采购与库存管理第八章交货管理与质量管理

第八章交货管理与质量管理

引导案例采购质量管理、内部控制与企业生存1)内部控制分析(1)朋友——中国式供应关系造成这次事件最大的问题在于玩具所使用的有毒油漆的采购上。此次向利达公司提供不达标油漆的企业,是与利达公司仅有一墙之隔的东兴公司,该公司老板恰恰是张树鸿多年的好友梁仪彬。自从“东兴”增加了油墨、涂料和丝印材料产销之后,就成为“利达”的油漆主要供应商。(2)验收——一次疏忽还是习惯性遗忘利达属于来样加工型企业,即为美泰公司生产并供应玩具。为了保证玩具质量,美泰公司给利达提出两种选择油漆供应商的办法:一是由美泰自行指定,二是由美泰提供质量标准后,由利达自行决定。利达选择了后者,于是,东兴成了他的油漆供应商。2007年4月初,东兴生产油漆的黄色色粉短缺,为尽快采购,东兴在网上查找到东莞众鑫色粉厂。该厂向东兴提供了无铅色粉证书、认证资料、相关执照等,“东兴”便于4月10日进货。按规定,采购的色粉要到检测机构认定,但佛山没有相关的检测机构,只有到广州检验,并需要5~10个工作日才能做出检测结果。东兴为了尽快给利达公司供货,就省略了检测的环节。但没料到的正是这批色粉含铅量超标,众鑫当初提供的无铅色粉证书、认证资料等都是假的。让人们不能理解的是,一般都是提前几天就进货的,真的缺货这么严重吗?买到也不化验吗?利达用了三个月的含铅量超标的色粉,为什么一直不检验呢?东兴从网上找到“众鑫”,又是人家送货,所以东兴连这个企业是怎样的都不知道,第一次拿货为什么就那么信任别人呢?最大的问题可能还在于内部控制制度,特别是内部控制意识,的缺失。还没有从对市场过度关注反应过来的中国企业,还没有意识到采购循环内部控制的缺失可能带来的是一场无以弥补的死亡和毁灭。2)启示一直以来,为了迎合监管部门的检查成为了我国企业质量控制的最大需求,以为过了监管这个坎,就完事大吉。却不知,一次质量控制的缺失可能就是致命的毒药。同时,利达事件也反映出我国公司公司在整个生产流程和工艺控制上缺乏标准化。如果有了严格的质量控制体系,这种情况发生的可能性非常小。第一节交货管理8.1.1供应商不能如期交货的原因

1）供应商的原因（1）超过生产能力或制造能力不足（2）转包不成功（3）制造过程或品质不良（4）材料欠缺（5）报价错误（6）缺乏责任感2）买方的原因（1）紧急订购（2）低价订购（3）购运时间不足（4）规格临时变更（5）生产计划不正确（6）未能及时供应材料或模具（7）技术指导不周（8）催货不积极3）其他因素（1）供需单位缺乏协调配合（2）采购方法运用欠妥（3）偶发因素8.1.2交货管理的规划

事前规划

事中执行

事后考核·确定交货日及数量·了解供应商生产设备利用率·卖方提供生产计划表或交货日程表·给予供应商合理的交货时间·了解供应商物资管理及生产管理能力·准备替代来源·了解供应商备料情形·买方提供必要的材料、模具或技术支援·了解供应商的生产效率·买方加强交货前的催交工作·交货期及数量变更的通知·买方尽量减少规格变更·对交货延迟的原因分析·检讨是否必须移转订单·执行供应商的奖惩办法·完成交易后剩料、模具等的收回·选择优良供应商签订长期合约8.1.3交货期管理交货期是指从采购订货日开始至供应商送货日之间的时间。

1）交货期组成部分，由以下6项前置时间所构成：（1）行政作业前置时间。行政作业是指采购商与供应商共同为完成采购行为所必需进行的文书及准备工作。（2）原料采购前置时间。供应商为了完成客户订单，也需要向他自己的供应商采购必要的原材料，需要花费一定的时间。（3）生产制造前置时间。这是供应商内部的生产线制造出订单上所定货物的时间，基本上包括生产线排队时间、准备时间、加工时间、不同工序间等待时间以及物料的搬运时间，8.1.3交货期管理（4）运送前置时间。当订单完成后，将货物从供应商的生产地送到客户指定交货点所花费的时间为运送前置时间。（5）验收与检验前置时间。该时间主要包括：①卸货与检查，。②拆箱检验。③完成验收文件。④将物品搬运到适当地点。（6）其他零星前置时间。2）执行过程中的交货期管理（1）订购信息的处理（2）收货3）交货期管理的有关指标交货迟延率(％)

