相关人员、总裁办主任、财务总监、行政办公室相关人员下公

上月经营工作总结分及下月的工作打算展望

副总裁

行政办公室司相关负责人2、会议要求：①集团内会议由行政办公室具体安排行政办公室做好会议纪要并做好会签工作遇门情形，由行政负责人另行通知②与会人员不得无故出席如填会签表如不能出席者须向上级领导说明缘故并请假。③请与会人员将手机静音。④与会人员需于会前预备好会上需讨论和汇报的相关材料免无必要的时刻拖延缓作效率。〔五〕案治理制度一、目的为规范公司的文件材料的归档工作，完整、系统储存企业档案，制定本制度。二、适用范畴凡属本公司归档范畴的各种文件材料须依照公司规定要求向行政办公室移交实行集中统一保管。三、原那么2、档案及有关资料的接收、移等，要严格履行交接手续及审批制度。3、档案人员适时对档案资料进检查、清理、核对工作；如发觉问题，应当赶忙向领导报告，对破旧或褪变档案及时抢救。4、公司各部门档案人员应负责形成的文件材料积存、整理，并按要求向行政办公室归档。5、档案归档工作同意行政办公的监督和指导。6、档案治理工作实施责任追究度，对不按规定归档而造成文件材料缺失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或缺失的直截了当责任者，依法进行处理。

四、归档范畴1、公司在筹备、设立、运营及权变动及其他过程中形成的直截了当记述和反映公司活动的具有现实和长远考查价值的文件材料列入归档范畴。2、归档的文件材料来源：①本司内部形成的文件材料；②本司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司报的文件材料；③针本公司有储存价值的其它外来文件材料。归档的文件材料载体形式包括质件储电子文件的光盘软盘录录像带片、底片，实物及其他形式。五、归档分类1、行政治理工作形成的文件材〔1〕公司筹备期的可行性研究申请、批准，工商登记等证明材料，企业章程，董事会、股东会、监事会和部长层构成及变更。〔2〕股东会、董事会、监事会动及形成的相关记录、纪要。〔3〕综合性行政事务，文秘、要、保密、信访工作。〔4〕法律事务，政纪监察，公工作。〔5〕审计工作。〔6〕职员教育与培训工作。〔7〕后勤服务。〔8〕人事工作。2、经营治理工作形成的文件材〔1〕公司改革、经营战略决策〔2〕公司进展规划、各项目进打算，责任制治理，各种统计报表，公司综合性统计分析。〔3〕知识产权和商业隐秘治理〔4〕公司信用治理，形象宣传〔5〕商务合同正本及与合同有的补充材料，有关的协议、意向书，有关的资信调查等。〔6〕营销治理，市场调查与分，客户信息治理，广告宣传，产品销售，售后服务。〔7〕财务治理，资金治理，资治理，成本价格治理，银行贷款，会计治理。〔8〕招投标项目治理。3、业务项目工作形成的文件材〔1〕业务项目的筹备与形成。〔2〕业务项目的运行。〔3〕业务项目的保证与监督。4、会计工作形成的文件材料〔1〕会计凭证。〔2〕会计账簿。〔3〕财务报告及报表。〔4〕其他材料。〔5〕其它对国家、社会和公司储存价值的文件材料。5、以下文件材料应随时归档：〔1〕公司文；〔2〕应归的零散文件材料；〔3〕变更修改、补充的文件材料；〔4〕合同、协议等具有法律效的文档；

〔5〕公司机构变动和职工调动离岗等留在部门或个人手中的文件材料；〔6〕其他临时活动中形成的文材料。六、归档要求1、公司各部门秘书负责文件的集、整理和归档，并定期交公司行政办公室集中治理。任何人不得拒绝归档，档案保管人员及时登«档保表。2、归档的文件材料应完整、准、系统。文件书写和载体材料应能耐久储存。文件材料整理符合规范，不符合保管要求的文件材料应经修复后归档。3、归档的文件材料应为原件或有凭证作用的文件材料。4、非纸质文件材料应有文字说一并归档；外文材料应与中文翻译件一并归档。5、具有长期储存价值的电子文，必须同步制成纸质文件与原电子文件一同归档。归档的电子文件的收发登记表机名相关软件其说明等应与相对应的电子文件一同归档储存。7、文件材料一样归档一份。重的、利用频繁的和专门需要的可适当增加份数。8、多个单位合作完成的项目，公司主办的储存一套完整的文件材料，如协办那么储存与承担任务相关的一套正本。有合同、协议规定的，按其要求执行。9、档案人员负责检查归档文件料的完整与准确，并填写移交清册。重要项目的文件材料归档时应编写归档说明，并经项目负责人审核签字，有密级和查阅范畴要求的要专门注明。10行办公室负责检查档案的整理质量要时可将不符合要求的文件材料退回要求重新整理。11交双方应严格执行交接手续真核对移交清册双方经手人和部门负责人在移交清册上签字以备查找。12.档案借阅室必须如实填写«档借登表档案销时毁人必须如实填档销毁记»〔六〕勤保证治理度一会接1.接流程收到访问申请→了解客户信息→了解客户来访需求→制作客户接待安排表→接待客户的前期预备工作→进行客户接/车客户进公司接待参观安排→正式洽谈→就餐安排→其它安排→客户离开2.用程序1、各部门、中心在集团安排用须报总裁批准，并提早将用餐通知书送交办公室，由办公室统一安排。用餐通知书要列明来客单位、时刻、标准、人数。2、如遇专门情形，可口头请示同意后先用餐，再补办手续。3.用标准餐费标准分为A、B、C三个次酒水除外一客人用档，重要客人用B档，要客人为档。4.用后的核算1、所有招待用餐费用，接待部须及时报批，办理结算。2、对不符合手续、不按规定办的，一切费用由接待人承担。5.本须知1、必须注意接待费用支出项目接待用途及目的一致。2、接待费用开支，必须本着最支出、最大成果的原那么，合理接待，有效使用经费开支。二车治

