行政管理工作手册

1广广东利海集团有限公司人力行政中心行政部制前台管理第一节前台接待管理办法第二节公司考勤管理办法第三节信件收发管理办法第四节清洁卫生管理办法第五节工牌名片管理办法第六节集团通讯管理办法第七节会议室管理办法第八节差旅票务住宿管理办法第九节其他协办事项行政事务管理第一节文档管理办法第二节保密管理办法第三节印章管理办法第四节会议管理办法第五节电子邮件管理办法第六节部门经费管理办法第七节公司证照管理办法第八节公务接待管理办法总务后勤管理第一节文明办公管理办法第二节办公环境管理办法第三节公司宿舍管理办法第四节消防安保管理办法第五节固定资产管理办法第六节办公采购管理办法车辆管理3一、内容及使用范围本手册是利海集团行政部根据公司行政管理政策、制度，修订的行政管理工作手册，主要用于各单位行政专职人员提供日常操作的参考、查询和政策指导。二、内容更新手册出台后，遇有政策、制度上的变更或流程上的增减，集团行政部会及时变更手册的相关内容，当地公司行政部亦可根据当地的政策措施和实际管理作出调整或修改。一、行政部职能行政部作为公司的综合办事部门，其核心主要包括以下三个方面。(一)沟通职能。充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。(二)管理职能。行政部担负着文件、证照办理、办公环境、公务接待、车辆、总务后勤、安工作的管理。(三)服务职能。提供高质量服务，积极为各职能部门提供后勤保障支持。具体职能如下：➢对公司各项事务拥有请示权，包括其他部门的事务。➢经公司领导授权或同意后拥有代位处理权。➢解决并处理公司各部门之间存在的管理不到位、分工不明晰的问题。支持协调会议，仲裁及防止各部门之间的冲突。➢对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层任何后负责落实实施。➢组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿、其➢负责公司公章、档案资料的管理4➢负责公司文件上传下达工作。➢负责各部门、各子公司联络人的召集与管理。➢负责公司行政文书处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。➢负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务知道。整理建立公司的档案，统➢公司各类证照的工商登记、注册、年审、变更、注销、外接、保管等工作。➢负责公司领导的出入境证照办理。➢代表本项目公司对外开展公开活动。➢负责树立公司良好的形象。➢负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。➢参与公司重大新闻发布会组织筹备工作，接待重要宾客的来访。➢负责公司电话总结接听、转接。司来访客户接待。作。➢员工差旅票务住宿管理工作。➢发现并消除公司的安全隐患，保证员工和客人在公司内的安全。织。➢负责公司办公用品的购买、管理、发放。➢负责公司员工宿舍的管理工作。➢负责公司车辆的购置、使用、驾驶与维修保养，、保险、路桥、汽油、年审费用等。5车队前台总车队前台总务后勤行政事务三、行政经理岗位说明书利海集团行政经理岗位说明书第一部分基本资料职职位名称行政经理所在部门行政部直接上级公司总经理下级职位行政主管可晋升的职位总经理助理可轮换的职位—填写日期2008-7-30第二部分工作描述负责公司接待、办公、安全保卫、后勤总务、公关等行政管理工作的组织实施，执行公司行政管理工作各工作职责61234行政管理工作后勤管理工作公关事务工作1.组织制定及实施行政工作发展规划与部门工作2.依照公司经营策略，编制行政管理制度及管理办法，并制定相关的行政工作流程。3.监督各部门的管理工作。4.召集及调动公司资源，主持对公司发展过程中出现的特殊事件、专项问题进行处理。5.对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层认可后6.协助公司领导处理突发性事件。1.监督各种后勤管理项目的执行进度。2.依照公司的发展方向，不断完善、创新后勤管3.选择和评估后勤服务的供应商，安排购置、调配和管理公司办公设备。4.加强公司信息化建设的力度。6.编制行政费用预算方案，并审核监督各部门实施情况，提出成本控制建议。1.代表公司开展公关活动。2.组织策划公司整体性的公关活动，负责公司的部分外联工作；负责树立公司良好形象。织公司新闻发布会筹备工作。接待重要宾客的来访。5.接待重要业务单位的来访。√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√√5√1临时工作职责合理化建议或创新提案%临时工作任务完善公司行政管理制度，依照公司的经营策略，提出合理的建议和方案。权限(可多选√)√271.不发生行政工作流程混乱。2.不发生行政管理方面的重大投诉。3.不发生后勤管理的重大投诉。4.预算变动率不超过10％(按频繁程度次序列部内部外1、政府各职能部门。如工商管理部门、出入境管理部门、当地公安部门及交通部门等。2、中国移动及中国电信运营商。购供应商。力会对己方与种影响务没跟上。1.部门冲突。勤管理工作。公司内部协调关系公司外部协调关系主要协调内容第三部分任职资格要求基本胜任本岗位所需的最低学历：专业技术知识基本胜任本岗位的专业： (1)胜任本职岗位所需要的专业知识： (2)胜任本职岗位所需要的专业技能：(3)资格与证书：本科及以上学历1、企业管理2、行政管理3、工商管理4、人力资源管理1、综合行政管理知识2、现代的人力资源管理知识。1、公共关系管理，2、优秀的公文写作技能。培训内容训商务礼仪公共关系技巧/谈判技巧国家四级，英语交流流畅。工作经历房地产行政管理工作经验重要性(一般/重要/非常重要要迫切性(不迫切/一般/迫切/非常迫切)最低时间要求(年)培训方式培训项目8对有关制度、政策、目标任务的认识与领会选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力作业务，解决实际问题的能力工作仔细有责任心，能承受一定的工作压力；理解判组织协调能力社会活动能力语言文力业务实施能力其他特别素质本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴(根据既往工作经验填写)9章前台管理利海集团前台文员岗位说明书第一部分基本资料职职位名称前台文员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位总务或行政专员填写日期2008-7-30第二部分工作描述序号12345负责公司电话总机接听、转接，公司来访客户接待，员工考勤管理，以及其他的后勤协作工作等。不在，负责记录留言或回电话号码；2.掌握公司概况，能够回答客人提出的一般问题，提供常规的非保密信息，如销售电话等。1.执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、务部计算工资；2.负责公司所有来往信件的收发工作；；3.销毁过期没人认领的信涵；4.分配好各中心订阅的书籍、报纸，来访信件等；5.每天更换公共区域的报纸；6.定期更换公共区域的杂志、书刊；7.