学院干部人事档案管理办法

学院干部人事档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强干部人事档案管理，规范干部人

事档案工作，更好地为干部人事工作服务，根据《中华人民

共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作

细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规,

结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称干部人事档案，是指学校在干部、

人事工作中形成或经组织人事部门认可按规定应当归档保

存的记载干部职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面情

况的材料。干部人事档案是反映干部职工情况的基本凭证和

重要依据，是干部工作和人事工作的重要信息，是学校档案

的组成部分。

第三条本办法所称档案管理，是包括管理体制与部门

责任的确定、档案的建立与移交、归档材料的形成与收集、

案卷的保管与利用等内容在内的干部人事档案工作。干部人

事档案管理，是干部人事工作的重要组成部分，也是学校档

案工作的一部分。

第四条干部人事档案管理应遵循真实、可靠、全面、

及时、规范的原则，加强档案材料收集归档工作，不断充实

完善干部人事档案内容，推进科学规范管理。

第二章管理体制与部门职责

第五条干部人事档案管理，实行统一领导、分工负责、

集中保管的体制。干部人事档案由组织人事处统一管理。

组织人事处是干部人事档案的主管部门，主要负责干部

人事档案管理的统筹规划、业务管理、组织协调、队伍建设、

条件保障、案卷保管等项工作，同时负责本部门干部管理权

限和职责范围内干部档案的建立与移交以及档案材料的形

成、收集与归档。

第六条干部人事档案室是干部人事档案的收集整理

与集中保管机构，主要职责是：

（一）接收组织人事处、教务科研处等部门移交的相关

干部人事归档材料；

（二）对档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术

加工和装订成卷；

（三）负责档案的保管、保护，保证档案安全、保密；

（四）办理干部人事档案的查阅、借阅、转递；

（五）为干部人事工作提供干部人事档案信息；

（六）做好档案统计，开发信息数据。

第三章档案建立与归档范围

第七条学校新进人员由组织人事处建立干部人事档

案，建档工作与干部职工的录用、聘用、任用、调入、并入

等同步进行，同原有档案的接收同步进行。新建立的档案,

内容截止在办完入校手续，于干部职工纳入学校管理三个月

内完成。

第八条干部人事档案归档范围：

（一）履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材

料。

（二）自传材料：自传和属于自传性质的材料。

（三）报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事

项发生变化的报告表等材料。

（四）考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治

事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料,

年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作

调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）

等材料。

（五）审计材料：经济责任审计结果报告。

（六）学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生

登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、

军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生

登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩

表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书

复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国

（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员

会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

（七）培训材料：为期两个月以上的学员培训1（学习、

进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

（八）职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登

记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等

材料。

（九）评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务

任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等

材料。

（+）反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院

士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士

后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评

选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料,

业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著

和有重大影响的论文目录。

（十一）政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、

调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查

交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

（十二）更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入

团时间、参加工作时间等材料；个人申请、组织审查报告及

主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

（十三）党、团组织建设工作中形成的材料:

1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；

整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见,

党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织

意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据

材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢

复组织生活（党籍）的有关审批材料；

2.中国共产主义青年团入团志愿书；

3.加入或退出民主党派的材料。

（十四）表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团

体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、

先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的

有关材料等。

（十五）涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见,

上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料,

本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除

（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事

判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、

没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理

决定等。

（十六）招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选

调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表;

应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

（十七）任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退

（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期

满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工

作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材

料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）

衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）

审批表；退（离）休审批表等材料。

（+A）辞职、辞退、罢免材料：辞职、引咎辞职的个

人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞

职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞

退决定材料；辞退、罢免材料。

（十九）工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正

定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批

表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特

殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

（二十）出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）

外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份

证等的复印件。

（二十一）党代会，人代会，政协会议，人民团体和群

众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选

通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

（二十二）健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表,

反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确

定致残等级的材料。

（二十三）治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材

料。

（二十四）干部人事档案报送、审核工作材料：干部人

事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

（二十五）其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人

事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申

诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参

考价值的材料。

第九条干部人事档案，分正本和副本。正本由历史地、

全面地反映干部职工情况的材料构成，副本是正本主要材料

的重复件或复制件。档案正本材料分为十类：

第一类履历材料；

第二类自传材料；

第三类考察、考核、鉴定材料；

第四类学历学位、学绩、培训和评聘专业技术职务材

料；

第五类政审材料；

第六类加入党团的材料；

第七类奖励材料；

第八类处分材料；

第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国

（境）、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等

材料；

第十类其他材料。

第四章档案材料的收集、鉴别、归档

第十条组织人事处是干部人事档案材料的主要形成

部门，同时也是对校内外干部人事档案材料进行收集、鉴别、

归档的工作部门。

第十一条档案材料形成部门，必须按照有关规定规范

制作干部人事档案材料，要有专人负责干部人事档案材料的

收集和整理，对本校干部、人事工作中形成的应归档材料,

一般要在材料形成之日起一个月内及时、完整地送交学校干

部人事档案室归档并履行鉴别、移交手续。

第十二条干部人事档案室要及时掌握形成干部人事

档案材料的信息，建立联系制度，及时向档案材料形成部门、

干部本人和其他有关方面收集新形成的干部人事档案材料,

确保档案材料齐全完整。

第十三条归档材料必须严格审核鉴别。归档材料必须

是属于归档范围之内、符合归档要求、办理完毕的合格材料;

