会议运作机制

#会议运作基本规范目的为进一步改进工作作风，规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本规范。范围及原则范围本规范适用于管理委员会、专业委员会、各中心AT/ST等组织的周期性会议，及其他各类由集团高层参与的专业或重要会议。其他会议也可参照本规范操作及执行。原则会议召开应坚持“聚焦价值创造”和“会而议、议必决、决必行行必果”的基本原则。细则会议计划公司各类周期性会议应统一采用例会制，由会议秘书统一编制会议日历并发布，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。已经发布会议日历的会议，如需改期或调整，需由组织部门提前2个工作日报会议主席审批并调整会议计划，未经会议主席批准不得随意调整会议计划。会议计划的制定应坚持“小会服从大会，局部服从整体”的原则，较小级别会议应主动避让高级别会议。3.2会前准备3.2.1会议秘书职责会议秘书应按照例行规定预定会场，提前收集会议议题，并向会议主席确认。经会议主席确认后，会议秘书应使用邮件发布召开通知，在通知上，必须明确日期、开始时间、结束时间、场所、出席人、会议议题和准备事项等内容，每一个议题必须有时间控制。会议材料由会议秘书提前2天发给与会人，与会人员要提前阅读材料并做好思考。3.2.2议题提案人职责议题提案人应协助会议秘书输出会议成员清单、明确角色职责，提案人同时要提前3天完成汇报材料的预审并汇总至会议秘书处，汇报材料要求内容精简、决策点清晰。议题提案人在会前应与相关人员沟通，减少会上的信息对齐造成的会议效率降低。实现会前多沟通、会上多决策。各议题提案人会前必须识别利益干系人与及与会人，保证强相关人员与会，提高决策效率。3.2.3议题汇报议题汇报分为三个环节：汇报、讨论、总结（表决），由汇报人进行议题总结，明确待办项，会议主持人确认。3.2.4其他注意事项3.2.4.1凡是会议，必有准备会议最大的成本是时间成本，没有准备的会议不能召开。会议秘书负责会前准备检查，没有准备好的会议或议题必须取消3.2.4.2凡是会议，必有主题会议必须有明确的会议目标，并在正式会议通知中事先告知与会人员。各议题在会议准备的PPT前3页，必须说明汇报主题和目的。因客观原因而缺席或迟到时，必须事先与会议主席（或召集人）联系。获得批准后可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。会中控制3.3.1会议秘书职责做好会议现场记录，并输出会议纪要或决议。做好现场时间提醒，并安排分段参会人员准时进出会场。3.3.2会议主持人职责确保会议准时开始、准时结束，并按照会议议题主持会议。会议主持人有权利打断偏离会议主题的冗长的发言，各议题应遵从既定时间限制，如无法得出结论可暂放一下，避免影响其他议题。会议主持人一般由会议主席担任。3.3.3会议主席职责会议主席兼任纪律检查官，对于迟到要处罚，对于会议上不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为要进行处罚。3.3.4其他注意事项3.3.4.1凡是开会，必须聚焦讨论要聚焦重点问题、不发散，如果一个议题一定要有结论应事先通知与会人员，做好准备。3.3.4.2凡是会议，必有结论会议形成的待办项一定要有责任人及完成期限，如需多方资源配合完成，一定要在纪要中明确说明，避免误会后互相推诿，影响落地会后跟踪会议应明确专人负责跟进会议待办项或决策事项的落实情况，在决议执行过程中，如发现原决议有不符合实际情况之处、或决议执行环境已发生变化，应由责任人按程序重新提交上会审议，确保各项会议决议都能完成。需要关注的3个简单而有用的公式：开会+不落实=零复试工作+不检查=零抓住不落实的事+追究不落实的人=落实会议纪要会议秘书应按照统一模板发布会议纪要，现场录音等资料由会议秘书负责备档留存。会议纪要除记载会议时间、场所、出席人、议事内容外，还要简洁地记录会议结论、主要意见和议事过程。会议纪要由参会人员确认，会议主席签发生效。会议纪要模版见附件会议纪律会议实行签到制度，与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。3.6.2会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置。会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。3.6.5不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。附件一：会议准备情况表会议名称XXXX会议与会人员参会人员：XXX……邀请参会人员：XXX……分段参会员：XXX……角色分配主持人：XXX；记录人：XXX时间地点XX年XX月XX日，上午xx:xx-xx:xx；XX会议室议程名称责任人汇报/决策时间分配会议材料1XXX汇报30Min完成2XXX决策40Min完成会前沟通与会人员是否了解会议各议程目的？是否了解关键人彳料的看法？是否了解关键人物对问题的看法？与会者,备？物对会议材是否做了准会场准备1.会场布置;2.设备仪器;3.信息安全附件：会议通知样例会议通知：会议时间：XX月XX日（星期X）上午（下午）xx：xx—xx：xx会议地点：XXXXX会议主题：XXXX例会会议议题：1、xxxxxxx；2、xxxxxxx；参会人员：XXX、XXX、XXX、XXX会议材料已发送至邮箱附件：会议纪要模板（会后3个工作日确认并发出）XXX会议纪要会议时间：20XX年XX月XX日会议地点：XXXXX参会人员：XXX、XXX主持人：XXX记录人：XXX会议内容：一、会议议题：（一）XXXXXX（时长XXX分，汇报人XXX,列席人XXX）（二）XXXXXX（时长XXX分，汇报人XXX，列席人XXX）二、会议主要结论（议题一）：（议题二）：三、会议待办项四、会议遗留问题

会议待办项记录表会议名称XXXX会议时间地点XX年XX月XX日，上午xx:xx-xx:xx；XX会议室议程名称汇报人汇报/决策时间分配1XXX汇报30Min2XXX决策40Min会议待办项记录序号待办项责任人闭环日期目标123