定期清理过期报刊。1.定时检查卫生间的洗手液及卫生纸，保证使用；2.依照清洁卫生服务合同的清洁细则，监督并催促清洁工完成当天的清洁工作；1.及时更新员工通信信息。3.集团短号集群网办理。4.定期发布公司通讯录。工作职责来访接待工作公司考勤管理信件收发管理清洁卫生管理集团通讯管理经办审核批准√√√√√部门内部门外678会议室管理差旅票务住宿管理后勤、公共服务2.负责会议室的预定工作。1.负责公务出差员工的票务办理工作。2.负责公务来访员工和客人的住宿安排。1.负责员工的工牌、名片制作。2.公司放行条办理。3.负责领导的订餐工作。4.协助公司总务进行办公维护管理。6.人事招聘协作工作。√√√临时工作职责临时工作任务经办审核批准12建议投诉文档工作客户来电建议、投诉等及时反馈给相关负责人。负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。√√2.3考核指标：2.4工作协调关系：协调关系公司外部协调关系主要协调内容主要协调内容协助总务专员进行办公维护管理总务专协助总务专员进行办公维护管理各部文员各项前各部文员收发、订阅2.快餐店。－领导订餐3.印刷供应商－工牌、名片制作4.清洁维护公司－清洁卫生务住宿6.大厦物业公司－办公维护7.中国移动公司－短号集群网办理8.饮用水供应商－饮用水订购力会对己方与种影响务工作断层各业务部门的后勤工作申办第三部分任职资格要求所需的最低学历：专业技术知识 (1)胜任本职岗位所需要的专业知识： (2)胜任本职岗位所需要的专业技能：(3)资格与证书：物业管理员上岗证训培训项目物业管理培训内容君林天下金钥匙服务培训方式重要性 (一般/重要/非常重要)要迫切性(不迫切/一般/迫切/非常迫切)能能工作经历酒店物业前台工作相关经验理解判组织协调能力拓社会活动能力语言文力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力进行决断的能力新、改革的能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高333334最低时间要求(年)本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴(根据既往工作经验填写)在在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力谈吐大方得体，做事细心。业务实施能力其他特别素质4第一节前台接待管理办法1、仪容：仪容要整洁大方，显示出个人的工作自信心，衣着要大方得体，个人卫生方面也要要求自己。具体礼仪要求如下：大大方整洁，职业1、头发梳理整齐，避免由头皮屑出现，严禁发型及颜色过于夸张。2、勤修指甲，不留长，不留污垢，严禁在前台范围内修剪。宜浓烈。4、女性上班期间应化淡妆，严禁前台范围内化妆。变色镜。总体要求细节要求一律穿着工作服或职业装，具体要求如下：服装的修饰与整体协调一致，饰品要自然适度，把握分寸，表现出个人的服装的修饰与整体协调一致，饰品要自然适度，把握分寸，表现出个人的气质2、领带：颜色与西装和衬衫协调，要干净、平整，长度核实，领带尖应恰好触及皮带扣，领带宽度与西装翻领的宽度和谐。1、保持衣服平整，服饰不要过于华丽。3、饰品要适量，同一色系，注意整体的服饰配搭。4、穿着适中的高跟皮鞋。拖鞋等均不得在上班时间穿着。总体要求女士着装求3、仪态：前台文员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪。➢谈话时，要面对对方，保持一定的距离。每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流0%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜。➢行走时，尽量保持身体的挺直，不可歪斜。手中也不能玩弄物品。行走靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服等行➢手势运用，一定要柔和，但不能拖泥带水。2、正面对着客人，自然大方，态度亲切、诚恳。3、谈话时必须注意语音、语调、语速及节奏感。4、正确提及客人姓名并在后面加上先生、小姐等称呼用语。1、有客人来访，应主动与之招呼，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度，停止手上的所先得亲切。3、陌生客人的接待：务必问清其姓名及单位名称，问明来意后在进行登记、通知、引领等工作。作4、领导上下班，贵宾来访，要主动站立打招呼，并为其按电梯按钮。眼光停留在客人眼鼻三角区，不能依靠它物；说话时不能有指手画脚、伸懒腰，挖耳鼻等。在客人二三步之前，配合步调，让客人走在前进方的右侧。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进电梯，等客人进入后关闭，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。当客人走进会议室，前台文员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下才能点头礼后离开。走廊的引导方法会议室的引导方法2、客人到来时，若被访者由于种种原因不能马上接见，一定要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶饮。3、客人要找的被访者不在时，要明确告诉对方被访者到何处去了，何时回本单位，并请客人4、不速之客的接待：有客人未预约来访时，不要直接回答其要找的人在或不在。而要告诉对1、酒满茶半。奉茶时应注意：茶不要太满，以八分满为宜。温不宜太烫，以免客人不小心被烫伤。手扶着茶盘的边缘，若有点心放在客人的右前方，茶杯应摆在点心右边。睛注视对方并说：“这是您的茶，请慢用！”砂糖和奶精，将其放在杯子旁(碟子上)，方便客人自行取用。7、茶壶、水杯器皿选用陶瓷素色材料(白色为宜)。好，利海集团。”3、即使电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有人，应该用尽快的速度拿起听筒。如果态度应热情、谦和、诚恳，音量要适中。何地(Where)、何事(What)、为什么(Why)、如何进行(How)。接听完毕之前，不要忘记复述一遍确认，防止记录错误或者偏差而带来的误会。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。里，保证领导们不被无关紧要的电话打扰。完就挂断，切忌没有礼貌性强行挂电话。1、前台文员一般不能超过10分钟，如果是因为特殊原因需要外出时，应先找妥代办人。离取内部邮件阅览回复。1、留意客人或陌生人的走动情况，没有许可的情况下，禁止进入任何办公区域，特别是领导独立行政部，谢绝所有推销人员的拜访，2、前台工作台面不得摆放报纸、订餐广告、杂志等与工作无关的文书，保持桌面及后台整洁干净。3、前台工作岗位不得随意离岗、串岗、聚众聊天、嬉戏打闹、喧哗。4、前台范围内任何人任何时候不得看报纸杂志、化妆、聊私人电话、网络聊天、浏览新闻网7、时刻留意并掌握办公区域、办公环境情况，包括白蚁、照明系统、花草、空调漏水等，并8、当发现来访客人有情绪不安，或大吵大闹的情况，前台应遵循以下方法。