医疗企业组织有效的会议培训

组织有效会议CommunicationtoWin医疗企业组织有效的会议培训第1页专题一有效会议基本特征和无效会议危害医疗企业组织有效的会议培训第2页提供信息聚集信息处理问题宣传政策培育训练企业会议功效医疗企业组织有效的会议培训第3页不正当理由会议种类及处理方法为满足无聊愿望而开会为符合通例或传统作风而开会为攀比而开会为表功而开会为推却责任而开会为逃避个别接触所可能产生难堪局面而开会医疗企业组织有效的会议培训第4页什么样会议才算富有实效目标能被实现目标能在最短时间内被实现与会者对会议感到满意

医疗企业组织有效的会议培训第5页不切实效会议有何危害会议目标无法实现。会议所负担机会成本相当可观。与会者对会议感到不满。

医疗企业组织有效的会议培训第6页为何会议没有实效会议前会议中会议后医疗企业组织有效的会议培训第7页有效会议准备工作专题二医疗企业组织有效的会议培训第8页有效会议会务准备(1)会议目标设定；(2)与会者选择；(3)会议时间选择；(4)会议地点选择；(5)会议场地布置；(6)议程指定；(7)会议通知派发；(8)准备会务用具。医疗企业组织有效的会议培训第9页会议目标设定会议目标必须用书面列明会议目标必须切合实际会议目标必须详细而且能够衡量会议目标所表明必须是"应实现什么"，而非"应做什么"医疗企业组织有效的会议培训第10页与会人员选择对实现会议目标有潜在贡献人能够因参加会议而取得好处人

医疗企业组织有效的会议培训第11页会议时间选择在选择会议时间时，首先应该考虑便是领导时间，因为只有这么才能使领导获取充分准备。其次，也应该考虑方便与会者出席时间，以及为与会者所喜爱时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标实现，势必遭受不利影响。医疗企业组织有效的会议培训第12页会议地点选择(1)场地必须有空档且可供使用。(2)场地必须够大方便容纳与会者及视听器材。(3)必须拥有包含桌椅在内适当家俱。(4)必须拥有充分照明及通风设备。(5)必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。(6)必须令主席及与会者大致方便。(7)成本必须低廉。

医疗企业组织有效的会议培训第13页会议议程确定按照议案轻重缓急编排处理先后次序，这即是说越紧要事项越应排在议程前端处理，越不紧要事项则越应排在议程后端处理。每一个议案应预估所需处理时间并明白地标示出来。医疗企业组织有效的会议培训第14页会议通知派发一份良好会议通知，在内容上最少应包含以下五项：(1)开会时间(包含日期及起止时间)。(2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切位置图及交通路线图。(3)会议目标。(4)与会者须事先准备事项。(5)其它与会者姓名。

医疗企业组织有效的会议培训第15页会场布置布置会议场地，应考虑会议性质及与会人数多少。比如在提供信息会议里，倘若人数众多，则以不设桌子戏院式安排或是设桌子教室式安排较为理想。在处理问题会议里，假如人数不多，则最理想安排是让每一位与会者均围绕桌子而坐，这么可方便每一个人跟其它人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型桌子外圈，这么不但便于与会者与主席之间沟通，而且也便于与会者跟与会者之间交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排好处于于方便分组讨论及综合讨论。

医疗企业组织有效的会议培训第16页准备会务物品为了做到一切物品都在手头，应在会前及早将大部分供给品运出。每个纸箱拴一张存货管理清单，上面写上发运日期、时间和发运地点、保险号码及其它识别标志。事先应与会议地点商妥在你工作人员抵达之前接收和储存运输物品。每个纸箱上均应清楚地标明"某年某月某日为某某企业大会掌管"。医疗企业组织有效的会议培训第17页主要会议组织流程专题三医疗企业组织有效的会议培训第18页全企业大会组织流程第一阶段(开会日期数月前)：①确定宗旨和目标。②任命项目指导人。③考虑暂定方案。④使企业全部工作部门介入，并咨询其意见。⑤预计费用。⑥规划暂编预算。⑦要求没有相互抵触日期。⑧预定会议场地。⑨聘请外界讲话人或安排娱乐节目。医疗企业组织有效的会议培训第19页全企业大会组织流程第二阶段(开会日期前二三个月)①完成人员配置。②确定组织机构计划及权力分工。③确定工作预算和开支程序。④完成最终方案。⑤通知员工开会。⑥着手宣传方案。……医疗企业组织有效的会议培训第20页全企业大会组织流程第三阶段(在准备期最终几天)：①检验最终方案和完成行动计划。②检验登记处或招待处是否备有证章、登记单、打字机、恰当登记方法、电话、布告栏、普通和紧急通知。③检验每次会议指定场所，查对座位计划设施和设备。④检验以下各地方是否都恰当地安置了标识：接待、参观、登记处、方向、陈列室、救护、失物招领处和停车场。

