外贸公司业务操作流程

杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程

2009年业务基础培训——业务操作流程撰写人：李玥臣/赵楠Version1.0200908101外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第1页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程一.交易会认识客人/老客人二.客人跟踪三.寄样四.确认订单五.跟单六.出货七.后期跟踪附业务流程图.doc

2外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第2页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程一、交易会认识客人/老客人

1.新客人：交易会上结识客人、主动介绍公司优势，并尽可能多地了解客人性质、规模、购买方向等信息；详细记录客人询过盘的产品及价格。交易会结束后及时主动与客人联系(交易会之后一周内整理好价格报给客人,需要马上跟踪的，则需要2天内完成)，客人接待原则见交易会客人接待原则.doc.2.老客人：各届交易会前一个月发邀请函,约好来我司展位的时间，准备相关谈判资料，将新产品推荐在客人来访前整理好发给客人。3外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第3页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程二、客人跟踪新客人代码建立结识有价值的客人后，需时间在系统内建立客人代码，建立之前应在中艺系统的统计分析-客户信息统计-客户资料查询中输入客人名称查找是否是我司老客人，若为老客人，交给原负责业务员处理新客人代码建立：中艺系统-基础资料-客户代码见中艺外贸管理信息系统客人代码和工厂代码建立原则.doc4外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第4页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程4.报价本使用1）需向客户报价的产品先查询报价本，了解最新定价、工厂报价和最新成交价2）中艺系统-点击“报价本”快捷图标-打开“基准报价本”-输入货号查找3）报价不得低于“对外报价”基价；若报价本内工厂价不在最近2个月内，再考虑询价5.询价管理

1）遵照询价管理规定.pdf2）询价前查询也可进中艺系统-点击“货号”快捷图标-输入货号后点击“￥”图标查询最新内销成交价3）常规情况工厂2小时内可回复5外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第5页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程三、寄样ITEMCARD制作标准1）中艺系统-点击“ITEMCARD”快捷图标2）制作原则见ITEMCARD制作流程2007修订版.xls3）一般3内完成，经部门经理审核后交给市场发展部发布6外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第6页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程3.寄样审批单

1）样品收到后仓管员将以邮件形式作收件通知2）一般2天内处理，核对外观、规格、颜色无误后拍照留底，请上级看过后寄出，见业务寄样检查表.xls3）业务员需了解样品流程图.pdf和打包规范.pdf

4）从展厅借样，需填写借样申请单.xls，经部门经理签字交给样展人员4.运单

1）运输方式上按照首选海运，次选空运，最后快递原则2）各运输方式价格见空运、快递对比表.xls或进入网上邻居

\\Lisa\快递价格查询表

3）运单经部门经理签字后方生效4）样品出运后及时向客户反馈跟踪信息，确保客户收到样品7外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第7页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程

6.拍照流程技巧

1）需拍照产品放于摄影棚门口2）在相关工作人员处登记需拍产品，有特殊细节要求需说明3）已拍照产品需当天从摄影棚门口拿走，当天命名4）网上邻居进入\\Duzhiping\本地磁盘(g)\09第三季度，命名原则“拍照日期-客户代码-工厂代码-货号-描述-颜色（喷塑和面料）-命名人”jpg和CR2格式都要命名5）命名后的照片复制归档于自己电脑\XXFaxfiles\2009Faxfiles\2009Factory和网上邻居\\Dellserver\2009年图片库\工厂8外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第8页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程

四、确认订单1.合同制作1）拿到合同后，先核对合同信息、价格是否无误，有疑问的地方及时跟客户沟通清楚2）合同登记中艺系统-合同管理-合同登记-点击“登记”按钮3）建立客人货号见中艺外贸管理信息系统客人货号信息录入及修改原则.pdf4）2天内制作外销合同，主要信息将根据客人货号自动跳出，经部门经理审核后发给客人，并督促客人回签5）采购内容确定后2天内制作采购合同草稿，主要信息将根据客人货号自动跳出，以套装成交的产品见套装合同制作规定.pdf6)作价格分析中艺系统-采购合同管理-点击“价格分析”-点击“增加”，输入相关信息后“换汇成本”将自动生成，历史价格参考栏点击“查询”将列出历史参考价，打印时选择“5.价格分析”，经业务经理审核后打印正式合同交部门经理审核，落给工厂后督促工厂2天内回签7）参考落单流程.pdf，合同制作时若有修改请保证客人货号与合同内容同步修改

9外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第9页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程3.样品确认流程

1）见落单流程.pdf第六步订单样品确认2）业务人员确认样品外观、颜色正确后，填写新版样品测试申请表090730.xls，经部门经理审核后连同测试样品送至测试室QA主管收（为避免混淆，挂好吊牌）(组装类产品将产品及说明书送到测试室，同测试员一同完成组装，并于当天补交测试申请）3）测试结果出来后，根据情况向工厂发样品测试结果书(通过)NEW.doc或

样品测试结果书（不通过）.doc或样品确认书（品质同某业务员某客人的）.doc）抄送整个品管部，并按工厂类别存档于\\Zygateway\业务&品管共享资料\样品测试结果书；以上最新模板在\\Zygateway\业务&品管共享资料4）样品确认后工厂方可进行大货生产

10外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第10页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程

五、跟单1.内销合同出运查询1）中艺系统-综合查询-采购合同查询-采购合同出运查询2）选定“合同日期”、“客人代码”、“合同状态与标记”等生成列表3）点击左上方“数据”-“数据排序”或“格式”下选择所需内容进行排序，可打印或另存为excel11外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第11页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程4.验货申请表