8.1、缓解客人情绪。引导客人前往会议室或休息室，提供茶水，把室内的空调温度调低，报纸杂志的提供视情况而定。8.2、了解情况。了解客人的来访目的，安排相关业务部门处理。8.3、避免激怒客人。任何情况下，不得与客人有打闹或争吵等影响公司形象行为。。范围外范围外外外部单位人员各部门员工前台文员范围内不在年月份前台来访接待登记表序号123456789姓名来访人所属单位联系方式是否预约被访中心被访人姓名来访事由进入离开第二节考勤管理办法1、周一至周五上班时间为上午8：30-12：00，下午14：00-17：30，周六上班时间为8：30-12：00，延时工作可以按延时时间打卡，因季节变化需调整工作时间时由集团人力3、缺勤：指员工缺少合格考勤纪录。提供的《请假考勤审批表》不合要求；个工作日以内的，计为缺勤一日。6、员工当日没有考勤纪录或只有一次纪录的，计为缺勤一日。7、旷工：员工未请假、或请假未获批准。实际未出勤且不能做合理解释的，为旷工。1个没有考勤纪录或只有一次纪录的，计为旷工一日。第二条、打卡管理产线公司采用指纹打卡系统，工程项目现场采用纸卡打卡机。需申请免打卡的，需以呈批件形式上交集团人力行政中心，由行政总裁审批。勤记录。不再作任何形式的提示或知会补单。卡须填写两张单，依次类推，不得一张单签多日，否则视为无效单，但连续的请假或休7、当月考勤如没有出现事假、病假、迟到、早退、缺勤及带薪假期等现象视为全勤在月底补单的；➢以虚假理由获得批准的；➢提供的《请假考勤审批表》不符合本章规定的其它必备要件的。➢每月末，前台文员综合考勤记录及请假考勤审批表对员工每日的考勤情况正确填写算第三条、考勤违规处罚➢每缺勤一日，处以一日工资的罚金。➢在一年内旷工超过3天(含3天)的，除按前项规定类推处罚外，公司可作过失性辞退处理，且不负担任何经济补偿。第四条、员工病假、事假、带薪假期管理可在当天上午上班前电话请假，事后补办程序。➢病、事假经批准，可用当年的年休假抵消；如下：➢计算公式为：扣发工资=(月工资÷23÷7×当月事假工时)×1/2；或：➢连续请事假超过30天的，公司有权对员工作出协议解除劳动合同或停薪留职等处第五条、休假、出差及外勤知会制度。为。➢休假及出差的审批适用公司的相关管理规范或规定。➢外勤以口头方式知会直属主管上级并取得同意。➢休假、出差得到批准之后，休假、出差之前。➢外勤得到批准之后，外勤时间之前。如在上述规定的时间因故无法自行发送电子邮件的，应电话通知同事或公司前台代为发容中充。➢休假及出差的知会应发送业务相关人员。➢外勤的知会应发送部门全体及公司前台。第六条、考勤工作流程3、收集员工考勤记录补单、外勤知会记录。确认员工的请假审批单后，及时录入到《请假考勤审批表补单登记表》中，下班前统计员工当天的考勤情况。➢当收到关于《请假考勤审批表》时，先将表中的事假类型登记到《请假考勤审批表补单登记表》上面，按照表中相对应的符号作登记。➢邮箱收到的《请假考勤审批表》分别另存至电脑硬盘中，并按以下要求进行收集：➢收到电子邮件审批通过的《请假考勤审批表》后随即打印出来，以备存档。➢每周六发考勤打卡记录一次。实习生实习期间均没有全勤奖。不计入加班时间。部审核签字。5、月底将考勤名单与人力资源部提供的工资名单进行人员核对。审核完毕，交财务部作为工资考勤依据。中进行增加或修改。职人员的考勤单，在“备注”一栏里需注明入职或离职时间。➢实习生需在“备注”一栏里注明其实习生身份。➢在做《员工考勤统计表》时，要在”迟到早退”一栏写上次数，要把迟到的类型分请假人前台人员人力资源部门收悉后，应及时作电子录收悉后，应及时作电子录入《请假考勤审批表补单登记表》进行统计每天收集统计，月底汇总《员工考勤统计表》(打审核交财务部作为工资考勤员工将审批同意的《请假考勤审批表》转发给前台邮件发送9、支持性文件审批表事假()病假()补休()带薪年休假()婚假()丧假()其它考勤备注事项(打√)市内公干()其它(须注明)：年月日上午时分至时分(考勤)请假日期年月日下午时分至时分合计请假工作日紧急联系电话/地址工作移交事项备注须由人力行政中心人力资源部审批同意后方可生效。部门领导意见中心领导意见人力行政中心意见公司领导意见姓名表》部门姓名12345678910111213141516171819202122232425262728293031AB病假C产假D婚假E丧假F产检G缺勤H年假O补休M长途出差K忘记打卡P本市外勤T新入职广东利海集团有限公司总部员工()月份考勤统计表部门序号姓名123456789奖迟到早退缺勤(天/其他假期(天(次)小时)/小时)补休(天第三节信件收发管理办法工作时间内，收到的报刊、邮件、传真要及时给予派发，且派发和签收工作必须在当日内完成，由各业务部门文员负责签收。领导层的函件，由秘书签收。并由签收人在进行向下任何人不得藏匿、私拆、损坏邮件，一经发现根据公司制度进行相应处分。前台必须及时补充传真纸(尽量使用二次纸)，并做好传真机耗材的更换工作。邮件、传真收发要做好登记，妥善保管，以备存查。邮件登记后要及时转交有关人员，并由收件人签字。挂号信的收件人已离职或没有此人的，退回物业公司，并且不予接收专递邮件。收件人为公司名称的，前台文员可进行拆封，再进行分派。管时间为期一个月，一个月后用碎纸方法处理。报刊、杂志，并按订阅清单派发至各中心部门，下午14：00后安排清洁工收拾集团办公信函、文件、包裹的寄送单由发件部门负责填写，填写后交前台处登记备案，并交待相关的寄送事项。前台岗位只负责单件包裹的寄送，如批量的业务性包裹由发件部门各部门文员外部单位无按《信件收发管理办法》处无按《信件收发管理办法》处理明确是否有收信件有登记签登记填写快递公司专用寄送单及转发由相关领审批同意《邮件快递申请单》电子审批接到服务要求上门交接处理发送收到合格的《邮件快递申请单》电子审批位，并电子记录《邮寄登记表》第十五条、支持性文件细是否到付：是□否□1.本申请单由申请人填写并须相关领导签名审批。2.所产生的费用一律由该申请人所在中心/部门负责，前台负责协助联系快递公司。3.本单交回行政部汇总。序号寄件日期寄件中心寄件人收件人收件地点寄件费用备注123456789此表由寄件人自行填写订阅审批表序号报刊名称123456789部门经理审核管线领导审核人年月份杂志、信件、传真交收登记表序号123456789交收内容量接收部门签收人第四节清洁卫生管理办法第二条、职能分工司合作，巡查和监督卫生情况，并对清洁公司保洁员进行考核。跟进前一晚加班人员办公位、茶水间等的清洁。茶几及地面等所有装饰物和设施。协助前台文员分派报刊，并及时更换大堂报刊。及时更换饮水机蒸馏水并清理完的纸杯和垃圾。协助接待客人(倒茶)等。会议后立即清理会议室纸杯，清洁桌面并摆整齐台椅。及时清洁会议台、职员办公桌面顽固污渍。巡回清洁影印机，整理环保纸箱及碎纸机内的废纸。巡回全面清洁洗手间，并及时补充卫生用纸。协助同事购买东西及所需物品。整理并卖旧报纸、纸箱，卖完后费用及时交总务专员。及时将收集的垃圾清运倒大厦指定点。随时配合和服从行政主管安排的其他有关力所能及的工作。17：30分下班后全程地毯吸尘。所有会议室、会客大堂空调关闭。下班的时候检查饮水机水桶内的水源是否充足，应及时补上。第四条、规章制度：15。