办公软件应用实例教程第十一章

办公软件实例教程

(WindowsXP+Office2003)第十一章

制作公司日常费用表11.1.1创建公司日常费用表

创建一个“公司日常费用表“工作表的操作如下。步骤1选择“文件”|“新建”命令，新建“广西实达矿泉水有限公司日常费用表”工作表。步骤2设置单元格格式，效果如图11-2所示。11.1利用“自动套用格式”创建公司日常费用表办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)小贴士利用第2章的知识，设置图11-2工作表的格式如下：设置标题的字体为隶书，字号16，加粗，字体颜色为红色，外边框为“粗实线”，合并单元格，背景颜色为浅青绿色；设置标题行的字体为隶书，字号14，外边框为“粗实线”，内部边框为“细实线”，背景颜色为海绿色；A3:F12区域字体为宋体，字号11，加粗，外边框为“粗实线”，内部边框为“细实线”，背景颜色为浅绿色；设置整个工作表对齐方式为水平、垂直居中，“费用”列为“会计专用”格式，“日期”列为“日期”格式。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.1.2设置数据有效性如果要将“公司日常费用表”中的数据限制在一定范围,就必须对数据的有效性进行设置。例如这里设置E3单元格的值在E4单元格的值￥250.00和E5单元格的值￥2004.00之间。具体操作如下。步骤1选择E3单元格，选择“数据”|“有效性”命令，如图11-3所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2选择“设置”选项卡，在“有效性条件”的“允许”栏中选择“小数”，如图11-4所示。步骤3在“有效性条件”的“数据”栏中选择“介于”，如图11-5所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤4在“最小值”栏中单击右边的按钮，选择E4单元格；同样，在“最大值”中选择E5单元格，选择“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”复选框，如图11-6所示。步骤5单击“输入信息”选项卡，首先选择“选定单元格时显示输入信息”复选框，然后在“标题”文本框和“输入信息”文本框中输入如图11-7所示信息。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤6单击“出错警告”选项卡，选择“输入无效数据时显示出错警告”复选框，样式栏选择“停止”，在“标题”文本框输入“数据无效”，在“错误信息”文本框输入“输入数据有误，请重新输入！”，如图11-8所示。步骤7单击“输入法模式”选项卡，在“模式”中选择“随意”，如图11-9所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤8单击“确定”按钮，此时再次单击E3时，如图11-10所示。步骤9当在E3单元格输入的数据不在￥250至￥2004时，比如100，单击其他表中任意单元格时，得到如图11-11所示信息；相反，输入的数据在￥250至￥2004时，比如1000则可以正常输入。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.1.3使用自动套用格式“公司日常费用表”制作之后，为了使其外观更加漂亮和便于阅读与理解，可以对它使用“自动套用格式”进行设置。具体的操作如下。步骤1打开“公司日常费用表”，在工作表中选定要设置的区域，选取A2:J19区域。步骤2选择“格式”|“自动套用格式”命令,打开“自动套用格式”对话框，如图11-12所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤3选取图11-12中的“三维效果2”套用格式，然后单击“确定”按钮，效果如图11-13所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.1.4手动设置其他格式手动设置工作表中的格式，因为在现实运用中，“自动套用格式”不能完全满足我们的需求，那么就必须对“公司日常费用表”进行手动设置了。步骤1选择标题“公司日常费用表”，选择“格式”|“单元格”命令，得到如图11-14所示界面，设置字体为“隶书”，字号为16号，颜色为红色，字形加粗，设置其对齐方式为水平、垂直居中，背景颜色为天蓝色，接着单击“确定”按钮。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2选择标题行，设置字体为“隶书”，字号为12号，字形加粗，设置其对齐方式为水平、垂直居中，单击“图案”选项卡，设置其背景颜色为黄色，如图11-15所示，单击“确定”按钮。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤3设置A3:F12的字体为“隶书”，字号为12号，字形加粗，设置其中背景颜色为海绿色，设置其对齐方式为水平、垂直居中。步骤4设置“日期”列为“日期”格式，“费用”列为“会计专用”格式并保留两位小数。步骤5单击“确定”按钮，效果如图11-16所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.2.1创建样式步骤1选定标题行，该单元格中含有新样式中要包含的格式组合（给样式命名时可指定格式）。步骤2在“格式”菜单上，单击“样式”命令，如图11-17所示。步骤3在“样式名”框中键入新样式的名称，比如这里输入“样式”，如图11-17所示。单击“确定”按钮，便创建了一个新的样式。11.2利用样式格式化公司日常费用表办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.2.2修改、复制及删除样式

