自我时间管理1课件

第四章自我时间管理教学目的与要求：

通过自我时间管理的学习和训练，掌握时间管理的基本知识和方法，提高自我时间管理能力。一、时间管理的重要性看下面的故事有两个人到非洲去考察，他们突然迷路了，正当他们在想怎麽办时，突然看到一只非常凶猛的朝他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就遥遥头说：“没用呀，你怎么跑也没有狮子跑的快。”同伴说：“你当然不知道，在这紧要关头最重要的是我要比您跑得快。”

故事使我们联想到：

我们正处在一个激烈竞争的世界，每一个人都要参加人生的竞赛，最让我们感到束手无策的一样东西是时间。时间就好比是故事中的狮子，你怎么跑也不能比它跑的快，但是你只要比竞争对手跑的快，你就会赢得时间，最后赢得胜利。

时间管理是指在同样的时间消耗情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的控制工作。这种控制指的是控制我们自己所作的事情，使得我们减少时间的浪费，减少无效的时间消耗。因此，时间管理的对象不是“时间”，而是相对时间进行的“自我管理”。通过对时间管理，我们可以克服时间浪费，使你的行动效率和效果最大化。时间管理的目的是将时间投入到与目标相关的工作中去，以达到效果、效率、效能的较佳状态，即在短时间或预定的时间内把事情做完、做好。

说来容易，在现实生活中，我们可以看到真正能够很好分配时间，使用时间，进而高效工作不是轻而易举的，我们需要很好的学习进行时间管理的各种方法。

二、时间管理的方法看下面的故事：一天晚上，一个商人到一个教授家去做客，一进门就看到教授家里的地上、桌上、床上都是书，教授正在聚精会神的埋头沉浸于他的一部专著中，商人与教授寒暄后，过去看了一下，那是一部研究甲骨文的专著，在商人看来太枯燥、无趣了，商人心里想，编著这种学术书，市场不看好，也不能赚钱，而花费的时间精力是巨大的，为什么教授会这样做呢？在交谈中，教授告诉他，研究编著这部书已经花费了10年的时间了，在教授看来这是一件重大的事情。交谈中，教授问商人：你晚上的时间大部分用来做什么？商人回答说：一般我晚上大部分时间都用来应酬上，这样，可以帮我建立庞大的人际关系网，这对我来说是非常重要的，……。

1.用“四象限原理”管理时间管理时间要着眼于做事情，我们做事情的原则应该是：

做重要的事情，做紧急的事情。我们可以把事情按照“紧急”与“重要”的不同程度进行划分

按事情的紧急程度划分：有些事情特别紧急，刻不容缓，需优先处理。有些事情不太紧急或不紧急，可另行安排时间去做。优先顺序原则为：紧急的在前，不紧急的在后。

按事情的重要程度划分：有些事情特别重要，需花较多的时间和精力去做。对于不太重要的事情或不重要的事情可以花较少的时间和精力去做或不去做优先顺序原则为：重要的在前，不重要的在后。