6、及时清理储物房卫生，保持清洁干净，严禁吸烟，时刻注意消防隐患。第五条、定期清洁两次清洁办公室铝合金玻璃内侧。空气消毒、杀菌。6、地毯每四周或六周(根据实际的办公环境情况而定)大洗一次、每周干洗一次，大洗必须全面吸尘一次；第六条、卫生间每天清洁时间表理工作流程：制定清洁卫生标准清洁卫生标准卫生状况执行清洁卫生标准评价第八条、支持性文件查表办公区域注三注三周检查项目大厅地面前台保洁洗手间空调以及吊罩设施玻璃保洁绿化植物及花盘保洁地毯保洁情况洁情况地面保洁情况书架保洁情况垃圾桶保洁情况他123456789洗手间1234512345三周地面保洁情况洁情况玻璃保洁情况洁具保洁情况纸巾补充情况E备注：每月大检查四次，每天不定时抽查各区域卫生情况(每天检查院差不合格项目记录到周检之中)。第五节工牌名片管理办法第五节工牌名片管理办法2、工牌材质：透明卡套，普通印刷卡纸，墨绿色(集团标准色)。3、新员工入职，由人力资源部提供相片为其办理工牌，并认真核实员工信息，严禁为非我司人员制作工牌，违者开除处置。4、员工人事任免变更后，前台文员应为其更换新工牌，并收回原有工牌。5、员工离职后，工牌应交人事专员，人事专员转交前台文员销毁。6、按照集团文明办公规定，工作时间内不佩戴工牌，每次发现处罚20元，由行政部监管执行。前台文员应时刻提醒员工在公司范围内必须时刻挂带工牌。➢流水号依据员工入职集团的时间排序；➢工号采用终身制方式，员工离职后，工号保留，返聘时使用原号。号。申请资料包括：新员工姓名、部门、职位、通讯方式、身份证号码。身份证号码是用于区别是否有返聘员工入职，若有，前台文员应选用该员工之前的工号。是用于区别是否有返聘员工入职，若有，前台文员应选用该员工之前的工号。12、工作证办理流程：员工携带个人小一寸照片到前台文员处登记，前台文员再上交行政员工名片样式副总裁级别以上名片样式需求、试用期情况而定。➢经理级以上、往来业务量大的员工，入职当天或一周后提供名片。➢其他情况，由员工自行申请后再给予办理。3、员工试用期期间，名片印制只能申请一盒，中心经理级别以上除外。部门、姓名、移动电话、固话直线、分机号、传真号、通讯地址等。核对完毕后，翻译准确的英文串字(由专业翻译公司提供固定的模板)，才能发送供应商印刷，并告知员工名片预计达到时间。5、人事任免变更后，前台文员应即时更新名片资料，信息更新与通讯录同步。6、领导印刷名片可安排秘书或助理代为到前台登记，交收也可代为领取。7、供应商送名片交收时，应仔细核对内容是否无误，要注意英文串字不能错。确实，同时也要求核对清楚。核对资料核对资料有误有误准确交收核对名片签收➢➢支持性文件名名片翻译内容对照表.xls 年月名片交收登记表部门职位名称姓名固话直线/分机部门职位名称姓名固话直线/分机号传真号码通讯地址签收人签字1234567892020楼前台人员根据名片内容进行填写,由接收人签收。第六节集团通讯录管理办法6、IT维护岗变更信息点(直线或分机号)。IT的通讯清单，与人力资源部核对职位变动、员工变动清单，1、短号集群网办理目的：节约集团通讯成本，降低员工日常的通讯费用。办理的条件：中国移动公司的产品4、短号集群网收费：可选择5元市内包月，或10元省包月，群内互相拨打免费。费用员工自理。➢下属子公司按顺序号编号。➢员工家属按顺序号编号，不公开发布。➢吉祥号、特殊号(如：66666)保留供领导层使用。➢每月的汇总的名单先交由部门负责人审核后同意方能发送中国移动公司。未计入短号包月费用。员工当月取消其短号，包括家属。6、每月与中国移动公司核对最新名单后，更新集团通讯录及短号集群网的总清单，并时刻及时更新短号名单和资料。7、前台文员每月18日前上传集群网的总清单及当月开通名单至集团行政部的文件共享空间(FTTP)上。第六条、中国移动公司信息第七条、短号集群网业务办理流程：核对员工资料编号邮件发送了解短号相关信息、资费后，提供准确的移动电话号码业务办理送汇总业务清单审核核对业务清单完成短号办理上传至文件(共享空间FTTP)上通知申请人第八条、任何人不得对外发送通讯录，违者行政通报处分。九条、集团通讯录管理流程：IT信息岗集团30楼前台文员各职能部门部门、人力架构生变更发送的人行政部办公事务组组长审核员工联系方式变更人力资源部人事专员审核，同讯录定期发送全集团第七节议室管理办法1、会议室仅限于本公司会议、培训、来宾接待等工作需要，严禁员工非公务私用和出租。3、各中心部门使用会议室，需提前一个日历天向前台文员咨询及由前台文员统一安排使4、各中心部门在会议过程中，要注意保持卫生，爱护室内设备，严禁涂鸦和吸烟。5、为提倡环保意识，善用资源。会议室不提供一次性纸怀，会议期间请自备水怀。6、会议室的使用本着谁使用、谁负责的原则。使用完毕后通知前台,前台要对会议室的物品进行检查是否完备，并确保用品及桌凳整齐、整洁。7、前台人员应每隔半小时进行茶水添加，进门前轻力敲三下，尽量避免产生过大的动作或仪。1、注意环境卫生，会议室使用完毕后，检查全部用电设施、窗户是否完全关闭，抹去黑防火、防盗及其他安全工作。同时安排清洁工对会议室及其使用物品进行清洁，保持室内干净、洁净。4、前台文员要熟悉视频、电话会议系统的操作指引，会议开始前，请务必检查设备是否完好，并做好一切准备。会议系统使用完毕后，要收好设备和上锁，确保设备完好。5、会议室的绿化植物也要经常护理，要选用素色的品种配搭，避免过于鲜艳。6、会议室音响由专人管理,不可随意操作相关设备(包括投影议)，如会议使用人对音响有2、会议室使用前，提前30分钟检查场内卫生状况，及时清理，让使用人在舒适干净的环3、视频会议使用前，提前30分钟进行视频系统调试、麦克风调试、投影仪清晰度调试、5、签约会议或重大会议常备的后勤物资：座位卡、横额、文具、台花、指示牌、签约本、《会议室使用登记表》年月会议室使用登记签签名确认使用人会议室管理人会议室自检情况会议时间会议内容会议地点使用日期使用部门序号第八节差旅票务住宿管理办法住宿标准(以集团行政部统一下发的酒店明细为准则)，审批同意后到前台办理票务。，并为员工进行票务办理。前台文提交《出差审提交《出差审批表》经办票务工作传真审批表给异地公司经办人票务询班信息班信息填写《出差审批理数据报表结算核对业务清单次信息询交纳现金填写《出差审批服务次信息询标准格式，以电子邮件通知即可。序号班次出发时间到达时间舱位费用123序号酒店名称入住时间离开时间上网情况费用2、公司只负责公务出差范围内的票务工作，不负责业务往来单位、职工家属、员工私订。如需办理，需有呈批件审批同意后方能办理。班次等，以免造成不必要的经济损失。票现金。7、在订票过程中，在满足公务出差同事的条件下，应尽量控制购票成本，降低日常差旅费8、订购火车票前，必须要求申请人提前交纳现金支付，否则，不予办理。现金包括票价和送票手续费。同时提醒必须携带足够的返程票现金，交移动公司前台办理返程票务。接待，最后发送邮件及短信给出差人员，内容包括：交通工具＋班次信息＋出发地及目的地接送人员的联系电话。一份留档备查。