公文写作与处理规范

千里之行，始于足下。第2页/共2页精品文档推荐公文写作与处理规范公文写作与处理规范

一、现行公文规范与国家标准简介

二、公文特点

(一)具有法定作者

依法成立并能以自个儿的名义行使权利和承担义务的社会组织及其法定代表人可制发正式公文。

1.包括三种形式：

机关名义????对外行具有法律效力的正式文件（独立民事行为能力主体）?°四川省石油治理局文件?±

发往政府相关部门的文件

向系统内上级单位的行文需要下级单位责任领导认定，体现了隶属关系和对上级的尊重

妨碍重大、涉及全面工作的文件规范、制度，提升权威性便于基层单位执行

②机关某组织单位名义????

某厅所属的二级单位

中国科学院直属的各事业单位

××集团公司所辖22个子公司、7个分公司、3个托管单位的名义行文(按有关规定行别同性质的公文)

③公司法定代表人名义????以局长、校长、公司董事长、总经理的名义签署行文

(1)正式行文--非正式行文

【案例】××市人民政府对于……的通知

【案例】教育部进展规划司对于××大学申办二级学院的复函

按照有关规定，政策性、规范性公文以及审批性公文应正式行文。

（2）对内行文--对外行文

【案例】××集团公司WTO规则学习培训打算

【案例】××集团公司对于印发WTO规则学习培训打算的通知

当前对于“对外行文”的两种明白

--向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）行文以及审批下达事项；

【案例】××市工商局向下级某县工商局行文

--向公民、法人和其他组织等行政治理相对人行文。

【案例】××市工商局向本市某特大型工商企业行文

（3）直截了当行文????间接行文

【案例】××××对于拨款修筑××中心的请示

【案例】××××集团公司转发四川省建设银行对于××××的通知的通知（4）单独行文--联合行文

【案例】××公司对于表彰现场工程师×××的通报

【案例】锦城区都市规划局锦城区公安局对于红星路扩建工程搬迁工作的通告

（5）职权行文与授权行文

授权其办公室行文。

授权其部门行文--多为答复下级机关的请示。

【例】国务院

“经国务院接受(批准)”

谁授权、谁签发。

上海市人民政府卫生部

对于XX咨询题的请示对于XX咨询题的复函

(二)具有法定的权威和效用

1.公文的现实执行效用、现行效用、时效（体现执行性、凭证性)

2.现行效用的空间（地域、职权）效力范围

超越职权范围行文的几种事情：

一是制发者超出职权范围行文:工商局行公安局职权范围的文件；内设机构对外正式行文

二是公文内容超出职权范围:下级机关越权制定实施细则

3.现行效用的时刻效力范围

（1）公文生效时刻

即时生效（普通公文、内容敏感的规范性文件）

【案例】?°文到之日起执行?±;?°自公布之日起执行?±。

定时生效（普通规范性文件）

【案例】行政法规按规定一具月往后生效。

（2）公文终止生效时刻及条件（变为历史文件）

内容差不多执行（有效期届满，明示废止）

内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）

被调整的社会关系或制发机关别复存在（且无新机关接替其职能）

废止文件培训资料/课件/课件/司法部废止2000往常规范性文件名目.案例

(3)公文的溯及力

普通公文能够规定溯及力

规范性文件比照?°法律别溯及既往?±原则别应该规定溯及力。(我国税务系统的规范性文件明文规定别得规定溯及力)

4.公文的效力等级

发文机关地位越高,公文效力等级也越高;

在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按普通程序制发的公文;

同一发文机关就同一咨询题先后制发的公文比照?±新法优于旧法?±原则;

同一发文机关制发的公文,通常特别性公文的效力优于普通性公文,即?±特别优于普通?±;

授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。

(三)具备特定体式

体式文体：文件的表达形式

格式约定俗成的格式

法定的标准格式

三、公文分类

--从别同角度了解公文常识

（一）按形成、使用领域，分为通用公文(正式、内部)和专用公文。

1．正式通用公文各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。

（1）《方法》规定正式行政公文文种13种，如通知、请示、报告等；

（2）《条例》党的各级机关正式通用文种14种。

（3）有的正式通用文种在企业别能使用，如命令、公告等。

2．内部通用公文机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵便性。包括

（1）规章制度类文件（规范性文件）：方法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等

（2）会议类文件：会议报告、说话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程议程等

（3）打算与信息反馈类文件：打算类、调查报告、签报信息、简报、总结等

（4）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。

3．专用公文专业部门在特意业务工作范围内、或各机关在履行自身特意职能或业务工作中使用的公文，具有特意性和限制性。

如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、打算文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）……

