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文档简介

高等职业院校立体化精品系列规划教材第6章制作批量处理文档

学习目标知识目标●熟练掌握建立主文档，以及创建和编辑数据源等操作。●熟练掌握邮件合并的基本操作。●熟练掌握批量制作信封的方法。课堂实例预览主要内容制作邀请函1制作信封2实训——制作“录取通知书”文档3制作邀请函相关知识点讲解完成邮件合并编辑主文档与数据源

编辑主文档与数据源（1）建立主文档

选择【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】菜单命令，打开“邮件合并”任务窗格，单击选中“信函”单选项即可建立主文档。编辑主文档与数据源1在“邮件合并”任务窗格中的“步骤2/6”栏中单击“下一步：选取收件人”超链接2在打开的任务窗格中单击选中“键入新列表”单选项，并单击“创建”超链接3打开“新建地址列表”对话框，在其中输入如图所示文本4在打开的“保存通讯录”对话框中进行保存设置选取收件人键入新列表新建条目保存数据源（2）创建数据源

编辑主文档与数据源1选择所需文本，在“撰写信函”任务窗格中单击“其他项目”超链接2在打开的任务窗格中单击选中“键入新列表”单选项，并单击“创建”超链接撰写信函插入合并域（2）创建数据源

编辑主文档与数据源（3）编辑数据源

在“预览信函”任务窗格中单击“编辑收件人列表”超链接，在打开的对话框中可对数据进行添加或删除数据列，以及对数据进行排序和筛选等操作，

下图所示为添加域名为“性别”列的效果。完成邮件合并

在“完成合并”任务窗格中单击“打印”超链接，打开“打印”对话框进行设置。

再次打开文档时将打开如图所示提示对话框，在其中单击按钮，即可将文档与数据源链接。制作信封相关知识点讲解批量制作信封创建信封创建信封

选择【工具】/【信函与邮件】/【中文信封向导】菜单命令，打开“信封制作向导”对话框，在其中根据向导提示进行设置，完成后的信封效果如图所示。批量制作信封选择占位字符，在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，在打开的“插入合并域”对话框中选择相应的选项即可将其插入信封的相应位置，效果如图所示。

实训——制作“录取通知书”文档实训目标本实训的目标是批量制作录取通知书，并制作相应的信封，要求掌握主文档的创建，数据源的创建和管理，以及信封的制作等技巧。本实训的”录取通知书“文档和“信封”文档的效果如图所示。实训——制作“录取通知书”文档专业背景

录取通知书，是经高校招生录取，省教育主管部门批准录取的考生，一般通过邮政特快快递到学生的手中，由高校统一发放表示同意该考生进入本校就读的一种通知文书，具有法律效力。录取通知书上一般须注明录取人姓名、身份证编号、高考考号、录取批次、科类、录取专业、报到注册时间、加盖录取高校公章；还须注明“本校是教育部批准的具有高等学历教育招生资格的普通高等学校”字样。实训——制作“录取通知书”文档操作思路习题

（1）根据提供的“请柬.doc”文档，将其制作成如图所示的文档效果，制作时先创建主文档，再通过收集到的客户信息创建数据源，然后使用“插入合并域”对话框在所需位置插入合并域。习题

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