第四条、票务办理应按照集团颁发的《员工差旅费报销管理规范》标准执行，请见下表：级别飞机火车总裁级别普通舱软卧总经理级别普通舱硬卧经理级别普通舱硬卧主管及以下员工普通舱硬卧计程车计程车视情况视情况三等舱三等舱第第五条、公务接待房间预定流程1、异地公司传真员工的《出差审批表》到我司后，前台文员根据《员工差旅费报销管理规酒店住宿标准(按房间计)金额级别城市总裁级别总经理级别经理级别主管及以下员工一类城市(北京、上海、三星级酒店标准房二星级酒店和便捷连锁酒店标准房州、深圳)二类城市(其他)三星级酒店标准房二星级酒店和便捷连锁酒店标准房➢地区公司《出差审批表》指引(081014更新)➢地区公司《出差审批表》指引(081014更新).xLH-HR-024差旅费报销规范(A2版)4、酒店住宿月结时，需仔细核对清单，并分摊各异地公司费用。做到“帐”(住宿帐单)作联系单》各一式两份，一份交财务作为报账依据，一份留档备查。➢集团总部《出差审批表》出出差人员住宿标准差审批表》年月日填年月日—年月日共天飞机□火车□旅游大巴□客轮□其他□元申请中心□申请中心□行政总裁(CEO)中心负责人以下级别的员工由该总部负责人审批；中心负责人以上(含)级别员工由集团行政总裁(CEO)审批；集团各总部第一负责人，集团地产发展、出差审批表》年月日填年月日—年月日共天飞机□火车□旅游大巴□客轮□其他□合计晚申请部门元元元元□第九节其他协办事项第一条、负责订购领导工作用餐1、前台文员只负责享有公司工作餐待遇员工的用餐订购，其他员工自行负责。3、若在订餐时间未收到领导的用餐指示，应及时主动联系订餐与否。4、订餐工作要确保正常的用餐时间，餐具洁净环保，食物卫生健康。1、饮用水应选择资质、信誉度高的公司，例如：怡宝、大峡谷、景田等。班供“水”的备量电源，防止销毁机器电板以及用电隐患。2、协助上级完成文件的复印、传递及传真收发。职能分工1.3、IT维护岗负责办公电脑交接、软件安装、电话及网络调试、邮箱开户。1.4、人事专员负责员工入职手续办理。2、工作流程话)到集团行政部和IT邮箱上。完成。2.5、人事专员为新员工办理入职手续后，带领新员工前往用人部门，并告知请到前台文员办理工牌及指纹考勤制作，同时告知邮箱初始密码及领取入职文具事宜。➢总经理级别以上员工按实际所需配置，由归管部门的文员或秘书负责领取。3、新员工入职工作图例““新员工”入职工作新员工人事专员总务专员岗前台文员仓务管理员排电话、网络安装调试，入职入职后办理人事入职手续电脑交接，邮箱开户。工牌、考勤指纹制作、通讯录更新短号集群网办理、名片定制领取入职文具2、影印机维护、工程故障报修2.1、影印机设备的日常维护，及时通知供应商维修处理。租赁影印机的碳粉添加、零配2.2、办公照明、办公家具、水电设备等工程类报修，可通知物业公司检查后修理。并通知报修人，物业公司检修后需签字确实。、锁务故障。3.3、前台接到《锁务申请单》交行政部总务专员处理，行政部保存申请单并联系当地公安局指定锁务公司上门维修。3.4、锁务公司上门维修完毕后，通知总务专员跟踪验收，并与申请人共同签名确认。4、费用承担4.1维修产生的费用由行政部总务专员签字确认，但报修人仍要签字确实。4.2不产生费用的维修单由前台文员签字即可。5、故障申报工作流程：影印机租赁公司影印机租赁公司各职能部门物业公司前台文员IT维护岗否总务专员跟进是障 年月份维修(办公设备、工程水电、断网)申告登记表序号序号申告中心申告人申告时间申告事由维修恢复时间维修人员签字申告人确认123456789金额(元)：4.本申请单由申请人填写并须相关领导签名审核。5.所产生的费用一律由该申请人所在中心负责，人力行政中心行政部只是协助联系公安局指定锁务协会6.当相关锁务工作完成后，须由申请人在“确认栏”里签字认可后交回行政部汇总。厦物业公司规定办理。以下是华海大厦的物业公司关于放行条规定。章使用审批表》并由该中心领导及人力行政中心领导签名认可，到前台处登记，交表格盖人力行政中心章后，物品方能放行。5、前台文员每月负责与物业公司的放行记录核对，如发现不相符情况，要查明原因。登记核实《放行条》填写物品明细后打印《放内容与物品是否行条》一致填写《公章使用审批表》并由该中心领导及人力行政中心领导签名认可盖人力行政中心章《放行条》交经办人物品离开大厦放行条交物管大厦礼宾人员核对物品放行7、支持性文件业管理有限公司：现我司有如下物品需搬出华海大厦，请准予放行。项目项目物品名称规格数量单位理由12345致敬礼经办人：广东利海集团有限公司人力行政中心年月日第七条、招聘管理协作工作2、前台文员根据当天应聘者清单，核对应聘者身份后，提供《求职登记表》和《专业3、应聘者填写完毕后，通知人力资源部面试官。并根据实际情况，安排应聘者在接待区稍候或引导进入会议室等待面试。4、如有求职者上门造访，应向求职者言明请按照我司在招聘广告上的规定投递简历，我司审核简历通过后，通知求职者本人进行面试，拒绝接收任何资料。源部负责招聘的同事。第二章行政事务管理利海集团行政专员岗位说明书第一部分基本资料职职位名称行政专员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位总务专员、前台文员1填写日期2008-7-28第二部分工作描述负责公司文档、印章、信息保密管理，办理公司工商证照登记、年审、变更、注销工作。组织策划公司会议，并对会议纪要整理，归档管理。号工作职责1文档管理2印章管理3会议管理4公司证照办理5公务接待管理6仓务管理草拟、呈批、发布等工作。3.公司制度的发布、更新管理。4.公司图书管理。1.负责公司印章制作、保管、注销工作。章工作，对用章授权进行审核。1.负责公司年度、行政会议的组织、策划工作。3.负责公司高层员工的出入境证照办理。1.负责集团公司间的员工交流活动、客人来访、公2.负责工商行政管理部门的业务联系、联谊，维系政府行政部门关系。1.公司各部每月的文具派发。2.做好并保管仓库出入明细账册。3.定期清理仓库杂物。4.定期盘点仓库物品。5.派发新员工入职文具。经办审核批准√√√√√1.负责部门经费管理，做好经费明细账册，列举2.公司荣誉奖牌、奖状管理，并对其进行录入登记、保管、复制、清洁、维护等工作。3.负责公司大事纪资料录入、整理、归档。4.羊城通交通费用管理，羊城通报销表格审核，7其他行政事务10％汇总各部门报销费用后，分摊并报销。√5.公共类信息的审核和发布(包括通讯录、114、黄页等)。6.医务卫生管理，定期检查和更换过期药物。7.负责明源系统的录入操作。8.节假日公司的值班安排工作。9.协助总务专员外勤采购后勤物资。序号临时工作职责临时工作任务经审办核 批准1其他协助工作1.公司大型活动。√2用章差错率、文档缺失率为0，账册帐实相符。2.4工作协调关系：集团内部协调关系集团外部协调关系((按频繁程度次序列举)部门内部门外各部文员总务专员1.各部文员1.档案管理2.用章管理工商行政部门—证照办理刻章公司—印鉴制作会对己方与种影响第三部分任职资格要求基本胜任本岗位所需的最低学历：专业技科基本胜任本岗位的专业：(1)胜任本职岗位所需要的专业知识：术知识(2)胜任本职岗位所需要的专业技能：(3)资格与证书：训能培训项目培训方式培训项目培训方式档案软件操作档案软件操作e重要性 (一般/重要/非常重要)迫切性(不迫切/一般/迫切/非常迫切)工作经历工商证照办理流程，有2年的行政管理工作经选出本岗位需要该能力的最低要求级别能力定义12345理解判组织协调能力拓社会活动能力语言文力业务实施能力其他特别素质较低对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力题进行决断的能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力有的活动能力具有的文字和口头语言表达能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力。