材料应该对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、有承

办单位、有形成材料日期、填写规范、手续完备，对不符合

要求的归档材料，应退回材料形成部门重新制作后归档。

第十四条对学校教务、科研、纪检监察、审计等部门

形成的成批量的档案材料，经组织人事处审核同意，可直接

送交干部人事档案室办理归档。对来自校外和校内分散形成

的档案材料，必须经组织人事处审核，干部人事档案室不得

直接接收未经组织人事部门审核的归档材料。

第十五条成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应

当进行登记并及时收集补充。

归档材料必须文字清楚，无涂改现象。填写材料时因笔

误造成的更改或经组织批准对档案内容进行的更改，应加盖

组织审核确认章或有相应的组织说明。

第十六条归档材料填写不规范，手续不完备，或材料

上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间和工作经历

等信息与档案记载不一致的，应当核对准确，材料形成部门

应当重新制作，或者由组织人事部门出具相应的组织说明，

并加盖公章。

第十七条归档材料一般应当为原件。证书、证件等确

需用复印件代替原件存档的，须在复印件上注明出处、复制

时间，并加盖复制件出具单位的组织印章。2000年以后复制

的各类证书复印件须由组织人事部门核对原件后，写出确认

意见并加盖组织印章。

第十八条档案材料的载体使用A4型（长297毫米，宽

210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订

边。字迹材料应当符合档案保护要求，文字须是铅印、胶印、

油印和蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、

铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十九条符合归档要求的材料，必须在接收之日起一

个月内放入本人档案，一年内整理归档。

第五章档案的整理、保管与保护

第二十条干部人事档案室负责干部人事档案的整理、

保管和保护。整理干部人事档案，须了解党和国家的干部、

人事政策，懂得档案管理的有关规定，具备档案工作专业知

识，掌握修复、打印、抄写、压平、剪裁、糊表等档案整理

工作的方法和技能，做到收集完整、鉴别准确、整理有序、

保管安全、便于利用。

第二十一条干部档案材料的整理，应做到分类准确，

排列有序；目录清楚，准确填写，无粘贴涂改；编号正确，

材料类序号和页码填写准确；装订整齐，无乱孔、无脱页、

无损坏文字。

第二十二条干部档案装具应使用中央组织部指定的

新型干部档案卷夹，干部人事档案的卷皮、目录和档案盒（袋）

的样式、规格，实行国家统一的制作标准。

第二十三条干部档案室保管干部人事档案的范围，原

则上应与干部职工总数相一致。其中包括省管干部、市管干

部档案副本，在职干部职工档案，离退休干部职工档案，已

故干部职工和出国不归、失踪等人员的档案。

第二十四条学校干部职工辞职、辞退、自动离职、解

除（终止）聘用后，未重新就业的，可根据具体情况，其档

案由学校保管或转至政府管理的人才交流中心；另就业的,

其档案应及时转至相关单位。

第二十五条干部档案管理人员及其直系亲属的档案,

由分管校领导会同组织人事处指定专人保管。

第二十六条干部人事档案室应当建立科学的管理制

度，根据安全保密、便于查找的原则，对干部人事档案实行

严密、科学地保管。采用先进技术，逐步实现档案管理的信

息化。要建立严格的登记和统计制度，每年全面检查核实一

次，发现问题及时解决。

第二十七条严禁任何个人私自保存他人档案。对利用

干部人事档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处

理。

第二十八条健全干部档案保管制度，落实各项安全防

范措施，配置防火防盗、防潮防蛀、恒温除燥等设施，确保

档案的安全。

第六章档案的查（借）阅

第二十九条干部人事档案室只对学校组织人事处提

供干部人事工作所需的档案查（借）阅服务。其他单位与部

门需要查阅借阅干部人事档案时，必须到组织人事处办理审

批手续。档案室根据审批意见，确定提供查阅借阅的内容、

方式。

第三十条查阅借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅

档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅借阅

者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第三十一条查阅借阅档案的单位和个人，不得擅自拍

摄复制档案内容。需要从档案中取证的，必须履行审批手续。

任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。

第三十二条干部人事档案室必须严格遵守保密制度

和档案查阅借阅规定，严格按照查（借）阅范围、批准权限、

阅档场所等要求，认真办理审批、登记、归还、核查等相关

手续。

第七章档案的移交与转递

第三十三条干部人事档案随干部职工的工作变动及

时办理移交。校外单位向学校移交，统一由组织人事处接收

后向干部档案室移交；向校外移交，由干部人事档案室按组

织人事处通知办理。

第三十四条新任省委或市委管理干部档案，