房地产公司行政管理制度

房地产公司行政管理制度1.总则2.基本制度3.会议管理制度4.公司财产、办公用品管理5.公章、介绍信使用管理6行政档案管理制度7.行政接待工作管理规定8.公司车辆管理规定1.总则为保证公司正常的工作秩序和各项业务的顺利进行，针对本公司的特点及要求，特制定本行政管理制度。2.基本制度一、着装、礼仪、礼节规定员工在工作时做到服装整洁、举止端庄、精神饱满;员工之间应互相尊重、互相帮助，要用自身言行树立公司形象;员工在接待来电、来访时要用礼貌用语;不得在办公场所大声喧哗，吵闹或使用粗鲁语言。二、卫生安全制度各部门应负责各自办公室的清洁卫生。所有的文件、资料、报纸要摆放整齐，桌面、地面等要保持清洁。办公室负责办公地点的安全、保卫、消防工作，定期检查，及时消除存在的隐患。三、各种办公设备的使用制度电脑、复印机、传真机、长途电话、车辆均由办公室指定专人负责保管、维护。因工作需要使用电脑、传真机、复印机、长途电话的，必须征得部门经理同意后，由办公室对其使用情况进行登记，并安排专人管理。公司配置的电脑，个人必须保管爱惜，由于个人原因造成的损坏照价赔偿！任何人不得因私使用各种办公设备，若因特殊情况需要使用者，须经办公室主任同意，并填写使用单，费用自理。四、严守公司业务机密制度各级员工不得向外人泄露公司的经营策略、财务收支、经营成果、个人资料、员工经济收入及其他有关商业秘密和内部情况。各部门经理要经常对员工进行职业道德教育，做到不该问的不问，不该讲的不讲。如有违者，公司有权追究责任。五薪酬保密制度：公司实行暗薪制，员工之间不得议论及透露彼此待遇，如员工发生故意行为，扣除员工当月绩效奖，后果严重的作辞退处理；六员工有建议、举报权，员工建议、举报不被上级采纳，可以越级呈报；3.会议管理制度一、办公例会1、工作例会于每周五下午定期召开，由副总主持。会议由办公室召集；2.会议前，员工需向上级主管提交本周工作总结和后期工作建议，类推，主管上交部门经理，部门经理上交分管副总，副总上交总经理。3、会议都应做好会议记录，必要时应形成会议决议。二、重大事项专题会议1、需由部门经理提议，根据会议内容通知参会人员，由办公室统一安排。2、会议由部门经理召集、主持，由分管副总核准。三、部门内工作例会1、部门工作例会于每周一定期召开。2、部门经理主持。3、会议都应做好会议记录，必要时应形成会议决议。四、以上会议共同事项：1、所有会议应做好会议记录。2、与会者应做好会议准备，准时出席，因故无法出席或无法准时出席者，应以书面形式请假，报上级领导批准，否则作旷工处理。3、会间应关闭通讯工具或将其消音。4.公司财产、办公用品管理公司财产、办公用品由办公室负责管理，并建立财产、办公用品购买、使用登记制度。各部门经理对各部门所使用的公司财产及办公用品负有指导正确使用、妥善保管的责任，对员工有损坏公司财产的行为应提出严肃批评，并予以制止。对情节严重的应及时做出处理。如有遗失和损坏，应由当事人酌情赔偿。各部门需购物品须按月提出购买计划，由部门经理按照“合理、必须、节约”的原则填写《请购申请表》，注明购买原因、数量及预算价，按相关程序和管理权限报有关领导审批。各部门购买物品计划，经审批后交办公室统一采购，专用或特殊用品需自行采购时，办公室派员协同。各类物品采购后由办公室负责总务人员验收、登记、入库。员工领用物品均需填写《物品领用（交回）登记表》。单价在100元以上物品，员工在离开公司时应予以收回。属非正常损失或遗失的，应有当事人酌情赔偿，赔偿由办公室会同财务部门核定，大额赔款可分期在工资中扣除。办公室每年要会同财务部门对固定资产以及使用年限在一年以上的低值易耗品进行一次清点。办公室有责任不定期检查部门保管、使用各类物品的情况。物品报废须由使用部门经理填写“报废申请单”，由办公室会同财务部门审核，报有关领导批准后执行。所有物品的调配、办理执照、缴纳管理费、租金、参加财产保险、和车辆维修及更新等事项均由办公室统一负责。定期定量发放必备办公用品：铅笔、水笔、信笺等，办公室根据具体使用情况制定合适的计划，个人原因造成损坏，丢失自行购买。5.公章、介绍信使用管理公司公章、介绍信由（财务总监）负责保管，部门印章由部门经理负责保管。公司及印章的刻制、启用、停用及销毁应报董事会批准。部门经理的印制、启用、停用及销毁应报总经理批准。印章使用要求凡属经济合同文本需盖公司级公章和经济合同专用章的应事先经过董事会或其授权人员批准。凡属对外公文需盖公司级公章的，应事先征得总经理批准。凡需携公章外出办事，应事先征得总经理签字批准，用后立即退回财务部。凡属一般例行公事、联系业务等需加该公司级公章的，需经分管副总批准。