（二）从物质载体的角度分类分为四种

1.纸质文书--

2.感光介质文件--以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。

3.磁介质文件--以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。

4.电子文件--借助计算机生成、传输和处理的文件。

（三）按涉密程度

GB/T7156-2003《文献保密等级代码与标识》分为五种

国家隐秘与商业隐秘、组织隐秘、个人隐私相区分。

绝密级涉及国家核心隐秘的公文。

机密级涉及重要国家隐秘的公文。

隐秘级涉及普通国家隐秘的公文。

限制级限制在一定的时刻和空间范围阅读使用的公文。

公开级可对国内国外发布的公文。

（四）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。

机关之间工作关系的划分：

依照工作关系产生的行文关系1、2是上行文或下行文关系；3、4是平行文关系。

除此之外，还有综合治理与被治理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。

（五）按来源分类

分为收文、发文（内部、对外）

（六）按办理要求分类

分为阅知件（阅件）培训资料/课件/课件/审计署精简纸质文件方案阅办件（办件）

(七)按公文稿本分类

分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等.

（试行本、暂行本）

（草案）（别同文字文本）（复制件）

草稿定稿正本副本

副本（复本）

公文要紧文稿和文本：

1.草稿--非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）

2.定稿--履行法定生效程序的最终完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）

3.正本--具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、别同文字文本）

4.副本--正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）

（八）按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。

按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。各有规范，趋向统一。

要紧法规规章和其他规范性文件

宪法--基本法律--普通法律--行政法规（条例、规定和方法）--地点性法规（省级人大及其常委会制定公布）--规章（含国务院部门、地点政府规章，使用规定和方法、细则）--行政措施（行政规范性文件、其他公文文种）--其他规章制度

规范性文件的效力等级

【重点提示】

1.制发公文别能违反国家法律法规规章以及其他规范性文件的有关规定。

一些“红头文件”在制定过程中存在着制定主体、制定程序和规范事项上的“三乱”现象，权力机关和上级机关对之采取的监督手段又是“事后备案”制，缺乏应有的硬度，非常容易造成与法律“撞车”的现象，并且也别可幸免地产生“政府权力部门化、部门权力利益化”的倾向。

2.注意法规、规章与其他行政规范性文件

的区不

效力大小别同

制发主体别同

制发程序别同

使用的文种别同

“条例”只能用于法规(党内的条例例外)

3.何谓行政规范性文件

--亦称行政机关规范性文件(俗称红头文件)，是各类行政机关为实施国家法律、法规、规章，贯彻执行国家政策和履行行政治理职能，在法定权限内制定，别与法律法规规章相抵触，具有普遍约束力的决定、制度、规定、方法等行政文件。

--是行政机关实施法律法规、履行行政治理职能的一种重要载体和方式。

--具有以下特点:

（1）制发主体的广泛性（2）效力的多层级性与从属性（3）具有相应的规

范性和强制性（行政责任追究）（4）具有普遍约束力（5）能够反复适用。

相关法律法规和规章

中华人民共和国立法法

中华人民共和国地点各级人民代表大会和地点各级人民政府组织法

行政法规制定程序条例

规章制定程序条例

当前各级政府在出台公文处理实施方法的并且，也出台对于行政规范性文件的规定。

广州市行政规范性文件治理规定（政府令[2003]第11号2004年4月1日起施行）

上海市行政规范性文件制定和备案规定（政府令第18号2004年5月1日起施行）

四、常用用公文写作

--文种适用范围

--基本结构

--正误点评

--案例分析

补充：规范性文件的写作

(一)决定

对重要事项做出决策和安排。奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关别适当的决定事项。

(二)通知

适用范围

公布党内法规

任免干部

传达上级机关的指示

批转下级机关的公文

转发上级机关和别相隶属机关的公文

要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项

《××行政学院对于举办××培训班的通知》

（事务性通知：暂时沟通、会议通知、启事性通知）

(三)通报

（1）适用范围

表彰先进

批判错误

传达重要精神或交流事情（普通别具备指挥性）

《××通报》往往用于印发会议文件、调研材料、领导重要说话等内部文件。

通报类公文写作模式

(四)报告

适用范围

向上级机关汇报工作（例行专此报告）

反映事情（偶发专此报告）

答复上级机关的询咨询

提出建议（行政公文普通用意见）

报告写作模式

（决定、公告、通告、通知、请示、函）

(五)请示

适用范围

向上级机关请求指示（当否，请指示）

向上级机关请求批准（请审核批准；妥否，请批复）

【例文】××卷烟厂对于生产销售

“高档黄金叶”及其定价的请示

××省烟草专卖局（公司）：

依照省局（公司）要求我厂尽快开辟“高档黄金叶”的指示，我厂通过积极研制，该产品现已开辟完成，并已具备批量生产能力。特向省局（公司）请示“高档黄金叶”上市销售及其定价事宜（请示缘由）