……医疗企业组织有效的会议培训第21页全企业大会组织流程第四阶段(会后马上进行)：①亲自向讲话宾客和其它特殊贡献者致谢。②计算出席人数。③拆卸和退还租来或借来设备。④寻找被遗忘器材物品。⑤监督和彻底检验清理工作。⑥检验是否有可能引发火灾或安全事故危险⑦把全部场地移交安全巡查队。医疗企业组织有效的会议培训第22页全企业大会组织流程第五阶段(在会议期后一周之内)：①在项目工作人员中发动讨论会，以征求提议评定并了解未了事项情况。②向讲话人和其它有特殊贡献者致函正式表示感激。③检验存货和清单，以确知全部财产、设备和材料都已经有了着落，并已适当处置或退还。④要求工作人员核实全部发票、讲话人酬劳和其它债务。⑤把会议汇报汇编和提交授权机构。医疗企业组织有效的会议培训第23页招待和宴会组织流程第一阶段(尽可能提前)：①决定集会基本目标和主题。②确定时间和日期。③完成项目工作人员指派。④编列暂定邀请名单，预计出席人数。⑤制订初步预算(包含如需付给出席者酬劳经费在内)。⑥招标承接场地和宴会。……医疗企业组织有效的会议培训第24页招待和宴会组织流程第二阶段(宴会前几个月)：①订购一些特殊物品如晚会纪念品、餐桌装饰品、能起说明作用陈列品、纪念品或奖品。②预定额外视听设备。③与场地管理部门考查新事态发展、变动或添置。……医疗企业组织有效的会议培训第25页招待和宴会组织流程第三阶段(在活动开始前时刻，如有可能，在前一天)：①确定全部接收特殊任务人和那些在项目中出面人地位和了解力。②通知宴会承接人和场地经理最终记录表并检验各项要求说明。③检验房间布置，使之符累计划要求(确保适合实际需要，餐桌之间有足够地方使宾客自由走动，柜面足以放下首席餐桌或供娱乐节目之用)。④检验出口，不使堵塞，并做到整个场地整齐。⑤落实特殊装饰已按计划装置。……医疗企业组织有效的会议培训第26页招待和宴会组织流程第四阶段(紧跟着宾客离开之后)：①活动后立刻盘存烈酒。②与管理部门确定出席人数以供开帐单之用。③贮存或偿还特殊陈列品、装饰品和设备。④向相关服务人员致酬。⑤视察场地有没有需要招领失物。⑥把场所移交场地经理代表。

医疗企业组织有效的会议培训第27页招待和宴会组织流程第五阶段(一周之内)：①与项目工作人员协调处理全部未了事项。②确定全部材料和设备均已偿还其原来部门。③核实活动全部费用。④支付帐单，结清帐目。⑤向相关各方寄送正式感激信。⑥向授权机构汇报出席人数和活动经过。医疗企业组织有效的会议培训第28页怎样成功统计会议和主持会议专题四医疗企业组织有效的会议培训第29页怎样做会议统计会议统计要求准确统计会议活动。非正式会议统计应简练明了，而正式会议统计则要求更详细些。医疗企业组织有效的会议培训第30页会后工作注意点印发会议简报和快报。印发会议纪要和会议决定事项通知。收退会议文件。会议文件立卷。汇编会议文件。总结会议工作。

医疗企业组织有效的会议培训第31页秘书主持会议基本标准正确定位自己形象。抓住主持会议机会，展示你能力和魅力，把会议主持得有条有理。确定会议主旨。了解会议参加者。……医疗企业组织有效的会议培训第32页秘书主持会议须知调整各方意见。发扬民主。公平待人。要有信心。要有好地观察能力。医疗企业组织有效的会议培训第33页秘书主持会议准备工作会议目标。出席者情况。会场情况。

医疗企业组织有效的会议培训第34页主持会议五个阶段主持人调动气氛。主持人说明议题。协调与会者讲话。整理、归纳意见。作出决议。医疗企业组织有效的会议培训第35页怎样创造良好会议气氛不要使用过于恭敬语言。带点幽默感。议题要详细。医疗企业组织有效的会议培训第36页打破会议冷场技巧有放矢，克服冷场对症下药，消除缄默(1)敌正确缄默。(2)持少数意见缄默。(3)自由主义缄默。(4)顾虑害羞缄默。(5)心有余悸缄默。

医疗企业组织有效的会议培训第37页用提问方法掌握会议向全体人员提问个别提问让与会者自问自答反问医疗企业组织有效的会议培训第38页意见发生分歧时怎么办不回避对立要防止情绪对立安排休息，调整气氛参考第三方意见写出问题焦点医疗企业组织有效的会议培训第39页怎样缓解会议中担心气氛在一些情况下，会议或许会成为发泄私人恩怨最好场所，更会有些人利用它来给部门、单位工作制造麻烦。你作为秘书，有时很轻易会成为恶语中伤对象，遭到攻击，而对方目标是让你狼狈不堪，好在众人心目中留下一个坏印象。医疗企业组织有效的会议培训第40页开会时应尤其防范几个人“直肠子”人“替罪羊”缄默不语人善言人