1．修改样式步骤1如果要修改其中的选项，可以单击图11-17中的“修改”按钮，得到如图11-18所示界面。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2单击“边框”、“图案”等选项卡可以修改相应的选项。比如，设置如图11-19所示的外边框为粗实线，内部边框为细实线，如图11-20所示图案为黄色。步骤3若要定义样式并同时将它应用于选定的单元格，单击“确定”按钮；若只定义样式而并不应用，请单击图11-17中的“添加”按钮，再单击“关闭”按钮。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

2．删除样式在样式名框中选定需要删除的样式，比如“样式”，单击图11-21中的“删除”按钮即可删除样式。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

3．复制样式步骤1打开含有要复制的样式的工作簿，然后选择“格式”|“样式”命令，如图11-22所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2打开需要样式的目标工作簿，然后选择“格式”|“样式”命令，如图11-23所示。步骤3单击“合并”按钮后如图11-24所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤4在“合并样式”对话框中，双击其中包含要复制样式的工作簿，这时发现图11-25比11-23多了名为“样式”的样式了。小贴士如果两个工作簿包含的样式有相同的名称，您必须确认要合并这些样式。若要用复制的样式替换活动工作簿中的样式，请单击“是”；若要保留活动工作簿的样式，请单击“否”。不管发生冲突的样式有多少，这种警告只会出现一次。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.2.3应用样式

步骤1打开“公司日常费用表”，如图11-26所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2选择标题行，然后选择“格式”|“样式”命令，得到如图11-27所示窗口。步骤3单击“确定”按钮，效果如图11-28所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.3.1设置条件格式为了突出明显，标注“公司日常费用表”中费用≥900且≤5500对应费用颜色为红色。步骤1打开“公司日常费用表”工作表。步骤2选择“费用”列，选择“格式”|“条件格式”命令后如图11-29所示。11.3使用条件格式办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤3单击图11-29中“介于”下拉列表框，如图11-30所示，选择“介于”，在右边数字框中输入900和5500，然后单击“格式”按钮，得到图11-31所示对话框。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)

步骤4选择“字体”选项卡，选择字体颜色为红色，然后单击“确定”按钮，如图11-32所示，最终结果如图11-33所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.3.2更改或删除条件格式