一、产品名称及规格

1.产品名称：“高档黄金叶”

2.规格：84mm翻盖硬条

二、销售价格

……（请示事项）

以上请示当否，请批复。（请示结语）

××卷烟厂（章）

二○○三年五月三日

写作“请示”的注意事项（行文规则）

别与报告混用；

别相隶属不好请示；

别越级；

别多头主送；

别得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；

一文一事；

别并且抄送下级。

(六)批复

适用范围答复下级机关的请示事项。

批复的特点针对性强，体如今

主送机关：请示机关（少数能够抄送有关机关）

标题：能够写出收文者

开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）

用语：别用“似属可行”“酌情办理”“最好去做”

答复性公文写作模式

（批复、复函、答复性报告）

(七)函

适用范围于机关之间商洽工作、询咨询和答复咨询题，（别相隶属）请求批准和答复审批。

分类

(1)商洽函社会组织之间使用最多，特殊是有关商洽人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函还要受法律的严格爱护，可视作合同、协议的补充，一经双方答应或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。

(2)咨询复函（询答函）（普通用于别相隶属机关；上级对下级能够用，但下级答复上级要用报告)

(3)请批函（审批函）（向别相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等）

3.请示与请批函的区不

4.请示与函的标题

《××公司对于增拨消防器材经费的请示》

《××局对于请求批准录取×××等五人为国家公务员的函》

《××局对于批准录取×××等五人为国家公务员的复函》

《××学院对于申请在××河××段开挖人工河道的函》

5.答复性公文文种的异同

(八)会议纪要

适用范围记载、传达会议精神和议定事项。

特点

行文方向别固定可上行、下行、平行。

法定效力受到一定限制。

具有提要性和指导性。

会议决定、会议纪要类公文结构

【补充内容】规范性文件的写作

一、规范性文件结构单位概念

从外部表现形式看：

标题--序言--正文--结尾

复杂的规范性文件

卷--编--章--节--条--款--项--目

最小篇幅的规范性文件可别设节以上单位，“条”是最基本、最常用的结构单位。

二、规范性文件的基本体式

（一）标题

公文式标题（有介词型）

发文机关（对于）??事由??（的）文种

如：《××对于××的规定》

规范性文件标题（无介词型）

适用（对象、时刻和空间、事项）范围??文种

如：《国家行政机关公文处理方法》、《大学生守则》、《中国银行章程》

（二）公布标志（题注）

多在在标题下题注域中标注，包括：批准机关（会议）名称、批准（经过）日期、公布机关名称、公布日期、生效日期。

少数规范性文件也同普通公文在文尾注明公布机关名称和公布日期。

（三）正文

从总体结构看，每一份规范性文件均是一具具有内在联系，层次分明的整体；

普通采纳总分条文式和条文式；

由章、节、条、款、项、目六层构成，条是构成一份规范性文件最基本的单位；

条文少的文件别设章节，以条贯通。

正文内容层次规范

（总则-分则-附则）

总则：讲明制定依据、目的、意义、背景、总的原则与要求、适用范围和对象等。

分则：正文主体。即具体规定和要求，严密详尽地讲明支持、爱护、进展啥，限制、禁止、取缔啥，以及具体实施和奖惩方法等等。

附则：主体的补充。要紧讲明解释权、修订权、实施要求、生效时刻、本文与其他相关文件的关系以及其他未尽事项等。

（四）写作方式规范（三种方式）

1．分条式（逐条贯穿式）

一具咨询题分一条，全文从头到尾逐条罗列，序号相连，别设章节。

款、项、目只在各条下列出。条用?°一?±或?°第一条?±;款在条下提行分段别加序号；项用?°（一）?±；目用?°1.?±。

适用于内容简单、层次也别复杂的规范性文件。

2．章条式（章断条连式）

全文分章，章下设条，条的序号全文相连，章断条连。