1.车调配①依照工作需要，行政必须对所有车辆进行统一治理，填«车登记»需要用策的部门和个人必须先填写用车申请单由行政办公室请示集团总裁批准进行统一配备和调整，用车完成后如实填«派单上交行政办公室归档。②各单位负责人对本单位车辆的日常使用人员的安全教育及执行规章制度情形有治理责任。③集团外事用车集团会议及较活动用车办公室有权临时调度各单位车辆单位应服从和谐调度。④原那么上各单位不得相互借用车辆，专门情形须经集团分管领导批准。⑤24小内长途用车〔单程1公里以上的集团分管领导批准小时上的需报集团副总裁批准。⑥任何车辆外借必须经集团副总裁批准。2.安治理①驾驶人员必须严格遵守交通法规照车队的安排参加交通安全学习高驶技术保证车辆完好，杜绝事故发生。②对交通事故肇事者除经济处罚外将情节轻重开行事处报书»分给予书面检查、通报批判、停止驾驶、降薪等处理。③驾驶人员在车辆使用期间发生违章行为均由个人承担。3.修保养①车辆修理按规定填制申请单，部门负责人签字，走完审批流程后，到指定修理厂或4S店修理；②行政办公室人员负责对车辆进行不定期检查包括规定执行情形辆外卫生、一样保养状况等，检查不合格者，对当事者酌情给予惩处；4.驾人员治理集团领导及各分公司总经理配备工作专车有效驾照可由本人驾车驾需配司机的，由集团行政办公室统一调配。5.附那车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于集团行政办公室统一办理，所需费用按财务预算分别人帐；属于各分公司的，自行办理，费用自负。

第二部分行办公流程一客接流二、呈报程

备：文理格公呈单»

十七、车辆治理流程

第三部分行办公表格1.«办公用品请购单»2.«固定资产请购单»3.«办公设备报修申请单»4.«印章使用申请表»5.«印章刻制申请表»6.«印章报废申请表»7.«呈报单»8.«收文处理单»9.«会议打算审批表»10.«会议预算金额表»11.«会议签到表»12.«档案归档登记表»13.«档案归档登记表〔总表〕»14.«档案借阅登记表»15.«档案销毁登记表»16.«用车申请单»17.«派车单»18.«车辆使用记录表»19.«车辆使行驶记录表»20.«车辆登记卡»21.«车辆登记表〔总〕»22.«燃油效率及油耗量结算表»23.«行驶事故处理报告书»

附件1：申请部门：

办公用请单申请人：

日期：序号

物品名称

单位

数量

需用日期

估价单位

总金额

用途总金额部门负责人意见行政办公室意见副总裁审批总裁审批

附二：请购部门数量预购日期

固资请单请购人估量单价

资产名称规格请购事由行政办公室询价后举荐厂牌部门总监财务总监副总裁总裁

附件3：申报部门报修设备

办设报申单日期使用年限

经办人故障缘故副总裁审批总裁意见修理过程记录：修理单位：办理结果

修理人签字：修理结果：申报部门经办人签字：

附件4：印使申表文件名陈印章类别事

由经办人

部门总监

副总裁

总裁使用部门经办人

部门总监主管部门

附件5印刻申表类型全

称使用范畴事

由经办人

部门总监

副总裁

总裁使用部门经办人

部门总监主管部门

附件6：印报申表印章名称报废缘故经办人

部门总监

副总裁

总裁使用部门经办人

部门总监主管部门

附件：

湖南石磊文化播集团呈报单

题

附件8：收处单年

月

日收文

字

号

来文份数

附件情形来文机关

来文

字［］第

号标

题拟

办领导批示受文单位

接收日期

办理情形

承办人

退文时刻

附件9：会议打算批表申请人：

所属部门：

日期：部门

会议名称

主持人

时刻

地点

参加人员

会议预备记录填表说明:1、会议表中各项内容准确、完整，注明会议的名称、议题、时刻、地点、参加人员等；2、与上级导会议安排无冲突，如有冲突，必须服从上级安排；

附件10:部门：

类别

会议预算额审批表填表：预算内容参加部门

时刻：预算金额

备注会议场所租赁会议设备租赁会议所需物资明细会议用餐及用车会议用水果/烟/等其他费用会议地点、时刻会场联系联系人

附件11：会议签到会议名主题〕会议时会议主人部门/分公

要求与人员

会议地应到人时刻出人员〔签到

备注会议要求：、集团内会议由行政办公室具体安排，请行政办公室做好会议纪要并做好会签工作如遇专门情形，由行政负责人另行通知；、请与会人员将手机静音。、与会人员需于会前预备好会