一般较高高4433354最低时间要求(年)本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴 (根据既往工作经验填写)第一节文档管理办法第一部分公文管理办法第一条、为了规范集团发文编号工作，确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。特制定本办法。第二条、公文的种类分为对外发文及对内发文。1、对外发文：以公司名义与政府部门、相关业务单位及其他单位之间往来的文件。2、对内发文：以各中心名义发出的函、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划请示报告等文件。3.1、任命任免门名义发出，经理助理级别以上职员由集团人力行政中心发出。的事项。简称“告”。适用于批转下级单位的公文、转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求示3.6、批复适用于答复请示事项。简称“批”。3.9、会议纪要第三条、公文格式成文时间、抄报单位、抄送单位等部分组成。2、发文字号按公文编号规则规定执行，公司文号由人力行政部档案室统一编排。公文秘文文件公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大工程责任事故分析报告、验资报告、审计报告公司大型会议纪要、土地合同、项目合作合同、人事决策中的秘密事项、公司上市资料、薪金福利制度公司各类证件资料、一般文书档案或合同密级机密密5、公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，不用标点符号。6、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。月。8、根据发文编号区分公司发文和中心发文，应加盖相应印章，不得混用。10、文字从左至右横写、横排、统一使用简体字，文件标题为小二号黑体字加粗，文件编主题词为宋体四号字。公文统一使用红头打印纸。通报模版.doc通知模版.doc第四条、公文编号规则一使用：利函字[年度]序号。的简称。➢广东公司—穗利函字[年度]序号➢河南公司—豫利函字[年度]序号➢天津公司—津利函字[年度]序号➢湖南公司—湘利函字[年度]序号➢贵阳公司—黔利函字[年度]序号➢广西公司—桂利函字[年度]序号1.2、项目公司公文编号规则统一是项目所在省份简称+利(公司简称)+项目名称的第一个➢阳江项目—穗利阳函字[年度]序号➢从化项目—穗利从函字[年度]序号➢中牟新胜—豫利中函字[年度]序号➢钦州公司—桂利钦函字[年度]序号➢浏阳项目—湘利浏函字[年度]序号2、集团公司总部对内发文的编号规则为：利+中心简称+对内发文种类+年度+序号➢人力行政中心—利人+(对内发文种类)字[年度]序号➢财务管理中心—利财+(对内发文种类)字[年度]序号➢资金运营中心—利资+(对内发文种类)字[年度]序号➢成本管理中心—利成+(对内发文种类)字[年度]序号➢设计管理中心—利设+(对内发文种类)字[年度]序号➢地产发展中心—利地+(对内发文种类)字[年度]序号➢公共资源管理中心—利共+(对内发文种类)字[年度]序号➢法务监察中心—利法+(对内发文种类)字[年度]序号例：湖南公司➢财务部—湘利财+(对内发文种类)字[年度]序号➢人力行政部—湘利人+(对内发文种类)字[年度]序号➢地产发展部—湘利地+(对内发文种类)字[年度]序号➢设计管理部—湘利设+(对内发文种类)字[年度]序号➢项目管理部—湘利项+(对内发文种类)字[年度]序号➢成本管理部—湘利成+(对内发文种类)字[年度]序号➢市场营销部—湘利营+(对内发文种类)字[年度]序号➢客户服务部—湘利客+(对内发文种类)字[年度]序号2.3、项目公司对内发文编号规则为：项目所在省份简称+利(公司简称)+项目名称开第一个字+(对内发文种类)字+[年度]+序号。例：广西分公司钦州项目➢人力行政部—桂利钦人+(对内发文种类)字[年度]序号➢开发部—桂利钦开+(对内发文种类)字[年度]序号➢工程部—桂利钦工+(对内发文种类)字[年度]序号第五条、发文程序1.1、各职能部门凡需以公司名义对外发文，其文稿先由经办人拟稿，文稿形成后由部门1.2、部门经理审核合格后，经办人需到档案室领取统一的发文编号，将发文编号填写在文稿的右上方处，字体比正文题名小一号。1.4、公司领导同意签发后，由经办人将发文(需发出文件份数并预留公文原件一份档案室存档)到公章管理员处加盖公章，并将公文原件一份在公章管理员处登记存档。经经办人拟稿部门经理递交公司领导复核及签发经办人正式发文公章管理员到档案管理员处登记归档发文2.1、凡以各中心名义发文，其文稿先由经办人拟稿，文稿形成后由部门经理负责核稿。2.2、部门经理审核合格后，经办人需到档案室领取统一的发文编号，将发文编号填写在文稿的右上方处，字体比正文题名小一号。编号规则按对内发文编码规则编写。2.3、文稿合格后，由部门经理递交上一级领导复核及签发。2.4、公司领导同意签发后，由经办人将内部发文(需发出文件份数并预留公文原件一份档案室存档)到各中心公章保管员处加盖中心章，并将发文原件一份在中心文员处登记存档。各中心文员每月月底移交当月所发文件到档案室处。2.5、当月月底档案管理员需统计各中心领取编号情况，如各中心文员所交文件与编号不相符，或没有领取编号便将公文发布，将追究各中心领导责任。合格员处发文第六条、收文程序3、各中心\部门文员递交收文到档案室处时，需统一在收文归档登记表内逐一登记。文的右上角处盖上公司收文章，做好签收、录入归档、整理、扫描等程序。凡是公司绝密、机密类文件都需在文件收文章下方盖上绝密或机密章。各各中心\部门经办人将文件统一交到文员处文员收集登记后交到档案室归档行政部档案管理员接收、登记文件盖收文章录入数据到系统内扫描上传扫描文件到档案系统内归档整理第七条、公文合同日常管理1、各中心\部门自产的公文，都需复印一份存在本中心内，以备中心其他人员查阅。2、各类公文需统一登记在文件登记表内，表内应包括编号、文件名称、文件单位、份数等。、对内发文、收文，并各自存放在资料盒内，每一资料盒以年份为限，文件登记表第二部分规范文件管理办法第八条、本管理办法适用于集团规范、管理类文件。第九条、各类规范文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯第十条、规范类文件格式的样板(仅限于管理类文件使用)第十一条、规范类文件编号统一为：LH(利海简称)+部门简称+年份+序号。