1）了解工厂货好时间，在本周三之前向品管提交下周验货计划2）中艺系统内打开相应采购合同，点击验货-验货计划，生成验货申请3）若有多个采购合同，在采购合同出运查询生成的列表中，选中需验货的合同，右键“生成验货计划”

5.预配通知单

1）较出运日期最迟提早15天填好预配通知单.doc，(如为套装合同,需注明相应的套装内销合同号码），经业务经理审批后交给单证部2）所需注意事项见集装箱空间利用管理制度.pdf

12外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第12页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程

七、后期跟踪1.客户满意度调查

通过邮件、拜访客户了解客人产品销售情况及满意度反馈反馈表见SupplierSummary2007-LetRight.doc

2.索赔管理

1）索赔见杭州中艺索赔理赔制度培训.ppt、索赔处理简易流程图.doc、

客户索赔款支付审批单.doc、客户索赔款支付审批单使用说明.doc、和索赔处理常见问题.doc2）其他见业务申请暂扣工厂货款的审批流程.pdf和货物退运审批制度.pdf

13外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第13页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程2.公司简介

向客人发ChinaArtsCompanyProfile.ppt根据客人购买方向，在产品类别上作针对性增减3.新产品推荐中艺系统-业务管理-产品推荐根据产品类别推荐新产品，点击”生成报价单“直接生成报价单若有需要拜访客户，需填出国拜访客户申请表.xls，经部门经理和副总审批14外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第14页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程6.报价管理

1）中艺系统-点击“复式报价单”快捷图标2）仔细检查描述、装柜信息是否正确，在草稿上备注所询工厂价及其他可参考信息，由业务经理定价后发给客人3）客人来访前制作报价分析单，中艺系统-业务管理-对外报价分析-点击“增加货物”，输入相关信息4)对外报价见对外报价及报价分析.ppt7.邮件联络标准及文件归档

1）见对外函电标准格式的相关规定及注意事项.pdf2）见业务文书档案分类存档制度.pdf3)《业务对外函电范文集》包括催交货邮件、如何回复新客人的封询价邮件、如何向客人解释迟到、通知客人涨价邮件、向工厂索赔邮件、向客人理赔邮件，如有需要请向部门经理借阅参考15外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第15页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程2.索样单

1）中艺系统-样品管理-索样管理，见索样打样管理规定.pdf及

样品费支付原则.doc2）主货号生成的描述需仔细核对，跟客户要求一致3）若是根据客人图片打样，请客人提供尽量多的信息，若没有则请设计部定出常规尺寸供工厂参考，避免工厂单方理解盲目打样；对于藤编产品，在工厂管架出来后请工厂立刻拍6面图以检查尺寸弧度以及结构是否正确，在编藤完之后再拍一次6面图和细节图，以控制藤编品质是否达到我司要求。见打样产品拍摄要求.doc4）经部门经理审核后发给工厂5）一般情况工厂打样7-10天（莱瑞15天），工厂的异常时间反馈需告知上级，辨别信息是否正确16外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第16页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程5.空运单据制作

1）货物基本信息填好后将托书发给货代，模板见杭州中艺托书.doc2）从单证处领报关委托书、报关单、核销单（注意出运港口）3）制作发票、箱单，模板见样品发票.doc和样品箱单.doc（各针打2张，纸头从单证处领，在右下角处盖“杭州中艺经贸有限公司”章，纸头的抬头与公司章一致）4）给货代的报关资料为进仓通知书/地址/报关委托书/发票/箱单/报关单/核销单/空白发票/空白箱单5）外箱贴好唛头，将进仓通知/地址/运单给打包师傅交快递

17外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第17页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程7.客人谈判，客人来访准备清单

1）与客人提前确认来访时间、人数、交通安排2）至少提前3天告知样展组人员：客人代码(新客人则需要告知国别代码)、客人数量、来访具体时间、主要参观的样品类别、及样品间需特别配合的事宜3）安排客人接送车辆，出车申请表.xls经部门经理、综合管理部行政经理签字后交给驾驶班，接待标准见礼宾制度.pdf4）从信息技术部领用笔记本电脑笔记本电脑领用申请单.xls，由部门经理签字；PDA的使用见PDA样展系统操作说明.doc5）其他所作准备见推销准备工作和技巧.pdf、客户谈判准备CHECKLIST.pdf和业务员接待CHECKLIST.xls18外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第18页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程2.合同进程提醒

登陆中艺系统时将跳出进程提醒，时间如下；请及时审查各类提醒是否及时完成若未能完成需立刻上报，节奏的把握见把握工作节奏,控制工作节点.pdf

预警状态预警条件布标/警告标确认采购落定两周内没确认彩卡/彩盒确认采购落定两周内没确认吊牌确认采购落定两周内没确认采购合同回签采购合同落定一周内未回签说明书确认采购落定两周内没确认条形码确认采购落定两周内没确认验货计划、配柜货物出运前一周验货通过货物出运前三天采购样品确认采购落定两周内没确认包装材料确认采购落定后两周内样品未确认订金确认外销合同回签后一周内订金未确认外销合同回签审核后一周内未回签外销唛头确认合同回签后一周内唛头未确认采购落定合同回签后两周内采购未落定信用证确认合同回签后一周内订金未确认外销样品确认采购落定后两周内样品未确认19外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第19页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程4.工厂验厂申请

新工厂需邮件向品管部经理提出验厂申请，写明工厂代码、所落合同、产品5.公司不同抬头的用法

见业务类别操作比较.xls

20外贸公司业务操作流程共23页，您现在浏览的是第20页!杭州中艺经贸有限公司业务基础培训之业务操作流程

2.彩卡制作流程

1）先确认彩卡由客人提供还是我司设计2）若由我司设计，业务部门所有下单文件全部放在\\Iris\2008设计作业单

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