1．更改条件格式在图11-31中更改条件及修改数字即可更改条件。2．删除条件格式当在工作表中已设置好的条件不需要时，可以删除它。在图11-31中选择需要删除的条件后，单击“删除”按钮就可以了。小贴士如果两个工作簿包含的样式有相同的名称，您必须确认要合并这些样式。若要用复制的样式替换活动工作簿中的样式，请单击“是”；若要保留活动工作簿的样式，请单击“否”。不管发生冲突的样式有多少，这种警告只会出现一次。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.3.3查找带有条件格式的单元格在现实生活中，往往需要对一些数据进行有条件地查找，具体操作如下。步骤1打开“公司日常费用表”，选择“编辑”|“查找”命令，如图11-34所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2单击图11-34中的“格式”按钮，得到如图11-35所示查找格式窗口。步骤3单击图11-35左下角的“从单元格选择格式（A）…”按钮，鼠标变成如图11-36所示形状。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤4在工作表中单击需要选择格式的单元格，比如选择“广西实达矿泉水有限公司日常费用表”标题所包含格式的单元格，如图11-37所示。步骤5单击“查找全部”按钮或“查找下一个”按钮，效果如图11-38所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.4.1默认顺序排序为了对“公司日常费用表”进行更方便的查找，必须将其排序！11.4对数据进行排序步骤1打开“公司日常费用表”，选择“数据”|“排序”命令，如图11-39所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2在“主要关键字”下拉列表中，选择“费用”，接着单击“升序”或“降序”按钮，例如选择“降序”。步骤3在图11-39中选择“有标题行”，单击“确定”按钮，排序结果如图11-40所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.4.2对数据清单排序步骤1打开“公司日常费用表”，选择数据区域，比如选择A3:F12区域，选择“数据”|“排序”命令，如图11-41所示。步骤2在如图11-41“主要关键字”下拉列表中选择“费用”，单击“降序”按钮；在“次要关键字”下拉列表中选择“时间”，单击“升序”按钮，如图11-42所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤3选择“有标题行”，然后单击“确定”按钮，排序结果如图11-43所示。小贴士在排序时先根据“主要关键字”进行排序，对于“主要关键字”相同的条目按照“次要关键字”排序，依次类推，可再按“第三关键字”排序。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.4.3自定义排序如果在排序时要用到Excel2000中没有提供的排序顺序，例如，财务部、管理部、人事部、交通部、销售部、生产部等，用户可以创建自定义序列。步骤1选择“工具”|“选项”命令，选择“自定义序列”选项卡，如图11-44所示。步骤2在“输入序列”文本框中依次输入：财务部、管理部、人事部、交通部、销售部和生产部，然后单击“添加”按钮，如图11-45所示，这样就在“自定义序列”中添加了新的排序序列，单击“确定”按钮。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤3选定C3单元格，这时在其右下角出现一个黑色的“填充柄”小方框，如图11-46所示；鼠标指向填充柄时，鼠标指针变成黑色十字状，向下拖动填充柄可以按照自定义序列进行排序，排序结果如图11-47所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.5.1使用列标识自动筛选在对数据进行管理时，经常要在数据清单中查找和分析特定条件的记录，“筛选”则是一种查找数据的快速方法。经过筛选的数据清单中只显示符合指定条件的数据行，以供用户浏览、分析和打印之用。11.5对数据进行筛选步骤1单击需要筛选的数据清单中的任一单元格。步骤2选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令，这时数据清单顶部的单元格变为下拉列表框，如图11-48所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤3单击“部门”，在弹出的列表中选择“人事部”选项，如图11-49所示。筛选之后，系统隐藏不符合条件的数据，结果如图11-50所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.5.2设定条件筛选在图11-49基础之上，筛选“400≤费用≤5500”的数据。步骤1在图11-49所示的筛选数据清单后，单击“费用”列右边的下拉箭头，如图11-51所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2单击“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图11-52所示。在其中输入筛选条件，即400≤费用≤5500。步骤3单击“确定”按钮，筛选结果为如图11-53所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)11.6.1简单分类汇总的使用为了在“公司日常费用表”中快速汇总同类数据，生成汇总表，就必须分类汇总。11.6利用分类汇总进行费用统计对“公司日常费用表”按“部门”进行分类汇总，具体操作如下。步骤1对要进行分类汇总的“部门”列进行排序，排序结果如图11-54所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤2单击工作表任一单元格，选择“数据”|“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图11-55所示。步骤3在“分类字段”下拉列表框中，选择要用来分类汇总的数据列，比如这里选择“部门”，如图11-56所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤4在“汇总方式”下拉列表框中，选择一种汇总方式，例如选择“计数”，如图11-57所示。办公软件实例教程(WindowsXP+Office2003)步骤5在“选定汇总项”列表框中，选定要汇总计算的数值列，例如选择“部门”、“职务”和“摘要”，最后单击“确定”按钮，汇总的结果如图11-58所示。小贴士在进行分类汇总之前，必须将数据清单按照分类汇总的数据列进行排序，数据清单的第一行必须有列标识！办公软件实例教程(WindowsXP+Offi