凡属因公需要加盖部门印章的，须经部门经理同意，报分管副总批准。部门及公章只适用于不发生任何经济责任的一般业务往来。各类公章的使用均应建立登记制度。介绍信使用要求介绍信均由办公室统一保管出具，开具介绍信须经办公室主任批准。因公出差需带加盖公司公章的空白介绍信，要有总经理签字批准。如有剩余介绍信应交回办公室注销。办公室有权不定期检查各部门公章、介绍信的使用情况。6行政档案管理制度一、文件档案工作用办公室总负责，各部门协助管理。二、文件档案的处理各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册，交办公室统一保管。各部门的各类专业档案，如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交办公室一份，以便查阅、利用。各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所，避免泄露、丢失等不安全事故发生。三、各部门上报的行文，要按照公司统一规定的格式执行，具体详见《文件审批表》。四、各类公文办理程序：一般下级报上级部门的请示类文件，应在三天之内回复，紧急文件应当天回复。上级对下级的指示类文件，应按指示精神在规定的期限内办理，处理结果及时向有关领导汇报。7.行政接待工作管理规定1、行政接待工作的主要任务1）安排上级部门、业务关联企业各级领导在本地的吃、住、行。2）安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。3）协助办理会议的会务工作。4）协助开展公共关系工作，协调好外部环境。2、行政接待工作的基本原则1）坚持规范化、标准化、制度化的原则，执行国家有关廉政建设的规定，符合礼仪要求，杜绝随意性。2）坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准，反对铺张浪费。3、行政接待工作的程序、规范1）接打电话要使用文明语言，并做好电话记录。2）客人来访应热情迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。3）宴请客人实行派餐单制度，经办人填写派餐单，科室、部门负责人签字后报总经理审批，办公室负责统一安排。4、行政接待工作的标准、要求1）事务性接待标准、要求。根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活、着装大方、举止文明，不擅自在授权范围外作任何决定和承诺。2）宴请标准、要求。宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、宴会、大型宴会四个标准：工作餐标准：15元/人；宴会标准：指来访人员人均接待标准不超过30元(不含酒水)，用于接待一般事务性工作人员。陪同人员不超过来访人员的50%大型宴会标准：指来访人员人均接待标准不超过50元(不含酒水)，用于接待重要业务往来人员或上级领导。8.公司车辆管理规定一、为加强公司车辆的保管及有效运用，特制订本制度。二、本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续，如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆损害处理等。三、本公司的所有车辆统一由行政部管理，并指派专职司机驾驶并负责保养。四、各部门需要使用车辆时，应事先填写《派车单》，经本部门经理核准后交行政部统一调派。行政部经理签字同意后交专职司机，司机必须按单行车，用车人不按派车单行驶，司机有权拒绝，如有特殊情况，应及时通知行政部。五、用车原则：1、部门经理级以上人员因工作需要可申请用车；2、公司其他员工因工作急需用车者，需由部门经理核准，方可申请用车。六、车辆的维修及保养1、车辆需随时保持整洁，保证性能良好。车辆专任司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件的寿命，确保行车安全；2、车辆的有关证照及保险资料统一由行政部保管，行政部统一建立汽车档案，并负责按时进行车辆的保养、年检及过桥费、养路费等定期费用的缴纳。3、车辆的保养和维修原则上在公司指定厂家进行。如需大修要与厂家签定协议，车辆维修完毕需当场进行验车，确保维修质量，要求厂家出具修车费用决算单交回公司以便与厂方结算时对帐。七、车辆安全 1、为保障行车安全，司机在行车前应注意休息并不得饮酒；2、每次出车前应检查车况，如车灯、水箱