财务U8升级U9策略

U8升级U9的探讨一、问题的提出在U9的客户群体中，有相当一部分客户是从U8升级而来的老客户。在从U8升级到U9的过程中，我们很多客户都会提出如下疑问：以前的U8数据是否可以直接升级到U9？升级只是手段，客户在升级背后的诉求是“方便快速的跨年度数据查询分析”。在U8中无法进行跨年度的数据查询，这是U8的硬伤。U9可以跨年度进行查询。如果能将U8历史数据够直接升级到U9系统中，就可以在U9系统中实现跨年度数据查询了，进而可以做更多的对比分析，会大大提高财务分析的工作效率。但是目前来看U8直接升级U9还是行不通的，虽然都是SQL数据库但是数据表结构完全不同，除了要有相应的数据导出导入工具外，还必须设计相对应的数据升级方案才能完成升级。二、解决方案为了满足老客户的升级需求，我也在探索升级的方式。目前能想到的有两种方案。方案一：开发专用升级工具处理并导入数据通过开发专用升级工具直接转换数据是一种方式，但是需要耗费开发资源（将从U8到U9的数据映射关系要写在代码中），并且也不能省却实施人员的工作量（实施人员仍要在U9中完成必须的配置）。方案二：利用U9的OfficeOBA功能导入数据OBA是Office