部门简称人力行政中心HumanResourcesAdministrativeCenterHR财务管理中心FinancialManagementCenterM资金运营中心FundsOperationCenterF成本管理中心CostManagementCenter设计管理中心DesignManagementCenterM地产发展中心RealEstateDevelopmentCenter公共资源管理中心PublicResourcesManagementCenterR法务监察中心LegalAffairsSupervisionCenter本市场部InternationalCapitalMarketDepartment➢人力行政中心—LH-HR-2008-001➢财务管理中心—LH-FM-2008-001➢资金运营中心—LH-FO-2008-001➢成本管理中心—LH-CM-2008-001➢设计管理中心—LH-DM-2008-001➢地产发展中心—LH-RE-2008-001➢公共资源管理中心—LH-PR-2008-001➢法务监察中心—LH-LA-2008-001新增的职能部门编码按此规则类推。形成后由中心负责人审核。行讨论，确定更改与否。格合格报行政总裁审核及合格经办人将文件交档案室合第三部分文档借阅管理办法第十三条、为进一步加强档案工作的规范化建设，充分发挥档案的作用，提高档案工作的社会效益，现就有效提供档案信息，为领导的科学决策和各项工作服务制定本第十四条、集团档案提供利用实行集中统一管理，由人力行政中心行政部档案室负责。第十五条、本集团档案只供内部员工查阅、借阅，原则上不对集团以外员工借阅。第十六条、凡需借阅档案，请填写借阅资料登记表，经中心领导批准后方可办理。记表NO:预预计归还序号资料名称密级事由①②③④⑤⑥经办人领导阅公司机密文件需经公司领导审批后方可办理。况借阅中心第十七条、借出档案要在规定期限内归还，延期另行办理续借手续。第十八条、凡查阅、借阅公司重要文件或带绝密、机密级文件，需管线领导批准。第十九条、需借阅公司资料办理相关业务而不归还的，需管线领导批准方可借阅。第二十条、对超过3次逾期不还档案或丢失档案的人员，档案室将停止对其借案，直至原借档案归还或丢失档案经领导处理后方可恢复借阅档案。第二十一条、档案借阅时必须当面检查清楚，不得自行外借或转借，不得随意更改、摘抄核对，检查无误后，方可带走。第二十二条、档案归还时，经双方核对无误后方可办理归还手续。如发生丢失、泄密情况，应立即报告领导，采取相应措施，妥善处理。第二十三条、集团档案不得带出办公楼以外场地，更不得带至公共场所，如外出业务，必须携带档案的，需经主管部室领导批准，对外带的档案必须保证其安全。第二十四条、凡档案查阅借阅者，均应承担档案的安全、保密之责。查阅档案时严禁吸烟。第二十五条、凡自行转借档案或以个人名义为亲友借阅档案，自行摘抄、复制档案或在档案上填注、涂划、拆卷和抽取，将档案带至公共场所、宿舍或其他不适宜的地对有意损坏和窃取档案者，根据《档案法》有关规定处理。第四部分文档保密制度确保档案的安全。第二十七条、公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或中心负营情况、业务数据。第二十八条、公司以下文件需严格保密：公司经营发展决策中的秘密事项；人事决策中的秘密事项；业主资料；财务档案、数据；招标项目的标底、合作条件、贸易条件；重要客户，重要的贸易渠道；公司证件；公司规定不公开的财务、银行帐户帐号；其它董事会或公司管理层确定应当保守的公司秘密事项。第二十九条、任何任不得利用职务之便，擅自携带公司重要文件外出。第三十条、有权阅读保密文件的公司任一人员均需对保密文件负有关责任，务必妥善保管第三十一条、档案管理系统要采用先进技术手段，加强安全保密和防病毒措施，定期作好备份，防止“黑客”入侵。人员离开要退出电脑系统，要设置个人使用密码和权限，防止他人入侵或越权使用。第三十二条、负责保密档案的工作人员因外出或请假，应由主管领导指定专人接替工作，不得私自找人顶替。第三十三条、销毁档案，应严格按照销毁制度办理，严禁自作主张，私自销毁或出售。意进入档案库房。第五部分合同管理办法第三十五条、为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，并结合公司的实际情况，制订本办法第三十六条、本集团合同包括公司公共类、其他类、办公类合同，项目的工程类、设计类、销售类、商品房买卖类、租赁类合同。第三十七条、合同编号规则：集团公共类及其他类合同：利公合[年份]序号南湖及世纪绿洲项目类合同分工程类、设计类、销售类合同，编号为：1.南湖/绿洲工合[年份]序号2.南湖/绿洲设合[年份]序号3.南湖/绿洲销合[年份]序号5.本合同编号规则只适用南湖及绿洲项目,新的项目另按编号规则第三十八条、除南湖及绿洲外，新的项目按新的合同编号指引2、合同代码种类：A括：勘探、设计、监理类、工程其他类咨询；➢B类：工程施工类，包括：建〔构〕筑物的建筑、安装、装修、市政、园林等工程的施工合同(含主体合同、专业工程合同)；C➢D类：营销类，包括：物料制安、广告制作、广告发布、营销代理、现场促销、营销策划等(广告牌制作涉及到土建工程的，也归于此类)；带等；3、合同编号章的编号规则项目所在省简称—所在城市—合同性质种类—合同代码种类—年份—流水代码—补充代码(有补充合同时用)地地区公司合同性质种类合同代码种类合同编号广东公司公司合同A—G粤－广州－公－A－07－001河南公司公司合同A—G豫－郑州－公－A－07－001湖南公司公司合同A—G湘－长沙－公－A－07-001广西公司公司合同A—G桂－南宁－公－A－07-001贵州公司公司合同A—G黔－贵阳－公－A－07-001海南办事处安徽办事处公司合同公司合同A—GA—G琼－海口－公－A－07-001皖－合肥－公－A－07-001项目所在省简称—所在城市—合同性质种类(项目简称)—合同代码种类—年份—流水代码—补充代码(有补充合同时用)合同编号合同编号粤－广州－赤－A－07-001豫－郑州－南－A－07-001豫－郑州－雁－A－07-001湘－长沙－含－A－07-001桂－南宁－东－A－07-001合同性质种类项目合同(赤)项目合同(南)项目合同(雁)项目合同(含)项目合同(东)项目合同项目合同项目合同合同代码种类A—GA—GA—GA—GA—GA—GA—GA—G项目名称广州赤岗项目郑州南阳寨项目郑州雁鸣湖项目长沙含浦项目南宁东盟项目备注：本项目名称属集团内部使用名称，且由于营销命名的确定时间一般相对较晚，因此可不与营销命名保持一致。4.1、若原合同发生补充合同或补充协议的，必须在原合同号后面另加两位级长的后辍码，编号。为“豫－郑州－雁－B－07-001-01”。第三十九条、合同的编号及归档各中2、录入后，将合同会签表、合同原件三份、廉洁协议、真实发票保证书及合同其它附件递交到公章管理员处加盖公章并编号、审核。3、合同审核合格后，由公章管理员统一递交到档案管理员处归档。4、当月月底将发生钱款的合同统计后，移交一份原件给财务部门已作购买合同印花税之各经各经办人将合同录入到明递交到公章管理员处在明源系统上审核合同录盖合同编号章将合同数据录入档案管理系统内归档务管理中心一份以作购买合同印花税之用加盖合同章第四十条、合同借阅关键字方可借阅。一般合同借阅需中心领导批准。第四十一条、各职能部门需委派一人组成档案鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。的具有长远利用价值的档案，都应永久保存；在一定时期内具有保存和利用价值的档案，为定期保存；介于两种保管期限内的档案，其保管期限一关人员签字。