各章可加小标题。通常第一章为?°总则?±，最终一章为?°附则?±，其余各章为?°分则?±的内容，罗列有序，别包含、别交叉、别抵触。

层次较多的文件章下可分节。适用于内容复杂、层次较多的规范性文件。

3．序条式（总序分条式）

是分条式的一种稳定的异化形态。

全文开头一段序言或导语写总则性内容；再依次分条，写出分则性内容，最终一条写附则性内容。

【补充材料完】

五、公文格式

（一）公文格式的涵义及分类

公文格式涵义

2.公文文面格式分类

公文式文面格式：按国家标准分为

（1）普通公文格式（2）特定公文格式

专业规范文本式文面格式：

普通文章文面格式

（二）公文格式组成部分

包括眉首、主体、版记的格式和项目

公文格式技术标准

公文用纸要紧技术指标

公文用纸幅面及版面尺寸

公文中图文的颜XXX

排版规格与印制装订要求

公文中各要素标识规则

公文中的表格

公文的特定格式

党群组织公文下行文、平行文眉首格式

No.0003001

中共XX省委文件

X委发〔2004〕10号

★

中共XX省委对于……的意见

密级

中共XX市XX区委政法委员会（请示）

X政委发〔2005〕20号

★

对于追加政法、综治、维稳、防邪、XXX工作会议

专项经费的请示

公文的特定格式之一--信函式格式

即函件。用于处理日常事务的平行文或下行文,如函、普通事项的通知、批复等,而且使用频率非常高。

函件眉首格式

XX省人民政府办公厅

X府办函〔2002〕10号

对于在上海建立驻沪联络处的函

上海市人民政府协作办公室：

…………

公文的特定格式之二--办公会议纪要眉首格式

××市××局办公会议纪要

第10号

××市××局办公室2002年11月10日

眉首部分

1．份数序号（份号）6位阿拉伯数码“№000015”，党的机关公文要求标有密级的公文和印发量大的普发性公文应该标明份号，国家行政机关公文呢只要求绝密、机密级公文标明份号。

2．密级（隐秘等级和保密期限）党的机关公文密级顶格标注在公文首页左上角，份号下方；行政公文涉及国家隐秘的标注绝密、机密、隐秘及保密期限；公司内部一律标注商业机密、商业隐秘。

3．紧急程度紧急公文标注特急、急件（加急）；紧急电报分不标明特提、特急、加急、平急。党的机关公文紧急程度顶格标注于公文首页左上角，密级下方。

4．发文机关标识

大版头××机关全称或规范性简称文件

中版头××机关（文种）

小版头函件版头

联合行文，主办单位罗列在前。（党政联合行文版头）

首页必须显示正文。

5．发文字号

包括发文机关代字、年份、序号

发文机关代字（含地域代字、单位代字、职能代字、文类代字等）

联合行文，应标主办机关发文字号。

标注位置（上行文、下行文平行文、函件）

发文字号案例：

（1）绵府发〔2004〕10号

×（2）〔2004〕绵工商广字第005号

×（3）苏农发〔2004〕人字第3号

×（4）师大函〔2004〕18号

×（5）川投办（2004）12号

6.签发人上行文须标明签发人或会签人姓名，并在附注处标明联系人和电话。党的机关上报公文的发文字号普通居中，右侧标注签发人。

作用（1）强化公文质量；

（2）便于上下级机关领导直截了当联系工作。

主体部分

7．标题

（1）公文式标题发文机关-事由-文种

除法规规章名称加书名号外，普通别用标点符号。（党的机关公文标题中能够有标点符号）

“对于”：

（×）四川省人民政府办公厅按时脚额发放行政事业单位职工工资的通知转发性文件标题案例

《国家经委印发〈对于贯彻《中华人民共和国优质产品奖励条例》的补充规定〉的通知》

（×）××县司法局批转《司法部对于报送XXX工作统计表的通知》

××县司法局转发司法部×发〔2004〕12号文的通知

（2）新闻式标题

单标题《药品销售中回扣现象严峻》

双标题《艰难的拼搏丰硕的成果--XX公司2001年工作总结》

（3）四项式标题：发文机关-时限-事由-文种

《XX保险公司2002年宣传工作要点》

《XX市财政局2001年干训工作总结》

（4）规范性文件标题

适用范围（对象）-事由-文种

《国家行政机关公文处理方法》

《某大学网络学院2003年秋季招生简章》

《上海XX股份有限公司董事会章程》

《某省工业企业劳动卫生治理条例》

8.主送机关

公文要紧受理单位，对收文负要紧办理和答复责任