可以按下面的指导性原则区分紧急与不紧急、重要与不重要。

重要的：必须完成的，如不完成，就会有严重的影响。

不重要的：如不完成，不会有严重的影响。

紧急性很高：今天工作的要点，不能拖延。

没什么紧急性：什么时候都可以做，不会有严重的影响。实际工作中所有的工作既有紧急程度的不同，也有重要程度的不同，因此，决定优先顺序就要看两个维度：

优先顺序=重要性×紧迫性

（即考虑重要性又要考虑紧迫性）

不紧急紧急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ紧急又重要的事情重要但不紧急的事情不重要也不紧急的事情紧急但不重要的事情工作分为四类第Ⅰ象限：紧急又重要的事情“紧急”是必须马上就要做的事情，“重要”是对公司、部门及个人有重大影响的事项。在工作中有些是既紧急又重要的事项是当务之急，必须马上做。第Ⅱ象限：重要但不紧急的事情工作中有很多是重要但不紧急的事情，这类事情不是最紧迫的，但是关系到你的长远发展。有的与你的理想有关，有的与你的工作或学习的长远规划有关。这类事情应下大力气、用较多的时间去做，但不是立即需要完成的。对这类事情处理的好坏，从一定程度上反映一个人对人生、工作目标及进程的判断力。如果这类事情搁置、拖延了就变成第Ⅰ象限紧急又重要的事情，是你天天处于忙乱状态之中。第Ⅲ象限：不紧急也不重要的事情既不紧急又不重要的事情，可作、可不做。在生活中，我们会遇到很多这样的事情，不需要即时处理，甚至不需要处理。第Ⅳ象限：紧急但不重要的事情每个人都会遇到很紧急需立即采取行动的事，但又不是重要的事。这类事应列入次优先级，不能把紧急的事当成重要的事。

第Ⅲ象限：不紧急也不重要的事情既不紧急又不重要的事情，可作、可不做。在生活中，我们会遇到很多这样的事情，不需要即时处理，甚至不需要处理。

第Ⅳ象限：紧急但不重要的事情每个人都会遇到很紧急需立即采取行动的事，但又不是重要的事。这类事应列入次优先级，不能把紧急的事当成重要的事。要想解决问题，可以兼顾紧急与重要的程度，把要处理的事情分为三个层次：必须做的事；应该做的事；可以做的事。不能让看似紧急的事拖延了不紧急但重要的事。

你的大量时间精力花到哪里去了？如果是Ⅰ说明你总是忙于应付无穷无尽的紧急事，被这些事弄得你焦头烂额，狼狈不堪，你总是忙忙碌碌，却效率低之下。还说明你可能把一些非重要的事看做了重要的事。

如果是Ⅱ说明你有着“做要事而不是急事”的良好习惯，这正是成功人士的思考方式和行为方式——把时间用在重要的事情上。这样做会使你始终保持良好的状态，有条理的工作。因为你重要的事想明白了，筹划好了。

你的大量时间精力花到哪里去了？如果是Ⅲ说明你是一个很情绪化的人，大量的时间花在毫无价值的事情上，既没有工作效率又没有工作效能，长期下去，难成大业。

如果是Ⅳ说明你的工作自主性与效率都不高。你盲目地追随繁杂的事务，而不考虑它对你是否有益，如不努力改变，你的工作将陷入被动的局面。

不紧急紧急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ20%～25%65%～80%＜1%15%

成功人士的时间安排

高效工作的时间分配：

*合理的将自己的工作按紧急与重要的程度划分到不同的象限中去

*遵从重要性优先的原则，将大部分的时间和精力用于第二象限——重要而不紧急的工作，先完成重要而不紧急的属于二象限的工作。*需要注意的是，许多第一象限的工作，实际上是由于没有及时处理第二象限的工作而产生的，要注意纠正。

高效工作的时间分配：

*不要把重要的事项都推到第一象限去做也不要整天去做非常紧急却不重要的事项。要做好第一象限的工作，但不能太多，留出一定的时间去处理紧急的事情而不是陷于紧急事务中。注意区分一、四象限的工作，不要被紧急的假象所迷糊。王经理一天的工作中处于第一象限的事项为：提交预算费用报告和向营销总监汇报工作，老总召见，今天必须完成。撰写招聘计划与人事经理谈下属的奖金问题是重要但不紧急的事情，一周内必须完成，处于第二象限。其他的一些事情都是例行性的工作，应为第四象限的工作事项。第三象限则是王经理自己的非工作的事情，或忙于一些琐碎的事项。案例分析

一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。

假如你是李华，此时此刻你该怎么办？

一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会。

(1)由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。

(2)突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。

(3)这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。

(4)刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。

练习：分析案例,列出做事的优先次序

M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，张文斌的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是张文斌吗？你母亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！”

假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？(1)为稳定员工队伍，约定今晚同这两人谈话。(2)接待西安来的大客商(3)MBA论文尚未完成(4)处理母亲受伤事情

M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。(1)为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。(2)但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这