档案鉴定、销毁登记表序号类别/文件名称密级档案文件(卷、册、件)人档案情况法档案鉴定结果及销人力行政中心及结论总裁意见监交人签名销毁方式销毁地点销毁日期第四十五条、对无保存价值或已过保管期限不需延期而剔除的档案，必须按档案资料销毁记。定时间规定为每三年鉴定一次，鉴定后销毁一次。第四十七条、档案剔除销毁时，必须由档案部门指派专人销毁，销毁与鉴毁后应在销毁清将鉴定中形成的材料组成工作卷，妥善长期保存。第七部分档案库房管理制度第四十九条、档案库房由专人负责管理，库房钥匙由库房保管员专人保管，非库房管理人员未经同意不得进入。下班前，库房门必须锁好，关闭窗户。保持整洁，不准堆放无关档案的其它杂物，档案资料及其装具排列科学，档在档案柜、密集架内。第五十一条、贯彻“预防为主，防治结合”的方针，切实做好“八防”即防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作。第五十二条、库房管理人员必须按规定使用空调机、抽湿机及消防等库房设备、设施，并定期检查、维护设备、设施的完好。第五十三条、库房管理人员必须按时做好库房内温湿度的测记、调节、控制工作，及时调节温湿度，将温度控制在14—24℃±2℃，相对温度控制在45—60%±5%。第五十四条、档案资料箱柜内定期更换杀虫剂，声像档案箱柜放干燥剂，防止档案资料虫蛀、霉变。第五十五条、库房内禁止吸烟和使用明火。严禁将易燃、易爆物品带至库房内。库房的电源线路、开关应经常检查，及时排除隐患，下班时要切断电源。第五十六条、查阅利用完毕的档案资料应及时放回存放位置，以免混乱、丢失或失密。第五十七条、对库藏档案资料的安全，最少每年年终全面检查、清点或翻页一次。如发现虫蛀、发霉、丢失等现象或发生可疑、意外情况，应及时检查，检查清点情况和发现的问题或隐患，应做好记录并向领导汇报。第五十八条、库房管理人员变动工作岗位时，必须办妥清点交接手续，在交接登记本上签名，并有一证明人签名。第八部分图书管理制度1、各中心\部门人员购买图书前请先到行政部档案室查阅公司现有书籍目录，避免重复购买，并将拟购买的图书类型及数量报中心负责人批准后方可购买。需将书籍存在申购中心，请在图书登记存档时说明，并在图书登记表备注栏处注明书籍存放部门。3、未经行政部档案室登记的图书，财务部一律不予报销购书费用。2、统一在图书的右上角处盖上公司图书章，图书统一登记在图书登记表内，登记内容应包版单位、购买中心\部门、购买人、购买份数等六项。图书登记完后在购书发票背面盖上图书已登记归档章。图书登记表购买中心购买人➢图书登记章图书已登记归档章并定期检查图书的完整性，确保图书齐全、整洁。第二节保密管理办法第一条、为保守企业的秘密，维护企业的利益，特制定本办法。行政部负责保密制度的监督与管理。董事会或公司管理层确定应当保守的公司秘密事项。据员工职务和自身业务的情况，规定签订范围，具体实施步骤如下：公司将不再与之续签。如该岗位保密要求较高，公司还应及时调整其岗位。1.2、新职员加入公司以后，应与劳动合同同时签订。招聘专员在职员入职之前如实告知保密合同相关条款，并作为录用条件之一。职员如不同意签订保密合同，应不予录用。如确实需要录用，须经集团人力行政分管领导审批同意后执行。1.3、岗位发生变化，需重新约定脱密期或竞业禁止条款的，应在岗位调整一个月内重新2.1、用人单位与掌握商业秘密的职员在劳动合同中约定保守商业秘密有关事项时，约定在劳动合同终止前或该职员提出解除劳动合同后的一定时间(即约定的脱密期限内)期期限约定建议原则如下：3.3、接触机密数据或重大业务信息的职员，如：集团董事会办公室负责股证事务、集团办公室业务信息、集团融资管理、集团战略研究、集团审计法务、集团产品线研发、品类研究人员、项目发展人员、设计项目负责人、人力资源部薪酬专员、掌握公司4.1、公司规定掌握商业秘密的职员在终止或解除劳动合同后的一定期限内(6个月至2人单位任职，也不得自己生产与原单位有竞争关系的同类产品或经营同类业务的时4.2、如签订了竞业限制条款，该职员离职后，在竞业限制期内(不得超过两年)公司支付给职员一定的经济补偿金，每月支付的补偿金额为职员离职前一个月工资的2/3。全年支付的补偿金额为职员离职时上一年度的工资的2/3。4.3、竞业限制条款的签订应遵循谨慎原则，有针对性的对掌握大量机密的管理人员及关键技术人员实行竞业限制。竞业限制条款主要在以下人员中选择使用：➢板块公司负责人及以上人员；➢需签订竞业限制条款的人员，由所在部门向所在单位人力资源部提出，报集团人力行政中心审核，由集团人力行政分管领导同意后签订。支保密合同书.保密合同书.doc保保密合同书(竞业限制).doc，防止员工未经同意下登陆使用。3、员工应注意保管公司系统用户密码，防止外泄，以免造成不必要的损失。途径向有关领导咨询。散，不得复印、摘抄公司的秘密文件、资料，不得将公司的秘密文件、资料向无关人员出示或提供给外单位引用，不得将公司的任何秘密写成文稿向报进投稿或编入公开发行的书籍。保密措施。取补救措施。密文件要采取防护措施，绝密文件的递送要有两人护送。期内归还。需继续使用的，要办理借阅手续。予批评教育、行政处分和经济处罚。10、对违反本规定或因故意泄露企业秘密以及利用企业秘密进行投机谋利，使企业的利益受法律责任。11、支持性文件LH-HR-011利海集团员工职务行为规范(A第三节印章管理办法第一条、印章的类别指公司章、董事会章、监事会章以及公司所属分支机构印章。2、专用印章指公司财务专用章、合同专用章、人力行政中心章(人事专用章)、各职能中心章以及分支机构财务专用章、分公司人力行政部章等用于指定用途的印章。3、人名用章指以公司法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印章。1、公司印章统一由行政部制发或更换，并到公安部门办理有关手续，由指定的刻制单位刻报行政总裁(集团)\公司总经理(地区公司)同意后，由行政部印章保管人负责刻制并与需求中心\部门指定人员办理交接手续，在行政部留样备案。、各类印章规格1.2.1、公司印章、董事会印章、监事会印章，外直径为(40)毫米，圆形，带五角星，材的规定执行；1.2.2、外资公司印章，规格、材质根据当地有关主管机关的规定执行；1.2.3、公司专用章(除财务专用章)外直径为(38)毫米，圆形，材质根据当地有关主管1.2.4、人力行政中心\部门章(人事专用章)，外直径为(38)毫米，圆形，带五角星，材质根据当地有关主管机关的规定执行1.2.5、财务专用章、人名章的规格、材质根据当地有关主管机关的规定执行。2.印章的更换报行政总裁(集团)\公司总经理(地区公司)批准后再行办理，统一由行政3.行政部印章管理员对所有印章的启用，均要造册登记填写《XXXX公司印章登记册》，启章管理员在销毁时要有销毁记录。第三条、印章的保管1、公司公章、合同专用章、人名用章统一由行政部印章管理员保管，各中心部门专用章自保管。3、公司印章由指定专人保管，所有印章必须存放在加锁的柜屉内，防止丢失，非保管人员。4、印章保管人要具备高度责任心，尽职尽责，不得自行决定加盖印章处理问题，印章保管印章，并保证印章使用的安全,各级领导也不得越权使用印章。5、印章保管人如较长时间外出或不能到岗，事前应向部门领导报告，并经领导安排做好印第四条、印章的使用管理1、经办人必须电脑打印填写