迟延件数率(％)

迟延日数率(％)8.2物料接受方法8.2.1物料验收物料的验收主要包括4个方面：1）品名、规格。出入库的物料是否与相关单据的品名、规格一致。

2）数量。明确出入库物料的计量单位，物料进出仓前应严格点数或过磅。

3）品质。4）凭据。8.2.2物料验收的步骤1）确认供应商2）确定交运日期与验收完工时间3）确定物料名称与物料品质4）清点数量5）通知验收结果6）退回不良物料8）入库8）记录8.2.3物料接收的要点（1）确认PO（2）确认供应商、物料名称、物料编号与PO单是否一致（3）清点物料数量（4）外包装有无损坏（5）单据是否齐全8.2.4收获报表、单据1）进料验收单2）交期控制表3）物料采购记录表4）来料检验月报表8.2.5物料入库的检验1）抽检比例的确定2）检验的方法（1）质量验收（2）包装验收（3）数量验收8.3采购货款的结算

8.3.1采购货款的结算方式1）支票（1）支票的概念（2）支票的分类（3）支票的内容（4）支票的使用2）汇票（1）汇票的概念（2）汇票的分类（3）汇票的内容（4）汇票的使用3）本票（1）本票的概念（2）本票的分类（3）本票的内容（4）银行本票的使用4）汇兑（1）汇兑的概念（2）汇兑的种类及其内容（3）汇兑的特点5）异地托收承付（1）异地托收承付的概念（2）异地托收承付的有关规定①办理异地托收承付结算的款项，必须是商品交易以及因商品交易而产生的劳务供应的款项。代销、寄销、赊销商品的款项不得办理托收承付结算。②收付双方使用托收承付结算必须签有符合《经济合同法》的购销合同，并在合同上明确使用异地托收承付结算方式。

③收付双方办理托收承付结算必须重合同、守信用。收款人对同一付款人发货托收累计3次收不回货款的，银行应暂停其向该付款人办理托收；付款人累计3次无理由拒付的，银行应暂停其向外办理托收。

④收款人办理托收，必须具有商品确已发运的证件。6）委托银行收款（1）委托银行收款的概念委托银行收款是收款人向银行提供收款依据，委托银行向付款人收取款项的结算方式。（2）委托银行收款的适用范围这种结算方式在同城和异地均可使用，便于单位主动收款，既适用于在银行开立账户的单位和个体经济户的各种款项结算，也适用于水电、邮电、电话等款项的结算。（3）委托银行收款的有关规定委托银行收款不受金额起点限制，分为邮寄和电报划回两种，由收款人选择使用。付款期为3天，付款期满，付款人存款余额不足，按无款支付办理，不予延期。对于拒付的情况，银行不负责审查拒付理由。8）信用卡（1）信用卡的概念信用卡是一种由银行及一些旅馆、饭店和其他专门机构发给私人使用的短期消费信贷凭证。（2）信用卡的种类（3）信用卡的内容8.3.2付款的操作1）查询物料入库信息2）准备付款申请单据3）付款审批单据的匹配性。单据的规范性。单据的真实性。4）资金平衡5）向供应商付款8.4采购质量管理8.4.1采购质量管理的内容

1）采购技术规格技术规格描述了产品技术方面的要求，技术规格一般由企业技术部门、产品设计部门确定，它是企业进行生产的依据或标准，也是企业质量检验部门所遵循的标准。

2）采购需求规格需求规格一般由产品设计部门、使用部门或采购质量专职管理机构共同确定，它是供应商进行生产的依据或标准，也是企业来料检验部门所遵循的标准。3）采购标准化采购标准包括国际标准、国家标准、行业标准和企业标准。采购标准化意味着可以简化采购工作量，意味着采供双方就明确的尺寸、质量、规格所达成的协议。通过加强采购的标准化工作，可以减少采购的品种，降低库存，从而降低最终产品的成本。8.4.2质量管理的规划采购部门在质量管理方面的作业要点可分为事前规划、事中执行与事后考核三大部分。8.4.3采购质量控制1）采购质量控制的内容

1）对交易的基本要求。

2）怎样实现这些要求。

3）检验工作要符合规范。

4）出现问题时的处理方法。

采购质量保证采购质量保证是指采购质量控制所采用的方法和程序，也就是系统地检查产品的功能和生产过程以保证产品能够符合规定的质量要求。组织内部的采购质量评估活动通常