Business

Application的缩写，是office2007及以后产品的功能。利用office的OBA功能，可以直接在word、excel等文档中读写U9ERP中的数据，可以将U9ERP中的数据导出为excel文件，也可将整理好的符合U9要求的excel数据导入到U9系统中。通过对工作量和风险的综合评估，我们初步确定通过U9的OBA导入导出的方式将客户的财务数据直接进行导入和导出。三、OBA导入思路以OBA导入的方式升级对于一个只有总账的客户来说很简单。整个工作分如下几步：第一步：完成U9组织中的必要的基础设置；第二步：将U8的基础数据导出为excel，并按精细化核算的要求做必要的调整；第三步：将整理后的U8的基础数据导入到U9系统中；第四步：将U8的凭证数据导出为excel；第五步：将U8的excel凭证数据导入到U9系统中；只要基础数据整理的到位，只需要10钟时间即可原U8系统的1个月的凭证导入完成（约665张凭证3114行分录）。只要会计期间是打开状态，就可以几个月份的同时导入。四、现金流量表的处理如果客户在U8老系统中启用了现金流量管理，我们在向U9系统导入数据时就必须处理现金流量的数据。但是现金流量不同，因为现金流量与凭证是分开两个表导入。现金流量项目需要每个月单独导入，原因为凭证保存之后才能录入现金流量，所以先导入凭证才能导入现金流量。而且客户的凭证类别是按照每个月的凭证都是按照凭证类别+流水号来设置，所以在导入时需要增加过滤条件来进行控制一下导入的期间，进而必须是一个月一个月份的导入。设置方式如下：在OBA中点击参照，设置，增加条件，记账期间=需要导入的记账期间即可。五、一个实例下面结合某企业的实际场景来说明具体基础数据准备工作：建立组织、增加操作员以及赋予权限（包括OBA的相关权限否则不能以其身份进行导入）。另外需要注意凭证的制单人如果想与原凭证保持一致，需要注意导入人员的身份，制单人是谁，就要以谁的身份进行登录OBA导入。另外建立操作员（用户）的时候账号是用户编码和标识名称要是用户名称不能是编码。增加工作日历要与系统启用日期相同或者大于。增加部门、业务员档案部门编码规则是在基础设置参数中进行控制的。增加值集需要的辅助核算或者业务单据中需要的自定义项（U8的叫法）都需要设置值集。U9中的值集相当于U8中的辅助核算的内容。（供应商分类、客户分类、均需要增加值集，并且将值集值导入系统）此处需要根据客户的实际情况来进行设置。举例：该单位的预付账款需要按照工程项目、供应商分类、供应商档案核算。供应商档案需要按照供应商分类+5位流水号的编码方式。值集设置如下：（1）工程项目编码名称类型树形结构编码规则必选末级节点Z01工程项目自定义√2-2-2-2-2√（2）供应商分类编码名称类型树形结构编码规则必选末级节点Z02供应商分类自定义√2-2-2√（3）供应商档案编码名称类型实体依赖关系依赖值关联字段应字段对应编码名称对应名字名称过滤条件S01供应商档案实体供应商√供应商分类编码编码名称组织.编码=组织编码（4）五位流水编码名称类型段值类型最大值最小值W01五位流水号无档案整型999990（5）无档案编码名称类型段值类型最大值最小值W02无档案无档案此无档案为了完全按照客户原U8编码方式来进行维护。注意：供应商分类和客户分类定义了自定义项的设置方式之后需要先导入值集值，然后才能导入客户分类和供应商分类。设置编码结构U9中的编码体系和U8中有所不同。编码结构包括供应商分类、供应商档案、客户分类、客户档案、科目编码结构均需要设置。此处需要注意：如果客户的档案编码想原封不动的导入系统，则编码结构均为无档案即可，如果想按照分类+几位流水自动编号则需要以前的数据也要进行重新整理，至少编码是要变化的。举例：编码结构类型结构名称分隔符自动流水段1段2段3段4段5供应商分类供应商分类-Z02供应商分类供应商供应商档案-√Z02供应商分类W01五位流水号科目会计科目|NASet_1科目Z02供应商分类S01供应商档案客户档案Z01工程项目注意：如果供应商档案和供应商分类的编码方式还是想按照原来的进行导入，不需要自动生成等，那么最好还是在值集设置中增加一个无档案的值集。如果完全按照原U8系统的编码方式导入或者维护则设置如下：编码结构类型结构名称分隔符自动流水段1段2段3段4段5供应商供应商档案-W02无档案6.增加会计日历7.项目核算的处理如果有项目核算需要在项目档案中增加项目档案，但是项目分类一般与U8的不同，项目分类不能像U8一样按照项目分类的等级进行设置，如果想与U8相同则需要设置定意义的值集并且在科目编码结构中选择该值集作为项目段，不过很多组织的看到的项目档案会很多。另外还可以通过费用项目来满足，也需要设置Fx过滤条件。举例：该客户原U8的项目档案又很规则的项目分类级次和项目目录，所以本次仍然采用原来的分类方式和项目档案。U9自身的项目不能按照客户要求的进行分类。设置方式之一：通过增加自定义值集来满足：编码名称类型树形结构编码规则必选末级节点Z01工程项目自定义√2-2-2-2-2√设置方式之二：通过系统本身的费用项目代替工程项目，费用项目的编码规则在基础设置的参数中有控制，编码规则一定要能够区分出哪一段是组织编码。我设置的是前3位编码位组织编码。然后再到值集中增加一个实体的值集。实体值集设置如下：编码名称类型对应实体对应编码名称对应名字名称FX过滤条件S02工程项目实体费用项目编码名称取左字串（编码，3）=组织编码8.会计要素建立9.科目属性可以使用系统默认的也可以自己建立。10.导入标准科目。此处需要导入U8中的会计科目。不需要按照系统预置的导入，这样调整量会比较大。如果导入预置科目之后还需要在标准科目处增加下级科目。12.设置账簿。13.账簿会计日历。14.账簿科目的辅助核算以及现金流量科目、现金科目、银行科目的指定设置。15.凭证类型。此处只要是如果想将原来的凭证编码直接导入到系统，凭证类型的编号规则需要改为手工编号。16.账簿凭证类型设置。17.客户分类。由于前面已经进行了自定义值集的客户分类，所以此处均是参照生成，不用一个一个录入，也可以通过OBA导入。18.客户档案。19.供应商分类。同客户分类一样。20.供应商档案。除了基础数据准备工作之外，我们还需要做以下准备工作：1.总账参数设置。存现和取现的凭证是否需要录入现金流量项目的控制需要确定。2.现金流量表和现金流量项目需要增加。3.总账账簿需要增加。注意此处未来期间数如果录入11，则每年结完第一个月的账之后，本年度的其他月份的会计期间就自动全部都打开了。打开之后凭证就可以一年一年的导了。以上工作准备好之后就可以开始凭证导入的工作了。经过我们与客户的统一协作，以上工作如果基础档案OBA格式整理好之后需要半天的时间就可以初始化完成。关键还是客户整理的基础数据是不是符合系统的要求。凭证数据导入：1.凭证导入。2.现金流量导入。每个月进入系统提交凭证、审核凭证、记账、结账即可。数据核对与查询：为了满足数据核对和查询的工作，我们可以设置不同的查询方案他们进行参考。这个一定要提前与客户沟通并教会他们如何设置好。六、注意事项1.系统的启用日期以及所有基础档案的生效日期一定要提前一些，否则后续导入数据会报错的。2、另外别忘了按照客户的权限进行设置数据权限和功能权限。3、为了满足数据核对和查询的工作，我们可以设置不同的查询方案他们进行参考。这个一定要提前与客户沟通并教会他们如何设置好。七、工作量分布以某企业为例介绍如下：该企业启用u8账套8个，平均每个账套中每年凭证张数7973张，分录37372条。1个帐套5年（2007年12月至2012年12月份包括凭证及流量）的数据，凭证总量39865张；分录数：186860条；现金流量记录数5880条：实际执行方案阶段耗用周期：5周，共30天。5年数据导入U9的总体工作量分布如下：确定导入方案花了8天（包括前期自己测试以及与客户沟通确认导入方案）；调整基础数据花了9天；--客户自己整理。导入测试、验证花了9天；--客户自己导入。培训客户花了2天；共计23人天的工作量。对于减少工作量，我们的建议是：（1）务必在整理基础数据的时候尽量全面。举例：供应商档案整理的时候，在OBA格式中位置信息（供应商的出货位置、付款位置、索赔位置、对账单位置、汇款位置、开票位置）以及默认位置（供应商的出货位置、付款位置、索赔位置、对账单位置、汇款位置、开票位置）设置全面。（2）账簿科目设置的辅助核算一定要全面。举例：在凭证导入的时候和现金流量导入的时候总是提示错误“科目不是现金流量科目或者科目段3不符合科目设置规则”，这时候再返回去修改，就比较耽误时间。（3）数据整理一定要心细。举例：无论有无外币，凭证中的本币和外币金额都要填写，如果确实有外币，则按照实际的原币和本币金额填写。另外现金流量也需要区分本币和原币的金额。八、风险和对策在从U8向U9中导入数据的过程中，我们认为可能会存在如下的风险点：客户数据整理的进度以及准确度会影响数据导入的进度。客户方人员的理解和对软件的操作水平也会影响进度。客户方整理基础资料的手段，也很重要，U8中的现金流量不能按照分录号导出，所以需要客户快速的整理出现金流量对应的分录号及行号非常耗时。我方对客户的基础数据的设置反面可能了解不全，会造成