公文及常用文种写作知识

公文及常用文种写作知识第一页，共五十六页，2022年，8月28日国家行政机关公文处理办法(2000年颁布）国家行政机关公文格式（2000年颁布）中国共产党机关公文处理条例（1996年颁布）公文写作相关法律法规2第二页，共五十六页，2022年，8月28日一、公文的格式和行文规则什么是公文？公文是党政机关处理党务政务、人民团体和企事业部门处理行政事务所使用的正式文字材料。3第三页，共五十六页，2022年，8月28日行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13类，14种。党的机关公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、请示、批复、公报、条例、规定、函、会议纪要等14种。公文的种类4第四页，共五十六页，2022年，8月28日（一）公文的格式根据规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。通常把它分为文头、主文、文尾三部分。5第五页，共五十六页，2022年，8月28日1、文头部分

位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。注意：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把“2001”写成“01”，让人误解为“1001”或“1901”等；括号要用六角括号“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；机密以上的公文要印文件份数序号；一般上行文需要标注签发人姓名。

6第六页，共五十六页，2022年，8月28日注意请示的格式

1、上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出的空白供上级机关批示文件使用。2、上报公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。7第七页，共五十六页，2022年，8月28日①标题标题：发文机关名称+事由+文种标题标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。采用字体字号为2号小标宋体。标识标题时除要注意美观、对称外，还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。8第八页，共五十六页，2022年，8月28日②主送机关即受文办理机关。要标识机关的全称或规范化简称。普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。主送机关标识在标题下空一行字位置。左侧顶格加冒号。9第九页，共五十六页，2022年，8月28日③正文是公文的主体和核心内容。正文在主送机关下一行字左侧空二个字标识。正文要求文字简练、明了，用词正确、概括，每自然段开始左侧空二个字书写。正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。但在标识词语中的序数词时，其数字标识仍采用中文大写。如“七上八下”、“五颜六色”等词。内容较多时，分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”、“”。10第十页，共五十六页，2022年，8月28日④附件

是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。如有附件，应在正文之后、成文时间（落款）之前注明附件顺序和名称。11第十一页，共五十六页，2022年，8月28日3、文尾部分①印章②成文时间③附注④版记12第十二页，共五十六页，2022年，8月28日①印章务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（调整行距或字间距解决）用印时要注意防伪。一是油墨防伪；二是控制印章盖章位置。要求印章与正文之间控制在3~5mm内盖章。也可控制在正文下一行字距范围内盖章。另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月日几个字上，防止空白印章。13第十三页，共五十六页，2022年，8月28日②成文时间成文时间，在国家行政机关公文中要标识为中文大写即“二○○一年十一月二十一日”，不能称为“2001年11月21日”。这是一个特殊要求。一般公文的年、月、日标识位置在图文右侧距右侧空4个字的位置标识。如遇到二个单位行文时，年、月、日标识则为左、右侧距版线均空7个字，居中标识××××年××月×××日。如碰到多个单位联合行文时则年、月、日标识应在右侧距右侧版线空二个字标识。印章不压年、月、日，印章与年、月、日间空一行字距标识。14第十四页，共五十六页，2022年，8月28日③附注

这一栏为在正文内无法表述的内容，但又需说明的事项，在附注栏标识。标识时加括弧，如“请示”文种中“联系人”、“联系电话”则可标为（联系人：×××，联系电话：×××××××××），或（此文限传达到县、团级）等。其标识位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标识。15第十五页，共五十六页，2022年，8月28日④版记其内容包括主题词、主送、抄送、印发说明等内容。版记一般应放在公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上。版记一般不编页码。但如遇正文同页则可编页，不同页不编页码。版记中每栏目间用黑色粗实线分割。16第十六页，共五十六页，2022年，8月28日A.主题词一份文件主题词不能超过5个。顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不加标点。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，就要先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标文种“通知”。另外，主题词表中没有的词，我们叫“自由词”，在必须标注时，应在该词后加“△”符号。如《关于张龙之等4名同志任职的通知》，其主题词为：干部任免

张龙之等△

通知。17第十七页，共五十六页，2022年，8月28日主题词用3号黑体字标于版记顶部，左侧顶左版线标识，后加冒号。冒号后标主题词词组。主题词词组间不用标点符号分割，要用空一个字作间隙。词组用3号小标宋体字标识。18第十八页，共五十六页，2022年，8月28日B.主送机关

当正文中主送机关太多时移至此标识，其位置在主题词下一行，标识时左、右各空一个字，标“主送”，主送后加冒号。主送机关名称要标全称或规范化简称。主送机关之间分隔要用逗号分割。19第十九页，共五十六页，2022年，8月28日C.抄送机关

标“抄送”标在主送或主题词下一行位置，其标识方法与“主送”相同。20第二十页，共五十六页，2022年，8月28日D.印发说明

在“抄送”下一行左、右各空一个字标识，左标公文承印单位，右标年月日（用阿拉伯数字）。

各单位如要进一步标审核人、校对、及印发份数时，则可在承印单位下一行标识，但要求标识均匀，对称好看。21第二十一页，共五十六页，2022年，8月28日4、公文排版规格字word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。行line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。22第二十二页，共五十六页，2022年，8月28日文字排序及图文颜色文字排序：所有文字符号从上到下，自左而右依次横写横排（少数民族可按其习惯书写、排版）公文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

23第二十三页，共五十六页，2022年，8月28日公文用纸主要技术指标纸张定量：60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度：85%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值：7.5~9.5。24第二十四页，共五十六页，2022年，8月28日公文用纸幅面及版面尺寸

公文用纸幅面：行政机关公文纸采用国际标准A4型；党的机关公文纸一般采用国内通用的16开型，也可采用国际标准A4型。供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。公文页边：公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm25第二十五页，共五十六页，2022年，8月28日排版规格与印制装订要求

排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。26第二十六页，共五十六页，2022年，8月28日（二）行文规则

（1）必须按机关间的工作关系行文；（2）选择适宜的行文方式，一般不越级行文；（3）正确区分主送与抄送的对象；（4）坚持党政公文分开；（5）联合行文时作者应为“同级”（6）行文前应就有关问题协商一致。

27第二十七页，共五十六页，2022年，8月28日公文行文方向

⑴上行文：指向所属上级机关发出的公文；（请示、报告）⑵下行文：指向所属的下级机关发出的公文；（通知、通报）⑶平行文：指向同一组织系统或专业系统中的同级机关以及向非同一组织系统或专业系统的不相隶属的任何级别的机关发出的公文。（函）⑷泛行文：主要是指公文可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布。（通告、布告）28第二十八页，共五十六页，2022年，8月28日我们应注意以下几点：

1、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。2、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。3、请示应一文一事，同时，不得抄送下级机关。4、报告中不得带请示事项，也不得越级报告。

29第二十九页，共五十六页，2022年，8月28日二、常用公文和文种的写法

30第三十页，共五十六页，2022年，8月28日（一）请示的写法

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。31第三十一页，共五十六页，2022年，8月28日1、请示的特点

①针对性②呈批性

③单一性

④时效性

32第三十二页，共五十六页，2022年，8月28日

2、请示的分类

①请求指示性请示。②请求批准性请示。③请求批转性请示。

33第三十三页，共五十六页，2022年，8月28日

3、请示的结构、内容和写法

标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

34第三十四页，共五十六页，2022年，8月28日②正文

开头。主要交代请示的理由。主体。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。结语。另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。35第三十五页，共五十六页，2022年，8月28日③尾部发文机关成文时间36第三十六页，共五十六页，2022年，8月28日

4、请示应注意的问题

①一文一事的原则。②材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。③理由充分，请示事项明确。④语气平实、恳切，以引起上级的重视。37第三十七页，共五十六页，2022年，8月28日（二）函的写法

1、开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

2、正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。3、结尾包括结束语及署名、日期。38第三十八页，共五十六页，2022年，8月28日发函①行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准事项。②需要询问、商议或批准的具体问题和事项是，向对方介绍自己，介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料。③提出希望或要求，如“请复文”、“请予批准”、“望予合作”等；有时“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”；有时以“此致”、“特此函告”等结尾词作结。39第三十九页，共五十六页，2022年，8月28日复函

①指明所针对的来函（标题、文号、时间等）②答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况。③提出希望、要求或致谢，有时以“特此函复”、“此复”等结词作结。也可不写结束语，正文写完即结束。

40第四十页，共五十六页，2022年，8月28日撰写函件应注意

第一，要写得内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

第三，恰当使用习惯用语。41第四十一页，共五十六页，2022年，8月28日（三）会议纪要的写法

①首部：标题通常是由会议名称和文种构成的。②正文：前言+主体a.前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

b.主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

③尾部。包括署名和成文时间两项内容。

42第四十二页，共五十六页，2022年，8月28日（四）述职报告的写法述职报告是党政机关，人民团体、企事业单位的干部，向主管领导部门、人事部门或选区的选民，或本单位的职工群众，陈述自己在一定时期内工作实绩、问题和设想的自我述评性的报告文书。43第四十三页，共五十六页，2022年，8月28日1、述职报告的特点

自述性、自评性、报告性。★注意：“工作总结”与“述职报告”的区别：

工作总结，可以是单位的、集体的、也可以是个人的，其写作角度是全方位的，即凡属重大的工作业绩，出现的问题，经验教训，今后工作设想等都可以写。

述职报告要求侧重写个人执行职守方面的有关情况，往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。

44第四十四页，共五十六页，2022年，8月28日2、述职报告的写法

①标题：文种式标题、公文式标题、文章式标题②抬头：主送单位名称③正文：开头、主体、结尾④落款：述职人姓名和述职日期或成文日期。署名可放在标题之下，也可以放文尾。

45第四十五页，共五十六页，2022年，8月28日述职报告的开头一般交代任职的自然情况，包括：①何时任何职，变动情况及背景；②岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识；③对自己工作尽职的整体估价，确定述职范围和基调。这部分要写得简明扼要，给听者一个大体印象。

46第四十六页，共五十六页，2022年，8月28日述职报告的主体主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题，要写好以下几个方面：

①对党和国家的路线方针政策、法纪和指示的贯彻执行情况；②对上级交办事项的完成情况；对分管工作任务的完成情况；③在工作中出了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些决策，解决了哪些实际问题，纠正了哪些偏差，做了哪些实际工作，取得了哪些业绩；④个人的思想作风、职业道德，廉洁从政和关心群众等情况；⑤写出存在的主要问题，并分析问题产生的原因，提出今后改进的意见和措施。

47第四十七页，共五十六页，2022年，8月28日述职报告的结尾结尾一般写结束语。用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审查”、“特些报告，请审查”、“以上报告，请领导、同志们批评指正”等作结。48第四十八页，共五十六页，2022年，8月28日（五）总结报告的写法

总结报告的正文主要包括：①工作情况，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在